BẢN MƠ TẢ CHI TIẾT CƠNG VIỆC
I. Thơng tin về người lao động Họ và tên: TTBNHT
Chức vụ: Tổ trưởng, Thu nhập đại lý
Cấp bậc: Giám sát cấp II
Phòng ban: Phịng Quản lý Hành chính & Thu nhập Kinh doanh
Địa điểm làm việc: Tòa nhà Sunwah,115 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
Báo cáo cho: NTT – Trưởng phịng Quản lý Hành chính & Thu nhập Kinh doanh
II. Thông tin chi tiết về cơng việc
Stt Cơng việc Tiêu chí đo lường, đánh giá
1
Quản lý nhân viên Tổ Thu nhập đại lý
• Giám sát và điều phối cơng việc của các nhân viên đảm bảo hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ được giao.
• Đơn đốc và thúc đNy nhân viên thực hiện cơng việc.
• Hướng dẫn và phát triển kỹ năng cho nhân viên
Các báo cáo ln đúng hạn, chính xác và kịp thời.
Nhân viên hoàn thiện các kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn
2
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ tính tốn thu nhập đại lý
• Tổ chức cơng tác tính tốn thu nhập đại lý phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
• Thiết lập và cập nhật Quy trình tính tốn thu nhập đại lý.
• Thiết lập và cập nhật kịp thời Sổ tay thu nhập đại lý.
Đảm bảo các tính tốn phù hợp với quy định của Bộ tài chính và cơng ty
Cải thiện hiệu quả trong công việc
II. Thông tin chi tiết về công việc
Stt Cơng việc Tiêu chí đo lường, đánh giá
• Đề xuất cải tiến các quy trình và thủ tục tính tốn.
3
Kiểm tra / đối chiếu kết quả tính tốn của hệ thống đảm bảo kết quả chính xác và phù hợp với chính sách và quy định của cơng ty.
• Kiểm tra việc tính tốn hoa hồng của hệ thống đối với các sản phNm mới.
• Đưa ra các yêu cầu thay đổi hê thống đáp ứng các quy định cập nhật về thu nhập đại lý tại từng thời kỳ. Chịu trách nhiệm chính việc kiểm tra các thay đổi hê thống có đáp ứng đúng yêu cầu hay khơng.
• Kiểm tra tình hình hệ thống ghi nhận hoa hồng và khấu trừ hoa hồng đại lý phát sinh hàng ngày.
• Kiểm tra các yêu cầu điều chỉnh từ các Phịng ban khác.
• Kiểm tra / đối chiếu việc tính toán các khoản tiền thưởng, thi đua và các khoản khấu trừ.
Triển khai các chính sách mới chính xác, kịp thời và đúng tiến độ
Các báo cáo từ hệ thống và báo cáo chi trả thu nhập khơng phát sinh các sai xót
4
Thực hiện và kiểm tra các báo cáo có liên quan thu nhập đại lý:
• Báo cáo thu nhập đại lý hàng tháng. • Báo cáo thanh tốn hoa hồng giữa tháng.
• Báo cáo ước tính các khoản tiền thưởng quý và nữa năm.
• Báo cáo kết quả các chương trình thi đua.
Đảm bảo các báo cáo ln đúng hạn, chính xác và kịp thời.
Phân tích và cung cấp nhanh chóng các u cầu của các cấp quản lý
II. Thông tin chi tiết về công việc
Stt Công việc Tiêu chí đo lường, đánh giá
• Báo cáo Thuế thu nhập cá nhân của đại lý. • Báo cáo tình hình ký quỹ đại lý.
• Các báo cáo thống kê / phân tích theo yêu cầu quản lý.
5
Các cơng việc khác:
• Phối hợp với các Phòng ban khác trong việc nghiên cứu phân tích để đưa ra các chương trình thi đua.
• Kiểm tra các tài liệu của các Phịng ban khác có đề cập đến thu nhập đại lý.
• Chịu trách nhiệm chính việc trả lời các thắc mắc của đại lý và các Phòng ban liên quan về các vấn đề liên quan đến thu nhập đại lý.
• Tổ chức và giám sát công tác lưu trữ các tài liệu và báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an tồn, bảo mật.
• Thực hiện các cơng việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng / Gíam đốc Tài Chính / Tổng Giám đốc. Sự hài lòng của khách hàng nội bộ Sự tín nhiệm từ các bộ phận khác Sự hài lòng về các báo cáo của Trưởng phòng / Giám đốc Tài Chính / Tổng Giám đốc.
Chứng từ và tài liệu được lưu trữ an toàn và bảo mật.
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Bản tiêu chuNn công việc đi kèm với bản mô tả công việc. Bản tiêu chuNn công việc nêu lên được bản chất của công việc, thông tin cần thiết đào tạo huấn luyện, cơ hội thăng tiến cho nhân viên hiện tại hoặc cơ sở nghiên cứu hồ sơ ứng viên trong trường hợp tuyển dụng thay thế,… tiêu chuNn của nhân viên gồm kiến thức văn hóa/ chun mơn, ngoại ngữ, kinh nghiệm trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, kỹ năng mềm, phNm chất.
Bảng 3.4 Bản tiêu chuCn cơng việc BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC I. Thông tin về người lao động
Họ và tên: TTBNHT
Chức vụ: Tổ trưởng, Thu nhập đại lý
Cấp bậc: Giám sát cấp II
Phịng ban: Phịng Quản lý Hành chính & Thu nhập Kinh doanh
Địa điểm làm việc: Tòa nhà Sunwah,115 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Báo cáo cho: NTT – Trưởng phòng Quản lý Hành chính & Thu nhập Kinh doanh II. Thơng tin chi tiết về công việc
Stt Tiêu thức Mức độ Tiêu chuCn
1 Kiến thức văn hóa/ chun mơn
Cần thiết
Tốt nghiệp Đại học các chuyên nghành Tốn – Tin , Cơng nghệ Thông tin
Mong muốn Bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu về BHNT,…
2 Ngoại ngữ Cần thiết
Ngoại ngữ Tiếng Anh đọc, hiểu, viết tốt
Mong muốn Giao tiếp tốt 3 Tin học Cần thiết Lập trình cơ bản
Mong muốn Phấn tích thiết kế hệ thống 4 Kinh nghiệm Cần thiết 3 năm kinh nghiệm
Mong muốn Có kinh nghiệm về kế toán kiểm toán
5 Kỹ năng mềm Cần thiết
Kỹ năng lắng nghe, trình bày rõ ràng, cô động, kỹ năng đàm phán, cNn thận và tập trung
Mong muốn Kỹ năng tư vấn, thuyết phục và biết cách giúp đõ người khác
6 PhNm chất Cần thiết
Trung thực, tin thần trách nhiệm cao, kiên trì, chi tiết
Mong muốn Có đầu óc kinh doanh, (Nguồn: Tác giả đề xuất)
Thứ hai, thường xuyên đánh giá lại tính hiệu quả của việc phân cơng cơng việc, bên cạnh đó nên có sự luân chuyển cơng việc giữa các phịng ban nhằm mở rộng kiến thức nghiệp vụ liên quan, tạo sự mới mẻ hứng thú trong công việc,
khuyến khích mọi người khám phá những năng lực tiềm tàng của bản thân, khi có được sự đam mê trong cơng việc nhân viên sẽ gắn bó dài lâu với cơng ty, hơn nữa khi đó cơng ty cũng sẽ có được một nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm với kiến thức sâu rộng về chuyên môn.
Thứ ba, bảo hiểm là ngành đặc thù nên rất khó tuyển được nhân sự phù hợp và đáp ứng được ngay u cầu cơng việc. Chính vì vậy, cơng ty cần đưa ra các tiêu chuNn phù hợp cho từng vị trí để kiểm tra hoặc đánh giá cho từng vị trí cơng việc để có thể duy trì và tuyển dụng nhân sự thay thế phù hợp (Phụ lục 2: Biểu
mẫu đăng ký và đánh giá mục tiêu cá nhân) và hoàn thiện hoạt động tuyển dụng
đảm bảo đủ nguồn nhân lực chất lượng cao, cụ thể như sau:
Bảng 3.5 Kế hoạch tuyển dụng nhân sự công ty Công ty TNHH BHNT Chubb Việt Nam
KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG CÔNG TY TNHH BHNT CHUBB VIỆT NAM
Ngày … tháng … năm … Stt Vị trí tuyển dụng Phòng
ban lượng Số Lý do tuyển dụng Dự kiến mức lương Thời gian dự kiến tuyển dụng Hình thức đăng tuyển 1 Giám sát AC 1 Thay thế nghỉ việc 15 triệu đồng Tháng 5/ 2017 Tuyển dụng thơng qua nhiều hình thức trực tiếp, gián tiếp hoặc thông qua một đơn vị/doanh nghiệp khác 2 Nhân viên IT 1 Tuyển mới 6 triệu đồng Tháng 6/ 2017 Tuyển dụng thơng qua nhiều hình thức trực tiếp, gián
tiếp hoặc thông qua một đơn vị/doanh nghiệp
khác ….
Người lập Người phê duyệt
Công tác hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện định kỳ hàng quý bao gồm dự báo nhân sự và kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
+ Đối với trường hợp tuyển dụng đột xuất thì nhà quản lý chủ động gửi kế hoạch tuyển dụng kèm theo tiêu chuNn tuyển dụng cho bộ phận nhân sự và ban giám đốc trong một khoảng thời gian hợp lý (tốt nhất là trước 30 ngày)
+ Định kỳ hàng quý, phòng nhân sự kiểm tra việc lập kế hoạch nhân sự của các bộ phận để kịp thời nắm bắt thông tin nhu cầu tuyển dụng, nhanh chóng đưa ra kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận.
Công ty nên phát huy kênh tuyển dụng nội bộ, thông qua việc thuyên chuyển nội bộ để tạo cơ hội phát triển cho nhân viên.
Phòng nhân sự kết hợp với các phịng ban có liên quan tiến hành đánh giá hiệu quả của tuyển dụng
Bảng 3.6 Các chỉ số đánh giá hoạt động tuyển dụng
Stt Tiêu chí Nội dung Ý nghĩa
các chỉ số
1 Chi phí tuyển dụng
- Chi phí tuyển dụng ứng với mỗi vị trí, mỗi kênh tuyển dụng
+ So sánh các chỉ số theo thời gian để đánh giá, năng suất, hiệu quả tuyển dụng.
+ So sánh với các đối thủ trong ngành để tính cạnh tranh trong việc thu hút tài chính.
2 Thời gian tuyển dụng
- Thời gian tuyển dụng trung bình của mỗi vị trí.
3 Nguồn tuyển dụng
- Tỷ lệ số đơn xin việc của mỗi kênh tuyển dụng.
- Hệ số tương quan của nguồn tuyển dụng nội bộ và bên ngoài.
4
Chỉ số chọn lựa trong tuyển dụng
- Số lượng đơn xin việc nhận được
- Số lượng ứng viên được mời phỏng vấn so với tổng đơn xin việc.
Stt Tiêu chí Nội dung các chỉ số Ý nghĩa
dụng trên số lượng ứng viên được mời phóng vấn. 5 Chỉ số hiệu quả của hoạt động tuyển dụng - Tỷ lệ % tuyển dụng thực tế so với kế hoạch tuyển dụng. - Tỷ lệ % nhân viên thử việc đáp
ứng điều kiện trở thành nhân viên chính thức
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.3.2 Tiền lương
Tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên có gắn bó lâu dài với cơng ty hay khơng. Chính vì vậy, ngồi chính sách tiền lương duy trì như hiện tại, Cơng ty TNHH BHNT Chubb Việt Nam cần đưa ra thêm một số tiêu chí để tạo nên sự khác biệt đối với các đối thủ trong cùng ngành và các cơng ty khác để duy trì và thu hút nguồn nhân sự chất lượng cao.
Thứ nhất, phòng nhân sự nghiên cứu mức lương cơ bản của thị trường hiện nay và mức lương từ các công ty đối thủ cùng ngành. Sau đó, căn cứ vào quỹ lương hiện tại của công ty, tiến hành xây dựng và cập nhật hệ thống lương phù hợp để có thể duy trì và thu hút nhân sự giỏi gắn bó với cơng ty. Ngồi ra, khi tuyển dụng chỉ dựa vào kết quả phỏng vấn ban đầu là chưa đủ để đánh giá chính xác nhân viên đó phù hợp với mức lương nào trong thang lương có sẵn. Thông thường năng lực và kết quả làm việc của nhân viên chỉ được thể hiện sau thời gian làm việc ít nhất 1 năm đối với nhân viên nghiệp vụ hoặc từ 2 năm đối với cấp quản lý mới đủ thời gian để kết luận được mức lương phù hợp. Mức lương của nhân sự giỏi cần được xem xét điều chỉnh kịp thời và có tính cạnh tranh, hợp lý với thị trường.
Thứ hai, xây dựng quy chế trả lương gắn với kết quả làm việc của nhân viên. Công ty cần đưa ra các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc cho từng vị
trí một cách cụ thể, rõ ràng và thơng báo cho tồn thể nhân viên. Mục đích là hàng năm khi xét tăng lương và thăng cấp, các trưởng bộ phận, phòng ban sẽ căn cứ vào những tiêu chí đã đưa ra cùng với những bằng chứng nhân viên đã đạt được trong quá trình làm việc để có những đánh giá chính xác về năng lực làm việc của nhân viên, từ đó có những đề xuất mức tăng lương hợp lý đối với những nhân viên hoàn thành tốt công việc và cắt giảm bớt những nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ hoặc làm việc không hiệu quả. Đề nghị của tác giả về bảng tiêu chuNn đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Bảng 3.7 Tiêu chuCn đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
Stt Các tiêu chuCn
Điểm
Nhận xét Nhân viên tự đánh
giá Cấp trên trực tiếp đánh giá
1 Khối lượng công việc 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 2 Chất lượng công việc 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
3 Kỹ năng cá nhân 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
4 Tinh thần trách nhiệm 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 5 Thái độ với công việc 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Tinh thần hợp tác 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 7 Sáng kiến và tiết kiệm 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 8 Kinh nghiệm công tác 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
9 Sức khỏe 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
10 Khả năng thích ứng 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 11 Tinh thần học hỏi 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 12 Tuân thủ quy định công ty 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 13 Cách sắp xếp công việc 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 14 Đáng tin cậy và triển vọng 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
TỔNG ĐIỂM
Hệ số hiệu quả công việc căn cứ vào các tiêu chuNn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên so với công việc được giao, bao gồm 14 tiêu chuNn. Mỗi tiêu chuNn được đánh giá với mức độ quan trọng từ thấp đến cao và chia thành 5 mức độ: Yếu kém, trung bình, khá, tốt và xuất sắc. Số điểm tương ứng cho mỗi mức độ là:
Mức độ Yếu kém Trung bình Khá Tốt Xuất sắc
Điểm 1 2 3 4 5
- Yếu kém: Không đáp ứng được u cầu cơng việc
- Trung bình: Thỉnh thoảng đáp ứng được yêu cầu công việc
- Khá: Đáp ứng được u cầu cơng việc khi có sự hướng dẫn giám sát
- Tốt: Thường xuyên đáp ứng được yêu cầu công việc với sự gọi ý của cấp quản lý
- Xuất sắc: Đạt được những thành tích nổi bật, vượt yêu cầu công việc, được đánh giá cao.
Thứ ba, những trường hợp nhân viên đảm nhận thêm cơng việc cho những vị trí đang thiếu cần được trả thêm phụ cấp trách nhiệm cho phần việc tăng thêm. Điều này giúp nhân viên chủ động làm việc hơn và có trách nhiệm hơn đối với các công việc kiêm nhiệm, những nhân viên có thành tích xuất sắc cần ghi nhận tăng lương hoặc khen thưởng kịp thời thay vì xét tăng lương một năm một lần, điều này nhằm khuyến khích nhân viên làm việc tích cực hơn. Ngồi ra, phịng nhân sự nên thường xuyên trao đổi với trưởng các bộ phận có liên quan để nắm được tình hình thay đổi cơng việc của từng vị trí từ đó có sự điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
Thứ tư, do Công ty thuộc ngành dịch vụ đặc thù, sản phNm vơ hình, uy tín là hàng đầu, lấy khách hàng làm trọng tâm do đó cần xây dựng các chỉ tiêu đánh giá xét thưởng rõ ràng cụ thể gắn liền với lợi ích của khách hàng và công ty, thể hiện một cách công bằng, công tâm để nhân viên thấy được có động lực phấn đấu. Hơn nữa với cơng việc tính chất đặc thù của ngành bảo hiểm để có thể duy trì đội ngũ chất lượng cao và cạnh tranh với thị trường tác giả đề xuất xác định
mức thưởng dành cho nhân viên và cấp quản lý hàng năm dựa trên các chỉ tiêu của công ty (doanh thu, sự tăng trưởng, duy trì khách hàng,…), đánh giá kết quả thực hiện công việc, chuyên cần và theo vị trí chức danh của nhân viên, cấp quản lý và được xác định theo công thức như sau:
Mức thưởng nhân viên = (% chỉ tiêu công ty đạt được * tỷ lệ thưởng dựa
trên đánh giá cuối năm * tỷ lệ thưởng theo chức danh * tỷ lệ ngày làm việc thực tế trong năm) * Mức lương cơ bản của người lao động.
Trong đó:
(i) % chỉ tiêu cơng ty đạt được: thực tế công ty đạt được so với kế hoạch năm của công ty
(ii) Tỷ lệ thưởng dựa trên đánh giá cuối năm được xác định tại bảng 3.8