CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1. Giải pháp hạn chế tình trạng nghỉ việc của nhân viên phòng FOB thuộc
3.1.2. Giải pháp cải thiện mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên
Tính cấp thiết
Đa số nhân viên khơng hài lịng về mối quan hệ với cấp trên trực tiếp của mình. Nguyên nhân là do nhân viên không nhận được sự quan tâm cũng như hỗ trợ, động viên, khuyến khích từ cấp trên, nhiều sếp khơng tin tưởng nhân viên để trao cho họ quyền quyết định và tự chủ trong công việc, dù là với những việc nhỏ nhặt. Khi có sự cố xảy ra thì thường có chỉ trích gay gắt từ cấp trên trước khi vấn đề được trình bày, giải quyết. Nhân viên thường khó có cơ hội giải thích lý do trước mà thường là nghe phàn nàn, trách mắng trước, điều này khiến khơng khí làm việc diễn ra vô cùng căng thẳng, nhân viên sẽ bị mất mặt trước các đồng nghiệp khác. Bên cạnh đó, khơng có các hoạt động giao lưu giữa các thành viên trong Phòng, giữa các Team, khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới trở lên cứng nhắc, chỉ đơn thuần về công việc, cấp trên không thật sự hiểu được tâm lý của cấp dưới. Chính vì vậy, việc cải thiện mối quan hệ giữa cấp trên với nhân viên là vơ cùng cần thiết góp phần tạo được mối quan hệ gần gũi, rút ngắn khoảng cách, mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên với nhân viên sẽ góp phần đảm bảo công việc diễn ra trơi chảy hơn, đồng thời nâng cao lịng trung thành của nhân viên với công ty.
Nội dung
Cấp trên cần phải quyết đoán, truyền cảm hứng, sẵn sàng chịu trách nhiệm cho cả thành công lẫn thành bại trong các vấn đề công việc, lắng nghe ý kiến của nhân viên khi có sự cố xảy ra để cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất nhằm hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra. Trong các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, cấp trên có thể đề nghị mỗi nhân viên đưa ra các vấn đề khó khăn mà mình đang gặp phải, như khối lượng cơng việc q tải, khách hàng gây khó dễ, hoặc bất kì lý do nào mà nhân viên cảm thấy cần được giúp đỡ để mọi người trong cuộc họp cùng đóng góp ý kiến để vấn đề được giải quyết trơi chảy hơn. Mặt khác, cấp trên cũng có thể nêu ra những khó khăn mà Phịng đang phải đối mặt để kêu gọi mọi người chung tay góp sức cùng nhau vượt qua khó khăn. Bên cạnh những
khó khăn, việc nói ra những thành tựu mà Phòng đạt được cũng khiến cho tinh thần của nhân viên phấn chấn hơn, khiến nhân viên cảm thấy ý nghĩa hơn trong việc đóng góp cơng sức của bản thân đã góp phần vào thành cơng chung của phòng. Nhân viên là người trực tiếp thực hiện và theo dõi tiến độ của các công việc hàng ngày, chính vì thế, nhân viên sẽ nắm rõ những vấn đề, khó khăn mà cơng việc của họ đang gặp phải. Ai cũng muốn được đánh giá cao và cảm thấy rằng mình góp phần quan trọng trong dự án. Đây cũng chính là mục đích của làm việc theo nhóm và nó là một phần quan trọng trong việc xây dựng nhuệ khí làm việc cho nhân viên, chính vì vậy nên cấp trên cần tạo bầu khơng khí thoải mái để nhân viên có thể trình bày, đóng góp ý kiến cũng như thỏa sức sáng tạo trong công việc, điều này cũng góp phần giúp cấp trên đưa ra các quyết định chính xác hơn giúp vấn đề được giải quyết triệt để và hiệu quả hơn.
Cấp dưới không những là cánh tay đắc lực của bạn, mà họ còn là nguồn tài nguyên phong phú. Cấp trên cần xây dựng mối quan hệ với cấp dưới bằng những cách cụ thể sau:
- Hỏi han, quan tâm mỗi nhân viên dưới cấp một cách chân thành. - Đối xử công bằng với nhân viên.
- Không nên thể hiện uy quyền và gị bó cấp dưới, bởi sự khác biệt giữa bạn và họ chỉ là thứ cấp cơng việc, cịn hai bên vẫn bình đẳng về nhân quyên.
- Cổ vũ khuyến khích cấp dưới, thường xun sử dụng ngơn từ mang ý khẳng định với công việc và năng lực của họ.
- Luôn đúng giờ khi nghe cấp dưới báo cáo công việc; lắng nghe ý kiến và phản hồi; tránh tỏ ra phàn nàn, thiếu kiên nhẫn, ngắt quãng công việc cấp dưới.
- Nếu cấp dưới liên tiếp phải tăng ca đêm, hãy chú ý đến sự an toàn và sức khỏe của họ.
- Thể hiện sự quan tâm cao độ khi cấp dưới bị ốm, căng thẳng, áp lực hoặc nghi ngờ công việc.
- Học cách biết ơn cấp dưới, động viên và khen thưởng kịp thời, đặc biệt về mặt tinh thần.
- Khơng nên than phiền trách móc liên tục năng lực cấp dưới, điều cần thiết là giúp họ nâng cao năng lực của mình.
- Người cấp trên có năng lực phải biết cách khuyến khích, cổ vũ cấp dưới và phát huy khả năng vốn có của họ.
- Ngăn chặn đàm tiếu và nói xấu cấp dưới.
- Kỹ năng phê bình cấp dưới: bắt đầu từ sự tán thưởng và sự chân thành; gián tiếp phê bình, trước khi chỉ trích hãy nói đến trách nhiệm của bạn; thay vì ra lệnh hãy dùng lời đề nghị, phê bình cơng việc chứ khơng phải con người; tuyệt đối không nhắc lại sai lầm đã phê bình và kết thúc trong sự bình đẳng, tơn trọng, hữu nghị
- Rộng lượng với cấp dưới, dùng tấm lòng chân thành biết ơn sự cống hiến của họ.
Ngoài ra, để củng cố mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên, có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa mang tính chất xây dựng đội nhóm, team building theo định kì hàng quý hoặc nửa năm một lần. Mặt khác, cấp trên cần động viên, khích lệ, ghi nhân những đóng góp của cấp dưới nhằm khiến nhân viên làm việc tốt hơn và cảm thấy gần gũi hơn với cấp trên. Đồng thời, cấp trên cần tin tưởng và trao quyền cho cấp dưới, để nhân viên có thể chứng minh được năng lực của mình một cách tốt nhất.
Lợi ích
Việc lắng nghe những khó khăn, vướng mắc trong cơng việc của nhân viên giúp cho việc giải quyết vấn đề một cách thuận lợi hơn, khơng khí làm việc giảm căng thẳng. Đồng thời việc này cũng giúp cho nhân viên nhận thấy sự quan tâm, hỗ trợ giải quyết vấn đề từ cấp trên của mình, cảm thấy được khích lệ, động viên. Bên cạnh đó, việc để cho nhân viên có thể đánh giá cấp trên trực tiếp của mình giúp cho cấp trên biết được những mặt tốt và chưa tốt của bản thân để kịp thời điều chỉnh, đồng thời khiến nhân viên cảm thấy sự công bằng tại nơi làm việc.
Những hoạt động tập thể, đội nhóm giúp mọi thành viên có thể gần gũi, thân thiết với nhau hơn bên ngồi cơng việc, từ đó tạo khơng khí làm việc thoải mái hơn. Tất cả những điều trên sẽ góp phần làm cho mối quan hệ của nhân viên và các cấp quản lý cởi mở hơn, tốt đẹp hơn và nhân viên có thể gắn bó với cơng ty, giảm ý định và quyết định nghỉ việc.