3.2. Quy trình cơ bản thực hiện chuyển đổi sang cơ chế quản lý vốn tập trung
3.2.4. Xác định thời điểm thực hiện
Để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong q trình thực hiện chuyển đổi cơ chế, việc xác định thời điểm thực hiện hết sức quan trọng. Thời điểm thực hiện chuyển đổi là thời điểm kết thúc cơ chế cũ chuyển sang ứng dụng cơ chế mới.
Thời điểm chuyển đổi có thể kéo dài vài ngày và có thể sử dụng song song hai cơ chế trong thời gian chuyển đổi. Thời gian này thường phát sinh những sai sót vì thế địi hỏi tính chuyên nghiệp của bộ phận tin học và trình độ ứng dụng cao của cán bộ nguồn vốn.
Hiện nay, với quy mô hơn 230 chi nhánh, phòng giao dịch trải dài từ địa đầu Móng Cái đến tận mũi Cà Mau và cả huyện đảo Phú Quốc, vì vậy MHB nên triển khai cơ chế FTP sớm để tiết kiệm được chi phí nhiều hơn so với khi mạng lưới các điểm giao dịch được mở rộng thêm.
Có thể thực hiện việc chuyển đổi theo một trong hai phương án:
- Triển khai thí điểm: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới thực hiện theo từng chi nhánh/ đơn vị trực thuộc, không chuyển đổi một lần tồn hệ thống. Q trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể phân tán theo từng khu vực. Ưu điểm của phương án này là có xử lý những sai sót phát sinh ở phạm vi nhỏ, trên cơ sở đó điều chỉnh và hồn thiện trước khi áp dụng cho toàn hệ thống. Tuy nhiên, thời gian chuyển đổi dữ liệu sẽ bị kéo dài, các chỉ tiêu kinh doanh giữa các chi nhánh chuyển đổi trước và sau không thống nhất tạo sự không công bằng trong đánh giá kết quả hoạt
động kinh doanh của các chi nhánh trong thời gian chuyển đổi. Hơn nữa Phải duy trì một đội ngũ nhận sự lớn để duy trì và vận hành song song hai cơ chế trong thời gian dài trước khi hoàn tất việc chuyển đổi cũng sẽ gây lãng phí lớn về chi phí.
- Triển khai đồng bộ: là phương án triển khai cơ chế quản lý vốn mới tập trung toàn hệ thống, chuyển đổi một lần tồn hệ thống đồng bộ, q trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch cụ thể tập trung toàn hệ thống. Phương án này có tính đồng bộ tập trung cao, giảm thiếu chi phí do thời gian chuyển đổi ngắn, lực lượng nhân lực chuyên môn cao sẽ không phân tán đi nhiều nơi mà chỉ cần tập trung tại Hội sở. Nhưng phương án này cũng có nhược điểm của nó, đó là địi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cần phải có bộ phận tin học trình độ cao và các chuyên gia khi chuyển đổi tập trung khi xử lý dữ liệu nhằm xử lý nhanh và hiệu quả nhất khi có sự cố sai sót. Theo kinh nghiệm chuyển đổi cơ chế của các NHTM đã từng thực hiện, quá trình chuyển đổi nên được thực hiện theo từng chi nhánh và các phịng giao dịch trực thuộc chi nhánh đó, khơng nên thực hiện chuyển đổi một lần toàn hệ thống để tránh những sai sót phát sinh. Q trình chuyển đổi được thực hiện theo lịch chuyển đổi cụ thể cho từng đơn vị. Sau mỗi đợt chuyển đổi cơ chế thành công, các chi nhánh sẽ thực hiện báo cáo công tác chuyển đổi và thực hiện cơ chế mới để rút kinh nghiệm cho những lần chuyển đổi sau. Việc sử dụng song song 2 cơ chế sẽ kết thúc khi toàn bộ các chi nhánh trong hệ thống đã thực hiện chuyển đổi thành công.
Thời điểm chuyển đổi dữ liệu là các thời điểm nghỉ nhiều ngày liên tục của toàn hệ thống như: Tết Dương Lịch, Lễ 30/4 - 01/05… để có thể kịp thời khắc phục các sai sót, khơng để ảnh hưởng đến số liệu của toàn hệ thống.