Vấn đề Giải pháp
-Môi trường áp lực cao. -Làm việc thêm quá nhiều. -Lãnh đạo thiếu tế nhị khi phê bình nhân viên.
-Đồng nghiệp chưa thực sự hiểu và tương trợ nhau tốt.
-Đẩy mạnh hoạt động cân bằng giữa công việc và thư giãn, tạo điều kiện cho nhân viên giải tỏa căng thẳng tối đa có thể, mà khơng ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung. Tăng cường khen thưởng để kích thích nhân viên khị họ gánh vác công việc áp lực cao.
-Bố trí và phân cơng việc đúng năng lực, chuyên mơn để họ có đủ khả năng vượt qua, đồng thời tuyển dụng các đối tượng làm thêm giờ/freelancer phụ trách những việc không cần kỹ năng cao để san sẻ và gánh bớt một phần khối lượng công việc mà vẫn không tốn nhiều chi phí nhân lực. Sắp xếp lại giờ làm việc.
-Tổ chức khóa kỹ năng mềm cho khối quản lý, lãnh đạo để cải thiện khả năng giao tiếp và ứng xử với nhân viên.
-Tạo điều kiện cho mối quan hệ giữa nhân viên được phát triển và gần gũi.
3.2.3.2 Nội dụng giải pháp a. Giảm áp lực
Môi trường làm việc áp lực cao dễ khiến cho người lao động căng thẳng, lo lắng và mệt mỏi. Tuy nhiên, áp lực và thử thách cũng chính là cơ hội. Khi kiểm soát và vượt qua được áp lực, người lao động cảm thấy hào hứng và sẵn sàng đương đầu với thử thách. Hiện tại, nhân viên Shipco Việt Nam cảm thấy cơng việc của mình mang nhiều áp lực và Shipco Việt Nam cần phải có những giải pháp để giảm bớt áp lực và tạo dựng được tinh thần làm việc thoải mái hơn cho nhân viên.
Shipco Việt Nam cần có những giải pháp giúp nhân viên giảm bớt áp lực và tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:
- Thứ nhất, trang bị bàn bóng bàn, tạo góc thư giãn giúp nhân viên giải trí trong giây lát khi cảm thấy áp lực hay bế tắc trong cơng việc. Chơi bóng bàn khơng những giúp giải tỏa căng thẳng hữu hiệu mà còn tăng cường phản xạ, giúp nhân viên tập trung trở lại với cơng việc. Bàn bóng bàn khơng chiếm quá nhiều diện tích và chi phí nhưng lại hiệu quả trong việc giúp nhân viên thư giãn tinh thần.
- Thứ hai, tạo môi trường sinh hoạt chung như “Câu lạc bộ ngoài giờ vui vẻ” xoay quanh chương trình xem phim, karaoke, câu lạc bộ ca nhạc, câu lạc bộ bơi lội, cầu lông…
- Thứ ba, công ty nên tổ chức tiệc nhẹ cuối tuần trong tháng hoặc kết hợp với sinh nhật của nhân viên để mọi người có dịp quây quần ăn uống và trò chuyện trong khoảng thời gian nhất định nào đó.
- Thứ tư, đầu tư vào phần thưởng, đa dạng hóa chương trình quà tặng cho nhân viên/bộ phận mà chi phí khơng q tốn kém như: vé xem phim, voucher café, voucher mua hàng,… Riêng đối với cá nhân có thành tích cao, cơng ty chuẩn bị quà tặng chất lượng hơn sao cho tương tương xứng với công sức họ bỏ ra.
b. Giảm giờ làm việc thêm
Ngành giao nhận vận tải đòi hỏi khá khắt khe về thời gian so với công việc khối văn phịng, đó là nhân viên thường xuyên ở lại chờ thông tin qua email, fax hay điện thoại để kịp thời bổ sung chứng từ cho kịp lơ hàng, chưa kể nhân viên cịn phải cẩn thận hết sức về con số và các nội dung khác vì khi xảy ra sai sót, hậu quả sẽ trở nên khôn lường không chỉ về mặt kinh tế mà còn ảnh hưởng xấu đến uy tín của cơng ty. Việc nhân viên ở lại làm thêm việc là chuyện thường thấy ở mọi văn phòng. Nhưng nhân viên Shipco Việt Nam phải thường xuyên ở lại làm thêm việc do khối lượng công việc lớn và áp lực thời gian gắt gao, đặc biệt tại bộ phận chứng từ, kế toán, khiến mọi người gần như cạn kiệt sức lực. Về lâu dài, tình trạng này sẽ tạo nên sự mệt mỏi, chán chường trước công việc hàng ngày. Để khắc phục, tác giả đưa ra các giải pháp như sau:
- Chú ý bố trí cơng việc phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của nhân viên, để tránh việc họ bị mất nhiều thời gian hồn thành cơng việc không đúng chuyên mơn sở trường của mình. Khi nhân viên được phân việc phù hợp, họ cảm thấy tự tin và làm việc với tốc độ và chất lượng tốt hơn.
- Tuyển dụng thêm các nhân viên theo hình thức làm thêm giờ, freelancer vào phụ những công việc như đánh văn bản, tổng hợp thông tin. Họ sẽ hỗ trợ những việc không cần chuyên môn cao hoặc làm theo chỉ dẫn của cấp trên, tạo điều kiện cho nhân viên Shipco Việt Nam tập trung vào trọng điểm công việc quan trọng, mà vẫn khơng tốn kém nhiều chi phí nhân sự.
- Tổ chức công việc hiệu quả hơn bằng cách tăng cường chia sẻ công việc với nhau qua các buổi trao đổi nhóm, để phối hợp hồn thành việc tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Đó là nhân viên thảo luận với nhau, đề ra cách giải quyết cũng như biết được ai sẽ làm phần việc nào, tiến độ ra sao, để mọi người chủ động và kiểm sốt cơng việc dễ dàng.
- Đối với bộ phận phải chờ thơng tin từ đại lý nước ngồi thì do tính chất cơng việc nên cơng ty sẽ lên kế hoạch sắp xếp lại giờ làm cho những nhân viên này. Họ sẽ bắt đầu làm việc vào đầu giờ chiều và kết thúc muộn hơn so với những nhân viên cịn lại.
c. Cải thiện kỹ năng phê bình nhân viên
Mặc dù nhân viên Shipco Việt Nam đánh giá cao, biểu lộ sự hài lòng đối với lãnh đạo về nhiều mặt như hướng dẫn, tư vấn khi cần thiết, bảo vệ quyền lợi chính đánh cho nhân viên, tơn trọng công việc của nhân viên, cung cấp thông tin phản hồi giúp tôi cải thiện hiệu suất công việc nhưng lại khơng bằng lịng với yếu tố lãnh đạo luôn khéo léo, tế nhị khi phê bình. Họ cảm thấy lãnh đạo dù thể hiện tốt các mặt khác nhưng lại thiếu sự kín đáo, nhẹ nhàng khi phê bình họ trước đám đông. Điều này làm họ mất thể diện, khơng vui. Do đó cần có giải pháp để khắc phục điểm hạn chế này.
Thứ nhất, chú ý công tác đào tạo cho cấp quản lý, lãnh đạo về kỹ năng mềm
trong giao tiếp và ứng xử với nhân viên, để thơng qua đó họ cải thiện sớm điều này. Việc góp ý thẳng thắn khơng phải lúc nào cũng dễ, nhất là giữa cấp dưới và cấp trên, do vậy lớp đào tạo kỹ năng giao tiếp có thể được xem là cứu cánh để tăng mức hài lòng của nhân viên cao hơn nữa.
Thứ hai, tăng cường các buổi trao đổi nhóm, để tạo điều kiện cho lãnh đạo và
nhân viên chia sẻ kinh nghiệm, đóng góp ý kiến với nhau nhiều hơn. Ngoài ra, khi có những vấn đề cần bàn bạc riêng, cấp trên cũng nên có buổi nói chuyện riêng với từng nhân viên để biết thêm về suy nghĩ, cách làm việc và những ý kiến cá nhân mà trong mơi trường tập thể nhân viên cịn ngại ngùng thổ lộ.
d. Đồng nghiệp giúp đỡ và chia sẻ kinh nghiệm với nhau
Mối quan hệ đồng nghiệp tại Shipco Việt Nam khá bình thường, tuy nhiên sự thân thiện và tương hỗ chưa cao. Nhân viên các bộ phận chưa thực sự thông cảm với nhau, mỗi khi xảy ra sự cố tại những bước chuyển giao thì ai cũng đùn đẩy trách nhiệm, do đó cần phải cải thiện để nhân viên phối hợp nhịp nhàng và nâng cao tinh thần đồng đội. Để cải thiện điều này, tác giả đề xuất những giải pháp sau:
Thứ nhất, trưởng bộ phận lập ra bảng phân công kết hợp theo dõi tiến trình làm
việc một cách rõ ràng nhất có thể với đầy đủ thông tin chi tiết như: cơng việc gì, tiến hành đến đâu, ai là người có trách nhiệm liên quan…Căn cứ vào đó, mọi người biết quy trình của cơng việc và nếu xảy ra sai sót gì, sẽ tìm ra ngun nhân và người chịu trách nhiệm. Nhân viên chịu trách nhiệm ở khâu trước sẽ cập nhật thường xun những lơ hàng đang trong tiến trình thực hiện và gửi bảng cập nhật này đến
nhân viên chịu trách nhiệm khâu tiếp theo. Dựa trên bảng theo dõi này, trách nhiệm không chỉ thuộc về một người mà lô hàng sẽ phải được theo dõi bởi cả hai khâu liên quan. Điều này giúp hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau và tránh được sự thờ ơ tiêu cực khi làm việc chung nhóm. Do đó, tác giả đề xuất lập bảng theo dõi để phục vụ cho công việc tốt hơn, hạn chế sai sót và mâu thuẫn giữa các đồng nghiệp.Thảm khảo bảng theo dõi tiến trình lơ hàng tại Phụ lục 5.
Thứ hai, tổ chức các buổi họp mặt vào cuối mỗi tuần với mục đích tăng cường
trao đổi để nắm bắt thông tin, chia sẻ kinh nghiệm với nhau, trong đó có nhiều đề tài hữu ích như người đi trước chỉ người đi sau, phổ biến tai nạn nghề nghiệp đã xảy ra để nhân viên khơng mắc phải, xử lý tình huống… Từ đó nhân viên tìm ra phương án tốt hơn, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ vì nhân viên hiểu rằng thành quả của tập thể là thành quả của cá nhân và ngược lại. Lúc đó, mọi người sẽ nhận thức rằng giúp đỡ, chia sẻ là cần thiết.
Thứ ba, xây dựng chương trình teambuilding.
Hoạt động của teambuilding được xây dựng với các mục đích là tạo sự kết nối giữa toàn thể nhân viên, giúp nhân viên có dịp tương tác với nhau nhiều hơn và đem đến phút giây thư giãn trong bầu khơng khí thân thiện.
Cách thức thực hiện: Bộ phận phụ trách sẽ lựa chọn và đưa ra chương trình trị chơi đội nhóm, giúp nhân viên gắn kết với nhau hơn. Đồng thời chương trình có thể dựa trên sự kiện như: công ty ký được hợp đồng lớn hay đạt doanh số cao. Đây cũng có thể là cách thơng báo các sự kiện đang diễn ra công ty để mọi người hưởng ứng và chung vui.
Hình thức: Tiệc buffet, dã ngoại ngoài trời tại các khu du lịch ngoại thành. Đối tượng và thời gian thực hiện: Nhân viên có nhu cầu muốn tham gia thì đăng ký cho bộ phận phụ trách sắp xếp; thời gian cho teambuilding có thể được tổ chức linh động: 3-6 tháng/ lần.
Chi phí ước tính: Thơng thường tiệc buffet hay picnic có chi phí khoảng 200,000 đồng/người.
Thứ tư, xây dựng truyền thông nội bộ để nhân viên nắm bắt tình hình của cả bộ
phận mình và cơng ty một cách tổng quát.
dựng nên một trang web nội bộ, nơi các thành viên trong công ty có thể tương tác với nhau nhiều hơn. Tại trang web nội bộ này, mọi người có thể tự do thảo luận, chia sẻ những thơng tin hoặc hình ảnh các chuyến du lịch, dã ngoại của công ty. Các thơng tin về tình hình nội bộ sẽ được truyền tải đến mọi người nhanh chóng và chính xác. Đây cũng là nơi để mọi người có cơ hội bày tỏ những suy nghĩ, cảm nhận về công việc, đồng nghiệp để giảm bớt những mâu thuẫn, khúc mắc trong mối quan hệ nội bộ và giúp mọi người lắng nghe, thấu hiểu lẫn nhau hơn, từ đó sẽ có sự cảm thơng và đồng cảm với nhau hơn.
3.2.1.3 Điều kiện thực hiện
- Để các giải pháp đạt được hiệu quả, cần sự hỗ trợ của quản lý các bộ phận là cầu nối cho các nhân viên và tạo điều kiện để các buổi họp cuối tuần nhân viên có thể chia sẻ về cơng việc diễn ra trong tuần với nhau.
- Điều không thể thiếu là tinh thần hợp tác, tương trợ và đồng tình của tồn thể nhân viên.
- Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo công ty về cả vật chất và tinh thần để xây dựng các chương trình gắn kết này và khuyến khích bộ phận quản lý tham gia các khóa học kỹ năng mềm về cách phê bình nhân viên.
- Giải pháp phù hợp với điều kiện làm việc của nhân viên, không mất quá nhiều thời gian mà phục vụ cho công việc hiệu quả.
3.2.4 Giải pháp tạo động lực qua yếu tố Thương hiệu công ty 3.2.4.1 Đề xuất giải pháp
Thương hiệu Shipco Việt Nam ngay từ đầu đã được đảm bảo bởi Scans Group, tập đoàn gắn liền với lịch sử phát triển lâu đời và không ngừng tạo ra các giá trị. Shipco Việt Nam định hướng phát triển bằng con đường kinh doanh riêng và từng bước chuyển mình cho đến ngày hơm nay.
Về mặt thương hiệu, Shipco Việt Nam nhận được sự hài lòng của hầu hết nhân viên với điểm trung bình 4.05. Yếu tố góp phần động viên nhân viên gắn bó với cơng ty để được làm việc và học hỏi từ môi trường năng động. Đây là yếu tố Shipco Việt Nam đang triển khai rất tốt và cần tiếp tục duy trì điểm mạnh này.