Nguồn dữ liệu: - Nhĩm phân tích cơng việc - Nhân viên - Lãnhđạo
Mơ tả cơng việc:
- Cơng việc - Nhiệm vụ - Trách nhiệm Các chức năng Nguồn nhân lực: - Tuyển dụng - Lựa chọn - Đào tạo và phát triển - Đánh giá thực hiện cơng việc - Quản lý việc bồi thường. Phương pháp- thu thập dữ liệu : - Phỏng vấn - Bản câu hỏi - Quan sát - Bấm giờ Tiêu chuẩn thực hiện cơng việc:
- Kỹ năng - Yêu cầu về thể chất - Yêu cầu về trình độ - Năng lực cần cĩ Thơng tin về cơng việc: - Cơng việc - Tiêu chuẩn thực hiện - Trách nhiệm - Trìnhđộ - Kỹ năng cần cĩ - Kinh nghiệm - Mơi trường làm việc - Nhiệm vụ -Thiết bị
Bước đầu tiên HTF cần thực hiện là thành lập Nhĩm chuyên trách khảo sát,
thu thập thơng tin để phân tích cơng việc.
-Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thơng tin phân tích cơng việc, từ
đĩ xác định các hình thức thu thập thơng tin phân tích hợp lý nhất.
-Bước 2: Thu nhập các thơng tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn
bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của cơng ty, phịng ban, phân
xưởng, sơ đồ quy trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu cĩ).
- Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc tr ưng và những điểm then chốt để thực
hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích cơng việc, nhất là khi cần phân tích các cơng việc t ương tự như nhau.
-Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân
tích cơng việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, cĩ thể sử dụng một
hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thơng tin sau đây: Quan sát, b ấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
-Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thơng tin. Những thơng
tin thu thập để phân tích cơng việc trong b ước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ
chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, cơng nhân thực hiện cơng việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện cơng việc đĩ.
-Bước 6: Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
b. Thơng tin để thực hiện phân tích cơng việc:
Để thực hiện phân tích cơng việ c được chính xác cần phải sử dụng các loại thơng tin dưới đây:
Các thơng tin được thu nhập trên cơ sở của cơng việc thực tế thực hiện cơng
việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện cơng việc, các yếu tố của thành phần cơng việc.
2. Thơng tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện cơng việc như học vấn, trình độ chuyên mơn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết li ên quan đến thực hiện
cơng việc, các thuộc tính cá nhân.
3. Thơng tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số l ượng, chủng
loại của các máy mĩc, trang bị dụng cụ đ ược sử dụng trong quá trình sử dụng cơng việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện cơng việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian th ực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay cơng việc ... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện cơng việc của nhân viên.
5. Các thơng tin về điều kiện thực hiện cơng việc:
Bao gồm các thơng tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của cơng ty, chế độ l ương bổng, quần áo đồng phục...
c. Nội dung chính của Bản mơ tả cơng việc:
Các bản mơ tả cơng việc thường cĩ các nội dung chủ yếu sau đây:
Nhận diện cơng việc gồm cĩ: tên cơng việc; mã số của cơng việc; cấp bậc cơng việc; nhân viên thực hiện cơng việc; người thực hiện và người phê duyệt bằng mơ tả cơng việc.
Tĩm tắt cơng việc: mơ tả tĩm tắt vì sao cần cĩ chức danh cơng việc đĩ
trong cơng ty. Người thực hiện cơng việc đĩ cần đảm bảo cho tổ chức đạt đ ược mục tiêu gì.
Các mối quan hệ trong thực hiện cơng việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện cơng việc với những ng ười khác ở trong và ngồi doanh nghiệp.
Lưuý kết quả cần đạt được trong các mối quan hệ này là gì.
Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: nên liệt kê từng chức năng
chính, sau đĩ nên giải thích các cơng việc cụ thể cần thực hiện trong chức năng chính đĩ.
Thẩm quyền của người thực hiện cơng việc: Nêu xác định rõ giới hạn hay
phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thơng tin để
người thực hiện cơng việc cĩ thể hoàn thành nhiệm vụ.
Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện cơng việc: nên chỉ rõ người thực hiện cơng việc cần đạt đ ược các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng cơng việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, v.v….
Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca
ba, thêm giờ, mức độ ơ nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong cơng việc, v.v……
d. Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn cơng việc:
Như đã trình bày ở trên, bảng tiêu chuẩn cơng việc là văn bản liệt kê tất cả
những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện cơng việc. Do các cơng việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện cơng việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính th ường đề cập đến trong bảng tiêu chuẩn cơng việc là:
oTrình độ văn hĩa, chuyên mơn, trình độ ngoại ngữ cĩ liên quan đến cơng
việc, v.v…
oKinh nghiệm cơng tác.
oCác kỹ năng làm việc với người khác, với máy mĩc thiết bị, và thơng tin dữ liệu.
oCác phẩm chất cá nhân cần thiết để bảo đảm thực hiện cơng việc thành
cơng như tính trung th ực, khả năng hịađồng với mọi người, tham vọng, sở thích, v.v….
oCác đặc điểm cá nhân.
Bản tiêu chuẩn cơng việc cho từng chức danh cụ thể trong Cơng ty, là những chuẩn mực cơ sở cho việc tuyển dụng một cách cĩ kết quả, thực hiện quan
điểm “phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơng việc để thu hút tuyển dụng ng ười cĩ
khả năng thực hiện cơng việc đĩ” nhằm khắc phục căn bệnh của các Cơng ty Việt nam hiện nay là thừa những người khơng đáp ứng được yêu cầu cơng việc,
nhưng lại thiếu những người cĩ năng lực chuyên mơn giỏi để đáp ứng tốt yêu cầu cơng việc.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám đốc và các Phĩ
Giám đốc cơng ty) đến các cán bộ quản trị cấp trung - điều hành nghiệp vụ
chuyên mơn (trưởng - phĩ phịng) cho đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và đầy đủ.
Nên tránh một thực tế là các chức danh yêu cầu trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân thì chung chung như nhau hoặc xây dựng các
chức danh nhưng khơng áp dụng. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh cơng việc phải liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm
sốt việc thực hiện; các hoạt động phịng ngừa và cải tiến,… để làm sao phát huy
được năng lực, khả năng, lịng nhiệt tình với trách nhiệm cao nhất của mỗi
người. Tiêu chuẩn chức danh cơng việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi nhân viên
đảm nhiệm chức danh đĩ phải hiểu được: chức trách, danh phận và vai trị của mình. Làm được, làm tốt các cơng việc gì. Tiến hành cơng việc như thế nào, phối hợp tổ chức quan hệ cơng tác với ai và ra sao.
Bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc phải được xây dựng cho từng cơng việc cụ thể. Ở phụ lục 1, tác giả sẽ nêu bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn
chức danh cơng việc cho hai cơng việc mẫu l à Phĩ Giám đốc kinh doanh và Kế
tốn. Tương tự như vậy HTF cần xây dựng cho các chức danh cơng việc khác.
3.2.1.2. Hồn thiện chính sách tuyển chọn nhân viên
Nhân tố cơ bản quyết định cho sự tồn tại và phát triển Cơng ty là con người của cơng ty. Vì vậy, việc tuyển dụng lao động cĩ chất l ượng tốt là biện pháp then chốt, đặt nền mĩng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của cơng ty. Những ng ười
được tuyển dụng phải thỏa mãn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của bản tiêu chuẩn cơng việc về trìnhđộ, kỹ năng, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân cần thiết, đảm bảo thực thi được mục tiêu chiến lược phát triển của cơng ty.
a. Cần kết hợp các kênh tuyển dụng để tuyển mộ nhân viên:
+ Cần ghi sổ lưu thơng tin của tất cả các ứng viên đến xin việc để tạo nguồn tuyển mộ trong tương lai: Tất cả ứng đến xin việc d ù được sơ tuyển hay
khơng đều cần ghi vào sổ lưu để làm cơ sở xét tuyển trong các đợt tiếp theo khi cơng ty cĩ nhu cầutuyển dụng.
+ Cần ký hợp đồng với các tr ường đào tạo để tạo nguồn ứng vi ên đã
được nhà trường lựa chọn: Các trường đào tạo là nơi tìm được những nhân
viên cĩ kiến thức hoặc cĩ khả năng chuyên mơn phù hợp. Những người này cĩ thể tuyển dụng theo chế độ tồn bộ thời gian và lâu dài tại cơng ty, để cĩ các
chuyên gia đầu ngành như: các chuyên ngành ch ế biến thực phẩm, điện - điện tử, tự động hĩa, cơng nghệ thơng tin, cử nhân quản trị kinh doanh, kế tốn tài chính và kiểm tốn, quản trị nhân sự … tốt nghiệp các trường đại học hoặc cao đẳng.
Cơng ty nên cĩ chương trình khuyến học trong quỹ đào tạo để phối hợp với các
trường Đại học ký kết hợp đồng lựa chọn những sinh viên khá giỏi cấp học phí ngay từ đầu năm thứ hai cho đến khi tốt nghiệp ra tr ường sẽ cam kếtvề cơng tác tại Cơng ty.
+ Cần cĩ quan hệ chặt chẽ với các c ơ quan giới thiệu việc làm nhà
hợp đồng nguyên tắc hỗ trợ cho Cơng ty dịch vụ n ày để cĩ điều kiện khai thác nguồn lao động trên kênh này, đặc biệt đối với việc tuyển một số l ượng lớn cơng nhân sản xuất.
+ Cần đặt hàng với các tổ chức kinh doanh tư vấn “săn đầu người”: là
những trung tâm giới thiệu và tìm việc làm, nếu thành cơng trong tuyển dụng những nhân viên cĩ trình độ cao thì cơng ty cĩ thể ký hợp đồng trả phí cho dịch
vụ này. Các trung tâm và các tổ chức kinh doanh tư nhân thường đã thực hiện một số bước trong quy trình tuyển chọn như phỏng vấn chuyên mơn, điều tra hồ
sơ, nên cơng ty sẽ giảm bớt thời gian trong quy trình tuyển chọn. Đặc biệt là tuyển các ứng viên vào các vị trí quản lý.
+ Cần đăng thơng tin tuyển dụng trên các phương tiện thơng tin đại chúng như ti vi, mạng Internet, báo, tạp chí: đây là cách thu hút ứng viên tương đối hiệu quả đang phổ biến tại Việt Nam. Đặc biệt đối với các ngành nghề cĩ nhu cầu tuyển dụng cao.
b. Hồn thiện các chính sách, quy trình tuyển dụng:
Chính sách tuyển dụng nhân viên cần cơng ty HTF coi trọng hơnvì đây là
khâu quyết định chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực. Quy trình tuyển dụng
lao động đã được HTF xây dựng nhưng cịn giản đơn nên tác giả đề xuất quy trình tuyển dụng mới, bổ sung thêm babước quan trọng trong quy trìnhnhư sau:
Cần bổ sung bước trắc nghiệm: Để bổ sung bước trắc nghiệm cần xây
dựng các bài trắc nghiệm. Bài trắc nghiệm cần đảm bảo hai yêu cầu: hữu hiệu về mặt nội dung cĩ nghĩa phải gắn liền với cơng việc cần tuyển, hữu hiệuvề mặt đo lường cĩ nghĩa làm bài trắc nghiệm tốt sẽ cĩ khả năng làm việc tốt và ngược lại. Do đĩ cơng ty cần xây dựng bài trắc nghiệm để tuyển chọn cho từng loại cơng việc khác nhau.
- Đối với cơng nhân sản xuất: là những bài trắc nghiệm thực hành để kiểm tra kỹ năng, kỹ xảo và trìnhđộ tay nghề.
- Đối với nhân viên nghiệp vụ: bài trắc nghiệm phải là những bài tập gắn
liền với nghiệp vụ như khả năng thiết kế, khả năng phân tích tài chánh, kỹ năng bán hàng, nghiệp vụ xuấtnhập khẩu,…
- Đối với nhà quản lý: cần cĩ bài trắc nghiệm về khả năng ra quyết định,
khả năng điều hành, khả năng quản lý nhân viên, năng lực lãnh đạo,…
Cần bổ sung bước phỏng vấn chuyên mơn:Để phỏng vấn chuyên mơn
cần cĩ hội đồng phỏng vấn gồm ba thành phần chủ yếu: - Trưởng đơn vị cĩ nhu cầu tuyển ứng viên.
- Chuyên gia phỏng vấn.
- Nhân viên thụ lý hồ sơ của phịng Tổ chức hành chánh.
Tùy cơng việc khác nhau, cơng ty cĩ thể áp dụng các hình thức phỏng vấn
khác nhau nhưng theo tác gi ả cơng ty HTF nên áp dụng hình thức phỏng
vấn trực tiếp.
Cần bổ sung bước thử việc: Bước thử việc sẽ giúp cơng ty kiểm tra
tồn diện ứng viên về: trìnhđộ hiểu biết, năng lực làm việc, khả năng phối hợp cơng việc, động cơ và sự thiết thavới cơng việc,…
Sau khi bổ sung ba bước trên, quy trình tuyển dụng được tác giả trình bày