Bƣớc
việc Diễn giải
1
Xác định các tình huống khẩn cấp
- Ban ISO xác định các tình trạng khẩn cấp về mơi trường, an tồn và sức khỏe nghề nghiệp. Với đặc thù cơng ty, các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra tại cơng ty khóa Huy Hồng là:
Cháy nổ tại công ty, nơi làm việc (do hút thuốc, chập điện,…) Sự cố về mơi trường: Sự cố chảy tràn hóa chất, bão lũ, động đất Tai nạn lao động
Ngộ độc thực phẩm (có thể do dịch bệnh truyền nhiễm, thức ăn, nguồn nước uống bị nhiễm bẩn…)
Sự cố điện giật. Sự cố rị rỉ khí gas
2
Xây dựng phƣơng án chuẩn bị đối phó và phịng ngừa
- Chỉ rõ trình tự cơng việc cần phải làm khi THKC xảy ra: Hạng mục cần kiểm tra hàng ngày để phòng ngừa, Sơ cấp cứu người bị nạn, Sơ tán người và tài sản công ty, tiến hành khắc phục sự cố.
- Phân công trách nhiệm từng thành viên trong tham gia khắc phục THKC.
- Phương pháp:
Lập kịch bản mô phỏng nếu THKC xảy ra. - Yêu cầu:
Chỉ rõ phương án sơ tán, cấp cứu người bị nạn, phương án khắc phục & phòng ngừa.
Phương tiện, công cụ, nhân lực, thông tin cần thiết để khắc phục THKC.
Xem xét tính khả thi của các Phương án khắc phục & phòng ngừa THKC.
3
Phê duyệt:
- Người đảm nhiệm: Tổng Giám đốc hoặc Người được ủy thác.
- Nội dung công việc:
Xem xét Phương án đề xuất và phê duyệt - Yêu cầu:
Xem xét mỗi bước hành động và khả năng đáp ứng yêu cầu của kế hoạch trong tình trạng của cơng ty.
4
Mua sắm & Bảo quản các vật tƣ & Trang thiết bị cần thiết:
- Người đảm nhiệm: Phòng Kế hoạch Vật tư & các đơn vị trong Công ty.
- Nội dung công việc:
Phịng Kế hoạch Vật tư tiến hành tìm kiếm, lựa chọn, đặt hàng các vật tư & thiết bị cần thiết.
Các đơn vị trong cơng ty có trách nhiệm bảo quản vật tư, trang bị luôn ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Phương pháp:
Đấu thầu, so sánh báo giá. - Yêu cầu:
Giá thấp, đảm bảo tính tin cậy khi sử dụng.
5
Tổ chức diễn tập
- Người đảm nhiệm: Ban ISO.
- Nội dung công việc:
Tổ chức các phòng ban phối hợp ứng phó THKC trong giả định THKC xảy ra.
Báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm hoạt động diễn tập với Ban lãnh đạo.
- Phương pháp:
Nhập vai. - Yêu cầu:
Tất cả cán bộ, công nhân viên phải nghiêm túc khi thực hiện diễn tập.
- Tài liệu, hồ sơ liên quan: Hướng dẫn, Quy định ứng phó THKC. Tần suất: ≥ 1 lần/ năm.
6
Kiểm tra định kỳ
- Người đảm nhiệm: Ban ISO.
- Nội dung công việc:
Kiểm tra việc tuân thủ quy định quản lý môi trường của các đơn vị trong công ty.
Kiểm tra tình trạng của các vật tư, thiết bị dành cho đối phó THKC. - Phương pháp:
So sánh quy định và thực tế. - Yêu cầu:
Nên lập danh mục các hạng mục kiểm tra để tránh bỏ sót và tiện cho việc so sánh tiêu chuẩn và thực tế.
Thời hạn: Theo kế hoạch kiểm tra của Ban ISO.
7
Lƣu hồ sơ
- Ban ISO và các đơn vị liên quan lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm sốt
hồ sơ‖.
3.2.6. Đánh giá kết quả hoạt động
3.2.6.1. Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
Cơng ty cần theo dõi và đo lường các yếu tố sau:
- Tất cả các mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình quản lý mơi trường. - Các thông số môi trường liên quan đến các yêu cầu luật định; - Giám sát mức độ hiệu lực của các biện pháp kiểm sốt mơi trường;
- Đo lường mang tính chủ động kết quả thực hiện môi trường nhằm theo dõi sự phù hợp với chương trình quản lý mơi trường, kiểm định thiết bị….
- Đo lường mang tính ứng phó các hoạt động giám sát mơi trường, phịng cháy chữa cháy, các sự cố chảy tràn hóa chất, sự cố cháy nổ, tai nạn lao động, sự cố thiết bị…
Đề xuất quy trình theo dõi, đo lường, đánh giá sự tuân thủ như bảng 24.
Bảng 24: Quy trình theo dõi, đo lường mơi trường
Bƣớc
việc Diễn giải
Lập kế hoạch theo dõi và đo lƣờng
- Hoạt động này được thực hiện sau khi công ty thiết lập hoặc cập nhật/sửa đổi mục tiêu, chỉ tiêu mơi trường, các chương trình thực hiện;
- Việc xác định các yếu tố cần theo dõi và đo lường cũng như lập kế hoạch cho hoạt động theo dõi, đo lường môi trường do Ban ISO phụ trách. - Kế hoạch theo dõi và đo lường cần xác định:
Các thông số hoặc các yêu cầu cần theo dõi và các giá trị giới hạn hoặc các điều kiện cần theo dõi;
Các chỉ số theo dõi và các đơn vị đo liên quan; Cách thức đo lường;
Tần suất/chu kỳ đo lường;
Bộ phận chịu trách nhiệm và/hoặc cơ sở được thuê để đo;
Cách thức triển khai, các biểu mẫu ghi chép kết quả, phương pháp phân tích số liệu và cách thức lưu trữ thơng tin/hồ sơ;
Tần suất/chu kỳ đánh giá và báo cáo các kết quả tới lãnh đạo.
- Kế hoạch theo dõi và đo lường sau khi lập phải được lãnh đạo phê duyệt và phân phối đến các bộ phận liên quan.
- Ban ISO thực hiện theo Biểu mẫu ―Kế hoạch theo dõi và đo lường hệ
thống quản lý môi trường‖.
2
Phê duyệt
- Lãnh đạo xem xét và phê duyệt “Kế hoạch theo dõi và đo lường hệ
thống quản lý môi trường‖ trên cơ sở đã đáp ứng phù hợp với công ty
và pháp luật.
3
Thực hiện theo dõi và đo lƣờng
- Thực hiện kế hoạch theo dõi và đo lường theo nhiệm vụ được phân công trong kế hoạch, định kỳ cập nhật dữ liệu đồng thời phải lưu trữ hồ sơ liên quan.
- Đối với các thông số môi trường được đo kiểm bởi đơn vị bên ngồi, Ban ISO có trách nhiệm kiểm tra các hồ sơ năng lực của các đơn vị đó, đảm bảo đơn vị đủ năng lực, tuân thủ pháp luật.
4
Báo cáo kết quả
- Định kỳ hàng tháng, Ban ISO có trách nhiệm báo cáo các kết quả của hoạt động theo dõi và đo lường hệ thống quản lý mơi trường. Báo cáo này sẽ được trình lên ban lãnh đạo trong các đợt kiểm tra theo kế hoạch.
5
Phê duyệt
- Ban lãnh đạo căn cứ “Báo cáo kết quả theo dõi và đo lường môi
trường‖ để xem xét và phê duyệt, chuyển các đơn vị thực hiện khắc phục các vấn đề tồn tại (nếu có).
6
Lập hồ sơ:
- Ban ISO và các đơn vị liên quan lưu hồ sơ theo “Quy trình kiểm sốt
hồ sơ‖.
3.2.6.2. Đánh giá nội bộ
Công ty hiện chưa đánh giá nội bộ về cơng tác mơi trường, do đó luận văn đề xuất quy trình đánh giá cho cơng ty như bảng 25.
Bảng 25: Quy trình đánh giá nội bộ HTQLMT
Bƣớc
việc Diễn giải
1
Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
- Tại thời điểm đầu năm, Ban ISO căn cứ tình hình thực tế lập ―Kế
hoạch đánh giá nội bộ‖ của năm trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt ,
một năm thực hiện 2 lần đánh giá nội bộ.
2
Phê duyệt
- Lãnh đạo công ty xem xét, phê duyệt ―Kế hoạch đánh giá nội bộ‖ mà ban ISO trình lên.
3
Phân phối kế hoạch đánh giá
- Ban ISO gửi bản “Kế hoạch đánh giá nội bộ” đã được phê duyệt đến các đơn vị.
4
Lập đồn chun gia ĐGNB, lập chƣơng trình ĐGNB chi tiết
- Trước thời điểm đánh giá 3-5 tuần, Ban ISO lập đoàn chuyên gia ĐGNB và lập ―Chương trình ĐGNB‖ trình Lãnh đạo phê duyệt.
5 Phê duyệt
- Lãnh đạo Công ty xem xét, phê duyệt chương trình ĐGNB.
6 Phân phối chƣơng trình
- Ban ISO phân phối chương trình ĐGNB đến các đơn vị liên quan.
7
Tiến hành đánh giá nội bộ theo chƣơng trình đã duyệt
- Thực hiện đánh giá nội bộ theo chương trình đã duyê ̣t. Nội dung được ghi chi tiết vào ―Biên bản họp đánh giá nội bộ‖.
8
Phát hiện điểm không phù hợp
- Phát hiện điểm không phù hợp, ghi nhận lại và kèm theo đầy đủ bằng chứng nếu có.
9 Họp bế mạc, tổng hợp báo cáo đánh giá nội bộ
- Đoàn chuyên gia tổng hợp báo cáo ĐGNB, họp bế mạc
10
Gửi hồ sơ đánh giá cho lãnh đạo, thƣ ký ISO
- Các đơn vị gửi hồ sơ về Ban ISO để tập hợp và kiểm soát việc thực hiện trong các cuộc đánh giá sau.
11
Lƣu hồ sơ
- Lưu tất cả hồ sơ, làm cơ sở để Ban ISO tổng hợp dữ liệu cho cuộc họp xem xét của lãnh đạo theo ―Quy trình Kiểm sốt hồ sơ‖.
3.2.6.3. Xem xét của lãnh đạo
Đề xuất quy trình họp xem xét của lãnh đạo cho cơng ty như bảng dưới đây: Bảng 26: Quy trình họp xem xét của lãnh đạo về HTQLMT
Bƣớc
việc Diễn giải
1
Thông báo họp xem xét của lãnh đạo
- Việc xem xét của lãnh đạo đối với HTQLMT ISO 14001 được tiến hành ít nhất một năm một lần, dưới sự chủ trì của Tổng Giám đốc. - Sau khi thống nhất nội dung, thời gian và thành phần họp, công ty đưa
ra thông báo họp tới các đơn vị.
- Sau khi có thơng báo họp xem xét lãnh đạo thì các đơn vị lập báo cáo xem xét lãnh đạo trình lên Ban ISO tổng hợp.
2 Chuẩn bị nội dung
- Ban ISO chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung báo cáo
3
Họp xem xét của lãnh đạo
- Tổng Giám đốc triệu tập và chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo. - Nội dung của cuộc họp xem xét bao gồm một vài mục hoặc toàn bộ
các mục dưới đây:
Việc thực hiện các chính sách và mục tiêu;
Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian quản lý; Biên bản của cuộc họp xem xét lãnh đạo kỳ trước; Các kết quả đánh giá nội bộ, bên ngoài và bên thứ ba; Các ý kiến, khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra; Các hành động khắc phục;
Các mục tiêu quản lý cần thực hiện cho thời gian tới Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo;
Tính hiệu quả, tính phù hợp của Hệ thống quản lý môi trường; Cơ hội cải tiến
3
Lập biên bản họp
- Nội dung cuộc họp được ghi vào biên bản. Nội dung của biên bản chứa đựng các chi tiết sau: ngày họp, thành phần tham dự, những vấn đề bàn luận, các hành động cần thực hiện, người thực hiện và ngày phải hoàn thành.
4 Phân phối
sau khi đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Một bản phải được lưu lại trong hồ sơ theo “Quy trình kiểm sốt hồ sơ ‖.
5 Lập và lƣu hồ sơ
- Ban ISO lưu lại hồ sơ theo “Quy trình kiểm sốt hồ sơ ‖.
3.2.7. Cải tiến
3.2.7.1. Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Đề xuất quy trình xác định và khắc phục sự khơng phù hợp như sau:
Bƣớc 1: Phát hiện sự khơng phù hợp
Trong q trình làm việc, giám sát và đo lường, mọi nhân viên khi phát hiện sự không phù hợp, lập “Phiếu báo cáo sự không phù hợp‖, báo cho Trưởng bộ phận hoặc Ban ISO. Hay khi tiến hành đánh giá nội bộ, đoàn chuyên gia đánh giá nội bộ phát hiện sự không phù hợp phải ghi vào “Phiếu ghi chép đánh giá nội bộ‖.
Những sự không phù hợp thường gặp:
Không phù hợp so với thủ tục và hướng dẫn công việc Không phù hợp so với mục tiêu và chỉ tiêu
Các tình huống bất thường gây tác động tiêu cực đến môi trường Ơ nhiễm đất, khí, nước, khơng khí mà khơng thể kiểm sốt được Các tai nạn
Các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá hay xem xét của lãnh đạo
Bƣớc 2: Tìm nguyên nhân và đƣa ra hành động khắc phục
Ban ISO và các Trưởng bộ phận xem xét sự không phù hợp, xác định nguyên nhân và đưa ra hành động khắc phục. Hành động khắc phục được ghi nhận vào “Phiếu báo cáo sự không phù hợp‖.
Trong trường hợp sự không phù hợp thật sự nghiêm trọng mà Ban ISO và trưởng bộ phận khơng thể xác định được ngun nhân thì báo cáo cho cấp lãnh đạo
để cùng phân tích tình huống, xác định nguyên nhân và đưa ra hành động khắc phục.
Bƣớc 3: Thực hiện các hành động khắc phục
Các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các hành động khắc phục của bộ phận mình.
Bƣớc 4: Kiểm tra tính hiệu quả của các hành động khắc phục
Ban lãnh đạo, Ban ISO và trưởng bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra tính hiệu quả của các hành động khắc phục và ghi nhận vào hồ sơ.
Bƣớc 5: Lƣu tài liệu, hồ sơ
- Khi có sự khơng phù hợp cần phải thay đổi tài liệu, Ban ISO phải đảm bảo rằng việc thay đổi này được thực hiện theo “Quy trình kiểm sốt tài liệu”.
- Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm lập và duy trì ”Danh mục sự khơng phù hợp
và hành động khắc phục, phịng ngừa―. Các thơng tin này được xem xét và đánh
giá trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Ban ISO chịu trách nhiệm báo cáo các thơng tin có liên quan trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
- Ban ISO và các đơn vị liên quan lưu hồ sơ theo ―Quy trình kiểm sốt hồ sơ‖.
3.2.7.2. Cải tiến liên tục
Theo yêu cầu của ISO 14001:2015, tổ chức phải cải tiến liên tục sự phù hợp, sự thỏa đáng và hiệu lực của HTQLMT nhằm nâng cao kết quả hoạt động môi trường.
Để đáp ứng yêu cầu này của ISO 14001:2015, công ty phải xét kết quả của việc đo lường, đánh giá và đầu ra từ cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xác định cơ hội cải tiến hệ thống quản lý mơi trường. Sau đó lập kế hoạch thực hiện các hoạt động hỗ trợ việc cải tiến liên tục, trong đó xác định tỷ lệ, mức độ và thời gian thực hiện.
KẾT LUẬN
Từ những nghiên cứu bước đầu xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cho Cơng ty TNHH khóa Huy Hồng, rút ra một số kết luận:
- Hệ thống quản lý môi trường của công ty đạt được hiệu quả nhất định nhưng cần hoàn thiện hơn trong công tác quản lý. Việc xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 tại công ty là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế. - Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu:
Thuận lợi: Cơng ty luôn chú trọng đến vấn đề bảo vệ môi trường và có những hoạt động nhằm xây dựng một mơi trường làm việc lành mạnh, an tồn. Cơng ty cũng có nền tảng kỹ thuật và cơ sở hạ tầng thuận lợi để xây dựng HTQLMT đạt chuẩn ISO.
Khó khăn: Hệ thống tài liệu của cơng ty cần hồn thiện, bổ sung nhiều nội dung, đặc biệt là các quy trình/thủ tục cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Tài chính cũng là vấn đề quan trọng mà công ty cần cân nhắc kỹ và chuẩn bị trước khi quyết định triển khai ISO 14001.
- Dựa trên những đánh giá về thuận lợi, khó khăn của cơng ty, đề xuất các quy