- Khơng khoanh tay khi nói chuyện: Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể là điều rất
c. Kết thúc cuộc đàm thoạ
4.2.4 Cơng văn thư tín
Các phần trong một lá thư:
- Tiêu đề: thông thường các công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư. Tiêu đề bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email,…
- Địa chỉ trả lời thư: nếu giấy viết thư khơng có tiêu đề thì phải để địa chỉ của người gửi. Địa chỉ này phải để trên phần ngày tháng nhưng khơng để tên người gửi vì tên và chức vụ sẽ được ghi ở phần cuối thư.
- Ngày tháng năm: phải ghi rõ ngày, tháng, năm. Khơng nên chỉ ghi bằng số vì sẽ khơng trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa hai cách viết theo kiểu Anh và Mỹ.
75
- Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngồi phong bì. Địa chỉ trên thư này làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn. Ngồi ra, khi dùng bao thư có cửa sổ thì khơng phải ghi lại địa chỉ ngồi phong bì.
- Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho tồn thể cơng ty hoặc một tổ chức mà địa chỉ trên thư khơng có tên người nhận.
- Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người nhận cụ thể thì phải nêu cả đầy đủ chức danh và tên ở phần địa chỉ phía trên.
- Dịng chủ đề: chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến người đang quan tâm.
- Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính, và (3) đoạn kết. Đoạn chính có thể có nhiều hơn 1 đoạn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Phương pháp viết sẽ được trình bày ở phần sau.
- Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng. Chữ đầu của lời chào kết nên thẳng hàng với chữ đầu của dòng ngày tháng.
- Tên cơng ty: đặt ở dịng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho tổ chức.
- Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên
- Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt.
- Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: nêu nơi nhận bản sao và tài liệu đính kèm giúp giảm nhẹ cơng việc hành chánh văn phịng vì thơng tin nhận được rõ ràng hơn
- Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra khơng liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư. Nên sử dụng phần này khi thật sự cần thiết.
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh:
- Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích (Determining the Ends and the Means).
- Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan (Defining the reader and the situation).
- Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the message).
76
- Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the message).
Một số nguyên tắc trong sử dụng thư điện tử:
- Viết tiêu đề cho thư điện tử. - Viết tiêu đề ngắn gọn.
- Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư. - Làm cho lá thư của bạn cuốn hút.
- Sắp xếp vị trí thơng minh và làm cho lá thư súc tích. - Sử dụng phần đính kèm cẩn thận.
- Kiểm chế cảm xúc.
- Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc, sử dụng chữ viết tắt và chữ đại diện hợp lý. - Biết khi nào không nên sử dụng email.
- Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” sao cho phù hợp với các tình huống. - Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với sự trả lời của bạn.
- Tránh những chuỗi thư điện tử. - Tôn trọng sự bảo mật.
- Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi.
Một số lỗi thường mắc khi viết thư
- Lỗi chính tả. - Lỗi ngữ pháp. - Dùng từ sai.
- Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa. - Rào đón, khách sáo.
- Có những đoạn quá dài. - Viết những câu quá dài.
- Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp. - Văn phong không phù hợp.
- Cách bố cục trình bày thư kém.