III. KIỂM KÊ HỆ THỐNG VAØ BIÊN MỤC KHOA HỌC KHO BẢO
2. Biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học
Việc kiểm kê cĩ hệ thống các di tích của bảo tàng và việc biên mục khoa học các di tích của bảo tàng đều cĩ thể thức riêng, tức là biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học, nĩ được để từng trang rời và được giữ trong hộp phiếu hay trong các cặp tài liệu bằng bìa cứng.
Hình thức biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học khác với quyển sổ kiểm kê bước đầu là ở hình thức cố định bất biến, nhưng nĩ chỉ thay đổi tuỳ theo tính chất và đặc trưng của tư liệu bảo tàng.
Tất cả các biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học đều cĩ tên và ký hiệu của mình, ký hiệu này sẽ là chữ cái đứng đầu tên kho hay tên các loại kho khác thuộc nhĩm di tích của bảo tàng của nĩ. Chẳng hạn đối với ký hiệu biên mục khoa học về đồ dệt thì ta cĩ thể dùng ký hiệu “ĐD”, kim loại “KL”, đồ gỗ “ĐM”, đồ sứ và thuỷ tinh “S”, hội họa “HH” v.v… Ký hiệu phải viết rõ ràng cho mỗi di tích.
Việc ghi biên mục khoa học cũng giống như việc ghi vào sổ kiểm kê bước đầu, cĩ thể ghi từng di tích một, mặc dù những di tích ấy nằm trong những bộ sưu tập. Hình thức biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học nĩi chung cĩ nhiều điểm giống với hình thức sổ kiểm kê bước đầu. Nhưng về nội dung ghi chép thì biên mục
khoa học hay hộ chiếu khoa học thực tế cĩ những điểm khác hẳn với việc ghi chép trong sổ kiểm kê bước đầu. Sự khác nhau đĩ biểu hiện tính hồn chỉnh hơn, tính chính xác khoa học và nhận định về di tích của bảo tàng được rõ hơn.
Biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học bao gồm những mục như sau: 1. Số thứ tự di tích của bảo tàng chiểu theo sổ mục lục.
2. Số di tích chiểu theo sổ kiểm kê bước đầu.
3. Tên gọi và những ghi chép về di tích của bảo tàng. 4. Chất liệu và kỹ thuật sáng chế ra di tích.
5. Kích thước 6. Trọng lượng
7. Trạng thái bảo quản di tích.
8. Thời gian, nguồn gốc di tích mới nhận được. 9. Ghi chép cơ sở biên mục.
10.Nơi bảo quản.
11.Ngày, tháng, năm biên mục khoa học. 12.Ghi chú (xem mẫu số 3)
Trong biên mục khoa học cần để trống vài dịng để trích dẫn những tư liệu về xác định di tích.
Những con số biên mục khoa học sẽ ghi rõ trong biên mục khoa học tạo cho ta khả năng biết rõ được số lượng các đồ vật thuộc loại di tích nào. Ký hiệu biên mục khoa học cùng với số biên mục, sau khi làm biên mục khoa học rồi đều phải đeo ngay ký hiệu vào di tích. Chẳng hạn như chiếc đĩa kim loại trong kho di tích của bảo tàng địa phương sau khi đã qua chỉnh lý khoa học bước đầu, thì số hiệu được viết là BTĐP.BMKH-2248. Chiếc đĩa kim loại đĩ lại được mang ra để nghiên cứu thì hồn tồn hợp pháp, cần được giữ ở trạng thái cũ. Sau kết quả nghiên cứu đĩ là bản ghi vào biên mục khoa học phần kim loại của di tích của bảo tàng.
Sau khi vào biên mục khoa học rồi, người cán bộ khoa học sẽ đeo khoa học biên mục khoa học vào di tích đĩ. Ký hiệu mới của di tích lúc ấy trong kho bảo quản cơ sở là BTĐPX
1884 . 2248
KL . Việc ghi đĩ nghĩa là: Bảo tàng địa phương X cĩ di tích ghi trong biên mục kho bảo quản cơ sở cĩ ký hiệu là 2248, cịn ký hiệu KL.1884 là ký hiệu phần kim loại đăng ký trong biên mục khoa học.
Trong biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học vẫn phải ghi số theo sổ kiểm kê bước đầu, là con số cĩ nhiều khả năng quan hệ giữa việc chỉnh lý khoa học bước đầu và việc kiểm kê hệ thống và đồng thời cho ngày, tháng, năm chính xác về nhập kho của di tích. Sau đĩ cả số biên mục khoa học cũng được đưa vào sổ kiểm kê bước đầu (tức là vào cột số 11 của sổ kiểm kê bước đầu).