Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự tốn ngân sách

1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự tốn ngân sách

1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự tốn ngân sách

1.3.4.1. Dự tốn ngân sách trên cơ sở bằng khơng (Zero – based budgeting)

Theo kỹ thuật dự tốn ngân sách trên cơ sở bằng khơng (Zero – based budgeting) thì kỹ thuật lập dự tốn ngân sách cho từng trung tâm dự tốn ngân sách bắt đầu đi từ con số 0, cĩ nghĩa là từng khoản mục chi phí sau đĩ sẽ được điều chỉnh tồn diện trong dự tốn ngân sách của năm sau.

ZBB từ chối việc kế thừa luận điểm của dự tốn ngân sách truyền thống rằng hoạt động của năm nay sẽ tiếp tục cùng mức độ hoặc cùng số lượng với năm sau, và vì thế dự tốn ngân sách năm sau cĩ thể được xây dựng dựa trên cơ sở cộng thêm chi phí, chi phí mở rộng hoặc lạm phát.

Trong thực tế, nhà quản lý khơng lập dự tốn ngân sách bắt đầu từ số 0, mà họ cĩ thể bắt đầu từ mức độ chi tiêu hiện tại và bắt đầu làm ngược, bằng cách giả sử tình huống loại bỏ bớt hoạt động hoặc chi phí nào đĩ của doanh nghiệp. Bằng cách này, tồn bộ các mục trên dự tốn ngân sách sẽ được xem xét chi phí và lợi ích nhằm lựa chọn những cách thay thế tốt hơn.

Những thuận lợi của lập dự tốn ngân sách theo phương pháp ZBB là:

 Hiệu quả phân bổ nguồn lực, vì nĩ dựa trên nhu cầu và lợi ích hơn là tính lịch sử

 Hướng nhà quản lý đến việc tìm kiếm cách quản lý chi phí hiệu quả để cải tiến quá trình hoạt động

 Loại bỏ việc thổi phồng dự tốn

 Tăng cường việc thúc đẩy nhân viên bằng cách cung cấp nhiều hơn ĩc sáng tạo và trách nhiệm trong việc ra quyết định

 Tăng cường thơng tin và phối hợp trong tổ chức

 Xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí và lỗi thời

 Nhận ra cơ hội cho việc sử dụng nguồn lực bên ngồi

 Thúc đẩy trung tâm chi phí nhận ra sứ mệnh và mối quan hệ của họ với tồn bộ mục tiêu

 Tốn nhiều thời gian

 Việc biện minh cho mỗi khoản mục cĩ thể cĩ vấn đề cho mỗi phịng ban cĩ đầu ra vơ hình

 Yêu cầu việc đào tạo đặc biệt, do cĩ nhiều sự phức tạp so với phương pháp dự tốn gia tăng

 Trong cơng ty lớn, số lượng thơng tin sao lưu trong quá trình lập dự tốn cĩ thể rất lớn và áp đảo hoạt động khác

Việc áp dụng ZBB bao gồm 3 bước (ACCA Passcards for Paper F5 Performance Management, 2010)

 Bước 1: Xác định các hoạt động tạo ra doanh thu và chi phí

 Bước 2: Đánh giá và xếp hạng từng hoạt động

 Bước 3: Phân bổ nguồn lực

1.3.4.2. Dự tốn ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu (program budgeting)

Điểm mấu chốt của lập dự tốn ngân sách theo chương trình mục tiêu chính là những chương trình cùng với những bước tiến hành cần thiết để hồn thành chúng. Hơn nữa, lập dự tốn ngân sách theo chương trình cịn u cầu đánh giá tính hiệu quả của các chương trình thực hiện. Tính hiệu quả đĩ phải được đo bằng mối liên hệ giữa chi phí đầu vào với những tác động cĩ ích mà chương trình mang lại cho nền kinh tế - xã hội. Chính vì vậy mà trong phương thức lập dự tốn, dự tốn ngân sách theo chương trình thì các quyết định ngân sách được đưa ra trên cơ sở đánh giá những lợi ích tăng thêm sẽ đạt được trong mối liên hệ với việc lựa chọn cách thức sử dụng nguồn lực cơng trong dài hạn.

1.3.4.3. Dự tốn ngân sách tĩnh và dự tốn ngân sách linh hoạt

Dự tốn ngân sách tĩnh: Theo Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2014) thì dự tốn ngân sách tĩnh là dự tốn được lập cho một mức độ hoạt động cụ thể. Do mức độ hoạt động thực tế thường khác với mức độ hoạt động dự kiến nên so sánh dự tốn ngân sách tĩnh với kết quả thực tế thường cĩ ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm sốt chi phí và thường dẫn đến những nhận định sai lầm về hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị.

Dự tốn ngân sách linh hoạt: Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự tốn ngân sách linh hoạt là dự tốn ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác

nhau. Dự tốn ngân sách linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau.Thơng thường dự tốn ngân sách linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ

bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ưu điểm của dự tốn linh hoạt là cĩ thể thích ứng với sự

thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự tốn, tránh được quyền sửa đổi của dự tốn một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, cĩ

thể dùng dự tốn để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế.

Dự tốn linh hoạt được xây dựng dựa trên mơ hình ứng xử của chi phí. Trình tự lập dự tốn linh hoạt cĩ thể khái quát qua các bước như sau:

Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự tốn.

Bước 2: Xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí, định phí. Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí.

Bước 3: Xác định biến phí đơn vị dự tốn. Trong đĩ:

Bước 4: Xây dựng dự tốn linh hoạt, cụ thể:

- Đối với biến phí:

- Đối với định phí: định phí khơng thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm trong phạm vi

hoạt động liên quan.

Tổng biến phí đã điều chỉnh = Mức hoạt động thực tế x Biến phí đơn vị dự tốn Biến phí đơn vị dự tốn = Tổng biến phí dự tốn