2.2. .3 Phân tích cơ cấu cán bộ, cơng chức, viên chức theo độ tuổi
2.3. Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại Uỷ ban nhân dân huyện Giồng
2.3.1 Phân tích thực trạng chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực tại Uỷ
kết hợp hai phương pháp phân tích định tính và định lượng. Nghiên cứu định tính được thực hiện bằng cách phỏng vấn trực tiếp, trao đổi, thảo luận, tham khảo ý kiến lãnh đạo UBND huyện, các xã- thị trấn và các phịng ban liên quan. Nghiên cứu định lượng được thực hiện thơng qua kết quả điều tra, thăm dị bằng bảng câu hỏi chi tiết được soạn sẵn (PL- 2), với đối tượng khảo sát bao gồm các nhà quản lý, lãnh đạo cấp Trưởng, Phĩ phịng ban hoặc tương đương, cán bộ quản lý ở các bộ phận và nhân viên thừa hành.
Tổng số phiếu phát ra là 200, tổng số phiếu thu về là 200, số phiếu hợp lệ 200 phiếu. Mẫu nghiên cứu gồm 153 nam, 47 nữ; trong đĩ cĩ 147 nhân viên, 22 cán bộ quản lý, 31 Trưởng, Phĩ các phịng ban và tương đương.
2.3.1 Phân tích thực trạng chức năng thu hút, bố trí nguồn nhân lực tại UBND huyện Giồng Trơm: lực tại UBND huyện Giồng Trơm:
2.3.1.1 Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực.
Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực rất quan trọng, giúp cho cơ quan, đơn vị xác định được số nhân viên cần cĩ, đúng thời điểm, thấy rõ được
phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực, đảm bảo cho cơ quan cĩ được đúng người vào đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phĩ với các thay đổi.
Là đơn vị quản lý nhà nước được UBND tỉnh giao nhiệm vụ lãnh đạo điều hành phát triển kinh tế- xã hội và đảm bảo an ninh quốc phịng, định kỳ hàng năm được giao chỉ tiêu về nhân sự cụ thể về số lượng biên chế cho từng cơ quan, đơn vị trực thuộc. Căn cứ yêu cầu cơng việc, số nhân sự được giao, số nhân sự thực cĩ, phịng Nội vụ sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp tham mưu cho UBND huyện nghiên cứu xác định nhu cầu nguồn nhân lực, xây dựng các chương trình, kế hoạch để đảm bảo cĩ đủ nguồn nhân sự với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp với cơng việc. Việc hoạch định nguồn lực chung cho cán bộ chuyên mơn tại các các cơ quan trực thuộc UBND huyện Giồng Trơm chưa được thực hiện cho mục tiêu dài hạn, mà chỉ đáp ứng nhu cầu trước mắt; đơi lúc thực hiện theo chỉ đạo của trên. Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực mang tính dài hạn chỉ thực hiện đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý chung cho tồn huyện, được thể hiện qua cơng tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý của cả một nhiệm kỳ (05 năm).
Do đĩ cơng tác hoạch định nguồn nhân lực tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện cịn những hạn chế sau:
- Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực chưa thực sự bài bản, chưa mang tính chủ động, chưa đáp ứng yêu cầu dài hạn mà chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt.
- Cơng tác hoạch định nguồn nhân lực chỉ mang tính đối phĩ, nên đơi lúc nhu cầu về nhân sự tại các phịng ban, các xã- thị trấn khơng được đáp ứng kịp thời làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả cơng việc.
Mục đích của phân tích cơng việc giúp cho UBND huyện xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho từng chức danh, từng vị trí cơng tác.
Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND huyện cĩ nhiều chức danh phải đảm nhận cùng lúc nhiều cơng việc. Do đĩ, cần cĩ bảng mơ tả và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho các chức danh khác nhau. Thực tế tại UBND huyện bảng mơ tả cơng việc được thể hiện qua việc miêu tả chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng chức danh khi đảm nhận một cơng việc cụ thể và được thể hiện trong quy chế làm việc của từng cơ quan, đơn vị.
Bảng tiêu chuẩn cơng việc là các tiêu chuẩn quy định cụ thể cho từng chức danh, từng vị trí cơng tác. Cụ thể, tiêu chuẩn đối với các chức danh lãnh đạo như Trưởng, Phĩ phịng và các chức vụ tương đương cấp huyện được quy định, bao gồm:
- Về trình độ: Đạt tiêu chuẩn chuyên mơn nghiệp vụ của ngạch chuyên
viên trở lên như: tốt nghiệp đại học phù hợp với lĩnh vực cơng tác; tốt nghiệp lý luận chính trị Trung cấp hoặc tương đương trở lên, đã qua khĩa bồi dưỡng quản lý hành chính ngạch chuyên viên trở lên, sử dụng thơng thạo máy vi tính, ngoại ngữ trình độ B.
- Các điều kiện khác: Tuổi đời, sức khỏe, thâm niên tham gia cơng tác
tác về lĩnh vực chuyên mơn, lịch sử bản thân, ….
Tuy nhiên, thực tế tiêu chuẩn cán bộ lãnh đạo huyện vẫn chưa đảm bảo đúng quy định như: cán bộ lãnh đạo khơng đạt chuẩn về trình độ chuyên mơn, tuổi bổ nhiệm, năng lực, kinh nghiệm thực tế, quan hệ cá nhân cịn được xem nặng, … Do đĩ, hiệu quả thực hiện cơng việc cịn nhiều hạn chế.
Cơng tác phân tích cơng việc tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện cịn những hạn chế sau:
- Phân tích cơng việc chưa được thực hiện đúng phương pháp và đầy đủ các quy định về tiêu chuẩn cơng việc.
- Các chức danh đơi lúc khơng cĩ bảng mơ tả cơng việc cụ thể, rõ ràng dể dẫn đến làm việc khơng đúng theo nguyên tắc, thậm chí vi phạm các quy định pháp luật, nhất là trên lĩnh vực quản lý tài chính, tài nguyên và mơi trường.
- Từ chỗ khơng cĩ bảng mơ tả và bảng tiêu chuẩn cơng việc cụ thể, do đĩ CB, CC, VC khơng cĩ định hướng để phấn đấu; đơi khi tuyển chọn vào các vị trí, các chức danh lãnh đạo cịn mang tính chủ quan và thiên về cá nhân của người xét duyệt, hoặc của người tham mưu đề xuất trực tiếp cho người xét duyệt.
2.3.1.3- Quá trình tuyển dụng:
Dự báo CB, CC, VC hiện cĩ độ tuổi từ 50 trở lên chiếm tỷ lệ 11,85%,
đây là điều mà nhà quản trị nên cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự với tỷ lệ tương ứng để đáp ứng nhu cầu kế thừa cơng việc khi số cán bộ này nghỉ hưu, mất sức theo qui định.
Trong định hướng phát triển của UBND huyện Giồng Trơm nhằm phù hợp với nhu cầu phát triển của tỉnh phải đào tạo đội ngũ cán bộ cơng chức để cĩ được trên 80% cán bộ chuyên mơn kế thừa cĩ đủ năng lực chuyên mơn kỹ thuật, ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu cơng việc trong thời kỳ đổi mới.
Hoạch định: Đội ngũ CB, CC, VC là nguồn nhân lực quan trọng, là một trong các yếu tố quyết định đến sự thành cơng, hồn thành nhiệm vụ chính trị được giao. Vì vậy, cơng tác tuyển dụng CB, CC, VC hiện nay phải đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn để tuyển chọn được người cĩ trình độ, năng lực, phẩm chất, sức khỏe… phù hợp với đặc điểm của từng cơng việc. Đây là vấn đề chiến lược về con người hết sức bức xúc hiện nay. Cần tăng cường
nhân lực cho cơng tác quản lý, nhất là tuyển chọn người cĩ trình độ, làm việc cĩ chất lượng.
Trong thời gian qua, theo số biên chế được duyệt hàng năm so với nhu cầu nhân sự từng phịng ban, phịng Nội vụ căn cứ vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và yêu cầu nhiệm vụ của từng đại phương, đơn vị để lập kế hoạch tuyển dụng lao động phù hợp với nhu cầu cơng việc. Sau đĩ trình UBND huyện xem xét. Khi được Chủ tịch UBND huyện đồng ý phê duyệt, tiến hành thơng báo cơng khai kế hoạch tuyển dụng, cụ thể về số lượng các loại ngành nghề, trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ, thời gian tuyển dụng…(trường hợp cần thiết cĩ thể thơng báo cơng khai trên các phương tiện thơng tin đại chúng) cho toàn thể cơng chúng và người lao động để biết nộp hồ sơ đăng ký dự tuyển.
Hàng năm, việc tuyển chọn nhân sự tại UBND huyện phụ thuộc vào biên chế cấp trên giao. Nguồn tuyển chọn cũng phụ thuộc vào số lượng tuyển chọn, nếu số lượng tuyển chọn lớn hơn số cơng chức theo hợp đồng thì sẽ cĩ nguồn từ bên ngồi và ngược lại thì chỉ chọn từ nguồn từ nội bộ.
Nguồn tuyển dụng bên ngồi. Khi kế họach tuyển dụng đã được thơng
báo, các ứng viên nộp hồ sơ xin việc và được xét tuyển chọn tại phịng Nội vụ, trong đĩ bao gồm:
Nguồn ứng viên là người thân, người quen của cán bộ trong đơn vị, cụ thể con em của cán bộ cơng nhân viên chức vừa tốt nghiệp đại học, hoặc người quen của cán bộ cơng nhân viên giới thiệu. Nguồn tuyển dụng này cĩ sự đảm bảo của CB, CC, VC đã làm việc tại đơn vị, khi được tuyển dụng những người này sẽ được những người quen trong đơn vị giúp đỡ kèm cặp nên dễ thích nghi, làm quen với văn hố cơng sở, gĩp phần tiết kiệm được chi phí
tuyển dụng. Tuy nhiên, cần phải thận trọng, nếu khơng sẽ bị tình cảm chi phối, dẫn đến nể nang, khơng chọn đúng người, đúng việc.
Nguồn ứng viên từ các trường đại học: Do nhu cầu số lượng biên chế cho phép tăng lên hàng năm khơng đáng kể, nên nguồn tuyển ứng viên từ các trường đại học thì UBND huyện chưa thực hiện. Nguồn tuyển dụng này cĩ ưu điểm: các sinh viên mới ra trường cĩ tuổi trẻ, cĩ trình độ, cĩ tinh thần học hỏi cao và cầu tiến. Tuy nhiên họ lại thiếu kinh nghiệm, do đĩ UBND huyện phải tốn nhiều thời gian và chi phí đào tạo tại chỗ.
Nguồn tuyển dụng nội bộ: Hàng năm, ngồi số CB, CC, VC đã được
tuyển chọn biên chế chính thức cịn cĩ một số nhân viên hợp đồng (do số lượng biên chế bị giới hạn). Đây là nguồn tuyển dụng tốt vì khơng phải mất chi phí tập sự cơng việc dễ dàng thích nghi với mơi trường. Ngoài ra, nguồn tuyển nội bộ cịn áp dụng trong trường hợp điều động, luân chuyển, sắp xếp, bố trí lại CB, CC, VC từ phịng ban này sang phịng ban khác cho phù hợp trình độ, năng lực và yêu cầu cơng việc.
Quy trình tuyển dụng CB, CC, VC tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc
UBND huyện được thực hiện theo Nghị định 24/2010/NĐ- CP của Chính phủ. Tuy nhiên, trước khi tuyển dụng huyện sẽ thực hiện bước hợp đồng lao động trong biên chế. Cụ thể, quá trình tuyển dụng CB, CC, VC được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Thơng báo tuyển dụng, chủ yếu là thơng tin cho những CB, CC, VC đang làm việc tại cơ quan, đơn vị để giới thiệu người thân nộp hồ sơ đăng ký dự tuyển.
- Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ; nghiên cứu và chọn ra một số hồ sơ phù hợp
với yêu cầu để trình UBND huyện xem xét quyết định. Sau khi UBND huyện duyệt hồ sơ nào, thì cơ quan tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động theo quy định.
- Bước 3: Hàng năm, cơ quan quản lý CB, CC, VC tổ chức thi tuyển
cơng chức theo Nghị định 24/2010/NĐ- CP của Chính phủ. Cơ quan sử dụng lao động sẽ đưa lao động hợp đồng trong biên chế tham gia thi tuyển cơng chức. Căn cứ vào kết quả thi tuyển, nếu đạt thì cơ quan sử dụng lao động xem xét và hồn chỉnh hồ sơ trình cơ quan quản lý CB, CC, VC ra quyết định tuyển dụng vào biên chế chính thức.
Các bước trên chỉ để tuyển dụng mới các ứng viên bên ngồi tổ chức và làm nhiệm chuyên mơn, hình thức tuyển dụng này chỉ thực hiện khi nhân sự của đơn vị cịn thiếu. Đối với các chức danh lãnh đạo, quản lý thường được bố trí bằng cách bổ nhiệm, luân chuyển, điều động, sắp xếp lại đội ngũ CB, CC, VC hiện cĩ.
Qua khảo sát thực tế quy trình tuyển dụng tại UBND huyện cịn những hạn chế sau:
- Việc tuyển dụng chỉ mang ứng phĩ cho nhu cầu thiếu hụt; chưa thơng báo cáo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thơng tin đại chúng, bỏ qua các bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng như phỏng vấn, kiểm tra, trắc nghiệm do đĩ khơng phát hiện và tuyển dụng được những ứng viên giỏi.
- Chỉ nghiên cứu hồ sơ ký hợp đồng lao động hoặc đối với các chức danh lãnh đạo, quản lý được bố trí bằng cách đề bạc, luân chuyển hay điều động cán bộ, khơng tổ chức thi tuyển. Do đĩ, dễ xảy ra trường hợp bố trí theo ý kiến chủ quan của một hoặc một số người cĩ thẩm quyền, nặng tình cảm cá nhân và kết quả bố trí khơng đúng người, đúng việc.
- Việc tuyển dụng được thực hiện bằng cách sắp xếp, bố trí lại hoặc đề bạc các CB, CC, VC trong đơn vị sẽ dẫn đến tình trạng rập khuơn trong thực hiện nhiệm vụ, thiếu sáng tạo, khơng dấy lên khơng khí thi đua. Dễ gây bè phái, mất đồn kết, khĩ làm việc.
Việc bố trí nhân viên rất quan trọng, nĩ quyết định đến chất lượng và hiệu quả cơng việc. Nếu bố trí được đúng người, đúng việc thì sẽ khuyến khích nhân viên làm việc tích cực. Ngược lại, họ sẽ khơng thoải mái, khơng tồn tâm tồn ý khi thực hiện nhiệm vụ, dẫn đến chất lượng và hiệu quả cơng việc khơng cao, thậm chí khơng đạt yêu cầu.
Khi tuyển dụng đã lựa chọn những ứng cử viên cĩ trình độ chuyên mơn và một số tiêu chuẩn khác phù hợp yêu cầu cơng việc. Vì vậy, việc bố trí CB, CC, VC của UBND huyện Giồng Trơm là tương đối đúng người, đúng việc. Tuy nhiên, trong quá trình tuyển dụng vẫn cịn những hạn chế và chính vì những hạn chế đĩ đã kéo theo những hạn chế của việc bố trí nhân viên như: việc bổ sung nhân sự được thực hiện bằng cách sắp xếp, điều động, luân chuyển cán bộ hay ký hợp đồng lao động trước khi thi tuyển cơng chức mà khơng tổ chức thi tuyển, khơng chọn được nhân tài và dễ xảy ra trường hợp quyết định theo ý kiến chủ quan của một hoặc một số người cĩ thẩm quyền. Do đĩ, việc bố trí nhân viên khơng phù hợp với trình độ, năng lực cũng như sở trường vẫn cịn xảy ra.
Theo kết quả khảo sát thực tế CB, CC, VC tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện Giồng Trơm về các vấn đề liên quan đến việc bố trí, phân cơng CB, CC, VC, với kết quả thu được như sau:
Bảng 2.4: Tổng hợp điểm trung bình chức năng
“Phân cơng, bố trí cơng cơng việc tại UBND huyện Giồng Trơm” Các tiêu thức Số quan sát Điểm số nhỏ nhất Điểm số lớn nhất Điểm trung bình Cho phép sử dụng tốt năng lực cá nhân 200 1 5 2,72
Cơng việc phù hợp với sở
trường 200 1 5 2,76
Cơng việc cĩ tính thách thức 200 1 5 2,65
Qua khảo sát thực tế cĩ thể rút ra những nhận xét sau:
- Đối với tiêu thức cho phép sử dụng tốt năng lực cá nhân, số điểm trung bình đạt được 2,72 là đạt trên trung bình, nhưng khơng cao lắm. Cho thấy việc bố trí CB, CC, VC tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện là tương đối, nhưng CB, CC, VC chưa thật sự phát huy hết năng lực cá nhân.
- Đối với tiêu thức cơng việc phù hợp với sở trường, điểm số trung bình đạt được là 2,76 là trên trung bình, nhưng chưa cao. Nhìn chung, việc bố trí CB, CC, VC tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện là đúng người, đúng việc nhưng chưa thật sự đúng với sở trường của CB, CC, VC nên chưa phát huy được thế mạnh, năng lực sẳn cĩ của CB, CC, VC từ đĩ ảnh hưởng rất lớn đến sự say mê, sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ.
- Tiêu thức cơng việc cĩ tính thách thức cao, điểm số trung bình 2,65 là trên trung bình, nhưng cịn thấp. Cho thấy cơng việc tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện Giồng Trơm chưa cĩ tính thách thức, mức độ an toàn về cơng việc rất lớn. Đây cũng là một trong những ưu điểm gĩp phần cho CB, CC, VC yên tâm làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng việc. Tuy
nhiên, đĩ cũng là một trong những nguyên nhân làm cho một số CB, CC, VC