CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. Thực trạng cung ứng dịch vụ hành chính cơng
4.1.1. Giới thiệu dịch vụ hành chính cơng Sở Thơng tin và Truyền thơng
Sở Thông tin và Truyền thông Kiên Giang hiện cung cấp 43 thủ tục hành chính được thực hiện trên 4 lĩnh vực là bưu chính chuyển phát 06 thủ tục, phát thanh truyền hình và thông tin điện tử 15 thủ tục, lĩnh vực báo chí 07 thủ tục và lĩnh vực xuất bản 15 thủ tục, các thủ tục đều được niêm yết công khai tại trụ sở và trên trang thông tin điện tử tại địa chỉ http://stttt.kiengiang.gov.vn/3cms/thu-tuc-hanh- chinh.htm và http://kstt.kiengiang.gov.vn) các tổ chức, cơng dân có thể dễ dàng tìm
thấy và sử dụng dịch vụ.
4.1.2. Thực trạng cung cấp dịch vụ tại sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thơng tin và Truyền thơng có thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gồm 02 công chức, do Chánh văn phịng làm tổ trưởng và bố trí cơng chức trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối có chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ của tố chức, công dân đến bộ phận chuyên môn khi đến liên hệ giải quyết thủ tục hành chính và trả kết quả giả quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp Sở. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả, thu phí, lệ phí; theo dõi các vấn đề có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính; báo cáo định kỳ và đột xuất; quản lý các sổ sách, biểu mẫu thống kê.
Sơ đồ 4.1 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí làm việc chung với Văn phòng được đặt tại tầng trệt của toàn nhà ngay tại lối ra vào, là nơi thuận tiện cho việc tiếp các người dân đến liên hệ làm việc, có bố trí trang thiết bị tương đối hiện đại phục vụ cho công chức thực thi nhiệm vụ và tiếp cơng dân như: có bố trí máy lạnh, máy scan, bàn, ghế ngời chờ, có hịm thư góp ý được đặt cạnh các văn bản niêm yết cơng khai thủ tục hành chính, có bình nước uống, có trang bị camera quan sát.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả làm việc theo giờ hành chính, buổi sáng làm việc từ 7 giờ 30 đến 10 giờ, buổi chiều làm việc từ 13 giờ 30 đến 16 giờ.
Số lượng hờ sơ giao dịch thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giả quyết của Sở Thơng tin và Truyền thơng trung bình gần 400 hờ sơ/năm, trong đó tỷ lệ hờ sơ được trả trước hẹn và đúng hẹn là 98%. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính Năm 2017, Sở Thông tin và Truyền thông đã tiếp nhận xử lý và trả kết quả 379 hồ sơ, và 100% hồ sơ được trả trong và trước hạn trên 4 lĩnh vực: bưu chính, phát thanh truyền hình và thơng tin điện tử; báo chí và xuất bản, trong đó lĩnh vực phát thanh truyền hình và thơng tin điện tử có số hờ sơ phát sinh nhiều nhất.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ được các cấp lãnh đạo quan tâm, hàng năm có cử cán bộ, cơng chức tham dự các lớp huấn công tác quản lý nhà nước, nhưng về kỹ năng giao tiếp ứng xử chưa được chú trọng quan tâm và đào tạo thường xuyên.
Công chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả là cán bộ trẻ có tuổi đời dưới 30 tuổi, có trình độ Đại học, được đưa đi đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, được bị đầy đủ từ trang phục quần áo công sở, công cụ, dụng cụ làm việc, cơng chức làm việc có tinh thần trách nhiệm, có thái độ thân thiện, vui vẽ chưa thấy có thái độ phiền hà, gây khó dễ cho người dân khi đến làm thủ tục hành chính.
Người dân (tổ chức, cá nhân)
Chuyển hờ sơ phịng chuyên môn xử lý
Lãnh đạo ký, phê duyệt hồ sơ Bộ phận một cửa tiếp
Nhìn chung các lĩnh vực đã được cơng khai rõ ràng được niêm đầy đủ tại trụ sở tiếp nhận từ trình tự, thủ tục, thành phần hờ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí giúp cho tổ chức, doanh nghiệp, và công dân nắm bắt kịp thời các thông tin để thực hiện dễ dàng, tránh đi lại nhiều lần, tốn kém thời gian.
Tuy nhiên, cơng tác cải cách thủ tục hành chính nói chung và thực hiện cơ chế một cửa nói riêng vẫn cịn khơng ít những khó khăn, hạn chế: Về diện tích nơi làm việc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở chưa đạt yêu cầu về diện tích đảm bảo nhưng việc bố trí nơi tiếp nhận chưa được thuận tiện, chưa bố trí được máy vi tính tra cứu hờ sơ trực tuyến; cơng tác bố trí nhân sự chưa đảm bảo cơng chức làm việc cịn theo chế độ kiêm nhiệm, cơng tác phối hợp giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và phịng chun mơn có lúc chưa thật sự nhịp nhàng; kỹ năng giao tiếp của cơng chức có lúc chưa mềm dẽo, tinh thần trách nhiệm trong thực thi cơng vụ có lúc chưa cao. Ngun nhân trong từng thời điểm cán bộ, cơng chức của đơn vị có sự thay đổi về nhân sự, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, kỹ năng giao tiếp chưa được tập huấn thường xuyên, việc nhận thức về chủ trương có lúc chưa kịp thời và tồn diện dẫn đến việc thực hiện cơng tác cải cách hành chính chưa cao.