- Khơng khoanh tay khi nói chuyện: Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể là điều rất
4.2.5Điện thoại di động
c. Kết thúc cuộc đàm thoạ
4.2.5Điện thoại di động
Những điểm cần lưu ý khi nhận cuộc gọi hoặc khi đang nghe điện thoại
77
Ưu điểm của điện thoại di động và smartphone là bạn có thể kết nối trực tiếp với người bạn muốn nói chuyện mà khơng cần tốn thời gian và công sức của người trung gian. Thật dễ để gọi điện bất cứ lúc nào, nhưng nếu gọi vào đêm khuya hay sáng sớm thì hồn tồn khơng tốt đâu đấy! Điều này cũng áp dụng cho các email được chuyển tiếp đến điện thoại di động. Theo nguyên tắc chung, hãy lưu ý về giờ bắt đầu làm việc và khoảng thời gian làm việc.
• Số điện thoại ghi trên trên danh thiếp được coi là chính thức
Số điện thoại trên danh thiếp là số chính thức và thường được cơng ty cho mượn. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng nó cho cơng việc, nhưng sẽ khơng tốt khi bạn gọi vào số di động một cách đột ngột. Tốt hơn hết bạn nên liên hệ với số điện thoại cố định trước, và chỉ gọi di động khi người đó đi vắng. Nếu bạn có thể gặp trực tiếp đối phương, bạn nên hỏi xem có thể gọi di động cho người đó khơng.
• Chú ý đến bối cảnh xung quanh
Điều này thường xảy ra không chỉ khi gọi điện mà cả khi nhận điện, bạn nhớ phải chọn một nơi yên tĩnh nhé! Nếu cảm thấy khó nghe hoặc sóng điện thoại khơng tốt, bạn có thể chọn gọi lại.
Ngồi ra, hãy chú ý đến những gì bạn nói khi đang ở bên ngồi. Bạn khơng nên công khai rõ ràng tên công ty và tên cá nhân. Ngồi ra, cịn có nguy cơ rị rỉ thông tin nếu nội dung kinh doanh bị người bên ngoài nghe được. Bạn nên chú ý cẩn thận đến những vấn đề quan trọng, chẳng hạn như có thể bàn bạc sau khi trở lại cơng ty.
• Khơng sử dụng smartphone trong khi đi bộ
Vừa đi bộ vừa nói chuyện điện thoại, đã thế lại còn quá tập trung vào cuộc hội thoại là trái với quy tắc ứng xử nói chung. Ngồi ra cịn có nguy cơ xảy ra tai nạn như va vào người khác hoặc va chạm với ô tô, xe đạp. Chưa kể là nói lớn tiếng trên tàu hoặc ở những nơi cơng cộng cũng có thể gây khó chịu nữa.
Ngồi ra, nói chuyện khi đang lái xe ơ tơ cịn nguy hiểm hơn. Việc làm này sẽ tăng nguy cơ gây ra tai nạn nên bạn tuyệt đối đừng làm vậy nhé!
78
Có lẽ vì bạn ln nghĩ rằng điện thoại di động được kết nối với người sở hữu, nên trước tiên bạn thường hỏi: “Đây có phải là số di động của ●● không?". Tuy nhiên, điều quan trọng đầu tiên là bạn phải cung cấp tên của mình đã. Sau đó, hãy chú ý tình hình của đối phương và hỏi: “Bây giờ anh có thể nghe điện thoại khơng?".
• Đối ứng linh hoạt, chẳng hạn như gác máy tùy tình hình
Bất kể nhận điện hay nghe điện cũng cần có những biện pháp linh hoạt như cúp máy hoặc gọi lại tùy theo tình huống. Trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, cách tốt nhất vẫn là nên gọi lại vì điều đó có thể sẽ giúp bạn nói chuyện bình tĩnh hơn.
• Có những khi nên tắt nguồn điện thoại
Việc điện thoại di động hoặc smartphone reng trong cuộc họp là vi phạm quy tắc ứng xử. Ở một nơi yên tĩnh, ngay cả khi bạn đã tắt chng điện thoại rồi thì khi điện thoại rung cũng rất dễ gây chú ý. Những lúc như vậy thì bạn nên tắt ln điện thoại, cịn trong trường hợp mà bạn khơng thể tắt điện thoại thì hãy xin phép những người xung quanh trước.
Khơng được tùy tiện cung cấp số điện thoại di động
Một người nào đó bên ngồi cơng ty có thể hỏi số điện thoại di động của một nhân viên. Tuy nhiên, bạn không được tùy tiện cho số người khác như vậy. Hãy trả lời: “Tôi sẽ gọi lại cho bạn" và hỏi chủ nhân số điện thoại kia rằng liệu họ có thể liên hệ trực tiếp với người kia hoặc bạn có thể nói số điện thoại của họ cho người khác được hay khơng.
• Đối với máy trả lời tự động
Sẽ rất thô lỗ nếu bạn cứ im lặng rồi ngắt máy sau khi đã được kết nối với máy trả lời tự động. Vì vậy, bạn hãy để lại lời nhắn đàng hồng nhé! Lời nhắn này phải thật dễ hiểu và ngắn gọn. Hãy nói rõ tên cơng ty và tên họ của mình cũng như phải truyền đạt nội dung một cách chính xác. Nếu bạn muốn nói chuyện một cách đàng hồng hơn thì hãy để lại lời nhắn rằng bạn sẽ gọi lại sau nhé!
• Vạch ra ranh giới với đời sống riêng tư
Điện thoại di động và smartphone tiện lợi có thể giúp bạn hồn thành cơng việc một cách suôn sẻ nếu bạn sử dụng chúng thành thạo. Mặt khác, khơng để ý gì đến tình
79
hình của đối phương hoặc sử dụng điện thoại theo cách khác thường cũng có thể làm giảm mức độ đánh giá của chính bạn.
Hơn nữa, một quy tắc cơ bản là không được sử dụng điện thoại di động hoặc smartphone cho việc riêng trong giờ làm. Có thể nói rằng, “vạch ra ranh giới và tuân thủ đúng theo các quy tắc ứng xử" cũng chính là quy tắc đối với các thành viên của xã hội đấy!
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập:
Nội dung đánh giá:
- Khái niệm ấn tượng đầu tiên
- Các yếu tố giúp cho kỹ năng trò chuyện và kỹ năng diễn thuyết đạt hiệu quả - Kỹ năng sử dụng điện. Thang điểm 10
Gợi ý tài liệu học tập: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Đinh Văn Đáng, 2006, NXB Lao động - Xã hội. + Kỹ năng giao tiếp, Trịnh Xuân Dũng, Đinh Văn Đáng, 2000, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, Chu Văn Đức, 2005, NXB Hà Nội.
+ Giáo trình Giao tiếp trong kinh doanh, Trần Thị Thu Hà, 2006, NXB Hà Nội.
Ghi nhớ
- Lần đầu gặp gỡ - Kỹ năng trò chuyện - Kỹ năng diễn thuyết
- Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại