2.2. .3 Phân tích cơ cấu cán bộ, cơng chức, viên chức theo độ tuổi
3.2 Một số nhĩm giải pháp chủ yếu
3.2.1- Nhĩm giải pháp hoàn thiện chức năng thu hút nguồn nhân lực. lực.
3.2.1.1- Hoạch định nguồn nhân lực.
Việc hoạch định nguồn nhân lực tại UBND huyện hiện nay đã cĩ nhưng chưa tồn diện. Vì vậy, cần phải dự đốn nhu cầu nhân sự trong 05 năm và xác định mục tiêu, nhiệm vụ hàng năm, UBND huyện cần xây dựng kế hoạch để phát triển nguồn nhân lực một cách toàn diện. Trên cơ sở quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý đã cĩ huyện sẽ tiếp tục thực hiện cơng tác hoạch định CB, CC, VC khi các chức danh lãnh đạo thay đổi theo quy hoạch. Cùng với việc rà sốt biến đổi nhân sự sẽ cĩ kế hoạch sắp xếp, bố trí và tuyển dụng CB, CC, VC kịp thời và chủ động hơn.
3.2.1.2- Phân tích cơng việc:
Phân tích cơng việc cần xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
Hiện nay tại UBND huyện dường như đã cĩ định hình về hai bảng này, nhưng chưa cụ thể. Vì vậy, cần phải tiến hành xây dựng bảng mơ tả và bảng tiêu chuẩn cơng việc cụ thể cho từng CB, CC, VC. Căn cứ vào tình hình thực tế của UBND huyện Giồng Trơm, tác giả xây dựng và đề xuất bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc, cụ thể như sau:
- Bảng mơ tả cơng việc cĩ các nội dung chủ yếu như: Nêu rõ tên, mã số, cấp bậc cơng việc. Sự cần thiết phải cĩ chức danh cơng việc đĩ, người thực hiện cơng việc. Mối quan hệ giữa người thực hiện cơng việc với những người khác trong cơ quan, đơn vị. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong cơng việc. Điều kiện làm việc.
Bảng mơ tả cơng việc của chuyên viên nghiên cứu văn hĩa- xã hội tại UBND huyện được tĩm tắt qua bảng sau:
Bảng 3.1 Bảng mơ tả cơng việc của chuyên viên nghiên cứu văn hĩa- xã hội tại UBND huyện.
Chức danh cơng việc: Chuyên viên nghiên cứu văn hĩa- xã hội.
Tĩm tắt cơng việc
Tham mưu UBND huyện chỉ đạo điều hành thực hiện nhiệm vụ
chính trị huyện trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội.
Trách nhiệm chính
- Phối hợp chặt chẽ các ngành chức năng nắm thơng tin, tình hình trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội; với các đồng chí chuyên viên khác thực hiện tốt vai trị tham mưu cho UBND huyện.
- Tham mưu UBND huyện soạn thảo, thẩm định các văn bản tham
mưu trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội. (báo cáo, kế hoạh, cơng văn chỉ đạo, … )
- Chấp hành tốt nội quy và quy chế cơ quan
Quyền lợi
Hưởng lương, thưởng, các khoản phụ cấp và chế độ khác theo quy định của pháp luật và các chế độ khác theo quy định.
Quyền hạn
- Chủ động phối hợp với các đồng chí chuyên viên khác và các ngành liên quan để thực hiện tốt vai trị tham mưu trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội.
- Cĩ quyền yêu cầu các ngành liên quan cung cấp thơng tin, tình hình, số liệu trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội.
Điều kiện và thời gian làm việc làm việc
- Làm việc tại Văn phịng HĐND- UBND huyện.
- Dụng cụ làm việc: Máy vi tính, điện thoại bàn, máy tính và các dụng cụ văn phịng cần thiết khác khi cĩ nhu cầu.
- Bảng tiêu chuẩn cơng việc sẽ liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với từng CB, CC, VC. Những yếu tố chính thường đề cập bao gồm: Trình độ văn hĩa, chuyên mơn, ngoại ngữ, lý luận chính trị cĩ liên quan đến cơng việc; kinh nghiệm cơng tác; tuổi đời; kỷ năng làm việc, máy mĩc thiết bị; các phẩm chất cá nhân cần thiết để thực hiện cơng việc, … .
Bảng 3.2 Bảng tiêu chuẩn cơng việc của chuyên viên nghiên cứu văn hĩa- xã hội tại UBND huyện.
Chức danh cơng việc: Chuyên viên nghiên cứu văn hĩa- xã hội
STT Tiêu thức Tiêu chuẩn
1 Trình độ chuyên mơn Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn hĩa- xã hội.
2 Ngoại ngữ Trình độ A
3 Vi tính Sử dụng thành tạo tin học văn phịng.
4 Kinh nghiệm Am hiểu các hoạt động trên lĩnh vực văn hĩa- xã hội.
5 Phẩm chất và kỹ năng khác
- Trung thực, cĩ tinh thần trách nhiệm. - Cĩ khả năng giao tiếp.
- Cĩ kỹ năng soạn thảo văn bản.
3.2.1.3- Hồn thiện cơng tác tuyển dụng:
Việc tuyển dụng mới CB, CC, VC tại UBND huyện Giồng Trơm chỉ mang tính ứng phĩ cho nhu cầu thiếu hụt. Khơng cĩ kế hoạch tuyển dụng cụ thể và quy trình tuyển dụng thiếu những bước cơ bản, chưa thơng báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thơng tin đại chúng, bỏ qua các bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng như phỏng vấn, kiểm tra, trắc nghiệm. Hiệu quả cơng tác tuyển dụng chưa cao. Do đĩ, thời gian tới UBND huyện Giồng
Trơm cần phải dựa vào cơng tác hoạch định nguồn nhân lực; dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của các cơ quan trực thuộc và chỉ tiêu biên được giao để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng quý, năm. Việc tuyển dụng mới cần tuân thủ nghiêm các tiêu chuẩn quy định đối với từng vị trí cơng việc. Quy trình tuyển dụng nên thực hiện đầy đủ các bước, cụ thể như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng bao gồm thành lập hội đồng tuyển dụng, xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn.
- Bước 2: Thơng báo nội dung tuyển dụng trên các phương tiện truyền thơng như tivi, báo, đài về vị trí tuyển dụng; tình hình cơ quan, tổ chức cho các ứng viên. Thơng báo tuyển dụng cần mơ tả đầy đủ, rõ ràng vị trí cơng việc đang cần tuyển, những kỹ năng cần thiết cho vị trí đĩ, cũng như những yêu cầu cơ bản để thực hiện cơng việc (trình độ học vấn, chuyên mơn, kinh nghiệm), những đặc điểm cá nhân cần phải cĩ (nhạy bén, kiên nhẫn, chịu áp lực cao, cá tính mạnh mẽ, …), các đặc điểm chính trong văn hố của tổ chức (làm việc độc lập, định hướng làm việc theo nhĩm), … .
- Bước 3: Thu nhận nghiên cứu hồ sơ: Sau khi các ứng viên nộp hồ sơ;
cơ quan, đơn vị tiến hành thu thập hồ sơ, thơng tin ứng viên, nghiên cứu sơ bộ và chọn những hồ sơ đủ điều kiện.
- Bước 4: Tổ chức phỏng vấn nhằm loại bớt các ứng viên khơng đạt chuẩn khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện; đánh giá ứng viên về tính cách, khả năng ứng xử, thích ứng với cơng việc của cơ quan, đơn vị.
- Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm, nhằm đánh giá ứng viên về kiến thức
cơ bản, chuyên mơn và sự hiểu biết về lĩnh vực cần tuyển dụng, trí thơng minh, …. Để chọn ra ứng viên xuất sắc nhất.
- Bước 6: Xác minh điều tra, nhằm kiểm tra tính chính xác của thơng
- Bước 7: Ra quyết định hợp đồng lao động trong biên chế (thử việc).
Trong thời gian thử việc, nếu phát hiện nhân viên mới tuyển dụng khơng phù hợp với vị trí cơng việc thì phải mạnh dạng từ chối và tìm ứng viên khác phù hợp hơn.
- Bước 8: Hàng năm, cơ quan quản lý CB, CC, VC tổ chức thi tuyển
cơng chức theo quy định [3]. Cơ quan sử dụng lao động sẽ đưa lao động tham gia thi tuyển cơng chức. Căn cứ vào kết quả thi tuyển, nếu đạt thì cơ quan quản lý CB, CC, VC sẽ ra quyết định tuyển dụng vào biên chế chính thức.
3.2.1.4- Hồn thành việc bố trí, sử dụng nhân viên.
Để nhân viên được làm những cơng việc phù hợp với năng lực và sở trường của họ, cơ quan cần thực hiện việc chọn đúng người, đúng việc ngay từ giai đoạn tuyển dụng nhân viên. Nhân viên thoả mãn với cơng việc, thì mới kích thích khả năng sáng tạo của họ. Đặc biệt, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị cần quan tâm đến năng lực cá nhân của CB, CC, VC. Năng lực cá nhân bao gồm tri thức, tư duy, kỹ năng, kỹ xảo, sức khoẻ, kinh nghiệm, … mỗi loại cơng việc sẽ phù hợp với từng nhĩm người nhất định. Vì vậy, lãnh đạo cần nhận biết nhĩm người nào cĩ những năng lực cá nhân nào phù hợp với cơng việc, để từ đĩ phân cơng, giao việc phù hợp hơn; mạnh dạng hốn đổi vị trí cơng việc khi phát hiện nhân viên khơng cịn phù hợp với cơng việc đang làm và nhân viên cĩ yêu cầu thay đổi vị trí, bộ phận cơng tác để phù hợp với năng lực cá nhân, sở trường, thiết nghĩ lãnh đạo cũng nên xem xét giải quyết để giúp họ phát huy tối đa khả năng sáng tạo, sở trường cơng tác nhằm đạt mục tiêu cuối cùng là nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng việc.
Như phân tích ở phần thực trạng (chương 2) cho thấy, việc bố trí lao động ở UBND huyện Giồng Trơm thời gian qua vẫn cịn nhiều hạn chế. Do vậy, cần cĩ các biện pháp điều chỉnh lại để cĩ một cơ cấu nhân sự hợp lý hơn, cụ thể là:
- Cần tập trung cơ cấu lại lao động ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc đối với những vị trí khơng phù hợp. Việc cơ cấu lại phải dựa trên cơ sở kết quả của việc đánh giá lại chất lượng CB, CC, VC dựa trên bảng tiêu chuẩn và bảng mơ tả cơng việc đã xây dựng. Do cơ cấu lại nên khơng thể thực hiện một cách cứng nhắc, mà phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, để cĩ cách xử lý thỏa đáng, nhằm đảm bảo duy trì được tính ổn định, tạo tâm lý cũng như mơi trường làm việc thoải mái cho từng CB, CC, VC. Cách cơ cấu lại lao động được thực hiện cho từng trường hợp, cĩ thể là: cho đào tạo lại; tiến hành điều động, sắp xếp và bố trí CB, CC, VC sao cho cơng việc mới đảm nhận phù hợp với trình độ chuyên mơn, năng lực, sở trường của người lao động để đạt được hiệu quả cơng việc cao nhất; đối với CB, CC, VC lớn tuổi, khơng đủ chuẩn về trình độ chuyên mơn mà khơng thể đào tạo thì vận động nghỉ hưu hưởng chính sách ưu đãi theo quy định hiện hành.
- Việc bố trí lại CB, CC, VC phải nhất thiết dựa trên cơ sở yêu cầu cơng việc, đồng thời tính đến yếu tố định hướng phát triển trong thời gian tới. Việc bố trí lại lao động cũng giúp cho CB, CC, VC đảm nhận cơng việc phù hợp với năng lực, sở trường gĩp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả cơng việc.
3.2.2- Nhĩm giải pháp hoàn thiện chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. nguồn nhân lực.
Trong nhĩm giải pháp này, tác giải lồng ghép giải pháp về cơ hội thăng tiến. Vì cơ hội đào tạo và phát triển nĩ gắn liền với cơ hội thăng tiến.
- Cơ sở của giải pháp.
Đào tạo đem lại cho nhân viên những kiến thức cơ bản, những kỹ năng và kỹ xảo cần thiết, từ đĩ nhân viên cảm thấy tự tin hơn khi thực hiện nhiệm vụ, cảm thấy tự hào hơn vì họ được quan tâm và cĩ thêm cơ hội để được thăng tiến. Vì vậy, để tạo động lực làm việc và kích thích CB, CC, VC làm
việc hiệu quả hơn, lãnh đạo cần chú trọng đến cơng tác đào tạo và thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên.
- Mục tiêu của giải pháp.
Qua phân tích thực trạng cơng tác đào tạo và thăng tiến tại UBND huyện Giồng Trơm trong (chương 2) nhận thấy: Đào tạo chỉ đáp ứng yêu cầu trước mắt, chưa mang tính lâu dài, chưa tạo điều kiện cho CB, CC, VC tham gia các khĩa đào tạo chuyên mơn, chuyên sâu nhằm nâng kiến thức; chưa thành lập được bộ phận đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới tuyển dụng để trang bị kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên mới một cách bài bản, giúp họ nhanh chĩng tiếp cận cơng việc và thực hiện cơng việc một cách hiệu quả; chưa đánh giá kết quả sau đào tạo để so sánh chi phí bỏ ra với kết quả sau đào tạo, từ đĩ làm cơ sở để cải tiến quy trình đào tạo hiệu quả hơn. Để khắc phục những hạn chế trên, UBND huyện Giồng Trơm cần phải thực hiện một số cơng việc trọng tâm sau:
- Đề xuất giải pháp.
+ Đánh giá lại nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo chỉ thực sự cĩ ý nghĩa khi nhân viên cần bổ sung hoặc nâng cao kiến thức và kỹ năng làm việc.
+ Lên kế hoạch và lựa chọn hình thức đào tạo; hình thức và nội dung đào tạo phải phù hợp với thực tế cơng việc.
- Các hình thức đào tạo bao gồm:
+ Đào tạo tại chỗ: nhằm đáp ứng nghiệp vụ chuyên mơn theo yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị.
+ Đào tạo thường xuyên: áp dụng cho tất cả CB, CC, VC và đào tạo ngay khi nhân viên mới gia nhập vào đơn vị.
+ Đào tạo ngắn hạn: từ 5 đến 10 ngày, nhằm bổ sung những kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu giải quyết cơng việc của CB, CC, VC.
+ Đào tạo dài hạn: các khĩa tập trung đào tạo cho cán bộ quy hoạch, cán bộ cấp trung trở lên.
- Về kinh phí: hiện tại kinh phí đào tạo chi từ ngân sách Nhà nước chỉ hỗ trợ các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn. Đối với các hình thức đào tạo dài hạn, ngân sách khơng thể đảm bảo cho tất cả CB, CC, VC đào tạo để đạt chuẩn trình độ đại học, Vì vậy, cĩ thể khuyến khích họ tự bỏ kinh phí đào tạo để được tăng lương, các khoảng thu nhập khác và cĩ điều kiện thăng tiến. Đối với các đơn vị sự nghiệp cĩ thu, hàng năm cĩ thể xem xét hỗ trợ từ quỹ đào tạo để giúp viên chức nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ. Trường hợp CB, CC, VC lớn tuổi, khơng thể đào tạo tiến hành sắp, bố trí lại cơng việc phù hợp hoặc vận động về hưu trước tuổi để hưởng chính sách theo quy định hiện hành. Đồng thời khi tuyển dụng mới CB, CC, VC cần tuân thủ nghiêm các tiêu chuẩn theo quy định đối với từng chức danh cơng việc, tránh tình trạng tuyển dụng khơng đạt chuẩn, phải mất thời gian và chi phí để đào tạo lại.
- Hàng năm, UBND huyện cần cĩ kế hoạch tuyển chọn CB, CC, VC (diện quy hoạch) cĩ đủ tiêu chuẩn để cử đi đào tạo các lớp đại học, sau đại học trong nước hoặc ở nước ngoài từ kinh phí hỗ trợ của tỉnh [9], nhằm tạo nguồn cán bộ kế cận bố trí vào các chức danh Trưởng, Phĩ Phịng ban và tương đương gĩp phần thực hiện cĩ hiệu quả Nghị quyết của Tỉnh ủy [13], Huyện ủy [7] về phát triển nguồn nhân lực giai đoạn 2010- 2020. Theo Kế hoạch, đến năm 2020 cán bộ, cơng chức cấp huyện cĩ 2% đạt trình độ Thạc sĩ; 90% đạt trình độ đại học và 8% trình độ cao đẳng- trung học chuyên nghiệp [14].
- Để nâng cao chất lượng cơng tác đào tạo cần phải đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Việc đánh giá hiệu quả sau đào tạo giúp cho UBND huyện xem xét lại cơng tác đào tạo cĩ đạt được các mục tiêu đề ra hay khơng, từ đĩ cải
tiến một cách phù hợp và hiệu quả hơn. Việc đánh giá hiệu quả sau đào cĩ thể dựa trên những thay đổi của học viên theo các tiêu thức:
+ Phản ứng: Cần đánh giá phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo. Họ cĩ thích ứng khơng; nội dung chương trình đào tạo cĩ phù hợp với cơng việc thực tế; cĩ xứng đáng với chi phí mà cá nhân và cơ quan, đơn vị bỏ ra.
+ Kiểm tra để xác định học viên cĩ mắn vững các nguyên tắc, kỹ năng, các vấn đề theo yêu cầu của khĩa đào tạo.
+ Nghiên cứu hành vi của nhân viên cĩ thay đổi gì từ kết quả tham dự khĩa học.
+ Vấn đề quan trọng nhất là học viên cĩ đạt được mục tiêu của đào tạo khơng; năng suất, chất lượng và hiệu quả cơng việc cĩ nâng lên khơng, bảng