CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KTTN
3.1. Kiểm chứng tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại cơng ty TNHH BHTH
Groupama Việt Nam
a. Đối tượng khảo sát
Để làm rõ các vấn để nghiên cứu, tác giả chọn lọc đối tượng để khảo sát bao gồm Ban giám đốc và các trưởng phịng ban có liên quan trong việc tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty bằng việc gửi bảng câu hỏi (phụ lục 07).
b. Phương pháp nghiên cứu
Tác giả thực hiện phương pháp định tính bằng việc gửi bảng câu hỏi phỏng vấn
sâu đến các nhà quản trị. Qua đó thống kê mơ tả lại kết quả đạt được
c. Kết quả khảo sát
Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày trong phần phụ lục với 12 phiếu khảo sát và thu về 12 phiếu, tất cả đều hợp lệ (Phụ lục 09). Sau đó tác giả đã tiến hành tổng hợp, tính tốn phần trăm các chỉ tiêu. Kết quả khảo sát được trình bày theo từng mục khảo sát.
Stt Nội dung khảo sát Có không
1. Sự phân cấp trong cơng ty theo anh /chị là có cần thiết khơng? Rất cần thiết 9 3 Cần thiết 3 9 Bình thường 0 12 Không cần thiết 0 12 Rất không cần thiết 0 12
2. Xây dựng hệ thống định mức trong công ty theo anh /chị là có cần thiết khơng? Rất cần thiết 0 12 Cần thiết 0 12 Bình thường 7 5 Khơng cần thiết 2 10 Rất không cần thiết 2 10
3. Xây dựng hệ thống dự tốn trong cơng ty theo anh / chị là có cần thiết khơng? Rất cần thiết 1 11 Cần thiết 2 10 Bình thường 3 9 Không cần thiết 5 7 Rất không cần thiết 1 11
4. Xây dựng hệ thống chứng từ cho kế toán trách nhiệm trong cơng ty theo anh / chị là có cần thiết không?
Rất cần thiết 2 10
Cần thiết 1 11
Bình thường 5 7
Không cần thiết 4 8
Rất không cần thiết 0 12
5.Lập báo cáo trách nhiệm cho từng trung tâm trách nhiệm theo anh/ chị có cần thiết khơng?
Cần thiết 2 10
Bình thường 3 9
Không cần thiết 5 7
Rất không cần thiết 1 11
6. Mức độ tổ chức kế toán trách nhiệm tại doanh nghiệp
Đã tổ chức 12 0
Chưa tổ chức 0 12
7. Cơng ty có lập kế hoạch hay dự tốn hàng năm không 12 0 8. Để định hướng và điều hành hoạt động, doanh nghiệp
sử dụng các loại dự toán nào?
Dự toán doanh thu 12 0
Dự tốn chi phí quản lý 0 12
Dự toán chi bán hàng 0 12
Dự toán thu chi tiền 0 12
Dự toán khác 0 12
9. Doanh nghiệp phân loại và kiểm sốt chi phí thực tế dựa trên phương pháp phân loại nào sau đây
Theo chức năng hoạt động 12 0
Theo mối quan hệ với thời ký xác định kế quả hoạt động kinh doanh
0 12
Theo cách ứng xử của chi phí (biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp)
0 12
Theo tiêu chí khác. Xin kể tên……… 0 12
10. Doanh nghiệp phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh dựa trên những báo cáo nào.
Báo cáo phân tích biến động chi phí thực tế so với kế hoạch hoạt động
0 12
Báo cáo phân tích biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận 0 12
Báo cáo phân tích báo cáo tài chính 0 12
Báo cáo tài chính 12 0
Báo cáo khác 0 12
11.Cơng ty có phân chia thành các trung tâm trách nhiệm (trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đầu tư) không?
0 12
12. Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm hỗ trợ lập báo cáo tài chính hay khơng?
12 0
13. Phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng có tích hợp được với kế tốn quản trị hay khơng?
0 12
3.1.1 Thực trạng tổ chức công tác KTQT tại công ty 3.1.1.1 Về phân cấp quản lý 3.1.1.1 Về phân cấp quản lý
Vệc phân cấp quản lý tại công ty khá phù hợp với trách nhiệm và quyền hạn của
từng bộ phận quản lý trong công ty mặc dù công ty chưa xây dựng hệ thống kế toán quản trị. Cụ thể như sau:
- Cấp trách nhiệm cao nhất: Ban giám đốc là cao cấp nhất có quyền quyết định và chịu trách nhiệm liên quan đến đầu tư, kết quả kinh doanh như doanh thu, chi phí và lợi nhuận của tồn bộ công ty. Ban giám đốc bao gồm Tổng giám đốc và Giám đốc tài chính kế tốn, Giám đốc kinh doanh và Giám đốc nghiệp vụ.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chung về tồn bộ nguồn lực của cơng ty và là
người quyết định cuối cùng của chiến lược kinh doanh dài hạn dựa trên các báo cáo được cung cấp từ các bộ phận trong công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong
phạm vi vốn điều lệ. Tổng giám đốc ủy quyền cho các giám đốc thực hiện các cơng việc được giao phó và triển khai các nhiệm vụ theo chức năng.
Giám đốc tài chính phụ trách mảng tài chính kế tốn, thuế và nhân sự, công nghệ thông tin của công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc về các báo cáo phụ trách.
Giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm chính về điều hành và quyết định kinh
doanh tồn bộ cơng ty và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc về doanh số.
Giám đốc nghiệp vụ chịu trách nhiệm duyệt các hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ
bảo hiểm, bồi thường bảo hiểm và báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc.
- Cấp trách nhiệm trung gian: Là các trưởng phòng ban của các bộ phận đảm
trách và chịu trách nhiệm với những hoạt động của mình đối với Ban giám đốc.
Hiện tại, cơng ty có tám phịng ban bao gồm phịng nhân sự, phịng tài chính kế
tốn, phịng nghiệp vụ, phòng giám định-bồi thường, phòng IT, phòng kinh doanh, phịng mơi giới, phòng phát triển sản phẩm. Mỗi phòng ban được bố trí một trưởng phịng chịu trách nhiệm mọi hoạt động của bộ phận và sự phối hợp với các bộ phận liên quan. Cấp trưởng phòng này chịu sự giám sát và chịu trách nhiệm báo cáo cho giám đốc phụ trách.
- Cấp trách nhiệm cơ sở: Nhóm trưởng hoặc nhân viên trực tiếp báo cáo trách
nhiệm trung gian.
+ Bộ phận kinh doanh có sáu nhóm trưởng: Mỗi nhóm trưởng phụ trách và quản
lý cơng việc kinh doanh của thành viên trong nhóm tại tất cả các khu vực hoạt động. Hàng tháng, các nhóm trưởng tập hợp báo cáo kinh doanh trong tháng của nhóm và báo cáo lên trưởng phịng kinh doanh.
+ Bộ phận mơi giới có hai nhóm trưởng: Quản lý và kiểm sốt hoạt động của nhóm. Hàng tháng, các nhóm trưởng tập hợp báo cáo kinh doanh trong tháng của nhóm và báo cáo lên trưởng phịng mơi giới.
+ Bộ phận IT có một trưởng nhóm: Giám sát hoạt động cũng như các dự án IT
đang triển khai, hàng tháng báo cáo lên trưởng phòng những hạng mục nào đã triển khai và chưa triển khai từ đó xem xét và xin ý kiến của trưởng phòng.
Hiện tại, việc phân cấp trong công ty chỉ dừng lại ở mức độ phân cấp quản lý
chưa xác định được các trung tâm trách nhiệm cụ thể, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động chun mơn cụ thể do bộ phận mình quản lý và chịu trách nhiệm.
3.1.1.2 Về hệ thống dự toán
Hiện nay cơng ty chưa có bộ phận chun trách về lập dự toán. Chủ yếu dự toán
doanh thu do Tổng giám đốc đưa chỉ tiêu doanh số hàng năm cho bộ phận kinh doanh và bộ phận môi giới.
- Kế hoạch doanh thu: Cơng ty đã lập dự tốn hàng năm dựa trên các chỉ tiêu
được phân bổ từ tập đoàn và được Tổng giám đốc phân bổ chỉ tiêu cho phòng ban, nhưng chủ yếu là chỉ tiêu doanh thu (Phụ lục 01).
Như vậy, công ty thực hiện lập bảng kế hoạch doanh thu phục vụ cho hoạt động
kinh doanh trong kỳ tiếp theo bao gồm giá trị thực hiện, số lượng hợp đồng. Tuy nhiên, báo cáo chỉ mang tính so sánh giữa kế hoạch và thực tế, so sánh năm trước và năm nay, chưa đi sâu phân tích để tìm ra ngun nhân của sự chênh lệch đó.
3.1.1.3 Hệ thống kế tốn chi phí
Dấu hiệu của hệ thống kế tốn chi phí tại cơng ty được phân loại theo chức năng hoạt động và các chi phí phát sinh được theo dõi và ghi chép theo thông tư 232/2012 TT-BTC (chi tiết tài khoản được trình bày trong phụ lục 02) và theo thông tư 200/2014 TT-BTC.
Hàng ngày, chi phí phát sinh được phịng tài chính kế tốn theo dõi và ghi chép
vào nhật ký chứng từ và các sổ chi tiết trong phần mềm kế tốn tại cơng ty. Các chi phí này được phản ánh thơng qua các tài khoản chi phí như: TK 624 (chi phí kinh doanh trực tiếp), 635,642,811 cụ thể như sau:
Chi phí liên quan đến kinh doanh bảo hiểm: Được ghi nhận qua tài khoản 624.
Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm và chi phí các hoạt động kinh doanh khác của hoạt động kinh doanh bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ.
Chi phí kinh doanh bảo hiểm gồm tồn bộ các chi phí thực tế liên quan đến thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo hiểm như chi thiết kế, xây dựng, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm, chi giám định tổn thất, điều tra, thu thập thông tin liên quan đến sự kiện bảo hiểm, chi bồi thường, trích lập dự phịng, chi xử lý hàng tổn thất đã được giải quyết bồi thường 100%, chi địi người thứ ba bồi hồn, chi đánh giá, giám định rủi ro đối tượng bảo hiểm, chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động khai thác bảo hiểm (như hoa hồng bảo hiểm, chi phí liên quan hoạt động bán bảo hiểm, chi quản lý đại lý bảo hiểm, chi tuyển dụng, đào tạo, chi khen thưởng cho đại lý bảo hiểm,…) và các khoản chi khác như chi nộp quỹ bảo vệ người được bảo hiểm, chi nộp các quỹ khác theo quy định của chế độ tài chính, chi phí các hoạt động kinh doanh khác của hoạt động kinh doanh bảo hiểm như các chi phí thực hiện các dịch vụ đại lý giám định tổn thất, đại lý xét giải quyết bồi thường, đại lý yêu cầu người thứ ba bồi hoàn, …
Chi phí liên quan đến chênh lệch tỷ giá thanh tốn hoặc trả lãi vay được công ty ghi nhận vào tài khoản 635
Chi phí quản lý: là chi phí phục vụ cơng tác quản lý tại cơng ty bao gồm tiền lương nhân viên bộ phận quản lý, khấu hao máy móc thiết bị, sửa chữa phương tiện vận tải, điện thoại, xăng dầu và các chi phí khác có thuộc bộ phận quản lý khơng trực tiếp kinh doanh sẽ được ghi nhận vào tài khoản 642.
Các chi phí do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động thông thường của công ty như giá trị cịn lại của tài sản khi thanh tốn, các khoản truy nộp thuế…được hạch toán vào tài khoản 811.
Việc phân loại chi phí theo mô tả là phân loại theo chức năng hoạt động chứ khơng phải theo ứng xử của chi phí như tách chi phí thành biến phí, định phí.
3.1.1.4 Thiết lập thơng tin KTQT phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của công ty dài hạn của công ty
Việc thiết lập thông tin KTQT thể hiện qua dấu hiệu Ban giám đốc dựa trên những báo cáo hàng tháng hoặc quý như báo cáo doanh thu (Phụ lục 03), báo cáo bồi thường chi tiết (phụ lục 04), báo cáo công nợ phải thu (phụ lục 05), báo cáo công nợ phải trả (phụ lục 06) … của bộ phận kế toán là chủ yếu để thực hiện các quyết định kinh doanh có tiếp tục cung cấp hợp đồng bảo hiểm mới hoặc tái tục đến với những khách hàng của công ty hay không?
Bên cạnh đó cơng ty chỉ mới dừng lại ở việc phân loại chi phí theo chức năng
hoạt động mà chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí (biến phí, định phí) nên chưa tiến hành phân tích được điểm hịa vốn của từng sản phẩm bảo hiểm, vì thế chưa đánh giá được sản phẩm nào có lãi khi kinh doanh. Điều đó ảnh hưởng đến việc cạnh tranh và mở rộng thị trường của công ty.
3.1.1.5 Các trung tâm trách nhiệm
b1. Trung tâm chi phí: Do cơng ty chưa hình thành bộ phận kế tốn quản trị,
do đó nếu có thực hiện các báo cáo quản trị thì chủ yếu cũng dựa trên số liệu của phịng tài chính kế tốn cung cấp. Cịn chi tiết chi phí từng phòng ban hiện tại vẫn chưa có báo cáo này để phục vụ các báo cáo trách nhiệm tại trung tâm chi phí của các phịng ban.
b2. Trung tâm doanh thu: Do cơng ty chưa có trung tâm doanh thu, mọi cơng
việc do phịng kinh doanh và phịng mơi giới đảm nhiệm vai trị của trung tâm này nên cũng chưa phát huy hết vai trị và tính chủ động trong công việc cũng như sự hỗ trợ từ phịng ban có liên quan. Do đó chỉ dừng lại ở việc đánh giá, phân tích chỉ tiêu doanh thu chứ không phản ánh được các nhân tố tác động, ảnh hưởng đến doanh thu.
b3. Trung tâm lợi nhuận: Cơng ty chưa hình thành nên trung tâm lợi nhuận vì
việc ghi nhận doanh thu, chi phí phát sinh tại cơng ty đều được phịng tài chính kế tốn tập hợp, theo dõi và tính tốn để thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh cho biết lợi nhuận sau thuế cuối cùng của tồn cơng ty.
Công ty tuy có báo cáo tình hình kinh doanh hàng q, có sự so sánh doanh thu đạt được so với kế hoạch đặt ra nhưng việc phân tích và đánh giá chỉ thực hiện ở chỉ tiêu doanh thu chứ chưa đánh giá các yếu tố chi phí sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận. Điều đó làm ảnh hưởng đến việc phân tích lợi nhuận đạt được có hồn thành kế hoạch hay không. Việc tính tốn lợi nhuận đơn thuần là các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước quy định chứ chưa thật sự có trung tâm lợi nhuận nào được hình thành tại cơng ty để tính tốn lợi nhuận hoạt động của từng đơn vị trong tổng lợi nhuận chung của tồn cơng ty. Điều này dẫn đến không thể đánh giá lợi nhuận riêng từng sản phẩm trong công ty.
d4. Trung tâm đầu tư: Cơng ty chưa hình thành nên trung tâm trách nhiệm đầu
tư nên ngồi cơng việc liên quan đến ngành kinh doanh bảo hiểm thì cơng ty chưa có kế hoạch trong cơng việc đầu tư vì cơng ty ln thận trọng trong việc đầu tư để nguồn vốn không ảnh hưởng đến việc chi trả khách hàng.
3.1.2 Đánh giá ưu và nhược điểm của bộ máy kế tốn quản trị tại cơng ty Ưu điểm Ưu điểm
-Do việc phân quyền không kiêm nhiệm giúp cho Ban giám đốc giảm bớt được
khối lượng cơng việc. Từ đó có thể theo sát và nắm bắt được tình hình hoạt động của tất cả các bộ phận, điều này tạo sự thuận lợi cho việc tháo gỡ những khó khăn ở từng bộ phận và nâng cao hiệu quả trong việc điều hành tổ chức và ra quyết định tại công ty.
-Với đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn và được đào tạo chuyên về ngành
bảo hiểm thì việc tiếp thu và áp dụng nền tảng cơng nghệ vào kỹ thuật phân tích, báo cáo là một thế mạnh. Điều đó cũng góp phần nào hỗ trợ Ban giám đốc quản lý tốt từng
bộ phận trong cơng ty và đóng vai trị tham mưu về các kế hoạch và chiến lược kinh doanh.
-Việc phân chia trách nhiệm cho từng bộ phận trong hoạt động của công ty là nền tảng để của việc thực hiện kế tốn quản trị trong cơng ty. Cơng ty cũng thực hiện một số báo cáo phục vụ cho công tác điều hành mang sắc thái của KTQT và cũng được báo cáo định kỳ như:
Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Báo cáo doanh thu theo từng phòng ban, chi nhánh.
Báo cáo chi tiết công nơ phải thu, phải trả theo từng khách hàng.
Báo cáo bồi thường theo từng hợp đồng, theo kênh nhân viên bán hàng.
Báo cáo nhập-xuất-tồn ấn chỉ, công cụ, dụng cụ, TSCĐ…
Nhược điểm
-Việc quản lý tại công ty chủ yếu sử dụng thơng tin của tài chính kế tốn, các phương pháp kỹ thuật kế toán quản trị chưa được nhận thức rõ ràng về tính hữu ích cho việc tổ chức, điều hành và kiểm sốt tại cơng ty.
-Việc phân loại chi phí theo cơng dụng chứ chưa theo cách ứng xử làm cho cơng
tác kiểm sốt chi phí và hỗ trợ trong việc ra quyết định của cơng ty gặp khó khăn.