Nguồn: Do tác giả phân tích
3
3..2.2.22..33 HHồoànn tthhii n nvivi cc ll p p vvàà ccuunngg cc p pththôônngg ttiinn qquuaa KKTTQQTT
Xác định lại đ i tượng tập hợp chi phí
Đối t ợng tập hợp chi phí là giới hạn và phạm vi để tập hợp chi phí phục vụ cơng tác quản lý chi phí và tính giá thành. Việc xác định lại đối t ợng tập hợp chi phí phải dựa theo u cầu KTQT chi phí, đó là bất kỳ một bộ phận nào có phát sinh chi phí và ng i quản lý bộ phận đó chịu trách nhiệm về chi phí tại bộ phận c a mình thì bộ phận đó đều có thể tr thành một đối t ợng tập hợp chi phí độc lập, cần làm rõ nơi phát sinh và nơi chịu chi phí. Mặt khác, yêu cầu xác định đối t ợng tập hợp chi phí c a KTQT
chi phí địi hỏi m c độ chi tiết cao và trên cơ s đó mới thuận lợi cho việc lập dự tốn, kiểm sốt chi phí, đánh giá trách nhiệm và làm cơ s cho việc ra các quyết định trong phạm vi từng bộ phận dễ dàng hơn. Lĩnh vực kinh doanh VTTNĐ là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt chính vì vậy đối t ợng tập hợp chi phí nhiều họat động khác nhau, từ những yêu cầu và đặc điểm trong kinh doanh VTTNĐ luận văn xác định lại đối t ợng tập hợp chi phí tại DN VTTNĐtrong lĩnh vực kinh doanh VTTNĐ nh sau:
TT Ho t đ ng Đ i t ng t p h p chi phí s n xu tTh c t Xác đ nh l i 1 VTTNĐ Họat động VTTNĐ và xếp dỡ Từng chuyến hành trình: từng lọai tàu hay
từng đội tàu
2 Xếp dỡ Từng đơn đặt hàng, từng lọai hàng
3 Dịch vụ
VTTNĐ Họat động dịch vụ VTTNĐ Theo từng đơn đặt hàng Bảng 3.5: Bảng xác định lại đối t ợng tập hợp chi phí sản xuất
Nguồn: Do tác giả phân tích
Việc xác định đối t ợng tập hợp chi phí sẽ rất hữu ích cho việc xác định đối t ợng tính giá thành. Trên cơ s xác định lại đối t ợng tập hợp chi phí hợp lý sẽ giúp cho việc xác định đối t ợng tính giá thành đ ợc cụ thể hơn. Việc xác định đối t ợng tính giá thành khơng chỉ phù hợp với yêu cầu quản lý mà còn phải xác định đối t ợng tính giá thành chi tiết hơn để vận dụng ph ơng pháp tính giá thành phù hợp.
Lập báo cáo chi phí để phục vụ kiểm sốt chi phí
Quy trình t ch c báo cáo KTQT trong các DN VTTNĐ g m 3 giai
đoạn: Thiết lập hệ thống báo cáo, triển khai thực hiện hệ thống báo cáo và hoàn thiện hệ thống báo cáo. Tùy thuộc hiện trạng báo cáo KTQT mỗi DN mà việc t ch c báo cáo KTQT có thể tuân theo một, hai hoặc cả 3 giai đoạn nói trên. Nếu các DN VTTNĐ ch a có thiết lập hệ thống báo cáo KTQT thì thực hành cả 3 giai ðoạn, nếu các DN VTTNÐ có thực hành một số phần trong các giai ðoạn thì b sung cho phù hợp với quy trình.
Giai đoạn 1: Thiết lập hệ thống báo cáo KTQT g m các b ớc sau: B ớc 1:Xác định yêu cầu c a lưnh đạo DN: Tùy thuộc vào nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý điều hành DN, tùy thuộc đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động các DN VTTNĐ sẽ xác định nhu cầu riêng có c a DN mình cho phù hợp. Việc xác định này th ng thông qua các yêu
cầu trực tiếp c a các nhà quản trị các cấp trong DN hoặc là do bộ phận xây dựng báo cáo trao đ i với các nhà quản trị có nhu cầu cung cấp thơng tin; thông qua kinh nghiệm c a ng i xây dựng hệ thống báo cáo; thông qua việc khảo sát các kinh nghiệm c a các DN khác trong cùng ngành; xác định nh các chuyên gia t vấn hoặc tự xây dựng theo các mơ hình lý thuyết…
B ớc 2: Xây dựng danh mục báo cáo. Trong KTQT thông tin đ ợc thu thập nhằm phục vụ cho ch c năng ra quyết định c a nhà quản trị và th ng khơng có sẵn, nên ngồi việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu cả KTTC, KTQT còn phải kết hợp với nhiều bộ phận khác nh thống kê, hạch toán nghiệp vụ để t ng hợp, phân tích và xử lý thơng tin thành các báo cáo có thể sử dụng linh hoạt, thích hợp cho từng đối t ợng sử dụng. Do đó việc xây
dựng một hệ thống danh mục báo cáo KTQT trong các DN VTTNĐ là rất cần thiết. Nh hệ thống danh mục này xác định đ ợc các báo cáo cần cung cấp cho bộ phận nào, nhà quản trị nào, th i điểm nào…giúp cho các DN VTTNĐ thực hiện việc cung cấp thông tin đ ợc thuận lợi và dễ dàng hơn.
B ớc 3: Xây dựng mẫu biểu báo cáo. Căn c trên hệ thống danh mục báo cáo đư thực hiện b ớc 2, tiến hành xây dựng mẫu biểu báo cáo. Các mẫu biểu báo cáo đ ợc xây dựng tùy theo nhu cầu c a từng DN VTTNĐ cụ thể nh ng nhìn chung th ng có các mẫu biểu sau:
Báo cáo dự toán g m dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự toán NVL trực tiếp, dự tốn NC trực tiếp, dự tốn chi phí SXC, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí QLDN, dự tốn thu tiền, dự tốn chi tiền, dự toán cân
đối thu, chi tiền, dự toán lợi nhuận, dự toán bảng cân đối kế toán.
Báo cáo thực hiện g m báo cáo tài chính, báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng, báo cáo phân tích nợ phải thu, báo cáo chấp hành định m c t n kho, báo cáo nhập, xuất, t n kho, báo cáo tăng, giảm tài sản cố định, báo cáo chi tiết nợ phải trả, báo cáo phân tích nợ phải trả, báo cáo tăng, giảm ngu n vốn ch s hữu, báo cáo chi tiết doanh thu, báo cáo chi tiết giá vốn hàng
bán, Báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí QLDN, báo cáo chi tiết chi phí sản xuất, kết quả kinh doanh (mẫu truyền thống), kết quả kinh doanh (mẫu số d đảm phí), báo cáo bộ phận (theo đơn vị kinh doanh), báo cáo bộ phận (theo loại hoạt động), báo cáo bộ phận (sản phẩm), báo cáo bộ phận (thị tr ng), báo cáo tìnhhình lao động và năng suất lao động.
Báo cáo phân tích: Phân tích các nhân tố ảnh h ng lợi nhuận thực hiện, phân tích biến động chi phí NVL trực tiếp, phân tích biến động chi phí NC trực tiếp, phân tích biến động biến phí SXC, phân tích biến động định
phí SXC, phân tích chi phí bán hàng, phân tích chi phí QLDN.
Giai đoạn 2: Triển khai thực hiện hệ thống báo cáo KTQT. Nội dung triển khai thực hiện hệ thống báo cáo KTQT trong DN là giai đoạn phối hợp c a một q trình t ch c cơng tác KTQT tại DN từ khâu t ch c hệ thống ghi chép ban đầu phù hợp với việc thu thập thông tin để lập báo cáo nh lập
ch ng từ, luân chuyển ch ng từ và các th tục kế tốn có liên quan; đến khâu t ch c vận dụng các TKKT, s KT phù hợp để hệ thống hố thơng tin theo yêu cầu lập báo cáo. Ngoài ra để giúp việc lập báo cáo KTQT đ ợc nhanh chóng, linh hoạt, kịp th i thì giai đoạn này phải l u ý đến việc ng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác KTQT nói riêng, đ ng th i để việc triển khai hiệu quả thì phải tập huấn cho những ng i có liên quan thực hiện thành thạo hệ thống báo cáo KTQT, ban hành qui chế nội bộ về việc chấp hành chế độ thơng tin nội bộ DN.
Giai đoạn 3: Hồn thiện hệ thống báo cáo KTQT trong DN: Khi môi tr ng kinh doanh thay đ i, quy mô DN phát triển, tình huống ra quyết định thay đ i, ph ơng pháp quản lý thay đ i thì u cầu thơng tin cho các quyết định quản lý cũng thay đ i. Do đó, báo cáo KTQT, cơng cụ cung cấp thông tin cho các quyết định quản trị, cũng phải ln ln đ ợc hồn thiện, nhằm
phục vụ cung cấp thông tin, linh hoạt, kịp th i và hữu ích cho các nhà quản trị. Định kỳ, DN cần phải xem xét, đánh giá hệ thống báo cáo hiện hữu trên các ph ơng diện: kỷ luật báo cáo, nội dung báo cáo và m c độ thỏa mưn thơng tin cho quản lý. Từ đó đề ra các biện pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo KTQT về danh mục báo cáo, nội dung báo cáo, th i điểm lập, cách lập, th i hạn g i và nơi g i báo cáo.
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu sự tác động trực tiếp l ng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá vật liệu mua vào. Sự biến động l ợng nguyên vật liệu tiêu hao thuộc vê trách nhiệm c a bộ phận sản xuất, cũng có thể do giá mua vào hoặc những nhân tố ch quan khác. Cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong chu trình cung cấp nguyên vật liệu để giúp DN kiểm soát đ ợc chi phí và giảm thiểu những r i ro. Vì vậy, ngồi các bảng kê ngun vật liệu, Cơng ty nên lập báo cáo về tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định m c biến động về định m c hay đơn giá nguyên vật liệu, từ đó xác định nguyên nhân và đ a ra biện pháp xử lý kịp th i.
Các báo cáo chi phí nhân cơng trực tiếp hiện nay tại Công ty chỉ mới dừng lại việc cung cấp thơng tin để tính l ơng, ch a đi vào phân tích và đánh giá nguyên nhân c a những biến động về chi phí nhân cơng theo h ớng có lợi hay bất lợi. Để đáp ng nhu câu trên Công ty nên lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân cơng trực tiếp.
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung
Nhằm giúp nhà quản trị kiểm tra, đánh giá tình hình sử dựng chi phí sản xuất chung, cơng ty nên lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung theo từng tàu sơng, từng bộ phận để dễ dàng kiểm sốt chi phí, tạo một cách nhìn t ng quan vê họat động c a Cơng ty.
3
3..2.2.33 HHồoànn ththii nn tt cchh c c bb mmááyy kk totoáánn
Hồn thiện t ch c bộ máy kế tốn g m các nội dung sau: xác định ch c năng, nhiệm vụ c a KTQT và KTTC theo từng phần hành kế toán; và những mối liên hệ c a KTQT.
Xây dựng mơ hình kế tốn quản trị kết hợp
KTQT là một công cụ hữu hiệu giúp cho các nhà quản trị đ a ra các quyết định kinh doanh kịp th i và chính xác. Hiện nay, KTQT ch a thực sự đ ợc quan tâm đúng m c, các DN Việt nam ch a hiểu rõ tầm quan trọng c a KTQT, hay ngộ nhận KTQT là KTTC. Tại các DN VTTNĐ cũng nh vậy, KTQT ch a thực sự đ ợc quan tâm, việc cung cấp các thông tin cho nhà quản trị còn mang nặng bản chất c a KTTC, ch a đáp ng đ ợc nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị tr ng cạnh tranh ngày càng gay gắt nh hiện nay. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả các thông tin nhằm phục vụ công tác quản lý và ra các quyết định đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế c a sản xuất thì cần t ch c tốt công tác KTQT tại đơn vị, đặc biệt là KTQT chi phí sản xuất.
Kế tốn tr ng Kế tốn Tài chính Kế tốn Quản trị Kế tốn Tài sản Kế tốn chi phí,
Khoản phải thu, phải trả T ng hợpKế toán Kế toán Ngu n vốn
Đội lập kế hoạch,
Dự toán Đội nghiên c u & đề xuất dự án QT Đội phân tích,
Đánh giá
Đơn vị
Trực thuộc Trực thuộcĐơn vị Trực thuộcĐơn vị
Bảng 3.6: Sơ đ t ch c bộ máy kếtoán quản trị kết hợp
Nguồn: Do tác giả phân tích
Tổ chức nhân sự thực hiện KTQT gắn kết với KTTC
T ch c bộ máy kế toán cần phải căn c vào lĩnh vực hoạt động c a DN, đặc điểm t ch c SXKD và t ch c quản lý, m c độ phân cấp quản lý, trình độ trang bị và khả năng sử dụng các ph ơng tiện tính tốn cũng nh trình độ tay nghề c a đội ngũ ng i làm kế tốn.
Mỗi DN có những đặc điểm đặc thù về SXKD và trình độ chun mơn trong công tác quản lý cũng nh trong cơng tác kế tốn. Vì vậy, cần phải căn c vào đặc điểm và trình độ chun mơn c a đội ngũ cán bộ quản lý và những ng i làm kế toán để t ch c bộ máy kế toán. Thực chất c a t ch c bộ máy kế tốn là việc bố trí ng i làm kế toán vào các phần hành kế toán cụ thể một cách khoa học và hợp lý nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đ , kịp th i thông tin phục vụ cho việc điều hành SXKD c a nhà quản lý.
T ch c bộ máy kế toán trong DN VTTNĐ phải đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả và mang tính khả thi. Theo nh phân tích ch ơng 1 thì có các mơ hình để t ch c bộ máy KTQT trong DN là: mơ hình kết hợp, mơ hình tách biệt và mơ hình hỗn hợp.
Mỗi mơ hình t ch c kế tốn nói trên có những u điểm và nh ợc điểm riêng. Với thực trạng c a các DN VTTNĐ hiện nay, đề tài đề xuất áp
dụng hình th c t ch c cơng tác kế tốn tập trung với mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp. Mơ hình này đ ợc áp dụng thuận lợi khi các DN VTTNĐ đư t ch c áp dụng phân loại và xử lý thông tin thông qua hệ thống tài khoản gắn kết giữa KTTC với KTQT.
Việc áp dụng mơ hình này có nhiều u điểm và phù hợp với DN VTTNĐ nh sau: Việc phân cơng, phân nhiệm trong phịng kế tốn thuận lợi, đơn giản, dễ làm, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ khối l ợng công việc c a ng i làm kế toán; kết hợp chặt chẽ giữa quản lý t ng hợp và quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính; Việc thu nhận và xử lý thơng tin nhanh từ khâu thu nhận, xử lý ch ng từ, ghi s kế tốn đến việc phân tích, cung cấp số liệu đảm bảo yêu cầu quản lý; Thuận tiện cho việc ng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn.
Tuy nhiên, mơ hình này có hạn chế là không tạo điều kiện thuận lợi cho việc chun mơn hóa theo hai loại KTTC và KTQT. Sau khi xác định hình th c t ch c cơng tác kế tốn tập trung với mơ hình kết hợp giữa KTTC và KTQT, các DN VTTNĐ cần thực hiện quy trình t ch c nh sau:
Xác định khối l ợng cơng việc kế tốn: Mỗi DN có quy mơ khác nhau, kinh doanh trên những lĩnh vực khác nhau, khối l ợng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng c a nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau. Loại hình DN khác nhau nh sản xuất, th ơng mại, dịch vụ, xây lắp thì các nghiệp vụ phát sinh cũng khác nhau về khối l ợng và độ ph c tạp. Do đó cần bố trí những nhân viên kế tốn có kinh nghiệm.
Xác định các bộ phận kế toán c a bộ máy kế toán trong DN: Sau khi thực hiện việc xác định khối l ợng cơng việc kế tốn phát sinh tại DN. Căn c vào đó xác định các bộ phận kế toán c a DN cần đ ợc xác định phù hợp nhằm đảm bảo sự phối hợp các bộ phận này trong mối quan hệ chung với tất cả các bộ phận kế toán c a bộ máy kế tốn để có sự phối hợp, phân nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ công tác quản trị DN.