Chương 2 : Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực
2.1 Giới thiệu chung về Cơng ty Hịa Bình
2.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hịa Bình tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng. Mối quan hệ thể hiện sự tuân thủ theo nguyên tắc thống nhất chỉ huy của công ty, đảm bảo cho sự quản lý trực tiếp của Tổng Giám đốc đến từng phịng, ban, cơng ty thành viên.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty
Hội đồng quản trị: do Đại hội đồng cổ đơng bầu, có 9 thành viên bao gồm: Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 7 thành viên. HĐQT là tổ chức quản lý cao nhất trong
Tổng giám đốc Phó TGĐ HCQT Phó TGĐ NC&PT Phó TGĐ Kỹ thuật Phó TGĐ Hệ thống QT Phó TGĐ Kế hoạch Các Cơng ty con Nhân sự Hành chánh Tổng hợp Tài chính kế tốn Pháp chế NC&PT Sở hữu trí tuệ PR Marketing QS Thông tin - ERP Kỹ thuật Xây dựng QA&QC AT Đ & VSMT ISO IT Dự thầu Kế hoạch Vật tư Hợp đồng HBA HBE HBP HBT MATEC AHA MHB Ban QL MMTB HBH HBI HHD HHN HPD Giám đốc dự án 1 Giám đốc dự án 2 Giám đốc dự án 3 Giám đốc dự án 4 Khối cơng trường
cơng ty có nhiệm vụ: Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đơng tình hình kinh doanh, phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết tốn tài chính, phương hướng và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động của Công ty; bổ nhiệm, bãi nhiệm và giám sát hoạt động của Ban Tổng giám đốc; kiến nghị sửa đổi và bổ sung Điều lệ của Công ty.
Ban Tổng giám đốc: gồm 01 Tổng Giám đốc và 05 Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám Đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của Công ty trước pháp luật, trước HĐQT, khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng Giám đốc có nhiệm vụ:
Phó Tổng Giám đốc - Phụ trách hành chánh quản trị: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược, chính sách nhân sự và kinh doanh của Công ty, giúp Tổng Giám đốc lập dự thảo chương trình hành động, đề ra các biện pháp kiểm soát, cải tiến tổ chức, xây dựng các tiêu chuẩn hoạt động. Phó Tổng giám đốc hành chánh quản trị phụ trách các Phòng Nhân sự, Hành chánh tổng hợp, Pháp Chế và Tài chính Kế tốn.
Phó Tổng Giám đốc - Phụ trách Nghiên cứu và phát triển: Tham mưu các thông tin về thị trường và đề xuất Tổnng Giám đốc các hoạt động về nghiên cứu và phát triển, phương án lập kế hoạch và cải tiến tốt các hoạt động cho tồn cơng ty, quản lý khối cơng trường. Phó Tổng giám đốc Nghiên cứu và phát triển phụ trách các Phòng Nghiên cứu và phát triển sở hữu trí tuệ, Thơng tin và phân tích dự án, ERP, Kiểm tra khối lượng (QS), PR- Marketing.
Phó Tổng Giám đốc - Phụ trách kỹ thuật: Thu thập thông tin về kỹ thuật công nghệ và tổ chức bộ phận nghiên cứu và phát triển ứng dụng các công nghệ mới, vật liệu mới kỹ thuật mới cho Tổng Công ty và cả các Công ty con trực thuộc. Phó Tổng giám đốc kỹ thuật phụ trách các Phòng Kỹ thuật xây dựng, QA&QC, ATLĐ- VSMT.
đốc về các biện pháp kiểm soát chất lượng, cải tiến chất lượng, bảo đảm Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng, áp dụng và duy trì tại mọi đơn vị của Cơng ty. Phó Tổng giám đốc Hệ thống quản trị phụ trách các Phòng giải pháp IT, Hệ thống ISO.
Phó Tổng Giám đốc - Phụ trách Kế hoạch: Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác lập kế hoạch cho tồn cơng ty, đấu thầu, ký kết hợp đồng, quản lý vật tư, máy móc thiết bị. Phó Tổng giám đốc kế hoạch phụ trách các Phòng Dự thầu, Hợp đồng, Vật tư, Ban quản lý MMTB và phòng Kế hoạch.
Các Cơng ty thành viên: Hịa Bình có 12 Cơng ty thành viên đảm trách việc sản xuất và cung cấp dịch vụ khác nhau:
Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế Hịa Bình (HBA): tư vấn xây dựng, khảo sát cơng trình , thiết kế kiến trúc cơng trình.
Cơng ty Cổ phần Cơ điện Hịa Bình (HBE): thi cơng lắp đặt trang thiết bị cơng trình xây dựng, hệ thống điện, mạng điện thoại nội bộ, hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống phịng cháy chữa cháy, thang máy, cầu thang, băng chuyền,
Cơng ty TNHH Sơn Hịa Bình (HBP): Sản xuất sơn đá Hodastone, mua bán vật liệu xây dựng và trang trí nội ngoại thất. Sản phẩm của HBP được xuất khẩu cho các doanh nghiệp gốm sứ mỹ nghệ để thực hiện lớp sơn phủ về mặt xuất đi các nước: Úc, Nhật, Ý, v.v..
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại (HBT): Cung cấp cho khách hàng nhiều loại sản phẩm xây dựng và trang trí nội thất khác nhau, và là nhà đại lý độc quyền phân phối các sản phẩm của sơn đá Hodastone, nhơm kính Anh Huy, mộc và cửa gỗ.
Công ty TNHH MTV Máy Xây dựng (MATEC): Cung ứng cho nội bộ và cho th máy móc thiết bị xây dựng và cơng nghiệp, vận tải hàng hóa bằng đường bộ, sản xuất cấu kiện kim loại, sữa chữa thiết bị, máy móc,
xây dựng, gia cơng và lắp đặt hàng mộc gia dụng, hàng trang trí nội thất.
Công ty Cổ phần Sản xuất và Trang trí Mộc Hịa Bình (MHB): Sản xuất đồ mộc, cửa gỗ, trang trí thiết bị nội thất các cơng trình nhà ở cao cấp, resort và các cơng trình cơng nghiệp. MHB sản xuất rất thành công cửa gỗ Masonite theo cơng nghệ được chuyển giao của tập đồn Masonite.
Công ty Cổ phần Nhà Hịa Bình (HBH): Hỗ trợ trong việc thẩm định, tư vấn thiết kế, quản lý, vận hành khai thác dự án. HBH đã thành lập sàn giao dịch bất động sản nhằm phân phối các sản phẩm do HBH, HBC làm chủ đầu tư hoặc các dự án liên doanh, liên kết.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Hịa Bình (HBI): Đầu tư và xây dựng hạ tầng khu công nghiệp, được thành lập bởi ba cổ đông là: HBC, PVFC (chi nhánh TP.HCM) và BSC (Cơng ty chứng khốn BIDV), trong đó HBC giữ 80,69% nhằm triển khai dự án Cụm Cơng nghiệp Hịa Bình – Long An, diện tích 125 ha gần đường cao tốc Sài Gòn – Trung Lương.
Cơng ty CP Đầu tư Phát triển Hồ Bình - Huế (HHD): HHD thực hiện đầu tư xây dựng Kinh doanh khu du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng, resort, kèm theo các dịch vụ giải trí phục hồi sức khỏe, thể dục thể thao.
Công ty CP Đầu Tư Phát Triển Hịa Bình - Phú n (HPD): Đầu tư xây dựng kinh doanh khu du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng, resort kèm theo các dịch vụ giải trí, phục hồi sức khỏa, thể dục thể thao.
Cơng ty TNHH MTV Xây dựng và Địa ốc Hịa Bình Hà Nội (HHN): Thi cơng xây dựng các cơng trình cho Hịa Bình tại Hà Nội.
Các phịng ban: Hịa Bình có 11 Phịng và 01 Ban như sau:
Phòng Nhân sự: Tham mưu việc xây dựng, kiện toàn hệ thống quản lý nhân sự Công ty gồm: Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực; Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả cơng việc; Hỗ trợ tất cả các phịng ban cơng ty trong công tác quản lý, sử dụng, đánh giá nhân viên; Xây dựng và tổ chức thực hiện hệ
thống thang bảng lương, quản lý tiền lương và thu nhập; Xây dựng quy chế thưởng; Thực hiện công tác BHXH, BHYT, BHTN và các loại bảo hiểm khác; Giải quyết chế độ, chính sách cho người Lao động; Thực hiện cơng tác kỷ luật lao động; Quản lý hợp đồng lao động; Thực hiện các quy trình, thủ tục về lao động, kể cả lao động trong nước và nước ngoài.
Phịng Pháp chế: Phịng Pháp chế có chức năng tham mưu trong xây dựng, kiện toàn hệ thống văn bản pháp lý, nội quy, quy chế công ty. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Kiểm tra, rà sốt hệ thống văn bản quản trị Cơng ty, bao gồm Điều lệ, các quy chế, quy định, nội quy Cơng ty và đánh giá tính hợp pháp, đầy đủ của hệ thống các văn bản đó; Đàm phán các hợp đồng thầu xây dựng; Hỗ trợ phòng ban về các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng; Tham mưu về pháp lý các hoạt động đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh, xử lý các sự cố phát sinh trong hoạt động công trường;
Phịng Tài chính Kế tốn: Tham mưu trong việc quản lý tài chính. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính kế tốn; Tổ chức phổ biến và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thi hành kịp thời các qui định về tài chính kế tốn của Nhà nước và cấp trên; Quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan để thực hiện công tác tài chính kế tốn theo qui định của pháp luật.
Phịng ISO: Tham mưu trong việc hoạch định, duy trì và phát triển chính sách chất lượng cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể: Thường xuyên đánh giá sự phù hợp của chính sách chất lượng và đề xuất các giải pháp cải tiến; Xây dựng và duy trì HĐQT theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; Chủ trì xây dựng quy trình thủ tục; Kiểm tra, theo dõi sự vận hành của quy trình để đảm bảo tính hiệu quả, tính khả thi, tính phù hợp của quy trình và kịp thời phát hiện sai lỗi để đề ra biện pháp khắc phục, cải tiến.
Phịng Cơng nghệ thơng tin: Tham mưu trong việc xây dựng, phát triển, cải tiến các phần mềm ứng dụng, thiết lập mạng nội bộ, quản lý Website của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Quản lý hệ thống thông tin mạng nội bộ và các phần mềm ứng dụng; Phối hợp với các phịng ban để cập nhật thơng tin, tin tức thường xuyên trên website cơng ty, đảm bảo sự chính xác của thơng tin được cập nhật; Kiểm tra,
bảo trì, sửa chữa hệ thống mạng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và có biện pháp bảo đảm an tồn thơng tin, chống virus, hacker vào hệ thống mạng cơng ty.
Phịng PR – Marketing: Quan hệ khách hàng, nghiện cứu nhu cầu khách hàng và đề xuất giải pháp phát triển thi trường, phát triển sản phẩm. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Phát triển thương hiệu HBC theo định hướng chiến lược kinh doanh địa ốc; Phân tích và nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh và dự đoán xu hướng thị trường tiêu thụ.
Phòng Dự thầu: Tham mưu trong việc xây dựng dự tốn các gói thầu. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Tìm hiểu thơng tin liên quan đến khách hàng, khảo sát hiện trường dự án dự tính đấu thầu; Lên kế hoạch dự toán tất cả hạng mục liên quan đến gói thầu dự án; Định kỳ xem xét, điều chỉnh kế hoạch doanh số công ty cho phù hợp với thực tế; Phối hợp với CHTCT giải quyết vấn đề kỹ thuật liên quan đến hợp đồng trong q trình thi cơng;
Phòng Hợp đồng: Tham mưu trong việc xây dựng, hoàn chỉnh, tổ chức triển khai thực hiện, duy trì hiệu lực, hiệu quả các quy chế, quy định trong quản lý hợp đồng. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Tham mưu soạn thảo, đàm phán hợp đồng, trừ Hợp đồng lao động; Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng; Phối hợp với công trường đánh giá năng lực nhà thầu phụ; Tổ chức thực hiện quá trình đàm phán, thương lượng ký kết hợp đồng thầu phụ. Theo dõi thực hiện hợp đồng với nhà thầu phụ, xử lý các phát sinh, thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng với các nhà thầu phụ.
Phòng Vật tư: Tham mưu trong việc xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định trong mua sắm, quản lý và sử dụng vật tư. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Mua sắm vật tư; Tìm hiểu thơng tin về nhà cung cấp vật tư, cập nhật thơng tin thị trường về vật tư, máy móc thiết bị và biến động giá cả; Lựa chọn nhà cung ứng vật tư, thiết bị; Tổ chức các hoạt động mời thầu, đấu thầu mua sắm vật tư, trang thiết bị máy móc; Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường; Giám sát, kiểm sốt việc sử dụng vật tư, máy móc thiết bị của Công ty.
Phịng Kiểm sốt khối lượng QS: Tham mưu trong việc xây dựng và hoàn thiện các ngun tắc, quy trình, quy chuẩn trong tính tốn khối lượng, chi phí thi cơng. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Lập và đề xuất, ban hành các quy tắc trong tính tốn khối lượng, chi phí thi cơng; Đánh giá, cải tiến quy trình để hồn thiện hệ thống; Tổ chức kiểm tra khối lượng, chi phí thi cơng theo hồ sơ bản vẽ thi cơng và các số liệu tính tốn từ BCH cơng trường đưa lên; đánh giá những thay đổi về chi phí phát sinh do sự thay đổi của bản vẽ thi công; Kiểm tra, giám sát đột xuất việc tính tốn khối lượng của nhân viên QS tại công trường; Kiểm tra và xác nhận khối lượng thanh tốn cho bên A và thầu phụ.
Phịng Kỹ thuật: Tham mưu các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến hợp đồng trong quá trình thi cơng. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Phối hợp với Chỉ huy trưởng cơng trình để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến hợp đồng trong q trình thi cơng.
Phịng ATLĐ – VSMT: Tham mưu các vấn đề ATLĐ – VSMT có liên quan đến hợp đồng trong q trình thi công. Nhiệm vụ cụ thể gồm: Giám sát, kiểm tra, báo cáo việc thực hiện sức khỏe an tồn và mơi trường trong tất cả các hoạt động của cơng ty; Báo cáo Ban lãnh đạo cơng ty tình hình thực hiện sức khỏe an tồn tại các cơng trình và các bộ phận, từ đó đưa ra các quyết định hoặc chỉ đạo cần thiết để nâng cao hiệu quả của việc áp dụng hệ thống sức khỏe an tồn và mơi trường.
Ban Quản lý máy móc thiết bị: Tham mưu các vấn đề về máy móc thiết bị. Nhiệm vụ cụ thể: Xem xét tính chất hợp lý và làm rõ các u cầu của cơng trình để phê duyệt chủng loại, số lượng thiết bị cần cấp và thời gian cấp – trả thiết bị.
Phân tích sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý cho thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty là cơ cấu trực tuyến chức năng, gồm 5 tuyến rõ rệt: Tuyến hành chánh quản trị; tuyến nghiên cứu và phát triển; tuyến kỹ thuật; tuyến hệ thống quản lý chất lượng và tuyến kế hoạch. Mỗi tuyến do một Phó Tổng giám đốc đảm trách, thay Tổng Giám đốc điều khiển mọi hoạt động của công trường trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn được giao. Cơ cấu này có ưu điểm, nhược điểm sau:
Ưu điểm:
Cơ cấu này tạo điều kiện cho Tổng Giám đốc có thời gian để làm những công việc quan trọng khác. Các phịng ban khác chun mơn hóa cơng việc của phịng mình để hồn thành mục tiêu của cơng ty.
Cơ cấu trực tuyến chức năng thể hiện sự linh hoạt trong tổ chức quản lý và phù hợp với đặc điểm ngành nghề sản xuất và kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc có thể điều hành trực tuyến xuống khối cơng trường hoặc có thể thông qua các tuyến chức năng.
Nhược điểm:
Cơ cấu này sẽ làm đánh mất đi sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty. Đồng thời cơ cấu tổ chức này địi hỏi phải có nhiều nhà quản lý, làm tăng lao động gián tiếp, tăng chi phí quản lý của Cơng ty.