5.2 Một số Giải pháp đề xuất
5.2.6 Lưu giữ kho tàng tri thức
Sau cùng, tất cả kiến thức, kinh nghiệm, và cả những rủi ro, sự cố, sai sót trong cơng tác cải tiến chất lượng dịch vụ, phải được đúc kết và văn bản hóa, lưu trữ lại trong kho tàng tri thức của VHM.
Vì tri thức có được thơng qua tích lũy hoạt động, nếu khơng được viết ra, sẽ đối mặt với nguy cơ rất lớn bị lãng quên, ảnh hưởng bởi tâm lý, thậm chí là thất thốt khi nhân sự nắm giữ tri thức đó rời khỏi công ty.
Điều này thật ra rất tai hại, mà ít khi được chú ý đúng mức. Nhân sự khi sai sót, Cơng ty trực tiếp chịu thiệt hại, đổi lại, nhân sự đó có được kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên nếu không được viết lại, để đào tạo cho những nhân sự khác tránh lặp lại lỗi tương tự, thì khi nhân sự đó, hoặc lãng qn theo thời gian, hoặc khơng cịn làm việc tại công ty nữa, nhân sự thay thế hồn tồn có thể lại tiếp tục gây ra thiệt hại lặp lại tương tự. Giải pháp là cần khuyến khích các vị trí nhân viên nghiệp vụ quan trọng, cũng như các cấp quản lý, văn bản hóa tri thức thành các tài liệu đào tạo, tài liệu hướng dẫn thực hiện,… và tiến hành thường xuyên, liên tục các buổi chia sẻ kinh nghiệm nội bộ. Để tri thức, kinh nghiệm lan tỏa, người chia sẻ kinh nghiệm có thêm cơ hội để ơn lại chính những điều mình đã gặp phải, và những người khác tránh phạm phải sai lầm tương tự, vừa giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, lại vừa giảm bớt được một khoản chi phí chìm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo các hướng giải pháp đã nêu được triển khai và thực hiện đúng, cần tổ chức các buổi thảo luận với các nhân sự quản lý, thống nhất về tâm thế sẵn sàng thực hiện. Đồng thời tổ chức triển khai theo từng giai đoạn, cái nào dễ cho thực hiện trước, khơng nóng vội thay đổi ào ạt, tránh phá vỡ tính ổn định vận hành của hệ thống.
Thực hiện truyền thông theo thứ tự từ cấp cao đến cấp thấp, quán triệt chủ trương điều chỉnh, thay đổi để cải tiến chất lượng dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh, đảm bảo duy trì sự thịnh vượng cho cơng ty cũng như toàn thể nhân viên.