II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG
3. Quản lý lao động
3.6. Qúa trình kỷ luật
Đường dẫn: Quản lý CBCCVC -> Quản lý lao động -> Qúa trình kỷ luật
Nội dung: Quản lý thơng tin kỷ luật lao động của CBCCVCkhi làm việc tại đơn vị
Nhập thơng tin đẩy đủ và chính xác theo các trường thơng tin: - Ngày quyết định
- Nội dung kỷ luật - Hình thức kỷ luật - Số quyết định - Người quyết định
3.7. Qúa trình đi nước ngoài
Đường dẫn: Quản lý CBCCVC -> Quản lý lao động -> Qúa trình đi nước ngồi
Nội dung: Quản lý thông tin quá trình đi nước ngồi của CBCCVCkhi làm việc tại
đơn vị
Nhập thơng tin đẩy đủ và chính xác theo các trường thông tin: - Đi nước: quốc gia theo danh mục của hệ thống
- Mục đích: trường bắt buộc thơng tin cần nhập - Cử hay tự đi
Trang 37 Lưu ý cách chọn đơn vị: chọn vào dấu “+” để sổ ra đơn vị cấp cha
Trang 38
4.Quản lý bảo hiểm
4.1.Hồ sơ bảo hiểm
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC -> Quản lý bảo hiểm -> Hồ sơ bảo hiểm
Mô tả: Chức năng cho phép khai báo, quản lý thông tin hồ sơ bảo hiểm của cán bộ
nhân viên.
Nội dung: Màn hình hiển thị danh sách các CBCCVC đã khai báo thơng tin bảo hiểm,
nhóm theo đơn vị:
Chọn nút Tạo mới trên giao diện danh sách hồ sơ bảo hiểm. Màn hình khai báo thơng tin chi tiêt của một cán bộ nhân viên:
Trang 39 Các trường thông tin cần chú ý khi nhập:
- Cán bộ: chọn CBCCVCcần nhập hồ sơ bảo hiểm, hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin liên quan tới CBCCVC tại vùng 1
- Số sổ bảo hiểm xã hội (bắt buộc cần nhập thông tin)
- Mã đơn vị cấp BHXH: là mã của đơn vị mình tại cơ quan bảo hiểm - Nơi đóng: nơi đóng BHXH
- Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu đóng bảo hiểm - Ngày kết thúc: ngày kết thúc đóng bảo hiểm
Trang 40 - Mức đóng: mức đóng bảo hiểm (mặc định lấy theo thơng tin Lương đóng bảo hiểm trong hợp đồng lao động)
- Người lao động đóng (%): tỷ lệ người lao động đóng (mặc định theo giá trị thiết lập ở mục Cấu hình bảo hiểm)
- Người sử dụng lao động đóng (%): tỷ lệ doanh nghiệp đóng (mặc định theo giá trị thiết lập ở mục Cấu hình bảo hiểm)
- Thông tin về thẻ bảo hiểm y tế: ngày trả thẻ, nơi đăng ký khám chữa bệnh…
Vùng Lịch sử điều chỉnh sẽ liệt kê lịch sử q trình đóng bảo hiểm: từ lúc khai báo, điều chỉnh hoặc gián đoạn, nghỉ việc của nhân viên
Sau khi khai báo xong thông tin chọn Lưu và Thẩm định để xác nhận thông tin. Trạng thái sẽ chuyển từ Dự thảo sang Đã thẩm định
4.2.Điều chỉnh
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC -> Quản lý bảo hiểm -> Hồ sơ bảo hiểm (chọn hồ sơ của 1 CBCCVC tương ứng) -> chọn nút “Điều chỉnh”
Chức năng cho phép thực hiện lưu lịch sử điều chỉnh các thơng tin về Mức đóng bảo hiểm, tỷ lệ đóng bảo hiểm cho một CBCCVC hoặc nhóm CBCCVC cụ thể theo thời gian
Nội dung:
Màn hình hiển thị danh sách các lần thực hiện điều chỉnh
Chọn “ Điều chỉnh” để thực hiện điều chỉnh. Hệ thống hiển thị màn hình khai báo thông tin chi tiêt:
Trang 41 Lưu ý nhập các thông tin:
- Thời gian Từ ngày - Đến ngày: thời gian có hiệu lực điều chỉnh. Nếu người dùng không nhập thời gian Đến ngày, phần mềm tự động lấy thời gian theo thời hạn 3 năm kể Từ ngày.
- Hệ số lương đóng bảo hiểm xã hội: bao gồm hệ số lương và hệ số phụ cấp - Mức đóng bảo hiểm xã hội: mức lương làm cơ sở tính bảo hiểm
- Tỷ lệ người lao động đóng: hệ thống tự cập nhật, update theo danh mục - Diễn giải: giải thích lý do thay đổi thơng tin bảo hiểm
5.Quản lý đào tạo
5.1.Danh sách khóa đào tạo
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý đào tạo -> Danh sách khóa đào tạo
Mơ tả: Chức năng cho phép khai báo danh sách các khóa đào tạo
Trang 42 Chọn một khóa đào tạo cụ thể để xem, sửa thông tin chi tiêt hoặc chọn nút [Tạo mới]để tạo khóa đào tạo mới:
Giao diện tạo mới khóa đào tạo
Lưu ý cách chọn đơn vị: chọn vào dấu “+” để sổ ra đơn vị cấp cha
Trang 43 Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn nút Lưu để cập nhật thông tin vào hệ thống.
5.2.Lập kế hoạch đào tạo
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý đào tạo -> Lập kế hoạch đào tạo
Mô tả: Chức năng cho phép quản lý thông tin các kế hoạch đào tạo đột xuất hoặc
thường niên
Chọn một kế hoạch đào tạo cụ thể để xem, sửa thông tin chi tiêt hoặc chọn nút Tạo mới để tạo kế hoạch đào tạo mới:
Trang 44 Lưu ý cách chọn đơn vị: chọn vào dấu “+” để sổ ra đơn vị cấp cha
Trang 45 Chọn Thêm một mục mới trong bảng Thông tin đào tạo cán bộ, nhập các thơng tin cần thiết của một khóa đào tạo trong kế hoạch:
Trang 46 Sau khi nhập đầy đủ thông tin của kế hoạch đào tạo, chọn nút Xác nhận trên giao diện thông tin kế hoạch đào tạo để chốt thông tin kế hoạch đào tạo đã nhập:
5.3.Quá trình đào tạo
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý đào tạo -> Quá trình đào tạo
Mô tả: Chức năng cho phép quản lý danh sách các ứng viên tham gia đào tạo.
Chọn thông tin kết quả đào tạo cụ thể để xem, sửa thông tin chi tiêt hoặc chọn nút Tạo mới để tạo thông tin kết quả đào tạo mới
Chọn nút Chọn nhân sự đào tạo > Thêm một mục mới để đi tới danh sách nhân sự của đơn vị:
Trang 47 Nhập tiêu chí tìm kiếm trên thanh tìm kiếm nhanh hoặc mở vùng tìm kiếm nâng cao để chọn các tiêu chí tìm kiếm/ lọc cán bộ nhân viên:
Nếu người dùng nhập lần lượt từng điều kiện thì hệ thống sẽ cho kết quả thỏa mãn đồng thời tất cả các điều kiện lọc. Nếu người dùng chọn Thêm một điều kiện để nhập đồng thời nhiều điều kiện tìm kiệm, hệ thống sẽ cho kết quả thỏa mãn một trong các điều kiện đã tạo. Sau khi có được kết quả tìm kiếm mong muốn, tích chọn tồn bộ dữ liệu trong danh sách, sau đó chọn nút Lựa chọn ở cuối danh sách > Chọn Lưu trên cửa sổ hiện ra.
Kết thúc việc tạo danh sách cán bộ được tham gia đào tạo, người dùng Gửi yêu cầu phê duyệt cho lãnh đạo có thẩm quyển.
Trang 48 - Nếu bị từ chối, cán bộ phụ trách chọn nút Sửa để tạo lại danh sách cán bộ tham
gia đào tạo.
- Nếu được duyệt, sau khi kết thúc khóa đào tạo, cán bộ phụ trách thực hiện nhập kết quả đào tạo cho các cán bộ tham gia đào tạo > Xác nhận kết quả
Chọn vào từng dịng cán bộ để nhập thơng tin đào tạo dành riêng cho từng cán bộ > Lưu:
Sau khi kết quả đào tạo được xác nhận, thông tin đào tạo của từng cán bộ sẽ được cập nhật vào thơng tin Q trình đào tạo trong Hồ sơ nhân sự > Tab thông tin khác > Quá trình đào tạo.
6.Thi tuyển xét tuyển cán bộ
6.1.Quản lý tuyển dụng
6.1.1.Kế hoạch tuyển dụng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý tuyển dụng -> Kế hoạch tuyển công chức viên chức
Mô tả: Chức năng cho phép khai báo danh sách các kế hoạch tuyển dụng
Trang 49 Bao gồm các thông tin:
- Số kế hoạch - Loại kế hoạch - Năm
- Ngày kế hoạch - Ghi chú
Chọn một kế hoạch tuyển dụng cụ thể để xem, sửa thông tin chi tiêt hoặc chọn nút Tạo mới để tạo kế hoạch tuyển dụng mới
Thông tin quản lý: - Tên kế hoạch
- Loại kế hoạch (tương ứng là thời gian thực hiện kế hoạch) - Ngày lập kế hoạch
- Ghi chú
- Nội dung chi tiết:
+ Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng
Trang 50 Chọn vào biểu tượng tam giác để mở ra các phòng ban cấp dưới tương ứng.
+ Vị trí/ chức vụ cơng tác
+ Ngạch tuyển dụng – mã ngạch + Số lượng
+ Ngành đào tạo cần tuyển
6.1.2.Kết quả tuyển dụng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý tuyển dụng -> Kết quả tuyển dụng
Bước 1: Chọn nút Tạo mới trên giao diện danh sách để thêm mới thông tin kết quả cho đợt tuyển dụng, nhập đầy đủ các trường thông tin cần quản lý:
Trang 51 Bước 2: Lưu và xác nhận phân công công tác
Danh sách ứng viên trúng tuyển được chuyển sang chức năng phân công công tác sau tuyển dụng
6.1.3. Phân công công tác sau tuyển dụng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Quản lý tuyển dụng -> Phân công công tác sau tuyển dụng
Danh sách ứng viên trúng tuyển được chuyển sang trạng thái Chờ phân công. Ứng viên đã có hồ sơ, hợp đồng lưu trong hệ thống khơng cần thực hiện tạo mới hồ sơ cán bộ.
Chọn hồ sơ ở trạng thái Chờ phân cơng (chưa có hồ sơ, hợp đồng trong hệ thống). Chọn nút Xác nhận phân công công tác để tạo mới hồ sơ cán bộ:
Trang 52 Chọn nút Xác nhận trên giao diện hồ sơ để kết thúc quá trình tạo mới hồ sơ. Hồ sơ mới tạo hiển thị trong menu Hồ sơ cán bộ.
6.2. Thi xét nâng ngạch / hạng
6.2.1.Kết quả thi nâng ngạch / hạng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Thi tuyển xét tuyển cán bộ -> Thi xét nâng ngạch/ thăng hạng-> Kết quả thi nâng ngạch/ thăng hạng
Trang 53
Mô tả: Chức năng cho phép quản lý kết quả thi nâng ngạch / hạng của cán bộ trong
năm, thực hiện theo thơng tư 12/2012/TT-BNV Màn hình hiển thị thơng tin kết quả thi:
Nhập thông tin kết quả lưu ý: - Thời gian thực hiện thi
- Chọn đơn vị trực tiếp của từng cán bộ:
Lưu ý cách chọn đơn vị: chọn vào dấu “+” để sổ ra đơn vị cấp cha
Trang 54 - Nhập kết quả thi cần đẩy đủ các thông tin: đơn vị làm việc, họ tên, ngày sinh, chức danh, chức vụ công tác, số báo danh, tổng điểm thi, xếp loại
- Khi thực hiện nhập xong thông tin kết quả tuyển dụng, chọn nút “ xác nhận nâng ngạch / hạng” để xác nhận kết quả thi của CBCCVC vào đơn vị
6.2.2.Kết quả xét nâng ngạch/ hạng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Thi tuyển xét tuyển cán bộ -> Thi xét nâng ngạch/ hạng-> Kết quả xét nâng ngạch/ thăng hạng
Mô tả: Chức năng cho phép quản lý kết quả xét nâng ngạch / hạng của cán bộ trong
năm
Trang 55 Nhập thông tin kết quả lưu ý:
- Thời gian thực hiện xét
- Nhập kết quả xét cần đẩy đủ các thông tin: đơn vị làm việc, họ tên, ngày sinh, chức danh, chức vụ công tác, số báo danh, tổng điểm thi, xếp loại
- Khi thực hiện nhập xong thông tin kết quả xét, chọn nút “ xác nhận nâng ngạch / hạng” để xác nhận kết quả thi của CBCCVC vào đơn vị
Yêu cầu chức năng:
• Thêm mới thơng tin kết quả xét nâng ngạch / hạng
• Sửa thơng tin thơng tin kết quả xét nâng ngạch / hạng
• Xóa thơng tin kết quả xét nâng ngạch / hạng : khi chưa được duyệt phân bổ CBCCVC
• Sao chép thơng tin kết quả xét nâng ngạch / hạng
6.2.3.Phân bổ sau thi xét nâng ngạch/ hạng
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Thi tuyển xét tuyển cán bộ -> Thi xét nâng ngạch/ hạng-> Phân bổ kết quả thi / xét
Trang 56
Mô tả: Chức năng cho phép hoặc từ chối việc tiếp nhận kết quả tuyển dụng CBCCVC
Màn hình hiển thị thơng tin Phân bổ sau thi xét nâng ngạch / hạng
Chọn chi tiết thông tin 1 CBCCVC cần phân bổ sau thi xét nâng ngạch / hạng chọn “Nâng ngạch/ hạng cán bộ” để nâng ngạch / hạng cho CBCCVC
Trang 57 Thông tin sau phân bổ tự cập nhật lại chức danh, bậc và hệ số của CBCCVC
7.Đánh giá cán bộ
7.1.CCVC tự đánh giá
Đường dẫn: Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Đánh giá cán bộ ->Cá nhân tự đánh giá
Mô tả: Quản lý thông tin tự đánh giá của mỗi cá nhân, được thực hiện định kỳ 1 năm
1 lần theo quy định đánh giá CBCCVC của nhà nước ban hành. Bước 1: chọn nút Tạo mới trên giao diện danh sách
Màn hình hiển thị thơng tin và thực hiện nhập dữ liệu:
- Hệ thống tự động lấy thông tin nhân viên theo tài khoản người dùng (bao gồm đơn vị, tên CBCCVC, số hiệu)
- Chọn chu kỳ đánh giá theo thời gian đánh giá hàng năm - Kết quả đánh giá
Trang 58 Bước 2: Chọn nút Gửi đánh giá lần 1. Thông tin tự đánh giá cá nhân sẽ được gửi cho lãnh đạo đánh giá lần 1. Lãnh đạo đánh giá lần 1 sẽ thấy bản đánh giá ở trạng thái Chờ đánh giá lần 1 và hiển thị màu đỏ.
7.2.Lãnh đạo đánh giá
Phân hệ Quản lý CBCCVC ->Đánh giá cán bộ -> Lãnh đạo đánh giá lần 1
Chức năng quản lý thông tin cần đánh giá CBCCVC của lãnh đạo các đơn vị
Màn hình hiển thị danh sách thông tin nghỉ cần phê duyệt của lãnh đạo được quyền truy cập
Bước 1: Chọn thông tin bản đánh giá của CBCCVC đang chờ đánh giá lần 1, hệ thống sẽ bật ra màn hình tự đánh giá của nhân viên
Trang 59 Bước 2: Chọn Từ chối nếu lãnh đạo đơn vị không đồng ý với kết quả tự đánh giá của cán bộ nhân viên và yêu cầu cán bộ tự đánh giá lại. Người được đánh giá sẽ được cấp quyền sửa và gửi lại bản đánh giá
Nếu đồng ý với kết quả tự đánh giá của cán bộ, lãnh đạo chọn nút Sửa và thực hiện đánh giá trong tab Lãnh đạo đánh giá lần 1; Chọn lãnh đạo đánh giá lần 2 nếu có thực hiện đánh giá lần 2.
Bước 3: Xác nhận đánh giá lần 1 để chốt kết quả đánh giá lần 1
Bước 4. Gửi đánh giá lần 2 nếu đơn vị áp dụng đánh giá 2 cấp. Lãnh đạo đánh giá lần 2 thực hiện tương tự như lãnh đạo đánh giá lần 1 và nhập thông tin đánh giá trong tab Lãnh đạo đánh giá lần 2.
8.Quản lý lương
8.1.Quá trình diễn biến lương
Đường dẫn: Quản lý CBCCVC -> Quản lý lương > Quá trình diễn biến lương
Lưới hiển thị danh sách quá trình diễn biến lương:
Bước 1: Chọn nút [Tạo mới] trên giao diện danh sách thông tin nâng/giảm lương, nhập các thông tin cần thiết.
Trang 60 Lưu ý: khi nhập liệu đảm bảo nhập các trường thông tin theo danh mục:
- Chọn đơn vị/phòng ban để chọn những cán bộ thuộc đơn vị/phòng ban ấy hoặc chọn tên cán bộ, phần mềm tự động lấy ra đơn vị phòng ban mà cán bộ đang làm việc. Hệ thống tự động lấy ra các thông tin chức danh cũ, chức vụ cũ, bậc lương cũ, hệ số lương