- Bốn là, cơ sở hạ tầng: Công tác đầu tư cầu cảng và mở rộng kho bãi được
3.2.3.2 Thực hiện các giải pháp để giảm chi phí
Trên cơ sở tính tốn giá thành sản xuất và chi phí lưu thơng, cơng ty cần
triển khai các giải pháp nhằm làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh nâng cao lợi nhuận và năng lực cạnh tranh của công ty cụ thể như sau:
Thứ nhất, chi phí nguyên liệu: Cần tổ chức tốt hệ thống đại lý mua như: Bạn
hàng xáo, nhà máy xay xát, có chính sách thu hút đúng đắn, giá cả phù hợp với thị trường nhằm mua nhanh, mua đủ số lượng, đúng chất lượng khi vào vụ thu hoạch. Đồng thời thông qua việc đầu tư nâng cấp thiết bị, cải tiến kỹ thuật và quy trình
cơng nghệ nhằm tăng tỷ lệ thu hồi thành phẩm gạo và tổng thu hồi từ đó sẽ giảm chi phí về ngun liệu.
Thứ hai, chi phí lưu kho: Lúa được thu hoạch theo mùa vụ, nên cơng ty cần
phải có kế hoạch thu mua chế biến và dự trữ thật chặt chẽ nhất là vụ thu hoạch đông xuân, công ty phải mua một lượng hàng đủ để sản xuất cho cả năm. Để giảm chi phí
lưu kho cơng ty cần thực hiện tốt các công việc sau:
- Xác định chính xác nhu cầu gạo theo các hợp đồng đã ký hoặc chuẩn bị ký kết, thời gian giao hàng để mua dự trữ.
- Tổ chức dự báo tốt xu hướng giá gạo tăng hay giảm ở thị trường nội địa và xuất khẩu. Nếu xu hướng giá tăng thì công ty nên mua tăng số lượng gạo dự trữ.
Ngược lại, nếu xu hướng giá giảm thì giảm số lượng dự trữ.
- Đảm bảo chất lượng gạo lưu kho và có phương pháp bảo quản tốt nhằm hạn chế số lượng phẩm cấp và tái chế lại. Do vậy, xử lý tốt việc đưa gạo nhập kho phải
dưới 14,5% độ ẩm mới đưa vào dự trữ, đồng thời phải có biện pháp quản lý chặt
chẽ hao hụt lưu kho do yếu tố tiêu cực của người cân nhập kho và phải tổ chức luân chuyển, quay vịng nhanh hàng hóa.
Thứ ba, chi phí bao bì: Bao chứa lúa gạo là một khoản chi phí lớn, nên để
tiết kiệm giảm chi phí này công ty cần chú trọng triển khai tốt các giải pháp sau
đây:
Đối với bao xuất khẩu: Khi đóng gói và trong q trình bốc dỡ không cho
công nhân sử dụng móc để tránh rách bao, bể vỡ, lượng bao sử dụng không vượt q tỉ lệ dự phịng khi đóng gói xuất khẩu là 0,1%.
Đối với bao luân chuyển nội bộ: Nên nghiêm cấm công nhân dùng dao rạch
bao để xổ gạo ra mà phải cắt dây may bao để không rách bao. Bao luân chuyển phải quay ít nhất ba vịng, sau đó dùng làm bao đựng cám và bán bao theo hàng cho
khách hàng mua.
Thứ tư, chi phí bốc dỡ: Để giảm chi phí bốc dỡ cơng ty cần hạn chế tối thiểu
việc bốc dỡ qua nhiều công đoạn. Quy trình tối ưu cần thiết lập như sau:
Gạo nguyên liệu bốc qua cân và vác thẳng vào hộc liệu để qua máy chế biến
và đóng gói thành phẩm, sau đó xuất xuống phương tiện vận chuyển ra cảng. Các công đoạn cần hạn chế như: Gạo nguyên liệu vác từ ghe qua cân chất cây nguyên
liệu lưu kho sau đó bốc ra vác vào hộc liệu sản xuất hoặc gạo thành phẩm ra chất cây thành phẩm sau đó bốc ra vác xuống phương tiện hay cá biệt có trường hợp gạo sản xuất ra đóng bằng bao luân chuyển sau đó sang qua bao thành phẩm xuất xuống
phương tiện xuất hoặc xổ đấu trộn sau đó đóng bao thành phẩm xuất. Nếu giảm bớt
mỗi động tác bốc dỡ cơng ty có thể tiết kiệm từ 5 đồng/kg đến 15 đồng/kg gạo.
Thứ năm, chi phí vận chuyển: Gồm chi phí vận chuyển trong khâu mua lúa,
gạo nguyên liệu tại các trạm lưu động khi vào mùa vụ chuyển về kho và chi phí vận chuyển gạo thành phẩm xuất khẩu ra cảng cần có kế hoạch thật cụ thể, chính xác, cơng ty phải xác định được số lượng, thời gian, địa điểm giao, nhận hàng một cách cụ thể để ký hợp đồng với các đơn vị vận tải hoặc thuê hợp đồng trực tiếp với các chủ phương tiện nhằm tránh những trường hợp đột xuất phải thuê vận chuyển với giá cao do yếu tố thời gian cấp bách để giải phóng kho hoặc giao hàng.
Đối với vận chuyển lúa gạo nguyên liệu: Các điểm thu mua lưu động thường ở vùng sâu, nên phải thuê các phương tiện vận tải dưới 100 tấn mới có thể vào các
kênh rạch để chuyên chở. Do vậy khi ký hợp đồng vận chuyển công ty cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Mua hợp đồng bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro về vận tải.
- Kiểm soát chặt chẽ các chứng từ nhận hàng như giấy giới thiệu, giấy chứng nhận đăng kiểm phương tiện… và quan trọng là khơng để phương tiện chở q tải.
- Khốn hao hụt vận chuyển cho chủ phương tiện, thông thường mức chênh lệch vào khoảng 0,05% đến 0,1% giữa hai đầu cân. Công ty phải quản lý và kiểm soát mức hao hụt trong vận chuyển, phần hao hụt này nên khoán cho phương tiện và
được đưa vào giá cước vận chuyển khi hợp đồng vận chuyển.
Đối với vận chuyển gạo thành phẩm xuất khẩu: Khi vận chuyển gạo thành phẩm xuất khẩu ra cảng để bốc qua tàu xuất khẩu. Công ty thường thuê phương tiện vận tải lớn từ vài trăm tấn trở lên, công ty cần chú ý:
Phải thuê các đơn vị hoặc thuê trực tiếp các chủ phương tiện có uy tín,
phương tiện tốt để đảm bảo thời gian vận chuyển ra tàu để tránh tình trạng đưa hàng
ra chậm phải bị phạt tàu.
Mua hợp đồng bảo hiểm hàng hóa để tránh rủi ro khi vận chuyển.
Kiểm soát thủ tục nhận hàng chặt chẽ về hợp đồng, giấy giới thiệu nhận hàng, giấy đăng kiểm phương tiện…phải đảm bảo thủ tục đầy đủ mới cho nhận hàng và không để phương tiện vận chuyển vượt quá tải. Đồng thời phải kiểm soát
số đầu bao từ nơi nhận ở kho đến khi giao xong hàng ở đầu tàu.
Thứ sáu, chi phí điện năng: Đây là khoản chi phí phát sinh trong q trình gia cơng chế biến và xuất nhập hàng hóa, chi phí này chiếm phần lớn khoản chi phí
gia cơng. Để tiết kiệm chi phí điện năng cơng ty cần chú ý thực hiện các biện pháp
sau:
- Trong sản xuất máy phải hoạt động đúng công suất, không để hiện tượng máy chạy không tải hoặc không hết công suất phát sinh.
- Phải đảm bảo cho máy hoạt động liên tục trong ca sản xuất không để máy ngừng hoạt động do thiếu nguyên liệu, thiếu công nhân, mở máy trễ tắt máy sớm mà phải chạy suốt đủ thời gian ca.
- Có kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng máy thường xuyên nhằm hạn chế
đến mức thấp nhất những hỏng hóc phát sinh trong q trình sản xuất.
- Triển khai việc thực hiện việc tiết kiệm điện trong các ca máy như việc sử dụng đèn ánh sáng, băng chuyền tải….
Thứ bảy, chi phí lãi vay ngân hàng: Đây là khoản chi tài chính lớn của cơng
ty vì phần lớn vốn lưu động là vốn vay của ngân hàng. Để giảm chi phí này cơng ty cần tăng nhanh vịng quay vốn lưu động để giảm thời gian lưu kho (như đã nêu trên).
Để giảm thời gian chờ thanh tốn cơng ty thực hiện bằng cách:
Đối với hàng xuất khẩu trực tiếp: Phải lập bộ chứng từ đầy đủ, chính xác
chậm nhất là 3 ngày sau khi ký bill tàu.
Đối với hàng cung ứng: Đề nghị khách hàng ứng tiền từ 80% trở lên sau khi
ký hợp đồng. Đồng thời thực hiện tốt việc xác nhận giao hàng để làm cơ sở thanh toán tiền nhanh với khách hàng.
Bên cạnh đó, cơng ty xác lập mối quan hệ tốt với các ngân hàng tại thành phố Cần Thơ như: Ngân hàng Eximbank, Vietcombank, Nông nghiệp, BIDV… nhằm tranh thủ hỗ trợ kịp thời nguồn vốn vay để thu mua lúa gạo với lãi suất ưu đãi
cho công ty. Đồng thời công ty phải giám sát chặt chẽ các khoản công nợ nội bộ như: Ứng tiền đi công tác, mua nguyên vật liệu, sửa chữa máy móc thiết bị… để đốc thúc trong 7 ngày phải thanh tốn xong.
Các cơng nợ phát sinh bên ngồi như: Bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ cảng biển, bao bì. Tùy theo phương thức thanh tốn đã nêu trên hợp đồng giữa công ty với đối tác mà bộ phận công nợ phải theo dõi và thường xuyên nhắc nhở khách
hàng thanh toán đúng kỳ hạn. Trường hợp công nợ qua tháng sau thì cuối tháng
phải lập bảng đối chiếu cơng nợ với khách hàng để có cơ sở xử lý khi phát sinh nợ q hạn hoặc khó địi.
Bên cạnh đó cơng ty cần tăng cường giáo dục ý thức tiết kiệm điện, nước; sử dụng hiệu quả các chi phí về điện thoại, hội họp, tiếp khách… và các chi phí khác nhằm nâng cao lợi nhuận của đơn vị.
Việc áp dụng các giải pháp để giảm chi phí về thu mua nguyên liệu, chi phí
lưu kho, chi phí bao bì, chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển, chi phí lãi vay ngân
hàng… nói trên sẽ đem lại hiệu quả là giúp cho công ty đạt được mục tiêu tiết kiệm giảm 10% chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo tinh thần chỉ đạo chung của chính phủ hàng năm, từ đó giảm giá thành sản phẩm gạo của công ty và
nâng cao được năng lực cạnh tranh của đơn vị trên thị trường.
Thứ tám, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản: Hiện nay, tiềm năng cơ sở vật
chất của công ty, nhất là tại khu vực Trà Nóc với diện tích đất là 121.000 m2 với giá
thuê đất và chi phí cơ sở hạ tầng là 950 triệu đồng/năm, nhưng hiện công ty chỉ mới
sử dụng 2/3 diện tích, do vậy để hạn chế sự lãng phí này, cơng ty cần huy động phần diện tích chưa sử dụng vào hoạt động kinh doanh của đơn vị theo hướng sau
khi đầu tư xây dựng cầu cảng 10.000 tấn công ty sẽ sử dụng 1 phần diện tích để làm
bãi chứa container khoảng 10.000 m2, phần diện tích cịn lại sẽ mở rộng dịch vụ cho thuê bãi.
Do sản xuất theo mùa vụ nên công suất chế biến gạo thực tế hiện nay của cơng ty bình qn cả năm chỉ đạt hơn 60% so với năng lực vì những tháng vào vụ thì hoạt động ngày đêm, hết vụ thì máy móc thiết bị hoạt động khơng hết cơng suất.
Để khắc phục tình trạng này nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị
công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
- Có kế hoạch bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị vào thời điểm giữa hai vụ mùa, hoặc ở thời điểm khơng có đơn hàng nhằm đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động liên tục khi tiến hành sản xuất.
- Tích cực mở rộng thị trường xuất khẩu, cung ứng xuất khẩu, thị trường nội
địa để tăng khối lượng gạo sản xuất chế biến trong năm.
Áp dụng tốt các giải pháp nói trên sẽ giúp cơng ty nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị với công suất thực tế đạt từ 85% đến 90% so với công suất thiết kế, tương đương với sản lượng gạo được sản xuất qua máy khoảng 300.000 tấn/năm.