2.2. Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh
2.2.2. Nội dung cơ bản tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh
doanh tại Cơng ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ơn ảo
2.2.2.1. Quy trình thực hiện ƣớc tính, dự báo thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh
Quy trình thực hiện ước tính, dự báo thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại cơng ty bao gồm các bước sau:
ƣ ớc 1: Phân cơng nhân sự
Thời gian bắt đầu cơng tác lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh là cuối tháng 11; cịn đối với kế hoạch thu chi là vào buổi sáng mỗi ngày.
Phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp chuẩn bị số liệu và biểu mẫu để lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh. Để lập được kế hoạch tiêu thụ thì phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp thực hiện các cơng việc là: tổng hợp tình hình tiêu thụ trong năm; tổng hợp các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ của cơng ty như nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh… để đưa ra sản lượng tiêu thụ dự kiến năm sau. Đơn giá bán được phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp tính tốn dựa trên đơn giá bán bình quân trong năm.
Tại các xí nghiệp, kế hoạch thu chi do kế tốn thanh tốn soạn thảo biểu mẫu và trực tiếp lập.
Tại văn phịng thì kế hoạch thu chi do kế tốn thanh tốn soạn thảo biểu mẫu và trực tiếp lập. .
ƣ ớc 2: Soạn thảo
ối với kế hoạch sản xuất – kinh doanh
Kế hoạch sản xuất – kinh doanh do phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp soạn thảo và được xét duyệt bởi Tổng giám đốc. Căn cứ vào báo cáo về tình hình sản xuất, kinh doanh mà giám đốc các đơn vị gửi lên, cũng như thơng tin về thị trường, khách hàng… thì phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp sẽ lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh và trình lên Ban giám đốc. Sau khi thống nhất tại cuộc họp Ban giám đốc thì Tổng giám đốc sẽ trình bản kế hoạch này lên Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị sẽ họp lại để xem xét bản kế hoạch đĩ và bàn bạc chuẩn bị cho đại hội cổ
đơng thường niên. Kế hoạch sản xuất – kinh doanh được đưa ra để biểu quyết và thống nhất tại Đại hội cổ đơng thường niên. Nội dung của kế hoạch sản xuất – kinh doanh là các mục tiêu sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu kế hoạch và biện pháp thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đề ra. Các chỉ tiêu kế hoạch đĩ là sản lượng tiêu thụ kế hoạch, kim ngạch xuất khẩu và lợi nhuận. Đại hội sẽ tiến hành bỏ phiếu để thống nhất kế hoạch cho năm sau.
ối với kế hoạch thu chi
Tại các xí nghiệp, kế hoạch thu chi do kế tốn thanh tốn soạn thảo và sau đĩ trưởng phịng kế tốn tại các xí nghiệp xem xét.
Tại văn phịng thì kế hoạch thu chi do kế tốn thanh tốn soạn thảo.
Tất cả kế hoạch thu chi sẽ do kế tốn trưởng xem xét và sau đĩ được gửi cho Ban giám đốc và sau khi được Ban giám đốc duyệt thu chi thì sẽ thực hiện kế hoạch đĩ.
ƣ ớc 3: án h giá
Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh thì cuối năm cơng ty sẽ so sánh kết quả thực tế đạt được so với kế hoạch đề ra để đánh giá việc thực hiện kế hoạch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch, sau đĩ tìm hướng khắc phục trong năm tiếp theo. Thơng thường nguyên nhân của sự chênh lệch trước tiên là xuất phát từ sản lượng tiêu thụ. Do đặc điểm sản phẩm của cơng ty là phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu cá biển, do đĩ, khi phân tích sự chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch thì cơng ty sẽ xem xét đặc điểm của lượng nguyên liệu trong năm qua. Sau đĩ, những vấn đề khác liên quan như các chính sách của Nhà nước liên quan đến ngành nghề, đối thủ cạnh tranh,… Từ những sự phân tích trên thì cơng ty tổng hợp lại để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch cho năm tiếp theo.
2.2.2.2. Nội dung các báo cáo ƣớc tính, dự báo thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh
Cĩ 2 báo cáo kế hoạch để ước tính, dự báo thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh đĩ là: kế hoạch sản xuất – kinh doanh và kế hoạch thu chi.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh do phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp lập và được xét duyệt bởi Tổng giám đốc của cơng ty. Kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm 3 nội dung là: kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch kim ngạch xuất khẩu và kế hoạch lợi nhuận.
Kế hoạch tiêu thụ
Kế hoạch tiêu thụ bao gồm kế hoạch về sản lượng tiêu thụ và doanh thu.
Sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch:
Sản lượng tiêu thụ kế hoạch được xác định dựa vào sản lượng năm trước và khối lượng sản lượng dự kiến thực hiện.
Ví dụ: Sản lượng tiêu thụ thực tế của sản phẩm surimi mơ phỏng năm 2015 là 1.203.000 kg, tăng 56,64% so với năm 2014. Cơng ty đã mở rộng nhà xưởng sản xuất, đầu tư thêm trang thiết bị, nâng cơng suất chế biến lên 200%. Từ đĩ, mục tiêu của cơng ty trong năm 2016 đề ra là mở rộng sản xuất surimi mơ phỏng, đưa sản phẩm surimi mơ phỏng trở thành mặt hàng mũi nhọn của cơng ty trong năm 2016 và những năm tiếp theo. Sản lượng surimi mơ phỏng tiêu thụ đạt 1.500.000 kg, tức là tăng 297 kg và tương ứng tăng 24,69% so với năm 2015.
Doanh thu kế hoạch:
Doanh thu kế hoạch được xác định dựa vào sản lượng tiêu thụ kế hoạch và đơn giá bán bình quân trong năm. Do đặc thù sản phẩm của cơng ty chủ yếu là xuất khẩu nên doanh thu bị ảnh hưởng bởi tỷ giá hối đối. Vì vậy, khi xây dựng đơn giá bán kế hoạch thì phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp tính theo đơn giá bán bình qn trong năm.
Doanh thu kế hoạch được trình bày ở báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, được thể hiện tại phụ lục 3.
Ví dụ: Với sản lượng tiêu thụ của sản phẩm surimi mơ phỏng năm 2016 là 1.500.000 kg, giá bán bình qn được tính là 55.000 đ/kg thì doanh thu kế hoạch đối với sản phẩm surimi mơ phỏng là 82.500.000.000đ.
Kế hoạch kim ngạch xuất khẩu được xây dựng dựa vào sản lượng tiêu thụ kế hoạch và đơn giá bán kế hoạch bằng USD. Trong đĩ sản lượng tiêu thụ kế hoạch được lấy ở kế hoạch tiêu thụ, đơn giá bán kế hoạch bằng USD được tính là đơn giá USD bình qn trong năm.
Với đặc điểm sản phẩm của cơng ty chủ yếu xuất khẩu, do đĩ với mục tiêu tăng sản lượng tiêu thụ năm 2016, tức là tăng kim ngạch xuất khẩu. Mục tiêu của cơng ty trong năm 2016 sẽ duy trì khách hàng truyền thống và mở rộng thị trường tiềm năng, đẩy mạnh cơng tác xuất khẩu nhằm gia tăng kim ngạch xuất khẩu, nâng cao chất lượng và uy tín cho cơng ty.
Ví dụ: Sản lượng tiêu thụ của sản phẩm surimi mơ phỏng năm 2016 là 1.500.000 kg, giá bán bình quân là 2,5 USD/kg. Do đĩ, kim ngạch xuất khẩu kế hoạch đối với sản phẩm surimi mơ phỏng là 3.750.000 USD.
Kế hoạch kim ngạch xuất khẩu chi tiết cho mỗi sản phẩm được trình bày ở báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, được thể hiện tại phụ lục 3.
Kế hoạch lợi nhuận
Kế hoạch lợi nhuận được lập dựa vào tình hình thực tế trong năm và kỳ vọng lợi nhuận sẽ đạt được, trên cơ sở phân tích tình hình sản lượng tiêu thụ kế hoạch năm tới.
Ví dụ: Năm 2015, lợi nhuận cơng ty chỉ đạt 6,659 tỷ đồng, giảm 33% so với kế hoạch và giảm 38% so với năm 2014. Nguyên nhân là cơng ty phải bù đắp phần thiệt hại do hàng bị trả về trong năm 2013-2014 và trích dự phịng giảm giá đầu tư tại cơng ty Sacoimex bù lỗ năm 2015. Do đĩ với phương hướng nâng cao sản lượng tiêu thụ và chất lượng sản phẩm thì kế hoạch lợi nhuận được đưa ra là lợi nhuận đạt 10 tỷ đồng.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh được trình bày chi tiết ở phụ lục 1.
Kế hoạch thu chi
Ở cơng ty, kế hoạch thu chi được lập trong một ngày. Kế hoạch thu chi thể hiện nguồn thu dự kiến và các khoản chi được ưu tiên chi trước trong ngày đĩ.
Kế hoạch thu chi tại các xí nghiệp do kế tốn thanh tốn tại các xí nghiệp lập, chuyển cho phĩ giám đốc tài chính (trưởng phịng kế tốn tại xí nghiệp) xem xét.
Kế hoạch thu chi tại các phịng ban thì do kế tốn thanh tốn tại phịng kế tốn tài vụ lập.
Sau đĩ, các kế hoạch thu chi được gửi cho kế tốn trưởng cơng ty xét duyệt. Cuối cùng, bản kế hoạch thu chi được gửi cho Ban giám đốc duyệt. Kế hoạch được lập vào buổi sáng.
Kế hoạch thu chi được lập cụ thể như sau:
ối với phần thu
Để lập kế hoạch phần thu thì sẽ lấy số liệu khách hàng trả tiền mua surimi, surimi mơ phỏng,.... Khi khách hàng thơng báo trả tiền, báo về các xí nghiệp, lúc đĩ căn cứ vào số tiền dự kiến thu về trong ngày thì kế tốn thanh tốn sẽ lập kế hoạch thu chi với những khoản chi được ưu tiên chi trước
ối với phần chi
Các khoản chi được lập kế hoạch chi đĩ là những khoản chi cĩ giá trị lớn và cĩ thời hạn thanh tốn cần ưu tiên chi trước như trả tiền nguyên liệu, tiền vay ngân hàng đến hạn… Trưởng phịng kế tốn tại các xí nghiệp sau khi xét duyệt kế hoạch thu chi thì gửi về cho kế tốn trưởng xem xét. Sau đĩ, kế hoạch thu chi được gửi cho ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ xem xét và duyệt ngay trong buổi sáng hơm đĩ.
Ví dụ: Buổi sáng ngày 10/12/2015, khách hàng báo trả tiền như sau:
Cơng ty Sea Master trả tiền số tiền nợ là 1.400.000.000 đồng và Doanh nghiệp tư nhân chế biến bột cá Minh Phương trả số tiền nợ là 500.000.000 đồng.
Kế tốn thanh tốn dự trù số thu là 1.900.000.000 đồng.
Sau đĩ, kế tốn thanh tốn sẽ chọn lọc các khoản chi cần thiết để lập dự tốn số tiền cần chi cho các khoản đĩ. Cụ thể cĩ số tiền mua nguyên vật liệu cho Nguyễn Thị Nhung, số tiền 700.000.000 đồng và trả tiền mua surimi cho Cơng ty cổ phần thủy sản Tắc Cậu, số tiền 1.200.000.000 đồng.
Bảng 2.3. Kế hoạch thu chi
Ngày 10 tháng 12 năm 2015 Đơn vị: Xí nghiệp chế biến hải sản
Dự trù thu theo kế hoạch: 1.900.000.000đ
STT Nội dung Số tiền
Chuyển khoản 1.900.000.000đ
1 Cơng ty Sea Master thanh tốn tiền mua surimi ITO 1.400.000.000đ 2 Doanh nghiệp tư nhân chế biến bột cá Minh Phương
thanh tốn tiền mua phế liệu đầu và xương cá 500.000.000đ Kế hoạch chi như sau:
STT Nội dung Số tiền
Chuyển khoản 1.900.000.000đ
1 Trả tiền mua surimi cho Cơng ty cổ phần thủy sản
Tắc Cậu 1.200.000.000đ
2 Trả tiền nguyên liệu Nguyễn Thị Nhung 700.000.000đ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu cơng ty)
Mẫu kế hoạch thu chi được trình bày ở phụ lục 2.
2.2.2.3. Nhân sự thực hiện nội dung ƣớc tính, báo cáo thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh
Vì cơng ty chỉ lập được 2 kế hoạch phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh là kế hoạch sản xuất – kinh doanh và kế hoạch thu chi, do đĩ nhân sự thực hiện 2 kế hoạch này được giao cho phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp và phịng kế tốn tài vụ. Cụ thể, phịng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp căn cứ trên báo cáo tình hình tiêu thụ, sản xuất mà các xí nghiệp gửi lên và những phân tích về thị trường thì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đối với kế hoạch thu chi tại các xí nghiệp thì do kế tốn thanh tốn tại xí nghiệp lập, kế hoạch thu chi tại các phịng ban thì do kế tốn thanh tốn tại phịng kế tốn tài vụ lập. Việc phân cơng nhân sự rất đơn giản do số lượng báo cáo và các chỉ tiêu trong báo cáo ít.
2.2.3. á nh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Cơng ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ơ n ảo
Về phạm vi thơng tin sử dụng
Thơng tin sử dụng để phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh tại cơng ty hiện nay chủ yếu sử dụng thơng tin từ kế tốn tài chính và những thơng tin dự báo rời rạc từ các bộ phận khác nhau. Cơng ty thiếu những thơng tin từ kế tốn quản trị, do đĩ ảnh hưởng đến việc nhà quản trị thực hiện tốt 4 chức năng của mình và gia tăng hiệu quả cho cơng ty. Các thơng tin cụ thể như sản lượng tiêu thụ, sản lượng sản xuất, kim ngạch xuất khẩu, lợi nhuận,… Và những thơng tin này được sử dụng với kỹ thuật đơn giản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và kỳ vọng của người lập. Các bộ phận dự báo thơng tin khơng cĩ sự liên kết chặt chẽ, khơng tập trung vào việc quản lý và sử dụng nguồn tiền của cơng ty, do đĩ khơng thấy được dịng tiền cho các hoạt động. Trong khi để quản lý sản xuất kinh doanh cần thiết phải cĩ sự phối hợp hoạt động của các bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu của cơng ty.
Về mơ hình tổ chức thơng tin kế tốn
Cơng ty chưa cĩ một mơ hình cụ thể, mà làm việc theo kiểu lắp ghép tạm thời. Để phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh thì cơng ty chỉ kết hợp cơng việc của các phịng ban, các xí nghiệp trong q trình hoạt động. Việc tiến hành cơng việc ước tính, dự báo cho hoạt động của cơng ty chỉ thể hiện phần thực thi hoạt động, chưa thể hiện rõ hướng thơng tin từ bộ phận nào đến bộ phận nào.
Về quy trình
Cơng ty chưa cĩ một mơ hình cụ thể, dẫn đến cũng chưa cĩ một quy trình rõ ràng về dự báo. Cơng ty chưa xây dựng một quy trình tồn diện về các bước chi tiết cần thực hiện. Mặc dù, quy trình thực hiện ước tính thơng tin kế tốn phục vụ quản lý hoạt động SXKD tại cơng ty gồm 3 bước là phân cơng nhân sự, soạn thảo và đánh giá; tuy nhiên, do số lượng chỉ tiêu cần ước tính ít, nên quy trình đĩ chưa rõ ràng trong việc phân rõ mục tiêu, nhiệm vụ cần thực hiện. Quy trình cũng chưa thấy được việc thực hiện được diễn ra liên kết với các bộ phận. Vì các bộ phận chỉ gửi báo cáo hoạt động chứ chưa đưa ra các chỉ tiêu ước tính cho bộ phận mình.
Về hệ thống báo cáo và cách lập
Các báo cáo chưa cĩ tính hệ thống, chỉ thực hiện rời rạc một số báo cáo, những bản báo cáo này cĩ sự pha trộn giữa dự tốn, kế hoạch và thực tế. Cụ thể, cơng ty chỉ lập được 2 bản báo cáo kế hoạch đĩ là kế hoạch sản xuất – kinh doanh và kế hoạch thu chi.
Về cách lập thì 2 bản báo cáo trên được lập đơn giản, ít chỉ tiêu. Ví dụ như kế hoạch sản xuất – kinh doanh chỉ thể hiện kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch kim ngạch xuất khẩu và kế hoạch lợi nhuận; trong khi đĩ doanh thu kế hoạch lại được trình bày chung vào báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch sản xuất – kinh doanh được lập dựa vào tình hình thực tế trong năm và kỳ vọng trong năm tới. Vì vậy, nĩ chủ yếu thể hiện mục tiêu cần đạt được của cơng ty trong năm. Cịn kế hoạch thu chi thì chỉ trình bày gồm 2 phần là phần thu và phần chi, thể hiện nguồn thu và nguồn chi dự kiến trong một ngày. Từ đĩ cĩ thể thấy, trong các báo cáo này, cĩ xuất hiện một số nội dung cĩ tính chất dự tốn ngân sách như sản lượng tiêu thụ. Tuy