6. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức phân tích tài chính
Thứ nhất, cần tách riêng bộ phận phân tích tài chính khỏi bộ phận kế toán và tổ chức thành một bộ phận độc lập và riêng biệt. Chức năng phân tích tài chính được thực hiện bởi phòng tài chính kế toán, nên để tình hình tài chính khả quan, các số liệu báo cáo có thể bị bóp méo. Đồng thời, dữ liệu từ phòng kế toán chưa đầy đủ cho việc phân tích, để việc phân tích hợp lý và có hiệu quả, nhân viên chuyên trách tài chính cần tiếp cận được dữ liệu từ các phòng ban chức năng khác. Do đó, bộ phận phân tích tài chính cần được độc lập với các phòng ban và có đủ quyền hạn trong việc tiếp cận các dữ liệu tài chính của Công ty.
Để thực hiện điều này, vấn đề nhân sự là vấn đề mấu chốt. Việc phân tích tài chính cần được thực hiện bởi một hoặc một số nhân viên có kiến thức chuyên sâu về tài chính, am hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty và thực hiện chuyên trách công tác phân tích tài chính thay vì kiêm nhiệm như hiện tại. Đội ngũ nhân viên này cũng cần được trang bị cơ sở vật chất phù hợp hỗ trợ công việc, như hệ thống máy tính và phần mềm phân tích. Định kỳ, các nhân viên phân tích cần được cử đi đào tạo, cập nhật kiến thức, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, phục vụ tốt hơn cho công việc.
Mặt khác, để bộ phận phân tích tài chính có đầy đủ nguồn tư liệu đáng tin cậy khi thực hiện phân tích, Công ty cần ban hành quy định riêng, trong đó nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận phân tích tài chính cũng như các bộ phận khác trong Công ty đối với việc cung cấp dữ liệu cần thiết theo yêu cầu. Để các dữ liệu được sử dụng đáng tin cậy, Công ty cũng cần thường xuyên thực hiện kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán, thống kê. Việc kiểm tra, kiểm soát có thể được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hay kiểm soát nội bộ của Công ty hoặc bởi một đơn vị kiểm toán độc lập.
Thứ hai, tổ chức phân tích tài chính cần được tiến hành theo trình tự khoa học và thống nhất, bao gồm các bước: chuẩn bị phân tích, thực hiện phân tích và kết thúc phân tích như sau:
- Giai đoạn chuẩn bị phân tích: bao gồm việc xây dựng chương trình (kế hoạch) phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích. Kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích (toàn bộ hoạt động tài chính hay chỉ một số vấn đề cụ thể), phạm vi phân tích (toàn đơn vị hay một vài bộ phận), thời gian tiến hành phân tích (kể cả thời gian chuẩn bị), phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và xác định hình thức hội nghị phân tích (Ban giám đốc hay toàn thể người lao động). Đặc biệt, trong kế hoạch phân tích phải xác định rõ loại hình phân tích được lựa chọn: phân tích toàn bộ hay bộ phận; phân tích dự đoán, phân tích thực hiện hay phân tích hiện hành; phân tích thường xuyên hay phân tích định kỳ.
Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm và kiểm tra tài liệu phân tích, bảo đảm yêu cầu đầy đủ, không thiếu, không thừa. Nếu thiếu, kết luận phân tích sẽ không xác đáng, nếu thừa sẽ lãng phí thời gian, công sức và chi phí. Tuỳ theo yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt phân tích cụ thểđể tiến hành thu thập, lựa chọn, xử lý tài liệu. Tài liệu phục vụ cho việc phân tích bao gồm toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị liên quan, kể cả các báo cáo kế hoạch, dự toán, định mức, các biên bản kiểm tra, xử lý có liên quan... Các tài liệu trên cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp, kiểm tra các điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.
- Giai đoạn thực hiện phân tích: được thực hiện theo trình tự: đánh giá khái quát; xác định nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến đối tượng phân tích; tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, kết luận về chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Giai đoạn kết thúc phân tích: trong giai đoạn này, nhân viên thực hiện phân tích tiến hành viết báo cáo phân tích và hoàn chỉnh hồ sơ phân tích, báo cáo kết quả phân tích cho Ban giám đốc.