3
3..2.2.22 HHồoànn ththii nn ququyy ttrrììnnhh ththuu thth p p xxửử lýlý vàvà tt ngng hh p p ththôônngg ttiinn đáđápp
n
ngg yyêêuu cc u uququ nn llýý
Quy trình thu thập xử lý và t ng hợp thông tin g m 5 b ớc sau:
B ớc 1: Phát hiện vấn đề và xác định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thơng tin đem lại lợi ích th ì thơng tin phải có quan hệ trực tiếp với vấn đề đặt ra tr ớc DN và địi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thơng tin sẽ rất tốn kém nếu xác định vấn đề không rõ ràng hay sai lệch. Sau đó, KTQT phải xác định mục tiêu thu thập thông tin.
B ớc 2: Lựa chọn ngu n thông tin: Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và ph ơng pháp thu thập thơng tin có hiệu quả nhất. Ngu n thơng tin có thể là số liệu lấy từ các biểu thống kê c a DN, các báo cáo kế toán, các tài liệu nghiên c u, các tạp chí…
B ớc 3: Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các ngu n đư lựa chọn có thể sử dụng ngay hoặc tiến hành biến đ i theo các ph ơng pháp phù hợp cho việc cung cấp thông tin cho các quyết định.
B ớc 4: Phân tích thơng tin thu thập: Sau khi thu thập thơng tin tiến hành phân tích tập hợp theo các ph ơng án để giúp cho việc ra các quyết định thuận lợi.
B ớc 5: Báo cáo kết quả và ra quyết định: Các thơng tin đư phân tích thành các ph ơng án có thể d ới dạng so sánh hoặc d ới dạng báo cáo thu nhập mẫu số d đảm phí nhằm giúp cho các nhà quản trị lựa chọn và ra quyết định. Tất nhiên một trong những thông tin quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định c a các nhà quản trị mà các DN đều có thể thực hiện một m c độ nhất định từ thấp đến cao là thông tin về mối quan hệ C – V – P
để qua đó xác định điểm hòa vốn, vùng lưi, vùng lỗ trong hoạt động kinh
doanh.
3
3..2.2.22..11 HHoàoànn tthhii n nththuu tthh p p tthhôônngg ttiinn đđ u u vvààoo
KTQT có nhiệm vụ thu nhận và cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản trị hoạch định và kiểm sốt DN. Những thơng tin mà KTQT cần t
ch c thu nhận là thông tin quá kh (thông tin thực hiện) và thông tin t ơng lai. KTQT tuân th các nguyên tắc về lập, luân chuyển ch ng từ kế toán quy định tại các chế độ kế toán DN. Trên cơ s hệ thống ch ng từ kế toán đư đ ợc quy định trong các chế độ kế tốn, KTQT cần cụ thể hóa và b sung thêm một số nội dung để phục vụ cho việc thu thập thông tin cho mục tiêu quản lý.
Bên cạnh đó KTQT cịn sử dụng các ch ng từ ban đầu, ch ng từ thống kê trong quá trình điều hành hoạt động SXKD c a DN nh : Lệnh SX, bảng kê khối l ợng, quyết định điều động lao động, quyết định di chuyển tài sản, dự báo kế hoạch sản xuất,… hoặc trong nhiều tr ng hợp việc ghi chép
KTQT chỉ dựa trên các ch ng từ điều tra, quan sát, điện báo, nghe trình bày. Ngồi ra DN cịn cần phải thiết kế một số ch ng từ kế toán cần thiết phục vụ cho KTQT mà chế độ kế toán nhà n ớc ch a quy định, nh : Bảng tính phân b , chi phí bán hàng,chi phí QLDN…
Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ
Các thông tin quá kh phản ánh các nghiệp vụ kinh tế pháp lý đư phát sinh hoàn thành đ ợc ch ng minh bằng các ch ng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh c a DN. Các thông tin này giúp các nhà quản trị đánh giá tình hình hoạt động c a DN trong th i gian qua làm cơ s tiền đề hoạch định các chính sách trong t ơng lai. Vì vậy việc thu thập thông tin quá kh là công việc quan trọng c a KTQT. Do đặc thù c a DNNVV để giảm thiểu chi phí trong việc t ch c thu thập thông tin quá kh KTQT nên dựa vào cơ s dữ liệu c a KTTC là ch yếu, kết hợp một số ch ng từ c a
KTQT.
Trình tự t ch c thu nhận ch ng từ quá kh nh sau:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, KTQT phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch tốn và ghi s sau đó phân loại thơng tin và t ng hợp d ới dạng các báo cáo KTQT phù hợp với các tình huống ra quyết định c a các nhà quản trị.
Khi t ch c thu nhận thông tin quá kh , khâu đầu tiên là t ch c hạch tốn ban đầu thơng qua cơng tác lập ch ng từ kế tốn. Lập và ghi chép đầy đ , chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh vào ch ng từ ban đầu sẽ giúp cho các khâu kế toán tiếp theo đ ợc tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin đ ợc nhanh chóng, đáp ng yêu cầu kịp th i, phù hợp và hữu ích
cho các quyết định quản trị.
KTQT cần cụ thể hóa các ch ng từ h ớng dẫn chọn lọc, b sung, sửa đ i các chỉ tiêu trên ch ng từ, thiết kế thêm các ch ng từ cần thiết để cho phù hợp với nội dung KTQT. Sau khi thực hiện tốt công tác ch ng từ, thông qua ph ơng pháp TK đ ợc thiết kế tích hợp với KTTC nhằm xử lý các thông tin phục vụ cho các nhu cầu quản trị trong DN.
Tổ chức thu thập thơng tin dự đốn tương lai
Thông tin trong KTQT nhằm cung cấp cho các nhà quản trị ra các quyết định mà các quyết định này nhằm điều hành các hoạt động c a DN h ớngđến t ơng lai. Do đó một trong những đặc điểm c a thơng tin KTQT
là mang tính định h ớng t ơng lai.
Một trong những thông tin t ơng lai quan trọng mà KTQT cung cấp là định m c chi phí, chi phí tính tr ớc nhằm so sánh với các thơng tin thực hiện để phát hiện ra sai lệch từ đó phân tích và đề xuất các giải pháp giúp các nhà quản trị ra các quyết định điều chỉnh phù hợp. Nh việc thu thập các thông tin t ơng lai giúp nhà quản trị trong các tình huống ra quyết định nh quyết định có thực hiện hay khơng một đơn đặt hàng với giá giảm? các chi phí sản xuất chung ớc tính trong mơ hình tính giá thành theo chi phí thực tế kết hợp ớc tính …
Để t ch c thu thập các thông tin t ơng lai, KTQT phải thực hiện theo trình tự: xác định mục tiêu để thu thập thông tin tiếp theo là lựa chọn ngu n thông tin, trong giai đoạn này phải xác định ngu n thông tin thu thập theo các dữ liệu sơ cấp, hay th cấp hoặc cả hai để có các ph ơng pháp thu thập phù hợp.
Ngồi ra khi thu thập thơng tin t ơng lai còn dùng các ph ơng pháp dự báo định tính và định l ợng hoặc kết hợp để thu thập thông tin tốt nhất.
Tổ chức hạch toán ban đầu
Việc hạch tốn ban đầu là một cơng việc rất quan trọng, cơng việc kế tốn địi hỏi tính cẩn thận. Theo u cầu c a KTQT chi phí thì cần phải có thơng tin chi phí c a từng loại sản phẩm dịch vụ, từng họat động kinh
doanh
Đối với chi phí trực tiếp nh tiền l ơng, BHXH, BH T,BHTN, KPCĐ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa th ng xuyên, chi phí th ngồi… khi những đối t ợng chi phí này phát sinh liên quan đến đối t ợng kế tốn tập hợp chi phí nào thì căn c vào ch ng từ kế toán hoặc tài liệu liên quan hàng ngày ghi vào s chi tiết cho từng đối t ợng chịu chi phí đó.
Đối với chi phí SXC có liên quan đến nhiều đối t ợng khác nhau. Do các khoản chi phí này khơng thể t ch c ghi chép hạch toán ban đầu chi tiết cho từng đối t ợng chịu phí, vì vậy phải tiến hành tập hợp chi phí, sau đó phân b cho từng đối t ợng chịu phí liên quan theo tiêu th c nhất định.
Đối với chi phí quản lý DN, chi phí bán hàng việc t ch c ch ng từ phản ánh các chi phí này t ơng tự nh chi phí SXC.
Đối với DN áp dụng chế độ kế tốn theo QĐ 48 thì việc t ch c theo
dõi chi phí cần đ ợc thực hiện chi tiết trên TK 154 theo các khoản mục chi phí: chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC. Sau đó tiến hành t ng hợp để tính giá thành sản phẩm:
ếu tố chi phí 154 NVLTT 154 NCTT 154 SXC 154 t ng hợp chi phí 155 Zsp
Hình 3.2: Sơ đ kế tốn ghi nhận thơng tin để tính giá thành –theo QĐ 48
Nguồn: Do tác giả phân tích
Đối với DN áp dụng chế độ kế tốn theo quyết định 15 thì việc t ch c theo dõi chi phí đ ợc thực hiện thơng qua các tài khoản 621, 622, 627 sau đó kết chuyển sang tài khoản 154 để tính giá thành.
ếu tố chi phí 621 622 627 SXC 154 155 Zsp
Hình 3.3: Sơ đ kế tốn ghi nhận thơng tin để tính giá thành –theo QĐ 15
3
3..22..22..22 HoHoàànn tthhii n n vvềề pphhâânn lloo i i vvàà xxử ử llýý tthhơơnngg titinn
Phân lọai chi phí theo cách ứng xử chi phí
Ngồi các cách phân lọai đơn vị đang sử dụng nhằm đáp ng yêu cầu lập kế họach kiểm tra, kiểm sốt chi phí c a việc ra các quyết định c a nhà quản lý, KTQT phân loại chi phí theo cách ng xử, nghĩa là m c độ hoạt động thay đ i thì chi phí sẽ biến động nh thế nào. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh đ ợc chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Việc phân loại chi phí có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thiết kế, xây dựng mơ hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí – khối l ợng –lợi nhuận (C-V-P).
Kho n m c chi phí Bi n phí Đ nh phí Chi phí h n h p
A Nhóm chi phí duy trì tàu
Tiền l ơng chính, các khoản phụ cấp cho cán bộ , thuyền viên trên tàu nh : phụ cấp sông n ớc, phụ cấp ch c vụ, phục vụ nhiều năm (cán bộ thuyền
viên: thuyền tr ng,thuyền phó, th y th , máy tr ng...)
x
Tiền th ng cho cán bộ thuyền viên trên tàu (Thuyền tr ng,thuyền phó,
th y th , máy tr ng...) x
Bảo hiểm xư hội x
Chi phí tiền ăn cho thuyền viên x
Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ, đ dùng b sung trên tàu (Dụng cụ c u
hỏa, nhà bếp.....) x
Chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa
th ng xuyên tàu song x
Chi phí bảo hiểm tài sản và đ dùng
hàng hóa x
Chi phí khấu hao tàu song x
Các khoản chi phí duy trì tàu khác x
B, Nhóm chi phí khai thác tàu x
Chi phí vật liệu phụ tùng x
Chi phí nhiên liệu: dầu nh n, Dầu
diesel,dầu DO.... x
Kho n m c chi phí Bi n phí Đ nh phí Chi phí h n h p
Chi phí cảng phí (vệ sinh, ánh sáng,
buộc c i dây, tàu kéo... ) x
Chi phí cơng việc đại lý và mơi giới (sắp xếp tàu vào ra khỏi cảng, t ch c việc xếp dỡ, dàn xếp tất cả các công biệc liên quan đến mọi cung ng tàu...)
x
C Nhóm chi phí qu n lỦ
Tiền l ơng và phụ cấp l ơng cho
CBCNV bộ phận hành chánh x
Bảo hiểm xư hội x
Chi phí tiếp khách, cơng tác phí x
Chi phí quảng cáo, tạp chí, sách báo
chun mơn x
Chi phí văn phịng phẩm x
Khấu hao và sửa chữa th ng xuyên
nhà cửa,văn phòng làm việc x
Chi phí điện thoại, điện tín, văn phịng
làm việc x
Chi phí vật liệu rẻ tiền mau hỏng x
Nhiên liệu và điện năng x
Đào tạo ngu n nhân lực x
Chi phí tài chính x
Thuế các loại x
Chi phí bằng tiền khác x
Bảng 3.1: Bảng phân lọai chi phí theo cách ng xử chi phí
Nguồn: Do tác giả phân tích
Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà cấu thành nên g m cả yếu tố chi phí khả biến và chi phí bất biến.
Nếu ta gọi:
a là tỉ lệ biến đ i theo các m c độ họat động c a bộ phận chi phí biên
đ i trong chi phí hỗn hợp.
b là bộ phận chi phí bất biến trong chi phí hỗn hợp x là m c độ họat động (biến độc lập)
y là t ng chi phí phụ thuộc (biênphụ thuộc)
ph ơng trình dạng bậc nhất: y=ax + b
Nhằm phục vụ việc lập kế họach, phân tích và quản lý chi phí, cần phải phân tích các chi phí hỗn hợp thành các yếu tố khả biến và yếu tố bất biến. Việc phân tích này cân phải đ ợc thực hiện bằng một trong ba ph ơng pháp: ph ơng pháp cực đại – cực tiểu, ph ơng pháp đ thị phân tán và ph ơng pháp bình ph ơng bé nhất.
Tổ chức tài khoản kế toán (TKKT)
TKKT phản ánh quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình họat động sản xuất kinh doanh c a DN. Việc t ch c tài khoản để phản ánh chi tiết chi phí và hệ thống thơng tin chi tiết chi phí đ ng th i bảo đảm đ ợc mục đích c a kế tốn quản trị trong việc thực hiện kiểm sốt chi phí thơng qua việc thực hiện các dự tốn chi phí. Do vậy khi xây dựng hệ thống TKKT phục vụ cho việc thu thập xử lý thơng tin c a KTQT chi phí phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Vận dụng hệ thống tài khoản c a KTTC để xây dựng chi tiết hơn các TK chi phí phù hợp với yêu cầu c a KTQT chi phí.
Kết hợp với bảng mư chi phí, mư đơn hàng, dự án, mư đối t ợng sử dụng chi phí đư đ ợc xây dựng cho từng trung tâm chi phí với từng khoản phí. Điều này cho phép t ng hợp đ ợc các số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng khoản chi phí.
Phân loại và mư hố các tài khoản chi phí theo từng yếu tố chi phí phục vụ mục đích kiểm sốt và phân tích chi phí.
Kiểm tra và phân tích tình hình thực hiện các dự tốn chi phí
Những yêu cầu trên cần phải thực hiện phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, trên cơ s hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong KTTC, đề tài đề xuất hệ thống tài khoản kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT: Sử dụng tài khoản cấp 1 và cấp 2 ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 c a Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán DN, m các tài khoản chi tiết theo từng họat động kinh doanh và theo từng bộ phận
phát sinh chí phí. M tài khoản cấp 2, cấp 3 b sung thêm 02 ký tự là mư sản phẩm dịch vụ hay theo từng họat động kinh doanh: VTTNĐ có mư: VT, Xếp dỡ có mư: XD, Dịch vụ vận tải có mư: DV, Kinh doanh th ơng mại có mư: KD. M tài khoản cấp 3, cấp 4 b sung thêm 01 ký tự số là mư trung tâm chi phí: Văn phịng Cơng Ty có mư là: 1, Bến phao ….. có mư là: 2,
Bến ….. có mư là: 3, Nhà máy đóng mới và sửa chữa tàu sơng có mư là: 4, Cảng ….. có mư là: 5. Trung tâm xuất khẩu có mư là: 6.