CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Một số vấn đề chung về hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.2 Hệ thống thông tin
2.1.2.1 Khái niệm
Điều khiển thực hiện hệ thống
Lưu trữ dữ liệu Nguồn nhân lực Nguồn vật liệu, phần cứng và bảo dưỡng Nguồn phần mềm các chương trình và thủ tục
Hệ thống thơng tin (HTTT) là một tập hợp những nhân tố hoặc các thành phần có ảnh hưởng để thao tác thu thập xử lý phân tán dữ liệu, lưu trữ và thông tin cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được những mục tiêu đề ra (Stair and Reymolds, 2010).
Một hệ thống là một thực thể cố định hay còn được gọi là nơi để chứa nhiều thành phần hay phịng ban có tính hỗ trợ qua lại lẫn nhau và qua đó hồn thành, đạt được một cũng như là một trong những mục tiêu đã được hoạch định sẵn có.
Một HTTT được xem là một bộ các hệ thống con mà ở đó chúng có mối liên hệ, thực hiện những nhiệm vụ một cách tích hợp như là thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối kênh thông tin cho việc đề ra kế hoạch, hoạch định, giám sát, phân tích và cuối cùng là đưa ra quyết định và kiểm sốt thơng tin.
Các thành phần cơ bản của HTTT: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng, quy trình, nguồn nhân lực (Turban, 2007).
Phân loại hệ thống thơng tin:
Theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing systems, TPS)
Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems, MIS)
Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision support systems, DSS)
Hệ thống chuyên gia (Expert support systems, ESS)
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh (Information systems for competitive advantage, ISCA)
2.1.2.2 Vai trị của hệ thống thơng tin
Có 3 mục tiêu cơ bản: hỗ trợ chức năng giám sát điều hành của ban quản trị, ra quyết định cũng như là các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Theo (Laudon and Laudon, 2011) có 3 thành phần chính của một hệ thống thơng tin bao gồm: tổ chức, quản lý và CNTT.
Trong đó, tổ chức: nguồn nhân lực của con người, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nền chính trị của mỗi quốc gia và sau cùng là văn hóa. Về quản lý thì cũng bao gồm như tập hợp những cơng việc để ra quyết định tối ưu hóa, bên cạnh đó cũng lập ra những kế hoạch cơng việc để giải quyết những vấn đề. Cịn cơng nghệ thơng tin thì gồm phần cứng, phần mềm để quản lý dữ liệu nhưng cần kếp hợp với mạng.
2.1.3 Hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.3.1 Khái niệm
Hệ thống TTKT là một hệ thống dùng để thu thập, ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu để tạo ra kênh thơng tin thích hợp cho những người ra quyết định (Romney and Steinbart, 2014).
Một hệ thống TTKT bao gồm tài liệu, công nghệ, xử lý các dữ liệu và báo cáo cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo hoạch định các công việc trong và ngoài đơn vị (Hurt et al., 2008).
Vậy có thể khẳng định rằng hệ thống TTKT là một hệ thống để thu thập và xử lý dữ liệu, lưu trữ, phân phối mọi thông tin dưới sự theo dõi, giám sát, kiểm soát chặt chẽ của con người để qua đó cung cấp các thơng tin thật sự hữu ích có chất lượng đối với mọi thành phần của tổ chức.
2.1.3.2 Thành phần hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống TTKT gồm sáu yếu tố: con người là nhân tố đầu tiên, là nhân tố quan trọng nhất của mọi hoạt động ( con người cũng giống như là người vận hành như là một dụng cụ có ích), quy trình và thủ tục (tập hợp, xử lý, lưu trữ), dữ liệu (mô tả về các công việc sản xuất kinh doanh của tổ chức), phần mềm (để xử lý cũng như là khôi phục dữ liệu), công nghệ thơng tin cơ sở hạ tầng (như máy vi tính, mạng viễn thơng), KSNB và an ninh (ngăn ngừa để dữ liệu không bị mất cắp).
2.1.4 Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn
Có rất nhiều ý kiến không giống nhau về chất lượng hệ thống TTKT, theo (Stair and Reymolds, 2010) chất lượng AIS phải linh hoạt, hữu hiệu, hiệu quả, kịp thời và truy cập được. Và cũng theo (Laudon and Laudon, 2011) có 05 thơng số để đo lường AIS như phạm vi rộng hay hẹp, thời gian có phù hợp hay khơng và chi phí của tổ chức có đáp ứng được nhu cầu hay khơng, chất lượng cũng như số lượng và rủi ro tổ chức gặp phải.
Ngoài ra, theo (Omar và cộng sự, 2016): chất lượng AIS đo lường bằng quy trình tạo lập thơng tin dựa vào chất lượng dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu và đầu ra.
Mơ hình đo lường phù hợp và hiệu quả nhất của HTTT tính đến giai đoạn hiện nay đó là mơ hình HTTT Delone và Mclean năm 1992 & 2003. Thang đo của hai nhà nghiên cứu có chức năng rất linh hoạt, dễ dàng, đáng tin cậy, chất lượng dữ liệu thì quan trọng và có tính tích hợp. Mặt khác, (Wixom and Todd, 2005) và (Ong at al., 2009) cũng đo lường chất lượng HTTT bởi tính kịp thời, tin cậy, truy cập một cách dễ dàng, số liệu cũng tích hợp và linh hoạt. Và dựa trên nghiên cứu của các tác giả nêu trên cộng thêm của (Stair and Reymolds, 2010), (Laudon and Laudon, 2011), (Carolina, 2014) vận dụng những nhân tố như hữu hiệu, tổng hợp, linh hoạt và có độ uy tín cao để đo lường chất lượng hệ thống TTKT.
Cũng vậy, (Susanto, 2015) đưa ra 03 thang đo chất lượng AIS gồm sự linh hoạt, tin cậy và tích hợp rất kịp thời. Hơn nữa, (Syaifullah, 2014) đo lường thơng qua 03 khía cạnh: hiệu quả, hữu hiệu và tích hợp.
Các thang đo chất lượng hệ thống TTKT nghiên cứu trước đây được liệt kê trong bảng 2.1:
Bảng 2.1: Tổng hợp thang đo chất lượng AIS Thang đo chất lượng
AIS Diễn giải Tác giả
Tính tích hợp
- Kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu, công việc nhằm mục đích đem đến sự thỏa mãn cho người vận hành chúng.
- Được tích hợp từ nhiều công cụ, nguồn, đường truyền không giống nhau.
Wixom and Todd, 2005
Ong et al., 2009 Carolina, 2014 Syaifullah, 2014 Susanto, 2015 Đáng tin cậy Hệ thống nhận định: hệ thống sẵn có cho người sử dụng bởi việc quản lý cơ sở hạ tầng và CNTT và mức độ hài lòng của người dùng.
Delone and Mclean, 2003
Wixom and Todd, 2005
Ong et al., 2009
Carolina, 2014
Susanto, 2015
Tính linh hoạt
- Kết quả của sự phát triển sản xuất kinh doanh bởi hệ thống được thiết lập có ích phù hợp cho những ai cần nó.
- Sẽ đáp ứng sự chuyển đổi theo kỳ vọng của người vận hành hệ thống.
Wixom and Todd, 2005
Ong et al., 2009
Stair and Reynolds, 2010
Carolina, 2014
Hiệu quả
Kết quả tối ưu được sử dụng về việc sử dụng những nguồn lực sẵn có.
Stair and Reynolds, 2010
Carolina, 2014
Syaifullah, 2014
Hữu hiệu
Đo lường khả năng thực hiện mức độ làm việc hệ thống đối với kế hoạch đã được đề ra ban đầu.
Syaifullah, 2014
Truy cập được
Kết xuất và truy cập dữ liệu một cách thuận tiện.
Wixom and Todd, 2005
Ong et al., 2009
Stair and Reynolds, 2010
Kịp thời
Luôn đáp ứng kịp thời vấn đề cung cấp thông tin của hệ thống.
Delone and Mclean, 2003
Wixom and Todd, 2005
Ong et al., 2009
Stair and Reynolds, 2010
Tính thích nghi Delone and Mclean, 2003
Tính khả dụng Delone and Mclean, 2003
Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.2 Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống TTKT
2.2.1 Chất lượng của hệ thống TTKT
Theo Susanto (2013), một hệ thống TTKT là một hệ thống tích hợp với nhiều thành phần như phần cứng, phần mềm, thủ tục, cơ sở dữ liệu và hệ thống giao tiếp kết nối mạng. Hệ thống TTKT (AIS) được tạo ra để thu thập dữ liệu và xử lý chúng thành những thơng tin có hữu ích và đáng tin cậy cho những người sử dụng thông
tin về kế tốn tài chính. Sacer & Oluic (2013) đã lập luận: vấn đề chính để phát triển một AIS có hiệu quả là sản xuất ra các kênh thơng tin có hữu ích cho việc đáp ứng các quyết định sản xuất kinh doanh. Wilikinson (2000) cũng đã giải thích rằng các AIS xử lý, chuyển đổi những dữ liệu về tài chính cần thiết thành những TTKT cho những người sử dụng bên trong cũng như là bên ngoài doanh nghiệp. Theo Anthony, Reese, & Herrenstein (1994), các đơn vị sử dụng hệ thống TTKT để lập ra những kế hoạch để đánh giá, và xác định hiệu quả của những hoạt động và điều kiện tài chính của họ. Mặt khác, theo Stair & Reynolds (2006), vấn đề vận hành quản lý của một tổ chức áp dụng hệ thống thơng tin kế tốn như là một phương tiện nhằm mục tiêu đạt được những ưu thế cạnh tranh.
Ngồi ra, một AIS tích hợp hai hệ thống con chính và chủ yếu đó là hệ thống thơng tin kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị (Wikinson et al, 2000). Kieso và cộng sự (2011) đã giải thích rằng hệ thống TTKT tài chính được sử dụng để cung cấp kế tốn và thơng tin tài chính cho các bên có liên quan. Trong khi, một tổ chức hay một doanh nghiệp thực hiện AIS quản trị cung cấp những TTKT chất lượng và hữu ích cho những người sử dụng bên trong để đưa ra các quyết định quản trị hợp lý với tổ chức (Hansen & Mowen, 2007). Chất lượng AIS được trình bày và thể hiện thơng qua đo lường những khả năng của nó về việc thiết lập và tạo ra đầu ra nhằm mục tiêu đáp ứng các yêu cầu cần thiết cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để có những quyết định phù hợp (Post & Anderson, 2003). Chất lượng TTKT cịn dựa vào tính hữu hiệu của thơng tin đối với những nhà sử dụng BCTC như là công cụ và quan điểm về mối quan tâm của họ (Penman, 2012). Cũng theo Baltzan (2012) một AIS có chất lượng tối ưu được tích hợp thơng tin có những đặc tính, thuộc tính như chính xác, đầy đủ, nhất quán, so sánh và luôn luôn sẵn sàng đúng lúc. Theo Laudon & Laudon (2008), một AIS có chất lượng chỉ khi được thiết lập cho quá trình nhằm mục đích ra quyết sách bằng cách áp dụng một AIS phải có chất lượng vượt trội.
2.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ chất lượng hiệu quả tác động một cách đáng kể đến sự thất bại hay thành công trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tạo điều kiện giúp AIS tạo ra kênh thơng tin có ích với sự phụ thuộc lớn hơn cho các đối tượng là người sử dụng (Neogy, 2014). Kiểm soát nội bộ là một quy trình và thực thi các chính sách nhằm mục đích duy trì quản lý thiết kế, quản trị thông tin và thơng qua đó giúp doanh nghiệp có thể đạt được những chiến lược mục tiêu nhất định và nhiệm vụ công việc cụ thể của tổ chức trong một thời gian có sẵn (Elder et al, 2010). KSNB để đạt được hiệu quả là điều vô cùng cấp bách và quan trọng để một doanh nghiệp hay một tổ chức, công ty, cung cấp các sản phẩm là BCTC có liên quan đến số liệu một cách đáng tin cậy, đáp ứng yêu cầu tối thiểu về tuân thủ pháp luật, luật định và các quy định hiện hữu cũng như là luôn luôn bảo đảm trong tất cả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là hiệu quả của đơn vị (Messier et al, 2006). Theo Bodnar & Hoopwod (2010), một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần chính bao gồm mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng và giám sát để giúp đỡ hỗ trợ hoàn thành những mục tiêu khác của đơn vị.
Tổ chức cũng đã thiết kế KSNB xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bảo đảm rằng các chi tiết của hệ thống KSNB đã được vận hành thành cơng và có hiệu quả. Một hệ thống KSNB một khi được chun mơn hóa bằng vi tính sẽ gồm có hai thành phần chính kiểm sốt chung và ứng dụng. Mục đích chủ yếu của việc thiết kế KSNB là giám sát ln ln duy trì chất lượng của thơng tin tránh khỏi những lỗi ở các khâu hoạt động như đầu vào, thu thập xử lý dữ liệu, đầu ra (O’Brien & Marakas, 2010). KSNB cịn có chức năng khơng khác gì giống như một phương thức chắc chắn bảo đảm rằng mọi giao dịch đã được ghi chép lại một cách đầy đủ chính xác, rõ ràng và đặc biệt là khơng cịn có những sai sót mang tính trọng yếu tại những tài khoản ln ln chính xác ở những kỳ kế toán phù hợp với mục tiêu là để lập BCTC trên cơ sở là phải tuân thủ các nguyên tắc của kế toán và pháp lý chuẩn mực có liên quan (Millchamp & Taylor, 2008). Kết quả của bài nghiên cứu từ
Neogy (2014), KSNB hợp lý cịn có thể giúp đơn vị doanh nghiệp đạt được những thuộc tính cơ bản của TTKT cũng như là cung cấp các thông tin phù hợp hữu ích có liên quan và rõ ràng, đầy đủ, đáng tin cho ban quản trị để họ đưa ra các chính sách thực hiện các hoạt động công việc kinh doanh sản xuất hợp lý có hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ khi được chun mơn hóa với vi tính sẽ làm gia tăng chính xác chất lượng TTKT tài chính, điều này sẽ tạo điều kiện giúp cho nhà quản trị quản lý chi tiêu giữ gìn tài sản như tiền mặt (Jones & Rama, 2003).
Những nghiên cứu trước đã chỉ ra rằng luôn tồn tại mối quan hệ KSNB và chất lượng hệ thống TTKT (Fardinal, 2013). Hay nói cách khác, hệ thống KSNB là điều kiện cần và đủ là điều kiện tiên quyết để thiết lập những thơng tin kế tốn đáp ứng đủ điều kiện (Ivana và Ana, 2013). Cùng với sự duy trì tồn tại của một hệ thống KSNB hiệu quả, hữu hiệu và hiệu quả của AIS được nâng tầm cao hơn bằng cách ghi lại, xử lý các dữ liệu một cách hợp lý, bảo vệ các tài sản và tính chính xác về độ tin cậy của TTKT được tạo ra (O’Brien & Marakas, 2010). Hơn nữa, Guan (2006) giải thích rằng hệ thống kiểm sốt nội bộ rất quan trọng cần được triển khai trong một hệ thống của kế toán để ngăn ngừa gian lận và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi và sai sót có trọng yếu từ hệ thống thơng tin. KSNB hữu hiệu có thể đảm bảo sự phù hợp của báo cáo tài chính nâng cao số lượng và chất lượng môi trường thông tin cho người dùng báo cáo tài chính (Kim, Song & Zhang, 2011). Tuy nhiên, việc thiết lập hệ thống KSNB có thể phải chịu chi phí cao hơn, đây sẽ là một gánh nặng lớn đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ dưới sự hạn chế về quyền sở hữu hoặc nhượng quyền thương mại. Ngồi ra, có một số vấn đề liên quan đến các hệ thống máy tính kế tốn như virus, tin tặc, mất thơng tin và mất điện (Ahmad, 2012).
Có nhiều lỗi kế toán được phát hiện trong một hệ thống KSNB yếu hơn so với hệ thống KSNB mạnh (Iceman & Hilson, 2012). Arens (2008) tuyên bố rằng nếu có sự KSNB không phù hợp đối với hệ thống TTKT, điều đó có thể dẫn đến sự sai lệch của chuẩn mực kế tốn với báo cáo tài chính. Theo nghiên cứu của Doyle & McVay (2007), nó cho thấy sự thấp kém trong KSNB dẫn đến chất lượng tích lũy thấp cũng
như cung cấp thêm các bằng chứng thích hợp về sự tồn tại của mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và chất lượng TTKT.
2.2.3 Văn hóa tổ chức
Leidner & Kayworth (2006) khẳng định: văn hóa tổ chức là thành phần quan trọng của AIS. Văn hóa được định nghĩa là các chuẩn mực, giá trị và niềm tin kiểm soát hành vi của các cá nhân trong một nhóm. Theo George và Jones (2012), văn hóa là một tập hợp chuỗi các giá trị, giả định, chuẩn mực và niềm tin chung chi phối sự tương tác của các nhân viên với nhau trong một khối tổ chức hoặc với những người bên ngoài tổ chức như nhà phân phối, khách hàng và những người khác. Văn hóa cịn có nhiệm vụ chức năng như một cơ chế để hợp nhất các hoạt động của các cá nhân trong một tổ chức đến từ nhiều nền tảng khác nhau (Kreitner & Kinichi, 2003). Hơn nữa, văn hóa là một kiến thức xã hội mà nhân viên có thể học hỏi từ những người khác trong một tổ chức (Carolina, 2015). Các thành viên của tổ chức