Các giải pháp nên viết lại theo hướng logic với các thành phần tác động đến ý định sử dụng hóa đơn điện tử
5.2.1 Giải pháp đẩy mạnh cảm nhận về hiệu quả mong đợi từ doanh nghiệp nghiệp
Ngành Thuế đã thực hiện nộp thuế qua mạng được 5 năm, NNT nói chung và doanh ngiệp nói riêng đã quen thuộc với dịch vụ của CQT qua mạng internet, hình thức kê khai thuế qua mạng đã phát đã phát huy hiệu quả cao. Lộ trình tiếp theo ngành thuế thực hiện quản lý nhà nước về kinh tế trong đó có sử dụng hóa đơn điện tử, để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả thì phải thiết kế chương trình quản lý hóa đơn hữu ích và thuận tiện cho NNT.
Phát huy triệt để vai trò của cơng nghệ thơng tin làm cho việc sử dụng hóa đơn điện tử đi vào hoạt động tài chính, kế tốn của mỗi doanh nghiệp thì CQT phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ cho người sử dụng một dịch vụ gọn nhẹ, dễ quản lý, tiết kiệm chi phí. Đối với doanh nghiệp coi trọng việc số hóa, tự động hóa quy trình quản lý tài chính thay thế cho phương thức quản lý trước đây. Tất cả hoạt động của doanh nghiệp từ quản lý khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý kế tốn đến xuất hóa đơn cho khách hàng hữu hiệu và nhanh chóng đều phải số hóa, tự động hóa đồng thời đồng bộ tất cả các khâu để tạo nên hệ thống hồn chỉnh thì sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả là cần thiết. Hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian, chi phí và cơng sức quản lý làm tăng hiệu quả sử dụng hóa đơn, từ đó, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử là một tất yếu.
Ngồi ra, Chi cục Thuế quận Bình Thủy cần triển khai thêm nhiều kênh hỗ trợ khác nhau tùy vào mức độ quan trọng để phân loại nhằm trả lời nhanh chóng những thắc mắc của doanh nghiệp như: các câu hỏi có tính quan trọng cần thiết thì có thể trả lời trực tiếp thơng qua điện thoại, những câu hỏi ít quan trọng hơn có thể thơng qua email, thư tín. Những vướng mắc thông thường của doanh nghiệp đã được trao đổi trên các diễn đàn mạng xã hội hoặc website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng như trên website Tổng cục Thuế. Những vướng mắt đặt thù của các doanh nghiệp ở quận Bình Thủy phải được tháo gỡ, CQT phải là trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp để tăng hiệu quả sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
5.2.2 Giải pháp tăng nhận thưc về tính dễ sử dụng của hóa đơn điện tử
Quá trình quá lý doanh nghiệp, việc sử dụng dịch vụ điện tử hay phần mềm tin học nào cũng có thể gặp những vấn đề khó khăn nhất định. Khó khăn của doanh nghiệp phải được hỗ trợ nhanh chóng kịp thời, dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và sự hỗ trợ của CQT, điều này có thể giải phóng thời gian, và nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của danh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này cần có phương án tích hợp với phần mềm kế toán dễ dàng để đảm bảo thông suốt dữ liệu làm giảm tối đa các bước nhập liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử. Hệ thống hóa đơn điện tử phải được thiết kế sinh động, sử dụng thuật ngữ dễ hiễu, tránh gấy nhầm lẫn tạo cho điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng dễ dàng. Cơ sở dữ liệu hệ thống hóa đơn điện tử phải được cập nhật khi có thơng tin của khách hàng mới và gợi ý hay tự
điền các thơng tin của khách hàng đã có lưu trữ trong hệ thống tạo điều kiện cho người dùng.
Mặc khác hệ thống hóa đơn điện tử cịn phài ghi nhận nhật ký đăng nhập, và thao tác trên hệ thống để dễ dàng quản lý, kiểm sốt được q trình sử dụng. Tra cứu thơng tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng và đơn giá cũng cần thiết đối với người sử dụng.
5.2.3 Giài pháp về thay đổi chuẩn chủ quan của khách hàng
Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cũng chịu ảnh hưởng bởi đồng nghiệp, tuyên truyền của CQT, truyền thông. Cơ quan thuế phải phân công cán bộ chuyên sâu hướng dẫn về hóa điện tử, thành lập website hỗ trợ khi doanh nghiệp muốn chọn hóa đơn điện tử mà chưa biết bắt đầu như thế nào, thiết lập đường dây nóng hỗ trợ hóa đơn điện tử. Cần thực hiện tốt công tác về tuyên truyền giúp người doanh nghiệp hiểu được sự quan tâm của Tổng cục thuế vào vấn đề bảo mật thông tin cũng như an toàn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hiện nay là một trong những hệ thống được quan tâm hàng đầu với đội ngũ quản trị mạng chuyên nghiệp của Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và cơng nghệ, dó đo, khơng dễ để một cuộc tấn cơng mạng xảy ra.
CQT và đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần phổ biến rõ thơng tin về việc sử dụng hóa đơn điện tử địi hỏi đơn vị phải có đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin ở mức độ nhất định, cùng với trình độ và năng lực của các cá nhân, bộ phận có liên quan. Việc cơ sở hạ tầng và trình độ con người yếu kém có thể dẫn đến các rủi ro về tạo lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử với nội dung khơng chính xác; q trình truyền dữ liệu đến các bên liên quan bị chậm trễ do thao tác, xử lý chưa thành thạo.
5.2.4 Giải pháp giảm cảm nhận rủi ro của khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử đơn điện tử
Trong cơng tác kế tốn, chứng từ là tài liệu hết sức quan trọng nhằm chứng minh tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Đối với việc bán hàng hóa và dịch vụ, hóa đơn chính là chứng từ phản ánh được đầy đủ các yếu tố cơ bản của nghiệp vụ như thông tin người mua, người bán, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, nghĩa vụ thuế,.... hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo tại thời điểm bán hàng, cung cấp dịch vụ hồn thành và khác với hóa đơn giấy thường được lập với ít nhất 3 liên thì hóa
đơn điện tử chỉ có 1 bản điện tử duy nhất mà khơng có các liên khác nhau. hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và đúng trình tự thời gian, đảm bảo mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất tránh được sự sai lệch thông tin giữa các liên.
CQT và đơn vị cung cấp cần phải tuyên truyền cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử biết về tính bảo mật và quy trình thực hiện trên và tính so với quy tình thực hiện trên hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập, dữ liệu của hóa đơn có thể truyền qua nhiều bên liên quan như: doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phát hành hóa đơn, cơ quan thuế, khách hàng, … Nội dung của hóa đơn được ln đảm bảo tính tồn vẹn thơng tin chứa bên trong và không được sửa chữa, thay đổi. Do đó, doanh nghiệp tránh được việc gian lận trong giao nhận hàng hóa.
5.2.5 Giải pháp kiểm sốt hành vi của khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố đầu vào hay nói cách khác là doanh nghiệp đánh giá khả năng của doanh nghiệp về điều kiện vât chất và trình độ, kiến thức của nhân viên thực hiện phần hành về hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đánh giá điều kiện vật chất của doanh nghiệp như máy tính, thiết bị ngoại vi và hạ tần internet có đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử hay khơng. Do đó, khi thiết kế hệ thống quản lý qua đơn điện tử phải đảm bảo lưu trữ bằng các gói dữ liệu ít dung lượng, đặc biệt chú ý việc kết xuất file hóa đơn phải ít dung lượng, có thể gửi đính kèm theo email tránh trường hợp dung lượng quá lớn phải tải lên kho lưu trrữ gửi đường dẫn cho khách hàng tự tài về gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Phần mền hóa đơn điện tử nên có giao diện gần gủi với người sử dụng, có thể là giao diện nhập thơng tin giống như hóa đơn giấy để đối với người sử dụng khơng có kiến thức về tin học ở mức độ thấp vẫn sử dụng được, đặc biệt khi doanh nghiệp dùng thử phần mền thì nhân viên vận hành hành hệ thống hóa đơn điện tử cảm thấy tự tin khi sử dụng từ đó doanh nghiệp mới quyết định sử dụng hóa đơn điện tử chính thức. thực tế nếu doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở vật chất và điều kiện công ty thuận lợi, nhân viên có đủ trình độ như máy tính, mạng internet kết nối dễ dàng, cảm thấy thoải mái khi thực hiện hóa đơn điện tử thì việc họ
tham gia hệ thống hóa đơn điện tử hầu như rất dễ dàng và điều đó ảnh hưởng mạnh nhất đến xu hướng chọn hóa đơn điện tử
5.2.6 Giải pháp tăng chuẩn chủ quan sử dụng hóa đơn điện tử
Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cũng chịu ảnh hưởng bởi đồng nghiệp, tuyên truyền của CQT, truyền thông. Cơ quan thuế phải phân công cán bộ chuyên sâu hướng dẫn về hóa điện tử, thành lập website hỗ trợ khi doanh nghiệp muốn chọn hóa đơn điện tử mà chưa biết bắt đầu như thế nào, thiết lập đường dây nóng hỗ trợ hóa đơn điện tử. Cần thực hiện tốt công tác về tuyên truyền giúp người doanh nghiệp hiểu được sự quan tâm của Tổng cục thuế vào vấn đề bảo mật thông tin cũng như an toàn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hiện nay là một trong những hệ thống được quan tâm hàng đầu với đội ngũ quản trị mạng chuyên nghiệp của Bộ Tài chính, Bộ Khoa học và cơng nghệ, dó đo, khơng dễ để một cuộc tấn cơng mạng xảy ra.
CQT và đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần phổ biến rõ thông tin về việc sử dụng hóa đơn điện tử địi hỏi đơn vị phải có đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin ở mức độ nhất định, cùng với trình độ và năng lực của các cá nhân, bộ phận có liên quan. Việc cơ sở hạ tầng và trình độ con người yếu kém có thể dẫn đến các rủi ro về tạo lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử với nội dung khơng chính xác; q trình truyền dữ liệu đến các bên liên quan bị chậm trễ do thao tác, xử lý chưa thành thạo
5.2.7 Giải pháp tăng niềm tin sử dụng hóa đơn điện tử
Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thành tựu nổi bật trong cuộc cách mạng cơng nghệ tại Việt Nam. Những lợi ích thiết thực hóa đơn điện tử là giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu công đoạn rườm rà trong lập, tạo, phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí bảo quản in ấn và hạn chế tối đa việc làm giả hóa đơn.
CQT cần phổ biến cho doanh nghiệp biết cách thức quản lý hóa đơn điện tử và lợi ích, sự an tồn và tính bảo mật cả hóa đơn điện tử khi sử dụng tạo niềm tin tin cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Khơng chỉ tiết kiệm thời gian lập, lưu trữ hóa đơn, hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp xác thực hóa đơn từ Tổng cục thuế nhanh chóng, gần như tức thời. Hóa đơn giấy truyền thống phải mất 2 tuần để các CQT xác minh giữa các liên của tờ hóa đơn, trong khi hóa đơn điện tử chưa mất đến một phút là đã được xác thực, có thể gửi ngay cho khách hàng mà không cần chờ đợi lâu. Đồng thời hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế
xác thực đều được lưu lại hết trên hệ thống quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế nên bộ phận kế tốn doanh nghiệp khơng cần phải lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý mất nhiều thời gian như với hóa đơn giấy.
Khi đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế, việc làm giả hóa đơn điện tử là khơng thể. Chính vì mỗi hóa đơn điện tử đều có mã xác thực của Tổng cục Thuế gắn liền với mã số Thuế của doanh nghiệp, người mua hồn tồn có thể tra cứu được trên website chính thức của cơ quan Thuế hoặc website của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Việc khơng thể làm giả hóa đơn điện tử đã góp phần tạo dựng niềm tin nơi khách hàng và nâng cao uy tín của các doanh nghiệp làm ăn chân chính.
CQT và đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử ứng dụng cơng nghệ quản lý chặc chẽ trong tra cứu, tầm sốt được hóa đơn điện tử tạo niềm tin cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hướng đến mọi doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Niềm tin thể hiện ở việc hóa đơn điện tử khắc phục được hầu hết những nhược điểm của hóa đơn giấy như dễ thất lạc, vận chuyển, việc xác minh hóa đơn mất nhiều thời gian và dễ bị làm giả… Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì cơng tác sử dụng, quản lý hóa đơn của doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.