II. KIỂM KÊ BƯỚC ĐẦU VAØ CHỈNH LÝ KHOA HỌC BƯỚC ĐẦU
3. Các loại sổ kiểm kê các hiện vật bảo tàng khác
Những di tích nào là những đồ kim loại hoặc đá quý, ngồi việc đánh số ghi chung với những di tích của kho bảo quản cơ sở khác và sổ kiểm kê bước đầu, thì cịn cĩ những hình thức ghi chép khác theo chỉ thị của Bộ Tài chính.
Các tư liệu của bảo tàng khơng thuộc kho bảo quản cơ sở, nhưng cĩ giá trị đối với cơng tác nghiên cứu khoa học, cơng tác trưng bày và cơng tác giáo dục – khoa học cĩ tính chất quần chúng, là những tư liệu phụ của kho bảo tàng, đều phải đăng ký vào trong quyển sổ kho di tích phụ.
Kỹ thuật vào sổ kho di tích phụ giống như phương pháp ghi sổ kiểm kê bước đầu của kho bảo quản cơ sở. Kỹ thuật xếp số hiệu di tích bảo tàng để ghi vào sổ kho phụ được đánh số giống như những di tích trong kho bảo quản cơ sở, nhưng đáng lẽ số hiệu của sổ kiểm kê bước đầu, thì ở đây thay thế ghi số hiệu của kho phụ (KP). Như vậy, số hiệu của di tích theo sổ kho di tích phụ của bảo tàng địa phương X sẽ là: BTĐP. X-KP.2248.
Quyển sổ kho di tích phụ gồm cĩ những cột sau đây: 1. Số thứ tự
2. Tên gọi và vài nét ghi chép di tích 3. Trạng thái bảo quản di tích
6. Mục đích cĩ hoặc đặt làm di tích
7. Các tư liệu như hố đơn và ngày tháng đưa vào 8. Giấy tờ mất đi
9. Lịch sử của di tích – nơi nào bảo quản nĩ, ai sử dụng và nĩ bị phá huỷ như thế nào.
10.Ghi chú.
Việc kiểm kê các tư liệu của kho phụ cũng như việc kiểm kê các di tích của kho bảo quản cơ sở đều tiến hành trên cơ sở các biên bản nằm ở trong hai cặp tư liệu: a) giấy tờ về di tích mới nhận được; b) giấy tờ về di tích bị mất đi.
Cơng tác kiểm kê tư liệu phụ khơng tiến hành kiểm kê từng bước cĩ hệ thống và cĩ biên mục khoa học hay hộ chiếu khoa học, cho nên việc kiểm kê những loại tư liệu này là dựa vào các bản sao lục, giấy tờ điều động hoặc các loại sổ ghi tiền thu chi tư liệu trong kho bảo quản cơ sở, trong sổ kho phụ hoặc cĩ thể tiến hành trực tiếp trong các đơn vị bảo quản.
Mẫu số 2
Sổ kiểm kê bước đầu Số
thứ tự Ngày, tháng, năm Thời gian, nguồn gốc di tích mới nhận được và số biên bản Tên g
1 2 3 Chất liệu và kỹ thuật sáng chế Kích thước trọng lượng Trạng thái bảo quản di tích Di tích sẽ đưa vào sưu tập nào,
phần nào
Trị giá di tích S h
Trong quyển sổ bảo quản tạm thời (BQTT) cần đăng ký những di tích nào được đưa vào bảo tàng với mục đích sử dụng tạm thời như dùng để triển lãm, đánh giá để sau này mua hoặc để tu sửa, để kiểm nghiệm, để trưng bày tạm thời, để nghiên cứu.
Quyển sổ này cĩ những cột sau đây: 1. Số thứ tự
2. Ngày, tháng, năm nhận vào 3. Tên gọi và vài nét ghi di tích 4. Trạng thái bảo quản di tích 5. Ở đâu đến và số văn bản
6. Tính chất sử dụng di tích đĩ trong bảo tàng 7. Thời hạn trả lại
8. Trả lại và số biên bản 9. Ghi chú.
Văn bản về các di tích bảo quản tạm thời cần được lưu trong các cặp tài liệu: a) các biên bản về việc tiếp nhận di tích của bảo tàng để bảo quản tạm thời; b) các biên bản về việc trao trả những di tích của bảo tàng bảo quản tạm thời.
Những di tích bảo quản tạm thời cũng cần cĩ số hiệu riêng. Nhưng nĩ khác với những di tích bảo quản lâu dài ở chổ là khơng nên dán số ngay vào mặt di tích bảo quản tạm thời, mà ta chỉ cần đeo cho nĩ một cái nhãn để cĩ mang ký hiệu. Thay thế ghi vào sổ kiểm kê bước đầu, thì ghi vào sổ bảo quản tạm thời BTĐPX.BQTT.2248.
Ký hiệu của di tích được đưa vào bảo quản tạm thời khơng cĩ mẫu số, vì những di tích này khơng nằm ở trong mục lục khoa học của bảo tàng.
Sổ kiểm kê bước đầu là một tài liệu cĩ tính chất pháp lý, vì thế tất cả những sự ghi chép phải rõ ràng, khơng được phép tẩy xố. Nếu sửa chữa, thay đổi cần phải được sự đồng ý và cĩ chữ ký của giám đốc kèm theo con dấu của cơ quan cùng đĩng ngay ở dịng đĩ đồng thời phải nĩi lý do việc sửa chữa đĩ.
Sau khi đã bỏ một di tích của bảo tàng nào đĩ ra khỏi thành phần của các di tích của kho, dù thế nào cũng khơng được phép sử dụng số cũ di tích đĩ để đánh dấu cho đối tượng khác.
Sổ kiểm kê bước đầu và các giấy tờ kèm theo nĩ là những văn kiện quan trọng đã được phát luật bảo vệ và việc bảo quản phải giao cho một người chịu trách nhiệm- người đĩ là phụ trách kho bảo quản. Sổ kiểm kê bước đầu chỉ cĩ quyền cho người khác xem khi được sự đồng ý của giám đốc nhưng phải xem tại kho bảo quản.