6. Kết cấu luận văn
3.2 Giải pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên Shipco Việt Nam
3.2.1 Giải pháp tạo động lực qua yếu tố Chính sách và chế độ đãi ngộ
3.2.1.1 Đề xuất giải pháp
Yếu tố về chính sách và chế độ đãi ngộ là yếu tố được đánh giá thấp nhất, khơng được hài lịng nhiều nhất. Chính vì vậy, yếu tố này cần phải được ưu tiên cải thiện và nâng cao trước tiên. Mặt khác đây là yếu tố có nhiều chi tiết và chiếm ngân sách nhiều hơn cả, do vậy việc thực hiện sẽ phức tạp hơn các yếu tố khác.
Bảng 3.1: Gợi ý giải pháp nâng cao sự thỏa mãn về nhóm yếu tố Chính sách và chế độ đãi ngộ.
Vấn đề Gợi ý giải pháp
-Mức lương chưa tương xứng với năng lực và đóng góp của nhân viên.
-Chính sách khen thưởng khơng đa dạng, hấp dẫn. -Chính sách phúc lợi không được nâng cao.
-Nhân viên khơng có nhiều cơ hội thăng tiến trong công ty. -Chính sách thăng tiến không minh bạch, công bằng.
-Đánh giá nhân viên không khách quan và rõ ràng.
-Chính sách đào tạo chưa phong phú.
-Điều chỉnh mức lương hợp lý, tương xứng với năng lực và công việc của nhân viên. Điều này liên quan đến tình hình tài chính và ngân sách của cơng ty, cho nên không đơn giản, nhưng cần cải thiện. -Tăng cường mức khen thưởng với nhiều tiêu chí đánh giá qua thành tích, thái độ tích cực, chuyên cần,… bằng hiện kim hay hiện vật (quà tặng, phiếu mua hàng, chuyến du lịch, ăn tối,…) mà nhiều nơi áp dụng cho nhân viên.
-Nâng cấp hệ thống phúc lợi như: đem đến thêm nhiều ưu đãi và xây dựng hệ thống phúc lợi phong phú và chất lượng hơn với phụ cấp/tiền làm ngoài giờ, hoạt động thư giãn ngoài giờ (teambuilding), chăm sóc sức khỏe (tập gym) …
-Tạo cơ hội thăng tiến và quy trình thăng tiến cho nhân viên. Nhân viên thấy được lộ trình và điều kiện thăng tiến, sẽ tạo động lực cho bản thân.
-Đưa ra chính sách thăng tiến minh bạch và công bằng. Công khai nhu cầu tuyển dụng.
-Xây dựng hệ thống đánh giá. Thiết lập thang đo đánh giá theo diện rộng, bao gồm nhiều yếu tố trong đó, để việc đánh giá khơng chỉ dựa vào một yếu tố, mang tính cảm quan.
-Đa dạng hóa chính sách đào tạo và tăng cường đào tạo với nhiều lớp học linh hoạt theo nhu cầu và điều kiện của công ty.
3.2.1.2 Nội dung giải pháp
Dựa trên phân tích mức độ hài lịng của nhân viên về mặt phúc lợi, Shipco Việt Nam chủ trương nâng cao sự thỏa mãn ở người lao động bằng các giải pháp phù hợp. Mục tiêu đưa ra ở đây là cải thiện chính sách phúc lợi, để năm 2017 mức hài lòng sẽ nhận được là 3.5. Để đạt được kết quả như mong muốn, Shipco Việt Nam cần có những thay đổi như sau:
a. Xây dựng thang đo lường, đánh giá kết quả thực hiện công việc
Dựa vào nội dung của thang đánh giá, việc đánh giá, xét tuyển sẽ được tiến hành và cho kết quả tương ứng. Ngoài ra, thang đánh giá còn là cơ sở cho việc điều chỉnh mức lương, xét tăng lương, xét khen thưởng, thăng tiến và các vấn đề khác.
Shipco Việt Nam đề xuất việc đánh giá nhân viên được thực hiện công bằng, rõ ràng và minh bạch. Vì thế, để phục vụ cho mục đích này, tác giả đề cao việc xây dựng thang đo lường kết quả thực hiện công việc, công cụ đánh giá hữu ích và phổ biến hiện nay, vốn được thiết kế đầy đủ với nhiều tiêu chí, thơng tin chi tiết và phù hợp với từng vị trí, chức danh. Tất cả đều nhằm đem lại kết quả đánh giá khách quan và mang tính thuyết phục cao. Hiện tại, Shipco Việt Nam chưa có hệ thống KPIs đánh giá, việc áp dụng thang đánh giá có thể là tiền đề cho KPIs sau này.
Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng thang đo lường, đánh giá này. Để xây dựng thang đo đánh giá đảm bảo tính khách quan, tổng qt nhất có thể, tác giả đề nghị ban lãnh đạo cùng các trưởng bộ phận cần nghiên cứu và thảo luận vấn đề này thêm nữa dựa trên bảng mô tả công việc đi kèm với bảng tiêu chuẩn công việc để xây dựng thang đánh giá hợp lý nhất. Bảng tiêu chuẩn sẽ cho các yêu cầu về công việc cụ thể liên quan đến trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất và tiêu chuẩn đánh giá về cơng việc của từng vị trí dựa trên cơ sở nào, mức độ ra sao.
Gợi ý thang đánh giá được xây dựng với các nội dung chính như:
- Vị trí cơng việc.
- Nội dung công việc chi tiết.
- Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc như mức độ hoặc tỷ lệ %
hoàn thành nhiệm vụ (dưới trung bình/trung bình/ tốt/ xuất sắc), thời gian hồn thành (trễ hay kịp tiến độ),…
Đồng thời, cơng ty cần khảo sát ý kiến nhân viên về tiêu chí đánh giá thang đo (các tiêu chí đánh giá có phù hợp hay chưa, câu hỏi đưa ra có mang tính thực tế hay không, cần bổ sung hay loại bỏ những chi tiết nào cũng như lý do tại sao), khả năng thực hiện tiêu chí đánh giá (khả năng thực hiện đến mức nào, phù hợp ra sao, thời gian thực hiện trong bao lâu và khi nào thực hiện). Sau đó, sẽ quyết định loại bỏ chỉ tiêu nào chưa phù hợp, bổ sung tiêu chí mới có ích cho việc đánh giá, nhằm tăng tính khả thi và thực tế nhất có thể cho mục đích này.
Tóm lại, việc xây dựng thang đánh giá, nội dung và cách thực hiện đảm bảo tính cơng bằng, tồn diện là rất cần thiết và là nền tảng cho các chính sách khác.
b. Điều chỉnh mức lương và tăng lương hợp lý Điều chỉnh mức lương
Điều chỉnh thang lương sao cho không quá chênh lệch với mặt bằng chung, bằng cách xác định mức lương bình quân của nhân viên trong cùng ngành, cùng khu vực, sau đó so sánh và đánh giá mức thu nhập của nhân viên Shipco Việt Nam, nhằm tìm ra mức lương phù hợp, giữ chân được nhân viên. Việc điều chỉnh có thể dựa vào các điều kiện như sau:
- Căn cứ theo quy định của pháp luật (mức lương tối thiểu mà nhà nước quy định, lương thử việc, thời vụ, thai sản...).
- Ý kiến, nguyện vọng của nhân viên Shipco Việt Nam về mức lương mà họ nhận được thông qua bảng khảo sát và câu hỏi.
- Phân loại nhóm vị trí, chức danh và đặc thù và trách nhiệm công việc khác nhau giúp tạo nên cơ chế trả lương hợp lý hơn. Thông thường nhóm nhân viên nắm giữ các chức vụ quan trọng, được xem là bộ phận xương sống của cơng ty hay nhóm chịu sự canh tranh gay gắt trong thị trường lao động cần được ưu tiên thích đáng.
- Xác định tỷ lệ tiền lương trên doanh thu và số tiền chi trả cho nhân viên dựa trên quỹ lương và khả năng chi trả của Shipco Việt Nam, để đưa ra mức lương phù hợp mà vẫn bảo đảm lợi nhuận của công ty.
- Thêm một điều, công ty có thể tuyển thêm các lao động khơng chính thức như cộng tác viên, freelancer để san sẻ, phụ giúp cơng việc mà vẫn tiết kiệm chi phí. Cơng việc thường thấy là chăm sóc khách hàng và hỗ trợ hành chính,..
- Xây dựng cơ chế trả lương đi liền với hiệu quả và thành tích cơng việc, cụ thể như sau:
Vị trí, chức danh: Lương vị trí, chức danh
Năng lực: Lương năng lực
Kết quả, thành tích: Thưởng thành tích
Điều chỉnh cơ chế tăng lương
Riêng về mức tăng lương, công ty cần xây dựng hệ thống tăng lương mới, thay vì mức tăng lương quá thấp như trước đây (100,000 đồng – 200,000 đồng/năm), đây là con số gây thất vọng.
Mức tăng lương nên được tính từ 5%-10% dựa trên lương của mỗi người và theo kết quả đánh giá năng lực để mức tăng này đuổi kịp sự trượt giá của đồng tiền, thu nhập của người lao động không bị giảm đi và mức tăng này phù hợp với sự cố gắng, tiến bộ của nhân viên.
Để làm được những điều này, việc sử dụng thang đánh giá sẽ cho kết quả khách quan và chi tiết hơn, từ đó giúp cho việc đánh giá được mang tính cơng bằng, tương đối và ít cảm tính.
c. Chính sách khen thưởng đa dạng
Chính sách khen thưởng được xây dựng với mục đích cổ vũ và khích lệ nhân viên. Về mặt tâm lý, con người luôn tồn tại sự mong muốn được công nhận, sự khát khao được đánh giá cao hay ngưỡng mộ. Chính sách khen thưởng sẽ kích thích điều này, để nhân viên cố gắng và vươn đến thành công.
Một chính sách khen thưởng đa dạng sẽ tạo thêm điều kiện cho nhiều người thi đua. Hệ thống khen thưởng cần đa dạng hóa, phù hợp với nhiều đối tượng, khuyến khích họ thể hiện hết mình, nhất là khi điều kiện ngân sách cịn thắt bóp, mơi trường làm việc trở nên quen thuộc, khơng có gì mới mẻ thì chính sách khen thưởng cần được tăng cường và tạo luồng gió mới.
Tiêu chí khen thưởng: Mức đánh giá khen thưởng có thể dựa vào bảng đánh giá kết quả thực hiện cơng việc hoặc trên tiêu chí về chun cần, sáng tạo (đưa ra sáng kiến), thái độ làm việc, thành tích,…
Thời điểm khen thưởng: Được xét và tuyên dương theo định kỳ theo từng tháng, quý, năm.
Hình thức và cách thực hiện: Theo định kỳ, các gương mặt được chọn sẽ được thông báo đến tập thể, thể hiện sự vinh danh và trân trọng họ. Phần thưởng có thể là tiền mặt, phiếu ăn, voucher mua hàng, voucher học ngoại ngữ, vé xem phim,…
Riêng đội nhóm kinh doanh, cơng ty cần đưa ra chương trình Best Seller cho người bán hàng xuất sắc nhất trong từng thời điểm cụ thể.
Cũng giống như mức tăng lương hàng năm, tiền thưởng lễ cho nhân viên Shipco Việt Nam vào các ngày lễ cũng rất thấp, chỉ là 150,000 đồng/ người, trong khi các công ty cùng ngành khác thường thưởng lễ cho nhân viên đều từ 500,000 đồng/lần. Công ty nên rút ngắn sự chênh lệch này, con số được đề xuất ở đây là 300,000 đồng/người.
d. Phụ cấp
Phụ cấp cho nhân viên kinh doanh
Đội ngũ kinh doanh là đối tượng chịu áp lực cao về doanh số và phải thường xuyên giao tiếp bên ngoài. Chương trình phụ cấp phần nào san sẻ khó khăn và thể hiện sự quan tâm cần thiết của công ty.
Cách thức thực hiện:
- Tiền xăng và điện thoại: 200,000/ người/tháng.
- Chi phí tiếp khách/tặng quà cho các khách hàng lớn như DHL, Schenker, Nippon…được công ty tài trợ trong định mức được đưa ra, tối đa 1,000,000/lần, nhằm hạn chế sự lạm dụng và tránh vượt ngân sách tài chính.
Phụ cấp làm ngồi giờ cho nhân viên hỗ trợ
Nhân viên thường xuyên ở lại làm thêm việc do khối lượng công việc nhiều, cơng ty có thể cung cấp tiền ăn phụ hay gọi món cho nhân viên. Đây là giải pháp khả quan, khơng q tốn kém, có tác dụng giúp xoa dịu phần nào bức xúc hay chưa hài lịng ở nhân viên vì cách làm này một phần vừa đánh giá ghi nhận cơng sức
nhân viên bỏ ra, vừa khuyến khích nhân viên nỗ lực và siêng năng trong cơng việc của mình. Ngồi ra, khi cơng ty nhận lơ hàng lớn hay có thêm nhiều khách hàng thì việc chiêu đãi anh em trong công ty những bữa ăn giúp tạo khơng khí làm việc vui vẻ, bớt căng thẳng, như một phần trả cơng xứng đáng mà nhân viên góp sức khi ở lại làm thêm việc phát sinh.
Đối tượng và thời gian thực hiện: Nhân viên chịu trách nhiêm ở lại làm thêm việc sau 7h00 tối.
Cách thức thực hiện:
- Phần ăn dự tính 20,000 đồng/ người.
- Bộ phận phụ trách có thể chuẩn bị thêm vài loại thức uống cho mọi người như Milo, trà Lipton hoặc cà phê, giúp nhân viên thêm hưng phấn và bổ sung năng lượng.
- Ngoài ra, đối với những người thường xuyên ở lại làm việc, công ty nên bổ sung mì ăn liền tại văn phịng giúp nhân viên lót dạ, bù sức.
e. Chính sách phúc lợi
Nâng cấp hệ thống phúc lợi nhằm đem đến thêm nhiều quyền lợi và ưu đãi cho nhân viên sau những cống hiến cho công việc, đồng thời thể hiện sự quan tâm của công ty đối với người lao động. Việc cân bằng giữa ưu đãi và ngân sách luôn được chú ý và tính tốn kỹ, sao cho công ty thỏa mãn sự hài lòng và đòi hỏi của nhân viên mà vẫn không ảnh hưởng quá nhiều đến tình hình tài chính. Dưới đây là các gợi ý không chiếm quá nhiều chi phí đang được nhiều nơi áp dụng.
Chương trình chăm sóc sức khỏe
Việc theo đuổi các hoạt động thể dục thể thao đem lại lợi ích rất lớn cho mọi người, nhưng nhiều nhân viên văn phịng chưa có thói quen đó vì nhiều lý do khác nhau. Phịng tập gym là một lựa chọn phổ biến hiện nay, được đông đảo nhiều đối tượng quan tâm và yêu thích. Việc tập gym khuyến khích nhân viên rèn luyện cơ thể khỏe mạnh, đầu óc minh mẫn, phục vụ cho cơng việc tốt hơn.
Đối tượng và thời gian thực hiện: Nhân viên sau khi đã qua thời gian thử việc và ký hợp đồng lao động, những ai muốn sử dụng dịch vụ đều có thể đăng ký.
quyết định của ban lãnh đạo.
Cụ thể chi phí trung bình cho một phòng gym tương đối hiện đại, đầy đủ với máy móc, phịng xơng hơi, buổi tập, môn tập khác nhau là 4,500,000- 5,500,000 đồng/12 tháng. Công ty sẽ thương lượng và đăng ký dịch vụ với giá ưu đãi theo số lượng lớn, có thể nhận giá thấp hơn đến 30% so với giá lẻ. Vậy là chi phí dự đốn cho nhân viên tập gym có thể chỉ trên 3,000,000 đồng/ người/ năm, trong đó cơng ty hỗ trợ 50%, cịn lại nhân viên đóng.
Chương trình du lịch
Tác giả gợi ý chuyến đi nên được kéo dài thời gian hơn và sắp xếp sao cho mọi người được về nhà sớm vào chiều chủ nhật để có thêm thời gian nghỉ ngơi, chuẩn bị đi làm vào hơm sau.
Bên cạnh đó, do đặc thù của ngành giao nhận vận tải, nhóm nhân viên phụ trách phải trực vào mỗi thứ sáu hàng tuần để hồn tất chứng từ gửi cho hãng tàu. Vì vậy, để linh động sắp xếp thời gian chuyến đi tốt hơn, tác giả đề nghị mọi người sẽ khởi hành tối thứ năm, riêng những ai phụ trách chứng từ thì vẫn làm việc cho đến ngày thứ sáu, sau đó sẽ khởi hành sau. Như vậy, mọi người sẽ có thời gian hơn cho chuyến du lịch, đồng thời khơng ảnh hưởng đến tình hình cơng ty. Và việc phân cơng nhóm trực được sắp xếp luân phiên hàng năm theo hình thức tự nguyện và bốc thăm, đối với nhóm làm chứng từ. Những người cịn lại sẽ không ảnh hưởng bởi việc phân công này.
f. Chính sách thăng tiến
Cơ hội thăng tiến luôn được nhiều nhân viên mong chờ, nhất là đối với những ai mong muốn có sự phát triển kế tiếp và liên tục. Nhân viên mong chờ chính sách thăng tiến công bằng, minh bạch và rõ ràng để họ xác định được mục tiêu thăng tiến của mình cụ thể. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu và làm sao để thăng tiến. Về điểm này, nhân viên không thấy được cơ hội thăng tiến trong công ty.
Đối tượng và thời điểm thực hiện: Nhân viên ngay từ khi bắt đầu làm việc ở cơng ty, họ nhìn ra cơ hội và mong muốn tìm hướng phát triển bản thân.
Công ty hỗ trợ cùng nhân viên thực hiện những việc cụ thể như:
- Lập ra lộ trình nghề nghiệp (cho nhân viên thấy được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn).
- Cần xác định hướng phát triển nhân viên mong muốn.
- Mục tiêu trong các năm tiếp theo của họ là gì?
- Nhân viên cần thể hiện như thế nào để chứng tỏ mình là người có tiềm năng