Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN MARKETING – MIX
3.2 Giải pháp hoàn thiện Marketing Mix tại Công ty (PVFCCo–SW)
3.2.3.2 Qui trình bán hàng
Xây dựng qui trình làm việc, loại bỏ những thủ tục hành chính khơng cần thiết để
đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. (khắc phục hạn chế tính thiếu linh hoạt so
với đối thủ trang 54)
Qui trình thực hiện
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ
a.1 - Phòng KD - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Bảng tổng hợp nhu cầu khách hàng. - Chào bán hàng
(điện thoại, văn bản, email, . . .) a.2 - Ban Giám Đốc - HĐKD - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Biên bản họp Hội đồng Kinh doanh - Bảng phân bố khối lượng và giá bán a.3 - Ban Giám Đốc - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Hợp đồng mua bán a.4 - HĐKD - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Lệnh xuất hàng a.5 - Tổ thị trường – bán hàng - Tổ giao nhận (PKD) a.6 - Tổ thị trường – bán hàng - Tổ giao nhận (PKD - Phòng TCKT - Bán thanh thanh lý đồng (nếu có) a.7 - Phòng KD - Phòng TCKT - Tất cả hồ sơ được nêu
Diễn giải quy trình
a.1 Thư chào hàng/giá: căn cứ trên lượng hàng sẵn có hoặc lượng hàng đã đăng ký mùa từ Tổng Cơng ty, Phịng Kinh doanh (P.KD) chủ động triển khai bán hàng bằng cách gửi chào hàng/giá đến khách hàng. Chào giá phải có đầy đủ một số thơng tin như
Duyệt Khơng
duyệt
Thu thập, tổng hợp nhu cầu khách hàng
Phân tích nhu cầu khách hàng
Phê duyệt
Đàm phán và ký hợp đồng
Thực hiện hợp đồng
Theo dõi, cập nhật số liệu thực hiện hợp đồng
Thanh toán hợp đồng
Kết thúc bán hàng, lưu hồ sơ
73
khối lượng, giá chào (phải nói rõ đã có thuế VAT hoặc không), điều kiện và thời gian giao hàng, hình thức và thời gian thanh tốn…
a.2 Tiếp nhận đơn đặt hàng/đăng ký số lượng mua hàng:
Phòng KD tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email,
điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhưng sau đó phải thể hiện bằng văn bản để làm cơ
sở cho triển khai hợp đồng.
a.3 Đàm phán, thương lượng và soạn thảo hợp đồng:
Phòng KD soạn thảo hợp đồng gửi khách hàng xem xét để thống nhất các điều khoản của hợp đồng. Hình thức đàm phán có thể qua điện thoại, email hoặc có thể
trao đổi trực tiếp tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng. Sau khi đã thống nhất được
nội dung hợp đồng với khách hàng, Phịng KD trình kết quả đàm phán lên Ban Giám
đốc.
a.4 Ban Giám đốc phê duyệt kết quả. Nếu có điều chỉnh quay lại thực hiện bước
a.3. Không điều chỉnh, bổ sung thực hiện các bước tiếp theo. a.5 Ký kết hợp đồng:
Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt kết quả đàm phán hợp đồng, Phịng KD trình Ban Giám đốc hợp đồng để ký và sau đó chuyển cho khách hàng ký hoặc hai bên gặp
gỡ trực tiếp để cùng ký kết tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng. Sau khi hợp đồng
được ký kết, Phịng KD cập nhật ngay thơng tin của hợp đồng vào hồ sơ để làm cơ sở
làm lệnh xuất hàng với khối lượng đã ký kết. a.6 Đề nghị khách hàng thanh toán/Đặt cọc
Căn cứ vào Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng, Phòng KD sẽ làm công văn đề nghị
khách hàng thanh tốn tồn bộ tiền hàng hoặc thanh tốn đặt cọc một phần theo điều khoản đã ký trong Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng.
a.7 Kiểm tra Tài khoản hoặc Uỷ nhiệm chi
Phòng KD phối hợp với phịng Tài chính Kế tốn (TCKT) kiểm tra Uỷ nhiệm chi và tiền hàng trong tài khoản. Nếu khách hàng đã thanh tốn thì tiếp tục thực hiện các
74 a.8 Làm Lệnh xuất hàng và giao hàng:
Khi khách hàng đã thanh toán tiền hàng hoặc Bảo lãnh thanh toán của ngân hàng,
đồng thời phải căn cứ vào giấy đăng ký nhận hàng, giấy giới thiệu người của khách hàng đến nhận hàng, Phòng KD lập Lệnh xuất hàng và thực hiện việc giao hàng.
a.9 Lập Biên bản giao nhận hàng hoá:
Ngay khi giao hàng xong theo từng đợt hoặc từng lơ hàng, Phịng KD lập biên bản giao nhận hàng hoá thực tế với khách hàng. Lệnh giao hàng phải có chữ ký xác nhận
đầy đủ của các Bên liên quan. Biên bản giao nhận là bằng chứng xác định khối lượng
thực giao nhận để làm căn cứ làm quyết toán. a.10 Kết thúc hợp đồng:
Sau khi các bước trên hồn tất, Phịng KD tiến hành làm thủ tục kết thúc hợp đồng,
thanh lý hợp đồng với khách hàng và lưu hồ sơ.