BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Công ty
1. Chức danh công việc: 2. Mã số công việc:
3. Bộ phận: 4. Nơi làm việc:
5. Tên ngƣời đảm nhận: 6. Bậc lƣơng: 7. Trực tiếp báo cáo cho: 8. Chức vụ:
9. Ngày hiệu lực: 10. Ngày xét lại:
11. Mục đích (tại sao vị trí này tồn tại, trong phạm vi giới hạn nào và với mục tiêu
gì ?):
-
12. PHẠM VI TRÁCH NHIỆM
(Những công việc phải thực hiện hay cần học hỏi)
13. Mức độ thực hiện
14. Tiêu chuẩn hoàn thành
A. Nhiệm vụ điều hành:
15. Quyền hạn:
16. Các mối quan hệ công việc: 16.1. Nội bộ:
16.2. Bên ngoài: 17. Chịu sự giám sát của:
18. Giám sát các hƣớng dẫn cho:
19. Điều kiện và môi trƣờng làm việc, rủi ro thân thể: 20. Tiêu chuẩn cần có cho ngƣời đảm nhiệm:
20.1- Học vấn:
20.2- Kiến thức chuyên môn: 20.3- Kỹ năng chuyên môn: 20.4- Kinh nghiệm:
20.5- Tố chất/tính cách/năng lực riêng có: 21. Chữ ký ngƣời nhận việc:
Ngày: _________________
22. Chữ ký ngƣời giao việc: Ngày: _________________ 23. Phê duyệt: Ngày: ____________________
3.2.5. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thành tích cơng tác: nhân viên, phịng ban, chi nhánh.
- Về cơ chế: đề nghị cần điều chỉnh cơ chế đánh giá thành tích theo hƣớng đánh giá 360 độ và ràng buộc chéo các phòng ban với nhau bằng việc xây dựng Bảng đánh giá phòng ban. Phải xây dựng tiêu chí đánh giá dành cho Ban Giám đốc cơng ty và các Giám đốc, Phó giám đốc và Trƣởng phó các phịng ban chức năng. Đối với Ban Giám đốc công ty sẽ tiến hành đánh giá thông qua phiếu khảo sát ý kiến của nhân viên và các QLCT sau đó sẽ gửi trực tiếp về cho HĐTV cơng ty theo hộp thƣ điện tử đã đƣợc chỉ định. Đối với QLCT sẽ đƣợc Ban Giám đốc và nhân viên đánh giá và gửi về cho BGĐ công ty tổng hợp kết quả. Cơ chế đánh giá đƣợc xây dựng phải đảm bảo tính cơng bằng, khách quan và tuyệt đối an toàn cho ngƣời đánh giá, nhất là đối với các nhân viên cấp dƣới nhằm tránh tình trạng bị trù dập và chèn ép để trả thù trong công việc. Đối với nhân viên, cần xem lại hoặc hủy bỏ việc tham gia đánh giá của Ban Giám đốc cơng ty vì việc này cịn mang tính hình thức và chƣa thật sự khách quan khi đánh giá, đề nghị nên tổ chức xây dựng tiêu chí và
bảng đánh giá chung cho cả phòng và sử dụng kết quả này vào kết quả đánh giá nhân viên cuối cùng. Đề nghị điểm đánh giá bình quân cuối cùng của nhân viên nhƣ sau:
* Điểm bình quân cuối cùng của nhân viên = (40% x Điểm đánh giá phòng ban) + (30% điểm đánh giá của Quản lý trực tiếp) + (30% x Điểm nhân viên tự đánh giá)
- Về thời gian: đối với nhân viên chu kỳ đánh giá sẽ đƣợc thực hiện hàng quý nhƣ hiện nay khơng thay đổi vì đây là khoản thời gian hợp lý không quá dài cũng không quá ngắn để đánh giá một nhân viên. Đối với QLCT thì chu kỳ đánh giá nên thực hiện là 06 tháng/ lần do vị trí này kết quả cơng việc địi hỏi phải có thời gian mới thể hiện và đánh giá chính xác đƣợc. Đối với BGĐ cơng ty thì chu kỳ đánh giá là cuối năm 1 lần để xem xét tình hình khả năng điều hành và quản lý doanh nghiệp thông qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một năm để có cái nhìn tồn diện, khách quan và cơng bằng.
- Về sử dụng kết quả đánh giá: kết quả đánh giá thành tích cơng tác của tất cả các cấp cần đƣợc sử dụng một cách khoa học và hợp lý nhằm mang lại hiệu quả thiết thực và công bằng, cần gắn liền kết quả đánh giá nhân viên vào các công tác sau: xét lƣơng thƣởng cho ngƣời lao động, lên kế hoạch đào tạo nhân sự, đề bạt các cơ hội thăng tiến để ngƣời lao động tập trung thể hiện năng lực và cố gắng phấn đấu hết mình trong cơng việc.
- Về cơng cụ đánh giá: Dựa trên kỹ thuật phân tích Thẻ điểm cân bằng (BSC) nhƣ phần Thiết kế Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho nhân viên để xây dựng Bảng tiêu chuẩn đánh giá thành tích cơng tác dựa trên cơ sở là việc tiêu chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá cụ thể (KPI) và đo lƣờng đƣợc một cách chính xác và hợp lý để tiến hành đánh giá nhân viên nhƣ ví dụ ở bảng 3.3 về Mẫu bảng đánh giá thành tích cơng tác dành cho vị trí cơng việc Trƣởng phịng kinh doanh.
Hình 3.2: Ví dụ về Mẫu bảng đánh giá thành tích cơng tác dựa trên kỹ thuật BSC dành cho vị trí Trƣởng phịng kinh doanh
3.2.6. Cải tiến hoạt động tuyển dụng: nguồn tuyển dụng, quy trình tuyển dụng:
- Về nguồn tuyển dụng: cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng đầu vào để có sự nhiều sự lựa chọn phù hợp và tìm đƣợc nhân tài thật sự cho doanh nghiệp. Nên quan tâm và tạo mối quan hệ với các trƣờng đại học, cao đẳng trong và ngồi tỉnh để tìm kiếm và lựa chọn nhân tài khi cịn ngồi trên ghế nhà trƣờng, có những chính sách ƣu đãi phù hợp để ni dƣỡng nhân tài tạo nguồn đầu vào trẻ, năng động, sáng tạo và chất lƣợng cao phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Đề nghị các bộ phận, đơn vị trực thuộc có nhu cầu về nhân sự mới cần sử dụng Mẫu Phiếu yêu cầu tuyển dụng ở bảng 3.3 để tiến hành đề nghị và gửi về cho phòng Nhân sự nắm rõ yêu cầu và số lƣợng nhân sự cần tuyển để tuyển đúng ngƣời và bố trí đúng việc, phù hợp.
………, ngày…. tháng….. năm 20…
PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG
Kính gởi : - BAN GIÁM ĐỐC - PHỊNG NHÂN SỰ
Bộ phận ……………………………………………………… kính đề nghị Ban Giám đốc Công ty thơng qua Phịng Nhân sự xem xét tuyển dụng nhân sự nhƣ sau :
I. TUYỂN DỤNG :
Tuyển mới Tuyển thay thế (Thay NV…………………………..)
Vị trí cần tuyển : …………………………………… Số lƣợng : …………… Ngày cần : …………
II. ĐIỀU KIỆN : 1. Giới tính : Nam Nữ
2. Tuổi : Từ ………… Đến ……… 3.Hộ khẩu TP.HCM/KT3: Có Không 4. Ngoại hình : Đẹp Dễ nhìn Trung bình Khác
5. Tiếng Anh : Giỏi Khá Trung bình Yếu
6. Vi tính : Sử dụng thành thạo (Word, Excel,…) Khác …………………………
Biết sử dụng nhƣng không thành thạo Không biết sử dụng
7. Trình độ học vấn : PTCS PTTH Trung cấp CĐ/ĐH
8. Khả năng đặc biệt : ……………………………………………………….…………………………
9. Bao nhiêu năm kinh nghiệm : …………………………. Về lĩnh vực …..…………………………
10. Yêu cầu cá tính : Năng động Thích đi lại Chăm chỉ Cẩn thận
Thích nghiên cứu Ham học hỏi Thích giao tiếp Tính kỷ luật
Khác : …………..………………………………………………………………………
III. NỘI DUNG CƠNG VIỆC: 1. Nhiệm vụ chính phải làm (Đề nghị bộ phận yêu cầu gởi Bản mô tả công việc chi tiết kèm theo) ……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
3. Làm việc tại: VP Công ty Đi lại bên ngoài Khác …………………
4. Giờ làm việc : Hành chính Theo ca Khác …………………
5. Ngƣời phụ trách trực tiếp : 6. Quyền lợi : Mức lƣơng đề nghị : Từ ………………….…… Đến ……………………………
Phụ cấp ……………………………………………………
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HC - NS TRƢỞNG BỘ PHẬN NGƢỜI ĐỀ NGHỊ
Bảng 3.3: Mẫu Phiếu yêu cầu tuyển dụng
- Về hình thức tuyển dụng: nên đa dạng hóa các hình thức thi và xét tuyển phù hợp với từng vị trí cơng việc. Các hình thức có thể sử dụng là đánh giá hồ sơ
theo Mẫu Bảng dữ liệu ứng viên dự tuyển dành cho nhân viên ở Phụ lục 10 và Mẫu Bảng dữ liệu ứng viên dự tuyển dành cho quản lý cấp cao ở Phụ lục 11, yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin theo mẫu trên khi tham gia dự tuyển, sau đó tiến hành các hình thức thi trắc nghiệm về tính cách cá nhân, về chỉ số thông minh, về đạo đức nghề nghiệp, các bài kiểm tra về chuyên môn và các kỹ năng mềm cần thiết khác và cuối cùng là phỏng vấn trực tiếp để kiểm tra và đối chiếu lần cuối cùng. Các công việc nêu trên cần đƣợc thực hiện nghiêm túc và hợp lý.
Hình 3.3: Mẫu Quy trình tuyển dụng
- Về quy trình tuyển dụng: nên tiến hành thơng báo rộng rãi nhu cầu tuyển dụng trên các phƣơng tiện truyền thông địa phƣơng và thành phố Hồ Chí Minh, trang thông tin điện tử của công ty, và các diễn đàn về nhân sự, sử dụng. Công tác tuyển dụng nên đƣợc quy trình hóa nhƣ hình 3…. Mẫu Quy trình tuyển dụng và
đảm bảo thực hiện đúng quy trình, nghiêm túc và khách quan, đề nghị nên thành lập Hội đồng tuyển dụng bao gồm BGĐ công ty, Trƣởng bộ phận đề nghị tuyển dụng nhân sự và phòng nhân sự để có đánh giá khách quan và đa chiều sau khi đã tiến hành các bƣớc phỏng vấn cuối cùng nhằm đạt đƣợc yêu cầu tuyển dụng là đúng ngƣời đáp ứng đúng yêu cầu công việc và đảm bảo công bằng trong công tác tuyển dụng.
- Về đào tạo hội nhập: đây là một trong những công tác quan trọng mà thời gian qua cơng ty cịn chƣa thực hiện tốt nên rất nhiều nhân viên mới đƣợc tuyển vào công ty chƣa qua hết thời gian thử việc đã xin nghỉ do công tác đào tạo hội nhập môi trƣờng làm việc chƣa đƣợc thực hiện tốt, vì vậy đề nghị phải tiến hành công tác này khi tuyển dụng mới nhân viên đƣa vào thử việc và ký kết hợp đồng chính thức, tùy theo giai đoạn trong q trình hội nhập cơng việc của nhân viên mà tiến hành đào tạo và chia sẽ thông tin hợp lý. Trƣớc khi nhân viên mới bắt đầu làm việc, hãy tập trung vào xây dựng một kế hoạch cho sự gia nhập của họ. Cần chuẩn bị tốt một số công việc để nhân viên cảm thấy đƣợc quan tâm và trân trọng, không lung túng bỡ ngỡ những khoảng khác đầu tiên: lựa chọn vị trí và khơng gian làm việc hợp lý cho nhân viên, sắp xếp những công cụ làm việc cần thiết nhƣ điện thoại, máy tính, email, tài khoản đăng nhập… Chuẩn bị những đồ văn phòng cần thiết phòng khi họ yêu cầu, lên kế hoạch một số công việc hợp lý sẽ giao cho nhân viên mới trong những ngày đầu, xác định những đồng nghiệp hƣớng dẫn, xem xét lại về nội dung hƣớng dẫn với ngƣời phụ trách và đảm bảo rằng ngƣời đó đã sắp xếp thời gian cho việc đào tạo nhân viên mới và đây coi nhƣ là một công việc của họ.
Nguồn: Cworld, 2012: 2
Hình 3.4: Sơ đồ hƣớng dẫn hịa nhập nhân viên mới
Cần thực hiện tốt các yêu cầu nhƣ trên đồng thời phải xây dựng đƣợc các tài liệu tuyển dụng nhƣ trong quy trình đã u cầu thì sẽ đảm bảo cơng tác tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ hiệu quả, chuyên nghiệp và giải tỏa tâm lý cơng ty gia đình của nhân viên hiện nay, tạo sự cạnh tranh công bằng và phát triển trong tƣơng lai.
3.2.7. Đào tạo nguồn nhân lực: xác định nhu cầu đào tạo, nội dung thực hiện công tác đào tạo, đánh giá kết quả nhân viên sau khi đào tạo: công tác đào tạo, đánh giá kết quả nhân viên sau khi đào tạo:
Sơ đồ hướng dẫn hòa nhập nhân viên mới
Lập KH cho nhân viên mới Hịa nhập vào cơng ty Hòa nhập vào Bộ phận Đào tạo Đánh giá hiệu quả cơng việc Tiếp tục phát triển kỹ năng
Hình 3.5: Mẫu kế hoạch đào tạo chi tiết
- Công tác đào tạo nguồn nhân lực hiện nay cần thay đổi và điều chỉnh rất nhiều để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty trong tƣơng lai. Để đào tạo đạt hiệu quả phải theo đúng chiến lƣợc kinh doanh của công ty trong tƣơng lai, cần đánh giá nhu cầu đào tạo bằng cách xác định hiệu quả những khoảng trống giữa các kiến thức, kỹ năng mà doanh nghiệp cần và những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên hiện có. Thu thập các thông tin để xác định những lĩnh vực mà nhân viên có thể nâng cao năng lực thực thi. Có thể sử dụng các cuộc điều tra từ nhân viên, những quan sát từ phía nhà quản lý và những nhận xét của khách hàng, thông qua các cuộc họp của công ty và việc kiểm tra để thu thập thơng tin. Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể giúp phân loại các mục tiêu trong việc thực hiện công tác xây dựng Bảng kế hoạch đào tạo hàng năm ở Biểu 3. nhằm làm rõ nhu cầu và các vấn đề liên quan đến đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên một cách cụ thể và đầy đủ. Nhƣ đã nêu ở phần mục tiêu phía trên, cần đào tạo lại cho tất cả nhân viên các kỹ năng mềm cần thiết, các nhân viên mới vào cần có chƣơng trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Các nhân viên có trình độ Trung cấp, cao đẳng phải nâng cao trình độ hơn nữa để phục vụ tốt cho yêu cầu công việc ngày càng cao.
- Công tác theo dõi và đánh giá nhân viên sau khi đào tạo là rất quan trọng, yêu cầu nhân viên phải làm báo cáo về việc ứng dụng kết quả đào tạo vào công việc nhƣ thế nào. Đồng thời, cần xây dựng chính sách đào tạo rõ ràng, yêu cầu nhân viên cam kết tiếp tục công tác sau khi đào tạo và thực hiện nghiêm túc, triệt để nhằm hạn chế tình trạng nhân viên nhảy việc sau khi đƣợc đào tạo xong. Nên lập hồ sơ đào tạo của nhân viên theo Mẫu Hồ sơ đào tạo huấn luyện cá nhân hình 3.6 cho từng nhân viên để theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên và lên kế hoạch đào tạo tiếp tục cho họ. Nếu nhân viên đào tạo xong thì cần có sự khen thƣởng và các đãi ngộ cần thiết để động viên họ ứng dụng kết quả học tập vào cho công việc và phát huy những kiến thức, kinh nghiệm đã học cho doanh nghiệp.
Hình 3.6: Mẫu Hồ sơ đào tạo, huấn luyện cá nhân
3.2.8. Lương bổng và đãi ngộ: hoàn thiện chế độ tiền lương, thưởng phạt, phúc lợi xã hội và an toàn lao động. phúc lợi xã hội và an tồn lao động.
- Về chính sách: hiện nay chính sách lƣơng cơng ty đã tƣơng đối rõ ràng và hợp lý, tuy nhiên các hệ số lƣơng theo trình độ và theo chức vụ cịn khá thấp nên có sự điều tra về mức lƣơng của các doanh nghiệp cùng ngành tại địa phƣơng và các doanh nghiệp ngồi ngành có quy mơ tƣơng tự về các vị trí cơng việc để có đƣợc thông tin về mức lƣơng chung của thị trƣờng nhằm đảm bảo việc chi trả lƣơng mang tính cạnh tranh đối với mặt bằng lƣơng chung của ngành nói riêng cũng nhƣ trên thị trƣờng lao động nói chung để có thể giữ chân lao động hiện tại và thu hút đƣợc nhân tài cho doanh nghiệp. Cần xây dựng chính sách thƣởng rõ ràng và hoàn chỉnh, trên cơ sở gắn liền kết quả và hiệu suất công việc của ngƣời lao động với các
khoản thƣởng sao cho mang tính kích thích và động viên ngƣời lao động cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Cơng ty cần công khai và thông báo rõ ràng cho ngƣời lao động về chính sách lƣơng thƣởng và phúc lợi để ngƣời lao động hiểu rõ và phấn đấu trong công việc. Việc trả lƣơng phải công bằng, khách quan và bảo mật.
- Về xét tăng lƣơng: vấn đề này cần đƣợc quy định rõ trong chính sách lƣơng thƣởng và kỷ luật của cơng ty, gắn kết các yếu tố về đánh giá nhân viên, kết quả đào tạo của nhân viên vào việc xét tăng lƣơng và đề bạt cơ hội thăng tiến đi cùng. Việc xét tăng lƣơng nhƣ hiện tại công ty đang thực hiện là khá khoa học và hợp lý, tuy nhiên cần thực hiện nghiêm túc và công bằng giữa tất cả các nhân viên, phải dựa trên kết quả công việc, năng lực cống hiến chứ không phải dựa trên mối quan hệ hoặc tình cảm cá nhân.
- Về phúc lợi xã hội: theo kết quả khảo sát cho thấy nhân viên chƣa hài lòng