Bƣớc
việc Diễn giải
1
Xác định mục tiêu và thiết lập chƣơng trình quản lý mơi trƣờng - Cuối năm Ban ISO sẽ họp tổng kết các số liệu của năm trước nhằm
đưa ra mục tiêu và chương trình để đạt được mục tiêu cho năm sau trên cơ sở thực tế sản xuất. Việc xem xét này trên cơ sở:
1. Phù hợp với các chính sách quản lý đã được ban lãnh đạo đề ra 2. Tuân thủ pháp luật Việt Nam.
3. Đáp ứng các yêu cầu của đối tác và khách hàng.
4. Căn cứ trên tình hình thực tế của Cơng ty, các khía cạnh mơi trường tại Công ty.
5. Đáp ứng được các biện pháp khắc phục theo kết quả đánh giá hệ thống quản lý nội bộ và của bên thứ 3.
6. Đáp ứng được các tiêu chuẩn quản lý do Công ty đề ra.
2 Phê duyệt
- Tổng Giám đốc kiểm tra, xem xét, phê duyệt mục tiêu của công ty.
3
Thông báo
- Ban ISO có trách nhiệm thơng báo tới tồn thể các bộ phận biết được mục tiêu và chương trình quản lý mơi trường của Công ty
4
Mục tiêu Phòng/Ban
- Căn cứ mục tiêu của Công ty, các đơn vị đề ra mục tiêu của đơn vị mình.
- Các trưởng bộ phận có trách nhiệm truyền đạt các mục tiêu và chương trình tới những nhân viên có liên quan.
- Các trưởng bộ phận có trách nhiệm giúp nhân viên bộ phận mình nhận thức về vai trị, trách nhiệm trong việc thực hiện các mục tiêu và chương trình đã được đề ra.
5
Phê duyệt
- Giám đốc bộ phận phụ trách kiểm tra, xem xét, phê duyệt mục tiêu mơi trường của bộ phận mình quản lý.
6
Báo cáo kết quả thực hiện
- Các đơn vị thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu lập báo cáo hàng quý, 6 tháng, cả năm về việc thực hiện kết quả mục tiêu môi trường.
7
Báo cáo kết quả Công ty
- Ban ISO tập hợp kết quả của các đơn vị, lập báo cáo gửi lãnh đạo theo quý, 6 tháng hoặc cả năm.
8
Lƣu hồ sơ
- Ban ISO và các đơn vị liên quan lưu hồ sơ theo ―Quy trình kiểm sốt
hồ sơ‖.
Đề xuất mục tiêu cấp chiến lược áp dụng cho tồn cơng ty và chương trình quản lý mơi trường thể hiện ở bảng 15.
Bảng 15: Đề xuất mục tiêu và chương trình quản lý mơi trường cho cơng ty
KCMT Mục tiêu Chƣơng trình mơi
trƣờng Phịng ban áp dụng Trách nhiệm thực hiện Thời gian bắt đầu Thời gian hoàn tất Giám sát
Sử dụng
nước Giảm 1% lượng nước sử dụng so với năm trước
1. Thực hiện các biện pháp sử dụng nước tiết kiệm
2. Tuyên truyền nâng cao ý thức sử dụng tiết kiệm nước
Tất cả các
phòng ban Tất cả các phòng ban 01/01/19 01/01/20 Ban ISO
3. Kiểm soát lượng nước sử dụng hàng tháng
4. Kiểm tra đường ống nước, các van nước và đồng hồ nước định kỳ.
Hệ thống cấp nước
Phân xưởng cơ điện 01/01/19 01/01/20 Quản đốc cơ điện Nước thải Đảm bảo chất lượng nước thải đầu ra
1. Bảo trì hệ thống xử lý nước thải định kỳ 2. Đo đạc các thông số vận hành của hệ thống xử lý nước thải: lưu lượng nước thải, chỉ số bùn…
Hệ thống xử lý nước thải
Phân xưởng cơ điện
01/01/19 01/01/20 Quản đốc cơ điện
3. Thu gom dầu chiên
Chất thải rắn, chất thải nguy hại
- Quản lý chất thải nguy hại theo quy định - Phân loại 100% CTNH phát sinh trong công ty 1. Trang bị thêm thùng rác, các loại bao bì chứa CTNH ở các khu vực phát sinh CTNH Khu vực phát sinh CTNH Phòng Kế
hoạch vật tư 01/01/19 01/01/20 Ban ISO
2. Duy trì hợp đồng với đơn vị có chức năng xử lý CTNH. Phịng Hành chính - Nhân sự Phịng Hành chính - Nhân sự 01/01/19 01/01/20 Trưởng Phịng Hành chính - Nhân sự Thu gom, phân
loại 100% chất lượng chất thải rắn
Trang bị đầy đủ trang thiết bị nhằm thu gom, lưu trữ chất thải rắn Cơng nhân viên trong cơng ty Phịng Kế hoạch vật tư 01/01/19 01/02/20 Trưởng các phịng ban, quản đốc Khí thải - Đảm bảo khí thải
đạt QCVN 05 & 06:2009/BTNMT. - Xử lý triệt để 90% khí thải, bụi nơi sản xuất
1. Đảm bảo thơng gió nhà xưởng, phịng bếp 2. Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống hút bụi, thu khí.
Xưởng sản xuất
Bếp ăn
Phân xưởng cơ
điện 01/01/19 01/01/20 Quản đốc cơ điện
3. Trồng nhiều cây xanh trong khuôn viên công ty Khuôn viên công ty Công nhân phụ trách cảnh quan 01/01/19 01/01/20 Ban ISO Sử dụng
điện Giảm 2% năng lượng điện tiêu thụ so với năm trước
Thực hiện các biện
pháp tiết kiệm điện Tất cả các phòng ban Tất cả phòng ban 01/01/19 01/01/20 Trưởng các phòng ban 2. Tuyên truyền nâng
cao ý thức sử dụng tiết kiệm năng lượng điện
Tất cả các
3. Kiểm soát lượng điện
tiêu thụ hàng tháng. Tất cả các phòng ban Phân xưởng cơ điện 01/01/19 01/01/20 Quản đốc cơ điện 4. Chọn mua các bóng
đèn tiết kiệm điện, các công tắc định giờ và các thiết bị tiết kiệm năng lượng. Tất cả các phòng ban Phòng Kế hoạch Vật tư 01/01/19 01/01/20 Trưởng Phòng Kế hoạch Vật tư Sự cố môi trường Kiểm soát 100% sự cố cháy nổ 1. Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy.
Ban An ninh Ban An ninh 15/01/19 22/01/19 Trưởng ban an ninh 2. Trang bị thiết bị
phòng cháy, chữa cháy và phải kiểm định thường xuyên chất lượng thiết bị.
Tất cả các phòng ban
Phân xưởng cơ điện 01/01/19 01/01/20 Quản đốc cơ điện 3. Tuân thủ đúng nội quy an tồn phịng cháy. Tất cả các phòng ban Tất cả 01/01/19 01/01/20 Ban An ninh Kiểm soát 100% sự cố chảy tràn hóa chất 4. Xây dựng phương án ngăn ngừa và ứng phó sự cố hóa chất Kho hóa chất
Ban ISO 15/01/19 22/01/19 Trưởng ban ISO
3.2.4. Hỗ trợ
3.2.4.1. Nguồn lực
Các nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, cơng nghệ, tài chính để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến HTQLMT.
Bên cạnh xác định nguồn lực cần thiết, cần xác định hiệu quả và tính cấp bách để xác định thứ hạng cần ưu tiên, vì khơng thể cung cấp các nguồn lực cùng một lúc.
Bảng 16: Xác định các nguồn lực cần thiết cho HTQLMT
Nguồn lực Công việc Trách nhiệm thực hiện
Nhân lực: - Số lượng - Kỹ năng
- Kiến thức chuyên môn
Đánh giá nguồn nhân lực hiện có
Xác định nhu cầu đào tạo, tuyển dụng Đề nghị qua “Phiếu đề nghị cung cấp nguồn lực‖ Phịng Hành chính – Nhân sự Thành lập ban ISO Quyết định, phê duyệt
Trưởng các phòng ban
Tổng giám đốc Cơ sở hạ tầng:
- Tòa nhà và các phương tiện kèm theo (hệ thống điện, cấp thoát nước)
- Trang thiết bị, máy móc
- Phương tiện vận chuyển
Kiểm kê các nguồn lực hiện có (định tính, định lượng) Đánh giá hiệu quả các nguồn
lực
Xác định nhu cầu cải tiến, thay mới. Đề nghị qua “Phiếu đề nghị cung cấp nguồn lực‖. Phòng Kỹ thuật, Cơ điện Phòng Kế hoạch – Vật tư
Quyết định, phê duyệt Tổng giám đốc/ Giám đốc đơn vị Công nghệ:
- Sản xuất
- Kiểm sốt ơ nhiễm - Công nghệ thông tin
Đánh giá hiệu quả các cơng nghệ hiện có
Xác định nhu cầu cải tiến, đổi mới công nghệ Đề nghị qua “Phiếu đề nghị Phòng Kỹ thuật, Cơ điện Phịng Cơng nghệ thông tin
cung cấp nguồn lực‖.
Quyết định, phê duyệt Tổng giám đốc, Giám đốc đơn vị Tài chính Đánh giá năng lực tài chính
hiện tại Dự trù nguồn tài chính cần để đáp ứng các nguồn lực cần thiết trên Lập kế hoạch sử dụng tài chính Đề nghị qua Phiếu đề nghị cung cấp nguồn lực . Phịng Tài chính – Kế tốn Thủ quỹ
Quyết định, phê duyệt Tổng giám đốc, Giám đốc đơn vị Lưu tài liệu: Phiếu đề nghị
cung cấp nguồn lực và hồ sơ
liên quan.
Ban ISO và các đơn vị liên quan
Đối với Cơng ty TNHH Khóa Huy Hồng, hệ thống cơ sở hạ tầng và công nghệ đang hoạt động hiệu quả, tuy nhiên công ty chưa thành lập ban ISO và chưa xem xét cụ thể nguồn tài chính đáp ứng nếu xây dựng ISO. Do đó trước mắt, các nguồn lực mà cơng ty cần ưu tiên xem xét và cung cấp để xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO là nguồn nhân lực và tài chính.
Trước tiên, để có nguồn nhân lực chủ chốt xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001 tại công ty, đề xuất thành lập ban ISO như sau:
Bước 1: Thành lập ban ISO gồm các cấp lãnh đạo, trưởng hoặc phó phịng và nhân
viên các phịng ban làm thành viên. Trong đó:
Trưởng ban ISO được lựa chọn từ thành viên trong ban giám đốc, phó ban ISO có thể được bổ nhiệm từ các trưởng phịng ban hiện tại. Trưởng, phó ban ISO phải là người nắm rõ về mảng môi trường của công ty.
Nhân viên ISO là các nhân viên ISO 14001 của các đơn vị trong cơng ty, được lựa chọn bởi trưởng phịng và theo tiêu chí: Là người nắm rõ các hoạt
động của phịng, ban mình; là người đã hoặc sẽ tham gia các khóa học về mơi trường.
Phân công một cán bộ kiêm nhiệm làm thư ký ISO có nhiệm vụ kiểm sốt tài liệu.
Bước 2: Quy định phân công trách nhiệm và quyền hạn của ban ISO.
Bước 3: Đào tạo nhận thức và đánh giá viên nội bộ ISO 14001:2015 cho các cán bộ
quản lý.
3.2.4.2. Năng lực và nhận thức
Các dạng đào tạo năng lực và nhận thức về mơi trường có thể triển khai: Đào tạo định hướng: Áp dụng cho tất cả cán bộ công nhân viên (CBCNV) khi
mới được tuyển dụng tại công ty hoặc được điều chuyển sang vị trí cơng việc khác.
Đào tạo nội bộ: Là hình thức đào tạo được thiết kế riêng đáp ứng nhu cầu đào
tạo thực tế của công ty và sử dụng nguồn giảng viên nội bộ. Giảng viên nội bộ là CBCNV của Ban ISO trong công ty tham gia công tác giảng dạy, huấn luyện cho người lao động về môi trường.
Đào tạo bên ngồi: Cơng ty cử CBCNV tham gia các lớp đào tạo chiêu sinh rộng rãi bên ngoài về nhận thức ISO, đánh giá viên nội bộ. Hoặc Công ty thuê đơn vị cung ứng đào tạo bên ngồi thiết kế chương trình đào tạo riêng cho CBCNV thuộc một hoặc nhiều đơn vị trong Công ty [5].
Nếu có thể, nên lồng ghép chương trình đào tạo năng lực và nhận thức về bảo vệ môi trường cho các cán bộ, công nhân viên công ty vào chương trình đào tạo tay nghề.
Đề xuất xây dựng quy trình đào tạo nhân lực cho HTQLMT của cơng ty như bảng 17.
Bảng 17: Quy trình đào tạo nhân lực cho HTQLMT
Bƣớc
việc Diễn giải
1
Xác định nhu cầu và Lập kế hoạch đào tạo môi trƣờng
- Các bộ phận căn cứ chính sách mơi trường của Cơng ty và các kế hoạch môi trường hàng năm của đơn vị để lập ―Kế hoạch đào tạo môi trường‖ gửi về Phịng Hành chính - Nhân sự.
2
Đề xuất đào tạo
- Căn cứ vào kế hoạch đào tạo môi trường và nhu cầu về chất lượng nguồn nhân lực thực tế đảm bảo đáp ứng yêu cầu của bộ phận, Trưởng bộ phận lập ―Phiếu đề xuất đào tạo‖ và ―Danh sách đề nghị
đào tạo‖ gửi về Phịng Hành chính - Nhân sự.
- Sau khi tiếp nhận, Phịng Hành chính - Nhân sự và Ban ISO có trách nhiệm thẩm định lại nhu cầu đào ta ̣o của các bộ phận , ghi rõ ý kiến và trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
3
Lập kế hoạch đào tạo chi tiết
- Căn cứ vào đề xuất đào tạo đã được phê duyệt của bộ phận, Ban ISO lập ―Kế hoạch đào tạo chi tiết‖ trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
4
Phê duyệt
- Ban ISO trình Tổng Giám đốc phê duyệt ―Phiếu đề xuất đào tạo‖ và
―Kế hoạch đào tạo chi tiết‖.
- Trường hợp được phê duyệt, Ban ISO thông báo tới đơn vị đề xuất đào tạo và các đơn vị liên quan để phối hợp triển khai tổ chức thực hiện khóa đào tạo.
- Trường hợp không phê duyệt ―Phiếu đề xuất đào tạo‖, Ban ISO
thơng báo tới các đơn vị có u cầu đào tạo và từ chối thực hiện đào tạo.
- Trường hợp không phê duyệt ―Kế hoạch đào tạo chi tiết‖, Ban ISO quay lại bước 3 của lưu đồ để điều chỉnh lại.
5
Đào tạo định hướng
- Ban ISO thông báo kế hoạch cụ thể tới các bộ phận liên quan trước khi tổ chức đào tạo.
- Nhân viên đào tạo chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo về nội quy, quy chế, chính sách mơi trường của Cơng ty và lập
―Biên bản đào tạo‖ gửi về Ban ISO.
Đào tạo nội bộ
- Nhân viên quản lý đào tạo chịu trách nhiệm chuẩn bị công tác hậu cần sẵn sàng phục vụ công tác đào tạo.
- Giảng viên nội bộ thuộc Ban ISO chịu trách nhiệm thực hiện đào tạo, lập ―Biên bản đào tạo‖, chuyển cho giảng viên và học viên ký xác nhận.
Đào tạo bên ngoài
- Phịng Hành chính - Nhân sự và Ban ISO hồn tất các thủ tục tổ chức khóa học: liên hệ thời gian, địa điểm tổ chức lớp học, thanh tốn học phí…trước khi tiến hành đào tạo. Sau đó thơng báo cho các CBCNV tham gia khóa đào tạo về các thơng tin liên quan.
6
Đánh giá kết quả đào tạo
- Đối với các khóa đào tạo định hướng và đào tạo nội bộ, sau khi kết thúc buổi đào tạo, giảng viên chịu trách nhiệm đánh giá kết quả đào tạo của học viên và lập ―Phiếu tổng hợp kết quả đào tạo‖ gửi về Ban ISO.
- Đối với các khóa đào tạo bên ngồi, căn cứ vào văn bằng/ chứng chỉ (nếu có) hoặc báo cáo thu hoạch về khóa đào tạo của học viên, Ban ISO lập ―Phiếu tổng hợp kết quả đào tạo‖ .
- Nếu học viên không đạt kết quả đào tạo, Ban ISO thông báo các đơn vị để cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá năng lực. Cán bộ công nhân viên không đạt kết quả phải thực hiện đào tạo lại.
7
Lƣu hồ sơ
- Sau khi kết thúc mỗi khóa đào tạo, Ban ISO và Phịng Hành chính- Nhân sự sẽ cập nhật và lưu các hồ sơ của quá trình đào tạo theo ―Quy
trình Kiểm sốt hồ sơ‖.
3.2.4.3. Trao đổi thông tin
Bảng 18: Đề xuất quy định trao đổi thông tin môi trường
Loại thông tin Trách nhiệm Nơi giao Nơi nhận và hình thức chuyển Phƣơng pháp giao
Thời điểm giao
Kết quả hoạt động mơi trường
Trưởng
phịng/ban Phòng/ban báo cáo
Ban ISO
Tổng Giám đốc
Văn bản
Ý kiến đóng góp
để cải tiến Nhân viên Người đóng góp ý kiến Ban ISO Ban Giám đốc Trực tiếp và văn bản Báo cáo sự cố, vi
phạm
Trưởng
phòng/ban Nơi xảy ra sự cố, vi phạm quy định môi trường
Ban ISO
Ban Giám đốc Trực tiếp và văn bản Sớm nhất sau khi phát sinh Phản hồi của
khách hàng Cán bộ mặt hàng Nơi nhận thơng tin u cầu Phịng kinh doanh Văn bản Muộn nhất 02 giờ sau khi nhận Ý kiến, khiếu nại
từ các cơ quan hữu quan và địa phương
Thường trực Ban