3 .Kết cấu của khóa luận
2.1 Giới thiệu sự hình thành và phát triển cơng ty cổ phần CQ LOGISTICS
2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của công ty
Hiện nay số nhân viên của công ty 119 người, được phân bố trải đều các phòng ban: Phịng hành chính, phịng kinh doanh, phịng kế toán tài vụ. Nhân viên phòng kinh doanh bao gồm nhân viên của đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh XNK, bộ phận kho – vận tải ô tô và bộ phận giao nhận
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần CQ Logistics
Mối quan hệ giữa các phòng ban
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan lãnh đạo cao nhất, mỗi năm họp ít nhất một lần
để thông qua các quyết định quan trọng nhất của công ty.
Hội đồng quản trị: Do hội đồng quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm xây dựng các kế
hoạch mang tính chiên lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch đó được thực hiện thông qua ban giám đốc.
Ban kiểm soát: Cũng là cơ quan do hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt Đại hội đồng
cổ đông kiểm tra, giám sát, theo dõi hoạt động của hội đồng quản trị và Ban giám đốc
Giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của cơng ty Phịng vận tải
đường biển: Chức năng chính của phòng là làm đại lý cho 3 hãng tàu: Hãng tàu Hapg- Lloyd (Đức), Zim- Lines (Israrel). Ngồi ra phịng cịn làm đại lý giao nhận hàng Container bằng đường biển, làm đại lý thủ tục cho các tàu cập cảng, rời cảng Đà Nẵng và đảm nhiệm thêm một số dịch vụ nhân tạo quy trình cơng việc khép kín như: Dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng xuất khẩu bằng đường biển, dịch vụ vận chuyển hàng
Bộ phận kế tốn Bộ phận H.chính Phịng kế tốn T.Hợp Phịng vận tải Đường biển Phịng hàng khơng Phòng gom hàng Giám Đốc Phòng DHL
VP đại diện Kho, bãi cont
Phòng kinh doanh Bộ phận Logistics Bộ phận chứng từ
Container bằng đường bộ, mua bảo hiểm hàng hóa, th giám định...
Phịng DHL: Chuyển cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh (Expre Wordwide)
các bộ chứng từ (cons), tài liệu, hãng mẫu đi toàn thế giới. Với phương thức từ “bàn đến bàn”, DHL Expre Wordwide sẽ đàm trách toàn bộ các cung đoạn từ: Nhận - chuyển - phát hành, kể cả các thủ tục hành chính Hải Quan.
Phịng hàng khơng: Chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng khơng, ngồi ra phịng cịn đảm nhận thêm một số dịch vụ như khai thuế hải quan, bảo hiểm, vận chuyển nội địa...
Phòng Kinh doanh: Tiếp nhận đơn đặt hàng, giao dịch và báo giá cho khách hàng,
theo dõi lượng hàng hóa bán ra, Phải lập kế hoạch hàng cần mua, cần sản xuất để có chiến lược dự trữ hoặc sản xuất cho phù hợp, kế hoạch hoạt động của kỳ tới, chăm sóc khách hàng hiện có, tạo mối quan hệ tốt với các đối tác (hãng xe, hải quan, khách hàng, …)
Phòng Chứng từ:
- Lên tờ khai cho phòng Logistics để làm thủ tục hải quan. - cung cấp các chứng từ cho các bộ phận khi các bộ phận cần. - Lấy chứng từ từ các đại lý.
Phòng Logistics:
- Giao dịch với hãng tàu, các dịch vụ vận chuyển, container.
- Nhận và hoàn tất bộ chứng từ khai hải quan, bộ chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ chứng từ, giấy tờ, chi phí để hịan tất cơng việc.
- Hoạt động giao nhận có tầm quan trọng trong chiến lựơc phát triển phòng xuất và nhập vì nó có tầm quan trọng đến việc quyết định đến chất lượng dịch vụ Cơng ty CQ Logistics vì nó được xem là dịch vụ đầu cuối hay dịch vụ hậu cần.
- Điều hành họat động liên quan đến khai hải quan tại cảng và tại sân bay, thực hịên công tác hổ trợ với hải quan kiểm tra hàng tại các cửa khẩu
- Điều hành họat động của đội xe tải sao cho hiệu quả và giao hàng đúng giờ.
Gom hàng lẻ LCL: Đây là phòng được thành lập vào tháng 8 năm 2000. Chức năng chính của phịng là gom nhiều lơ hàng lẻ của các chủ hàng khác nhau và xếp chung vào container để vận chuyển đi nước ngồi, đóng gói hàng hóa, khai thuê hải quan, tư vấn khách hàng...
Phịng kế tốn- tổng hợp: Phịng kế tốn tổng hợp nắm mọi hoạt động thống kê kế
tốn tài chính của cơng ty. Tổ chức tố công tác ghi chép, phản ánh đúng và đủ thường xuyên, kịp thời các hoạt động tài chính của cơng ty. Tham mưu cho giám đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn đạt hiệu quả cao, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách về tài chính, quản lý, tổ chức và sử dụng lao động hợp lý, phòng này bao gồm hai bộ phận là bộ phận kế toán và bộ phận hành chính.
Bộ phận kho, bãi container: Chức năng lưu trữ, bảo quản hàng hóa trong kho và container rỗng của các hãng tàu, nhập container và giao container theo lệnh của phòng đường biển.
Các văn phịng đại diện: Có nhiệm vụ hỗ trợ và thực hiện tất cả các chỉ dẫn của Giám đốc và các phịng ban trong cơng ty về tất cả các dịch vụ mà cơng ty có thể khai thác được. Hàng tháng có báo cáo cụ thể bằng văn bản cho các phòng nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh của mình
Mối quan hệ giữa các phòng ban
Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ như trên nên việc giữ thông tin liên lạc giữa các phòng ban rất kịp thời. Với bốn phịng nghiệp vụ chính là phịng vận tải đường biển, phịng hàng khơng, phịng DHL, phịng gom hàng nhằm mục đích phân chia và chuyên sau các mảng công việc về Giao nhận hàng không, hàng đường biển, hàng lẻ nhưng việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đối nhịp nhàng và có hiệu quả, ví dụ: Nhân viên sale của phịng vận tải đường biển tiếp xúc với khách hàng để chào dịch vụ nhưng phát hiện ở khách hàng nhu cầu vận chuyển hàng bằng đường hàng không lập tức nhân viên này thơng báo cho phịng giao nhận hàng không biết để tiếp cận và ngược lại’.