CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KTTN
4.2. Kết luận về nguyên nhân dẫn đến chưa tổ chức hệ thống KTTN tại công ty
Qua phương pháp quan sát, tổng hợp tài liệu, phỏng vấn Tổng giám đốc, Ban giám đốc và kế toán trưởng, tác giả rút ra kết luận rằng hiện tại nguyên nhân mà công ty chưa tổ chức KTTN như sau:
Thứ nhất, Nhà quản trị chưa thật sự quan tâm đến kế tốn trách nhiệm do khơng
thấy được những ưu điểm của việc tổ chức kế toán trách nhiệm cũng như tâm lý e ngại thay đổi bộ máy kế toán vốn đã ổn định trong những năm qua. Đồng thời việc tổ chức kế tốn trách nhiệm sẽ tốn chi phí cho nhân sự cũng như thời gian triển khai tại các bộ phận một phần nào làm mất đi trật tự vốn có ban đầu.
Thứ hai, Nhân viên phòng tài chính kế tốn mặc dù có trình độ, kinh nghiệm
trong công việc nhưng chủ yếu là về kế tốn, chưa được đào tạo bài bản và cịn thiếu chuyên mơn về kế tốn quản trị nói chung và kế tốn trách nhiệm nói riêng. Do đó khơng thể đưa ra các ý kiến cho lãnh đạo tham khảo trong công tác đánh giá trách nhiệm từng bộ phận qua đó cải tiến cũng như động viên phát huy hết tiềm lực từng bộ phận doanh nghiệp.
Thứ ba, Chi phí trong cơng ty chưa được tách bạch thành biến phí và định phí
do đó chưa tính chi phí từng loại sản phẩm bảo hiểm, dẫn tới nhà quản trị khơng có thơng tin cần thiết để phân tích, đánh giá trong quyết định kinh doanh.
Thứ tư, Phần mềm kế tốn cơng ty sử dụng chủ yếu phục vụ cho cơng tác kế
tốn mà chưa có những chức năng để tạo ra báo cáo phục vụ công tác quản trị nội bộ cho công ty. Theo ước tinh từ phịng kế tốn thì chi phí phát triển phần mềm tích hợp các yêu cầu quản trị cũng như báo cáo quản trị tầm khoảng 100 đến 120 triệu theo như báo giá của bên phần mềm.
4.3. Các giải pháp tổ chức hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty 4.3.1 Đối với nhà quản trị công ty
Năng cao nhận thức và trình độ về kế tốn kế trách nhiệm: Cơng ty cần có
những chính sách tạo điều kiện để nâng cao nhận thức và trình độ của các nhà quản trị về kế toán trách nhiệm, nhằm tạo điều kiện cho việc vận dụng và triển khai tổ chức kế tốn trách nhiệm của cơng ty. Nếu nhà quản trị nhận thức được tầm quan trọng của kế tốn quản trị nói chung và kế tốn trách nhiệm là để phục vụ cho nhu cầu thông tin trong việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát và ra các quyết định quan trọng thì họ sẽ biết cách u cầu những thơng tin cần thiết để phục vụ tối ưu cho các quyết định của chính nhà quản trị.
Đối với công ty Groupama Việt Nam, thực trạng công tác quản lý chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và thói quen. Do đó, trong mơi trường kinh doanh đầy biến động như ngày nay thì việc ra quyết định của các nhà quản trị trong công tác kinh doanh chưa dựa vào việc tận dụng lợi ích từ thơng tin kế tốn sẽ là những bất lợi. Chính vì thế cơng ty cần xây dựng phương án để nâng cao nhận thức về vai trò của KTTN trong việc hỗ trợ, hoạch định, điều hành, tổ chức, kiểm soát và ra quyết định.
4.3.2 Đối với phịng tài chính kế tốn
Năng cao nhận thức và trình độ về kế tốn kế trách nhiệm: Ngồi việc nâng
cao nhận thức KTTN của nhà quản trị thì nâng cao trình độ của bộ phận kế tốn am hiểu về KTTN cũng quan trọng khơng kém bởi vì họ là người trực tiếp vận hành bộ máy kế toán trách nhiệm sau này. Hiện nay, tại cơng ty có một đội ngũ kế tốn tuy có trình độ và kinh nghiệm nhưng lại thiếu kiến thức về KTQT nói chung và KTTN nói
riêng. Do đó, cơng ty cần phải có chính sách đào tạo cho bộ phận kế tốn này bằng các hình thức lương, thưởng phù hợp để tạo động lực học hỏi và bổ sung kiến thức KTTN cho bản thân mình. Đồng thời công ty cho thấy rằng việc tự nâng cao kiến thức trong giai đoạn này là phù hợp với xu thế phát triển của công ty và nền kinh tế.
Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý: Xây dựng bộ máy kế toán quản trị kết hợp với
kế tốn tài chính nhưng vẫn đảm bảo có sự phận công rõ ràng và tách biệt, tránh bị quá tải công việc trong việc cung cấp thơng tin giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị và phụ trách bộ phận kế toán trách nhiệm vẫn là kế tốn trưởng trách nhiệm. Như vậy với mơ hình như trên sẽ giúp cơng ty tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực. Nhiệm vụ của bộ phận kế toán trách nhiệm như sau:
Thiết lập các bảng, biểu chi tiết để thu nhập dữ liệu từ các bộ phận phục vụ cho cơng việc lập dự tốn.
Hướng dẫn và đôn đốc các bộ phận chức năng cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các dữ liệu yêu cầu lập dự tốn.
Tổng hợp các thơng tin, dữ liệu từ các bộ phận lập báo cáo trách nhiệm theo yêu cầu nhà quản trị.
Phân tích, so sánh các kết quả thực tế so với dự tốn để tìm ra ngun nhân, đồng thời hỗ trợ việc ra quyết định thực hiện việc phân tích đánh giá biến động thực tế tình hình hoạt động cơng ty và hỗ trợ Ban giám đốc trong việc ra quyết định.
Sơ đồ 4.1: Tổ chức hệ thống kế tốn tài chính kết hợp kế toán trách nhiệm
(Nguồn: tác giả tự nghiên cứu)
Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với trung tâm trách nhiệm:
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm Fast, Phần mềm này cho thực hiện việc lập các trường dữ liệu cho các tài khoản để phục vụ q trình kiểm sốt số liệu chi tiết theo mục đích khác nhau của nhà quản trị. Để có thể phục vụ cho việc kiểm sốt cũng như phân loại chi phí các bộ phận trong kế tốn trách nhiệm. Khi nhập chi phí chứng từ kế toán sẽ yêu cầu người nhập bắt buộc nhập các trường kí hiệu có liên quan đến chi phí thì chứng từ kế tốn mới được lưu thành cơng. Điều đó giúp cho người nhập khơng bỏ sót đi phần nhập liệu quan trọng để có thể thực hiện báo cáo chi phí liên quan đến từng phịng ban trong cơng ty.
Mã hóa tài khoản chi tiết theo trung tâm trách nhiệm (0**: phòng ban văn phịng, 1**: Các cơng ty)
Mã hóa trung tâm chi phí theo biến phí và định phí (0: Định phí. 1: Biến phí) Mã hóa tài khoản theo dự tốn (0: Dự toán, 1: Thực tế)
Mã hóa tài khoản chi tiết theo Chi phí riêng hay chi phí phân chung của cơng ty (0: riêng, 1: chung).
Thủ quỹ Kế toán trưởng
BP Kế tốn Tài chính BP Kế tốn quản trị
Kế tốn tổng hợp Kế toán thanh toán Lập dự toán ngân sách Kế toán trách nhiệm … Kế toán thuế Kế tốn cơng nợ
Bảng 4.1 : Bảng ht tài khoản kế toán kết hợp với mã kế toán trách nhiệm Tài khoản cấp 1 Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 Phòng /Ban Chi tiết theo ứng xử của CP Chi tiết theo dự toán Phân loại CP Theo quy định chế độ kế toán Theo quy định chế độ kế toán Mở theo mục đích quản lý của cơng ty 001 :Phịng tài chính kế tốn 0: Định phí 0: Dự tốn 0: khơng KS được 002: Phịng Giám định-
Bồi thường 1: Biến phí
1: Thực tế 1: KS được 003 :Phịng cơng nghệ thơng tin 004: Phòng Nhân sự 005: Phòng kinh doanh 1 006: Phòng kinh doanh 2 007: Phịng mơi giới 008 :Phòng nghiệp vụ 009: Phòng Phát triển sản phẩm 010: Phịng Giám đốc tài chính 011 :Phòng Giám đốc nghiệp vụ 012: Phòng Giám đốc kinh doanh 013 :Phòng Tổng giám đốc 100 : VP chính Cơng ty Groupama
(Nguồn: tác giả tự nghiên cứu)
4.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT
Với thời đại cơng nghệ 4.0 hiện nay thì ưu tiên hàng đầu trong bất kỳ ngành nào đều phải ứng dụng cơng nghệ nếu muốn tồn tại và phát triển, đó cũng là xu thế tất yếu. Các ứng dụng cũng như những phần mềm chuyên về lĩnh vực báo cáo quản trị sẽ giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm thời gian cũng như
nguồn lực. Việc lập các báo cáo của kế tốn trách nhiệm hiện nay địi hỏi người lập cần rất nhiều thơng tin: phân loại chi phí, chi phí gắn với trung tâm chi phí, doanh thu theo từng nghiệp vụ, …. Tuy nhiên hiện nay công ty chỉ sử dụng phần mềm Fast thực hiện cơng việc của kế tốn tài chính, là phần mềm chỉ sử dụng cho các công ty vừa và nhỏ nên chưa đáp ứng được nhu cầu báo cáo quản trị. Do đó cơng ty cần phải sử dụng phần mềm giành cho ngành chuyên biệt như bảo hiểm hoặc triển khai hệ thống ERP cho toàn cơng ty, để có thể kết nối thơng tin của các phịng ban với nhau, từ đó nhà quản trị sẽ có được những thơng tin cần thiết kịp thời và nhanh chống cho những quyết định có tính quyết định cho công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Công cụ giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động và đánh giá hiệu quả từng bộ phận thông qua việc thực hiện tổ chức kế tốn trách nhiệm. Việc tổ chức thành cơng kế tốn trách nhiệm giúp mang lại những giá trị to lớn trong doanh nghiệp, góp phần giúp cho nhà quản trị ra những quyết định đúng đắn và hợp lý trong vấn đề kinh doanh sống cịn của cơng ty.
Trong Chương 4 của đề tài này đã nêu lên sự cần thiết thực hiện kế tốn trách nhiệm tại cơng ty TNHH BHTH Groupama Việt Nam cũng như đưa ra các giải pháp nhằm xây dựng kế toán trách nhiệm từ việc xác định các trung tâm đến xây dựng các chỉ tiêu đánh giá và cuối cùng là hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm. Đồng thời khắc phục những điểm yếu và phát huy những điểm mạnh để có thể xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm thành cơng mang lại những lợi ích trong doanh nghiệp.
CHƯƠNG 5: KIẾN NGHỊ VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
5.1. Kiến nghị thực hiện tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm 5.1.1 Về xác định trung tâm trách nhiệm 5.1.1 Về xác định trung tâm trách nhiệm
Qua quá trình cơng tác tại cơng ty, tác giả cũng như tìm hiểu sự phân cấp quản lý trong cơng từ đó đề xuất chia phân trung tâm trách nhiệm như sau:
Sơ đồ 5.1: Sơ đồ kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với tổ chức
BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM ĐẦU TƯ
TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
PHÒNG KINH DOANH PHỊNG MƠI GIỚI PHỊNG NHÂN SỰ PHỊNG TC KẾ TỐN PHỊNG NGHIỆP VỤ PHỊNG BỒI THƯỜNG PHỊNG PT SẢN PHẨM PHÒNG IT
TRUNG TÂM DOANH THU
TRUNG TÂM CHI PHÍ CƠNG TY
a. Trung tâm chi phí
Do đặc thù ngành bảo hiểm là ngành cung cấp dịch vụ nên các khoản mục chi
phí phát sinh được phân loại thành hai loại chi phí chính là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Các khoản chi phí phát sinh tại công ty được phân loại theo chức năng hoạt động bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh (Chi phí trực tiếp) và chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi phí gián tiếp).
Chi phí hoạt động kinh doanh: là các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt
động kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của công ty bao gồm chi phí phát sinh trực tiếp tại phịng kinh doanh và phịng mơi giới và chi phí này hạch tốn tài khoản 624.
- Chi phí bồi thường: trả trực tiếp theo cam kết của hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng bảo hiểm khi xảy ra rủi ro thuộc phạm vi trách nhiệm của các hợp đồng bảo hiểm.
- Chi hoa hồng: khoản tiền DNBH trả cho trung gian bảo hiểm (đại lý bảo
hiểm, môi giới bảo hiểm) khi các trung gian này mang lại các hợp đồng bảo hiểm cho DNBH.
- Chi phí dự phịng nghiệp vụ bảo hiểm và trích trước: là khoản trích lập dự
phịng nghiệp vụ bảo hiểm vào cuối niên độ nhằm đảm bảo thanh toán cho người được bảo hiểm những trách nhiệm đã và sẽ phát sinh từ hợp đồng bảo hiểm ký kết.
- Chi phí nhân viên: là khoản chi phí liên quan đến nhân viên thuộc phịng ban tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh bao gốm nhân viên phòng kinh doanh và phịng mơi giới. Chi phí nhân viên bao gồm chi phí lương, tiền phụ cấp xăng xe, điện thoại, chi phí tiếp khách, cơng tác phí, các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, Y tế, thất nghiệp, kinh phí cơng đồn ...
Chi phí quản lý: Chi phí này phát sinh tại các phịng ban quản lý khơng tham
gia kinh doanh trong công ty như phòng nhân sự, phịng tài chính kế tốn, phòng IT, phòng nghiệp vụ, phịng bồi thường, phịng BSA và các khoản chi phí này hầu hết được xem là chi phí cố định và được hạch tốn vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi phí này bao gồm các loại chi phí như sau: - Chi phí nhân viên: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tiền tăng ca, tiền thưởng.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Bao gồm các loại
phương tiện như xê ô tô, các tài sản cố định, bảo hiểm, chi phí mua cơng cụ dụng cụ.
- Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí xăng xe, máy in, photo, fax.
- Chi đồ dùng văn phịng: Chi phí đồ dùng, văn phịng phẩm, chi phí ấn chỉ
dùng cho công tác quản lý
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế mơn bài, các khoản phí, lệ phí
giao thơng, cầu phà.
- Chi phí dự phịng: Khoản trích lập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng trợ
cấp mất việc làm.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Tiền điện, nước, bưu điện phí, tiền mua bảo hiểm
tài sản, tiền mua bảo hiểm tai nạn con người; tiền thuê kiểm toán và tư vấn, tiền thuê văn phịng cơng ty
- Chi phí quản lý đại lý bảo hiểm: Khoản chi cho công việc tìm kiếm, tuyển
dụng, lựa chọn, đào tạo, huấn luyện và giám sát quá trình hành nghề của đại lý bảo hiểm.
- Chi phí khác bằng tiền: Chi bảo hộ lao động, trang phục làm việc; chi trợ cấp
thôi việc cho người lao động theo chế độ hiện hành; chi phí tuyển dụng; chi cho giáo dục, đào tạo, chi phí hội nghị, thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ.
b. Trung tâm doanh thu
Doanh thu chủ yếu của công ty bao gồm: Doanh thu cung cấp dịch vụ bảo hiểm như doanh thu bảo hiểm gốc, doanh thu nhận tái, doanh thu nhượng tái. Doanh thu được xác định cho các phịng ban chính là doanh thu từng loại sản phẩm bảo hiểm. Đối với mỗi phịng đều có chỉ tiêu kinh doanh hàng năm được phân bổ và trưởng phịng là người chịu trách nhiệm chính trong việc tối đa hóa doanh thu cho cơng ty và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh.
c. Trung tâm lợi nhuận
Là trung tâm có quyền kiểm sốt chi phí, doanh thu, lợi nhuận nhưng khơng kiểm sốt vốn đầu tư của công ty. Bộ phận của trung tâm lợi nhuận được xem là tồn cơng ty và được xác định trên sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí.
d. Trung tâm đầu tư
Là trung tâm có quyền kiểm sốt chi phí, doanh thu, lợi nhuận và vốn đầu tư của công ty. Ban giám đốc có quyền quyết định người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động đầu tư kinh doanh của cơng ty và có nghĩa vụ chịu trách nhiệm đối với các khoản phải nộp cho nhà nước. Đồng thời, Ban giám đốc cũng đưa ra các phương hướng cho hoạt động kinh doanh của công ty.
5.1.2 Xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả thực hiện của từng trung tâm trách nhiệm trách nhiệm
a. Đối với trung tâm Chi phí
Khi xây dựng các chỉ tiêu đo lường thành quả hoạt động tại trung tâm chi phí thì mục tiêu đạt được là việc đánh giá hiệu quả quản lý trong việc kiểm sốt chi phí tại bộ