7 Kết cấu đề tài
3.3 Các giải pháp cụ thể
3.3.2 Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Xây dựng bộ máy kế tốn phù hợp: Vì quy mơ DN nhỏ và tổ chức sản xuất kinh doanh đơn giản, chi phí khơng q phức tạp nên mơ hình phù hợp với cơng ty là mơ hình kết hợp cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Kế tốn viên theo dõi phần hành nào thì sẽ đảm nhận ln kế tốn tài chính và kế tốn quản trị của phần hành đó. Kế tốn tổng hợp, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho các báo cáo.
- Điểm tồn tại lớn của các DN được khảo sát là số lượng nhân viên kế tốn trong các DN ít và kế toán phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, khơng có bảng phân công công việc cụ thể, gây ra rất nhiều nguy cơ sai sót và q tải trong cơng việc cũng như hệ luỵ về chất lượng kế tốn. Chính vì thế, DN nên xác định các phần hành cụ thể và số lượng nhân viên kế tốn cho từng phần hành, xây dựng bảng mơ tả công việc cho từng phần hành. Kế toán trưởng phải lập kế hoạch luân chuyển công việc giữa các nhân viên kế toán nhằm giúp nhân viên kế toán nâng cao tay nghề, có thể hỗ trợ lẫn nhau khi có biến động về nhân sự. Riêng đối với các cơng ty có quy mơ sản xuất nhỏ, DN nên th kế tốn chuyên nghiệp từ bên ngoài để thực hiện cơng tác kế tốn. Vừa đảm bảo được u cầu của tổ chức cơng tác kế tốn, vừa có thể tiết kiệm được chi phí cho DN. Tuy nhiên, DN này cũng nên bố trí người làm
cơng tác nhập, xuất chứng từ và lưu trữ hồ sơ cũng như làm việc định kỳ với kế toán chuyên nghiệp.
- Bên cạnh đó, DN cần phát huy lợi thế là đa số đội ngũ kế toán tại DN đã được
qua đào tạo chuyên nghiệp, có thể nâng cao được trình độ chun mơn nếu được DN quan tâm. Chính vì vậy, bên cạnh việc trang bị máy tính có kết nối internet cho các nhân viên kế tốn tự tìm hiểu cập nhập kiến thức mới như hiện tại, DN nên kết hợp các biện pháp: Đặt mua thường kỳ các tạp chí sách báo chuyên ngành, tạo điều kiện cho nhân viên đi học các khố ngắn hạn về cập nhập các chính sách mới, phân tích báo cáo tài chính, tổ chức kế tốn quản trị…để nâng cao trình độ và hiệu quả cơng việc của đội ngũ kế tốn.
3.3.3 Giải pháp về hoàn thiện tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho cơng tác kế tốn và cung cấp thơng tin kế tốn:
Ưu điểm của các DN được khảo sát là dù hầu như quy mô các DN đều nhỏ và tổ chức bộ máy quản lý tương đối đơn giản nhưng tất cả các DN đều có trang bị các trang thiết bị để phục vụ công tác quản lý và cơng tác kế tốn. Mặc dù các trang thiết bị này còn hạn chế ở về chủng loại và số lượng (máy vi tính có kết nối internet, máy in, máy fax,…) nhưng đã góp phần giúp cho q trình quản lý, thu thập và xử lý thơng tin ở DN trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để có thể nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị thì DN nên chú trọng đến kế hoạch nâng cấp và bảo trì các trang thiết bị. Đồng thời có kế hoạch sử dụng cụ thể và có phương án thay thế những thiết bị đã quá cũ.
Tuy nhiên, phần mềm kế tốn là cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho người làm kế toán trong quá trình ghi chép, xử lý số liệu và cũng cấp thơng tin kế tốn nhưng chỉ có 77% DN được khảo sát cho biết là phần mềm kế tốn hữu ích với họ và đang sử dụng. Do vậy, để nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và cung cấp thơng tin kế tốn, các DN nên chú trọng đầu tư sử dụng phần mềm kế toán trong thời gian tới.
- Đối với những DN chưa sử dụng phần mềm kế toán: Dựa vào tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh cụ thể của DN cũng như điều kiện chi phí, các thơng tin cụ thể về: Hệ thống, chính sách kế tốn, các mẫu biểu,… để đưa ra các
yêu cầu cho phần mềm mới, trao đổi với nhà cung cấp trước khi lựa chọn phần mềm. Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp, cần tiến hành đào tạo nhân viên kế tốn sao cho họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với cơng tác kế tốn.
- Đối với những DN đã sử dụng phần mềm kế toán: DN cần tiến hành khảo sát
đánh giá lại hiệu quả của phần mềm đang sử dụng, so sánh giữa yêu cầu của DN với mức độ đáp ứng của phần mềm. Tiến hành nâng cấp, yêu cầu điều chỉnh phần mềm nếu cần thiết. Riêng đối với những DN khơng hài lịng với những phần mềm kế tốn hiện tại, DN cần tìm ra được nguyên nhân và trao đổi với nhà cung cấp. Nếu không thể thay đổi và khắc phục sớm tìm ra 1 phần mềm mới phù hợp hơn để thay thế. Tuy nhiên, trước khi thay đổi, DN cần phải có những biện pháp bảo vệ, sao lưu và khôi phục dữ liệu phù hợp.
Một trong những điểm yếu của các DN được khảo sát là hầu hết các DN khơng có biện pháp để phục hồi lại tài liệu kế toán như: Sao chụp, xác nhận lại, lập lại,.. trong trường hợp phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. Chính vì vậy, việc cần thiết là DN phải xây dựng ngay các biện pháp này. DN phải lưu trữ và cập nhập số liệu thường xuyên để tránh mất mát số liệu. Có hệ thống sao lưu dự phòng
Khi sử dụng phần mềm kế toán, DN cần phân quyền chức năng truy cập nhằm kiểm soát được đối tượng sử dụng, sửa chữa và bảo vệ được an toàn dữ liệu, bảo mật được thông tin.
3.3.4 Giải pháp về hồn thiện tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong DN:
Hoạt động phân tích kinh tế là hoạt động vô cùng quan trọng đối với DN, giúp DN thấy được những ưu điểm, nhược điểm cũng như ngun nhân của nó trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Đồng thời cho DN thấy được những thế mạnh, phát huy những khả năng tiềm tàng của DN. Tuy nhiên, các DN được khảo sát cho thấy hoạt động phân tích kinh tế vẫn chưa được chú trọng đúng mức và vẫn còn nhiều tồn tại. DN vẫn quyết định sản xuất kinh doanh theo cảm tính và kinh nghiệm. Do đó, để nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, DN cần
đưa ra các quyết định dựa trên những kết luận phân tích từ kết quả có thể chứng minh được, cụ thể như sau:
- Thay đổi quan điểm về căn cứ đưa ra quyết định kinh doanh: Nhà quản trị phải nhận thức được những rủi ro và hạn chế khi đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh dựa trên cảm tính và kinh nghiệm, cũng như tầm quan trọng của việc phân tích các hoạt động kinh tế của DN. Các quyết định dựa trên những kết luận được phân tích, tổng hợp từ quá trình thu thập, xử lý số liệu và thông tin, đối chiếu so sánh giữa các kết quả trong quá khứ, cũng như những dự toán kế hoạch tương lai sẽ mang lại cho DN những cơ sở vững chắc, hỗ trợ cho nhà quản trị ra các quyết định hiệu quả.
- Tuyển dụng đội ngũ nhân viên kế tốn có khả năng thực hiện phân tích kinh tế, sử dụng hiệu quả thông tin được cung cấp từ các hệ thống báo cáo của DN, kết hợp giữa các thơng tin trên cả báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo kế tốn quản trị cho hoạt động kinh tế.
- Giám đốc giao nhiệm vụ phân tích hoạt động kinh tế cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện nó. Phối hợp với các bộ phận liên quan, các phòng ban để thực hiện. Đặc biệt, kế tốn trưởng phải có khả năng phân tích BCTC (Đánh giá hiệu quả hoạt động: Số vòng quay hàng tồn kho, số vòng quay tài sản,.. Đánh giá khả năng sinh lợi, khả năng thanh tốn,…)
Đối với những DN nơng nghiệp có quy mơ nhỏ, đơn giản, việc phân tích kinh tế cũng phải được thực hiện, tối thiểu phải được thực hiện trên các chỉ tiêu về kinh doanh của DN như: Giá thành, doanh thu, lợi nhuận.
3.3.5 Giải pháp về hồn thiện kiểm tra kế tốn:
Các DN được khảo sát cho thấy một thực trạng là cơng tác kiểm tra kế tốn có diễn ra tại các DN nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi nhưng vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Công tác kiểm tra kế toán thường chỉ do kế toán trưởng hoặc người đảm nhận kế toán phụ trách, với bản chất thật sự là tự rà sốt lại q trình ghi chép và định khoản kế tốn của mình: Kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này ghi sổ, đối soát số liệu giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán, giữa sổ sách
và báo cáo thuế,…. Còn các nội dung cịn lại như kế tốn TSCĐ, vật tư, hàng hố, cơng cụ dụng cụ,….ít được DN chú trọng đến. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn và cung cấp thông tin, DN cần lập bộ phận kiểm tra kế toán độc lập với bộ phận kế tốn và xây dựng quy trình kiểm tra kế tốn.
Đối với cuộc kiểm tra nội bộ DN, DN nên thực hiện đầy đủ các bước sau:
- Xây dựng những quy trình kiểm tra cụ thể, hợp lý, khoa học đảm bảo yêu cầu:
Nghiêm túc, trung thực, khách quan
- Thành lập tổ kiểm tra trước khi kiểm tra
- Tổ chức tốt công tác kiểm tra về nội dung kiểm tra, hình thức kiểm tra và quy
mơ kiểm tra
- Lập báo cáo kiểm tra và đưa ra được ưu điểm tồn tại và hướng khắc phục
Tuy nhiên, Các DN nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi hầu như là các DN nhỏ. Nên để tiết kiệm chi phí, DN có thể th kiểm tốn bên ngồi thực hiện cơng việc này khi DN có yêu cầu hoặc định kỳ chẳng hạn 1 năm 1 lần,….
- Bên cạnh đó, DN cần thiết là phải đẩy mạnh xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ cho DN. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp các DN đạt được các mục tiêu như: Tuân thủ các luật lệ, quy định được áp dụng, hiệu quả hoạt động và lợi nhuận, an toàn tài sản và độ tin cậy của báo cáo tài chính.
3.3.6 Giải pháp về hồn thiện một số nội dung kế tốn: 3.3.6.1 Về quản lý và trích khấu hao TSCĐ:
Đối với các cơng ty nơng nghiệp_trồng trọt thì loại TSCĐ đặc biệt và có tỷ trọng lớn là TSCĐ sinh học. Đây là những cá thể sống và giá trị thay đổi theo thời gian do sự phát sinh, phát triển của chúng cũng như biến động giá cả trên thị trường. Chính vì vậy, với cách phản ánh giá trị theo giá trị ban đầu của các khoản chi phí bỏ ra mà khơng tiến hành đánh giá lại giá trị của chúng là chưa phù hợp và chưa thể đáp ứng được u cầu thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. DN cần xem xét xác định lại giá trị của chúng theo giá thị trường nhằm làm cho quá trình theo dõi phù hợp hơn. Cụ thể như đối với TSCĐ là vườn cây lâu năm: DN nên xem xét điều kiện cụ thể mà định kỳ 3 năm, 5 năm một lần tiến hành đánh giá lại giá trị của TSCĐ.
Khoản chênh lệch giữa giá trị hợp lý và giá trị còn lại sẽ được ghi nhận vào TK 412 và căn cứ vào số năm của kỳ điều chỉnh để phân bổ vào lãi kinh doanh hàng năm.
Các DN trồng trọt trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi chủ yếu dùng phương pháp đường thẳng để trích khấu hao TSCĐ và thời gian trích khấu hao thường theo số năm sống dự đoán là chưa phản ánh được giá trị thực tế của tài sản cũng như sự hài hồ giữa lợi ích và chi phí trong kỳ.
Chẳng hạn đối với tài sản sinh học là vườn cây cao su, thời gian cho sản phẩm dự đoán là 15 năm, nhưng số lượng và chất lượng sản phẩm là mủ cao su sẽ có biến động qua các năm, phụ thuộc vào nhiều yếu tố: độ tuổi của cây, chế độ chăm sóc, khí hậu, thời tiết,… Cây càng già tuổi thì mủ sẽ cho nhiều hơn cây non. Nhưng chi phí qua các năm lại không tỷ lệ thuận với sản phẩm thu được, giai đoạn đầu DN phải bỏ ra rất nhiều chi phí nhưng sản phẩm thu về lại ít hơn giai đoạn sau. Nên việc DN trích chi phí khấu hao như nhau qua các năm sẽ phản ánh khơng chính xác chi phí của năm tài chính cũng như sự hài hồ giữa lợi ích và chi phí của DN.
Chính vì vậy, bên cạnh việc tn thủ các quy định về quản lý và trích khấu hao TSCĐ, DN nên dựa vào đặc thù sản xuất kinh doanh thực tế của DN mà lựa chọn áp dụng cách tính khấu hao phù hợp (ví dụ: Chọn phương pháp khấu hao nhanh hoặc theo số lượng, khối lượng sản phẩm,… thay cho phương pháp khấu hao đơn giản như hiện nay). Đồng thời, DN cũng phải chú trọng đến TSCĐ của DN mình: Cần xây dựng kế hoạch nâng cấp và bảo dưỡng TSCĐ nhằm kéo dài và nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ.
3.3.6.2 Về kế tốn ngun vật liệu cơng cụ dụng cụ:
Trong quá trình hoạt động sản xuất nơng nghiệp, DN có thể mua nguyên liệu trực tiếp từ nông dân như rơm, rạ, phân chuồng,… Đây là những khoản khơng có hố đơn, chứng từ. Để làm đơn giản hoá số liệu kế toán, các DN hầu như đã bỏ qua các khoản chi phí này. Bên cạnh đó, với những cơng cụ dụng cụ không đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ, đôi khi cũng bị DN bỏ qua, khơng phân bổ vào chi phí. Điều này làm cho q trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm khơng chính xác, làm giảm đáng kể tính hữu ích của thơng tin kế tốn. Do vậy, DN nên chủ động tìm hiểu các
quy định về vấn đề này, đối với những chi phí khơng có chứng từ nhưng là chi phí hợp lý của DN thì DN phải lập bảng kê hàng hoá mua vào khơng có hố đơn để theo dõi và ghi nhận. Hơn nữa, đối với những tài sản không đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ, DN nên theo dõi kỹ và phân bổ chi phi vào chu kỳ sản xuất hợp lý.
3.3.6.3 Về kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Mặc dù các DN nông nghiệp được khảo sát trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi hầu như là các DN nhỏ, áp dụng quyết định 48 nhưng lại sử dụng các TK 621, TK 622, TK 627 để tập hợp chi phí là phù hợp với thực trạng của DN, phản ánh được các loại chi phí theo đúng nội dung sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cắt giảm chi phí, hạ giá thành.
Tuy nhiên, các DN này hầu như khơng quan tâm đến việc trích trước chi phí hay lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, bảo quản, nâng cấp TSCĐ cũng như tính tốn và phân bổ chính xác chi phí cho khoản mục đặc biệt này, DN nên tiến hành trích trước chi phí hay lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ. Đồng thời lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp thay vì cứ lựa chọn phương pháp đường thẳng như hiện nay.
Các DN sử dụng phương pháp tính giá thành đơn giản tuy dễ áp dụng và phù hợp với các DN có các nghiệp vụ ít, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được ghi nhận riêng biệt cho mỗi vụ nhưng việc tính giá thành lại chỉ được thực hiện ở cuối mỗi vụ