7 Kết cấu đề tài
3.3 Các giải pháp cụ thể
3.3.1 Giải pháp về hoàn thiện về chế độ kế toán
3.3.1.1 Về hệ thống chứng từ kế toán:
Thứ nhất: Hầu hết các DN nông nghiệp được khảo sát ở Quảng Ngãi chỉ sử
dụng hệ thống chứng từ và các biểu mẫu chứng từ được quy định chung theo hướng dẫn của BTC. Tuy hiện nay, hệ thống chứng từ này đã đủ đáp ứng cho mục đích kế tốn tài chính của DN. Nhưng nó chưa đáp ứng được cho mục đích kế tốn quản trị. Để giúp cho việc tập hợp số liệu kế tốn, xử lý thơng tin cho từng đối tượng tính giá thành được chính xác hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn, DN nên cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào các biểu mẫu quy định sẵn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của DN và làm cơ sở cho quá trình quản trị nội bộ của DN. Đồng thời DN cũng có thể xây dựng thêm một số biểu mẫu chứng từ mới phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị như: Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN,..
Thứ 2: Phần lớn các DN nông nghiệp được khảo sát trên địa bàn tỉnh Quảng
Ngãi đều không xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Đây là hạn chế rất lớn của DN. Do đó, các DN cần thiết phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phải được lập
bằng văn bản. Các bước cần thực hiện có thể được mô tả dưới dạng sơ đồ, lưu đồ để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán tuân theo các bước sau:
Bước 1: Xác định chu trình kinh doanh (doanh thu, chi phí, tài chính,..) và các bộ phận có liên quan.
Mỗi hoạt động, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể của DN gắn liền với từng bộ phận cụ thể ( bán hàng, thu tiền, xuất nguyên vật liệu,...). DN cần xác định rõ điểm đầu và điểm cuối của quá trình này cũng như những bộ phận liên quan nhằm tránh tình trạng chứng từ kế tốn đi lịng vịng hoặc đi sai.
Bước 2: Liệt kê các chứng từ kế toán sử dụng: Tên chứng từ, nội dung chứng từ, nơi lập, nơi xét duyệt, số liên chứng từ cần thiết,....
Bước 3: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ:
Xác định con đường đi của các chứng từ kế toán qua các bộ phận có liên quan: Ai lập chứng từ? Ai ký duyệt? Các liên chứng từ được các bộ phận lưu giữ và trả về phịng kế tốn? Thời gian chứng từ luân chuyển tại các bộ phận. Có thể cụ thể quy trình bằng sơ đồ hoặc lưu đồ luân chuyển.
Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật
Thứ 3: Đối với những khoản chi phí phát sinh nhưng khơng có hố đơn như
hàng hố nơng sản do nông dân trực tiếp sản xuất và bán cho DN, DN cần chú ý lập hồ sơ và chứng từ theo quy định để tránh trường hợp bỏ sót chi phí, gây ảnh hưởng lợi ích của DN. Bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao hàng hoá, bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào khơng có hố đơn.
3.3.1.2 Về hệ thống tài khoản kế tốn:
Hiện tại, các DN nơng nghiệp được khảo sát đã vận dụng hệ thống TK tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản này chỉ mới đáp ứng được nhu cầu kế tốn tài chính. Cịn hầu như chưa nhằm mục đích phục vụ cho kế tốn quản trị. Do đó, để nâng cao hiệu quả cũng như tốc độ của việc cung cấp thơng tin kế tốn, cần thiết các DN phải xây dựng tài khoản kế tốn theo hướng đảm bảo tích hợp được hệ thống kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
trên cơ sở tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định của Bộ tài chính. Chẳng hạn, DN sản xuất nhiều loại sản phẩm, khi ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết TK 621 ra thành các TK cấp 3: TK 6211 - tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho sản phẩm A, TK 6212 - tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho sản phẩm B, tương tự chi tiết TK 154, TK 511,…cho 2 sản phẩm để hỗ trợ DN trong việc phân tích giá thành, lợi nhuận của từng sản phẩm,....
Đặc biệt, khi xây dựng hệ thống TK, DN cần xem xét việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong cơng tác kế tốn của DN. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải có khả năng tổng hợp và phân loại thơng tin, có khả năng áp dụng trên máy vi tính và phần mềm kế tốn. Đặc biệt, hiện nay nhiều phần mềm kế tốn đã có sự tích hợp hai chức năng kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, do đó DN cần tìm hiểu, đánh giá, lựa chọn phần mềm kế tốn thích hợp và xây dựng hệ thống TK phù hợp với DN.
3.3.1.3 Về hệ thống báo cáo kế tốn:
Thơng tin kế toán là mục tiêu quan trọng nhất của báo cáo kế tốn tại DN. Và nó vơ cùng quan trọng đối với các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay, các DN trồng trọt ở Quảng Ngãi hầu như chỉ chú trọng vào hệ thống báo cáo tài chính với mục đích để nộp cho cơ quan thuế. Cịn hệ thống cáo cáo quản trị ít được các DN coi trọng, thậm chí có một số DN gần như phớt lờ tầm quan trọng của báo cáo quản trị. Toàn bộ các qyết định kinh doanh đều dựa vào cảm tính và kỹ năng. Chính vì vậy đã làm cho tính hữu ích của thơng tin kế tốn bị ảnh hưởng đáng kể. Do đó, để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn và nâng cao tính hữu ích của thơng tin kế tốn, DN cần chú trọng đến tầm quan trọng của hệ thống báo cáo quản trị bằng các hành động cụ thể sau:
- Thay đổi cách nhìn nhận và tư duy: Phải nhận thức được tầm quan trọng của
hệ thống báo cáo kế tốn quản trị. Đây khơng chỉ là thủ tục, nó cịn là cơ sở quan trọng cho quá trình điều hành hoạt động, kiểm soát và hỗ trợ cho nhà quản trị ra quyết định hiệu quả.
- Tuỳ vào nhu cầu quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh cụ thể của DN, tiến hành xây dựng danh mục hệ thống báo cáo quản trị và mẫu biểu báo cáo. Khơng có quy định cụ thể nào cho việc xây dựng và lập mẫu biểu này, DN cần xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị một cách khoa học, phù hợp và đảm bảo chức năng cung cấp thơng tin, hỗ trợ cho q trình ra quyết định của nhà quản trị. Đối với các DN nông nghiệp nhỏ được khảo sát, danh mục báo cáo quản trị cũng nên xây dựng đơn giản và phù hợp với trình độ quản lý, kế toán tại DN, Các báo cáo cần thiết bao gồm: Các báo cáo dự tốn: Dự tốn chi phí, dự tốn sản xuất, dự tốn tiêu thụ, dự tốn tồn kho,…. Các báo cáo phân tích: Báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo phân tích biến động chi phí, báo cáo tiêu thụ, báo cáo nợ phải thu,…
3.3.2 Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán:
- Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp: Vì quy mơ DN nhỏ và tổ chức sản xuất kinh doanh đơn giản, chi phí khơng q phức tạp nên mơ hình phù hợp với cơng ty là mơ hình kết hợp cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Kế toán viên theo dõi phần hành nào thì sẽ đảm nhận ln kế tốn tài chính và kế tốn quản trị của phần hành đó. Kế tốn tổng hợp, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho các báo cáo.
- Điểm tồn tại lớn của các DN được khảo sát là số lượng nhân viên kế toán trong các DN ít và kế tốn phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, khơng có bảng phân cơng cơng việc cụ thể, gây ra rất nhiều nguy cơ sai sót và q tải trong cơng việc cũng như hệ luỵ về chất lượng kế tốn. Chính vì thế, DN nên xác định các phần hành cụ thể và số lượng nhân viên kế toán cho từng phần hành, xây dựng bảng mô tả công việc cho từng phần hành. Kế toán trưởng phải lập kế hoạch luân chuyển công việc giữa các nhân viên kế toán nhằm giúp nhân viên kế tốn nâng cao tay nghề, có thể hỗ trợ lẫn nhau khi có biến động về nhân sự. Riêng đối với các cơng ty có quy mơ sản xuất nhỏ, DN nên th kế tốn chuyên nghiệp từ bên ngoài để thực hiện cơng tác kế tốn. Vừa đảm bảo được u cầu của tổ chức cơng tác kế tốn, vừa có thể tiết kiệm được chi phí cho DN. Tuy nhiên, DN này cũng nên bố trí người làm
cơng tác nhập, xuất chứng từ và lưu trữ hồ sơ cũng như làm việc định kỳ với kế tốn chun nghiệp.
- Bên cạnh đó, DN cần phát huy lợi thế là đa số đội ngũ kế toán tại DN đã được
qua đào tạo chuyên nghiệp, có thể nâng cao được trình độ chun mơn nếu được DN quan tâm. Chính vì vậy, bên cạnh việc trang bị máy tính có kết nối internet cho các nhân viên kế tốn tự tìm hiểu cập nhập kiến thức mới như hiện tại, DN nên kết hợp các biện pháp: Đặt mua thường kỳ các tạp chí sách báo chuyên ngành, tạo điều kiện cho nhân viên đi học các khoá ngắn hạn về cập nhập các chính sách mới, phân tích báo cáo tài chính, tổ chức kế tốn quản trị…để nâng cao trình độ và hiệu quả công việc của đội ngũ kế tốn.
3.3.3 Giải pháp về hồn thiện tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho cơng tác kế tốn và cung cấp thơng tin kế tốn:
Ưu điểm của các DN được khảo sát là dù hầu như quy mô các DN đều nhỏ và tổ chức bộ máy quản lý tương đối đơn giản nhưng tất cả các DN đều có trang bị các trang thiết bị để phục vụ công tác quản lý và cơng tác kế tốn. Mặc dù các trang thiết bị này còn hạn chế ở về chủng loại và số lượng (máy vi tính có kết nối internet, máy in, máy fax,…) nhưng đã góp phần giúp cho q trình quản lý, thu thập và xử lý thơng tin ở DN trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để có thể nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị thì DN nên chú trọng đến kế hoạch nâng cấp và bảo trì các trang thiết bị. Đồng thời có kế hoạch sử dụng cụ thể và có phương án thay thế những thiết bị đã quá cũ.
Tuy nhiên, phần mềm kế tốn là cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho người làm kế tốn trong q trình ghi chép, xử lý số liệu và cũng cấp thơng tin kế tốn nhưng chỉ có 77% DN được khảo sát cho biết là phần mềm kế tốn hữu ích với họ và đang sử dụng. Do vậy, để nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và cung cấp thơng tin kế tốn, các DN nên chú trọng đầu tư sử dụng phần mềm kế toán trong thời gian tới.
- Đối với những DN chưa sử dụng phần mềm kế toán: Dựa vào tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh cụ thể của DN cũng như điều kiện chi phí, các thơng tin cụ thể về: Hệ thống, chính sách kế tốn, các mẫu biểu,… để đưa ra các
yêu cầu cho phần mềm mới, trao đổi với nhà cung cấp trước khi lựa chọn phần mềm. Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp, cần tiến hành đào tạo nhân viên kế tốn sao cho họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với cơng tác kế tốn.
- Đối với những DN đã sử dụng phần mềm kế toán: DN cần tiến hành khảo sát
đánh giá lại hiệu quả của phần mềm đang sử dụng, so sánh giữa yêu cầu của DN với mức độ đáp ứng của phần mềm. Tiến hành nâng cấp, yêu cầu điều chỉnh phần mềm nếu cần thiết. Riêng đối với những DN khơng hài lịng với những phần mềm kế toán hiện tại, DN cần tìm ra được nguyên nhân và trao đổi với nhà cung cấp. Nếu không thể thay đổi và khắc phục sớm tìm ra 1 phần mềm mới phù hợp hơn để thay thế. Tuy nhiên, trước khi thay đổi, DN cần phải có những biện pháp bảo vệ, sao lưu và khôi phục dữ liệu phù hợp.
Một trong những điểm yếu của các DN được khảo sát là hầu hết các DN khơng có biện pháp để phục hồi lại tài liệu kế toán như: Sao chụp, xác nhận lại, lập lại,.. trong trường hợp phát hiện tài liệu kế tốn bị mất hoặc bị huỷ hoại. Chính vì vậy, việc cần thiết là DN phải xây dựng ngay các biện pháp này. DN phải lưu trữ và cập nhập số liệu thường xuyên để tránh mất mát số liệu. Có hệ thống sao lưu dự phịng
Khi sử dụng phần mềm kế toán, DN cần phân quyền chức năng truy cập nhằm kiểm soát được đối tượng sử dụng, sửa chữa và bảo vệ được an toàn dữ liệu, bảo mật được thông tin.
3.3.4 Giải pháp về hồn thiện tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong DN:
Hoạt động phân tích kinh tế là hoạt động vô cùng quan trọng đối với DN, giúp DN thấy được những ưu điểm, nhược điểm cũng như nguyên nhân của nó trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Đồng thời cho DN thấy được những thế mạnh, phát huy những khả năng tiềm tàng của DN. Tuy nhiên, các DN được khảo sát cho thấy hoạt động phân tích kinh tế vẫn chưa được chú trọng đúng mức và vẫn còn nhiều tồn tại. DN vẫn quyết định sản xuất kinh doanh theo cảm tính và kinh nghiệm. Do đó, để nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, DN cần
đưa ra các quyết định dựa trên những kết luận phân tích từ kết quả có thể chứng minh được, cụ thể như sau:
- Thay đổi quan điểm về căn cứ đưa ra quyết định kinh doanh: Nhà quản trị phải nhận thức được những rủi ro và hạn chế khi đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh dựa trên cảm tính và kinh nghiệm, cũng như tầm quan trọng của việc phân tích các hoạt động kinh tế của DN. Các quyết định dựa trên những kết luận được phân tích, tổng hợp từ quá trình thu thập, xử lý số liệu và thông tin, đối chiếu so sánh giữa các kết quả trong quá khứ, cũng như những dự toán kế hoạch tương lai sẽ mang lại cho DN những cơ sở vững chắc, hỗ trợ cho nhà quản trị ra các quyết định hiệu quả.
- Tuyển dụng đội ngũ nhân viên kế tốn có khả năng thực hiện phân tích kinh tế, sử dụng hiệu quả thông tin được cung cấp từ các hệ thống báo cáo của DN, kết hợp giữa các thơng tin trên cả báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo kế tốn quản trị cho hoạt động kinh tế.
- Giám đốc giao nhiệm vụ phân tích hoạt động kinh tế cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện nó. Phối hợp với các bộ phận liên quan, các phòng ban để thực hiện. Đặc biệt, kế tốn trưởng phải có khả năng phân tích BCTC (Đánh giá hiệu quả hoạt động: Số vịng quay hàng tồn kho, số vòng quay tài sản,.. Đánh giá khả năng sinh lợi, khả năng thanh toán,…)
Đối với những DN nơng nghiệp có quy mơ nhỏ, đơn giản, việc phân tích kinh tế cũng phải được thực hiện, tối thiểu phải được thực hiện trên các chỉ tiêu về kinh doanh của DN như: Giá thành, doanh thu, lợi nhuận.
3.3.5 Giải pháp về hoàn thiện kiểm tra kế toán:
Các DN được khảo sát cho thấy một thực trạng là cơng tác kiểm tra kế tốn có diễn ra tại các DN nơng nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi nhưng vẫn chưa được