II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG BÁN HÀNG
1. Tình hình xây dựng và quản lý mạng bán hàng của Xí nghiệp xăng dầu Quảng Ninh.
Quảng Ninh.
1.1. Lựa chọn hệ thống kênh phân phối phù hợp từng thị trường
Xí nghiệp xăng dầu Quảng Ninh là một doanh nghiệp lớn, Xí nghiệp đã thiết lập một hệ thống kênh phân phối đa dạng, rộng khắp phù hợp với từng vùng thị trường.
Kênh phân phối của Xí nghiệp hiện nay là 02 kênh, xuất bán buôn tại bến xuất Xí nghiệp, xuất bán quan tổng đại lý, xuất bán lẻ qua các cửa hàng bán lẻ xăng dầu và gas trải rộng khắp Tỉnh.
Bên cạnh việc thiết lập kênh phân phối trực tiếp, Xí nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
+ Chủ động liên hệ tìm khách hàng, lập danh mục các Công ty, các đơn vị có nhu cầu mà Công ty có thể liên hệ cung ứng.
+ Trong phân phối trực tiếp, chủ yếu là các khách hàng công nghiệp do đó Xí nghiệp cần có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng lớn, hợp tác lâu năm. Cụ thể là ưu đãi về giá, có triết khấu với số lượng hàng hoá mua lớn, cho thanh toán chậm hoặc từng phần.
* Ưu điểm:
Kênh trực tiếp hạn chế tối đa sự cạnh tranh của các Công ty khác, tiết kiệm chi phí trung gian, thu nhận thông tin phản hồi nhanh chóng và chính xác. Chỉ giải quyết trong hệ thống thu chi trong Xí nghiệp .
* Nhược điểm.
Đối với kênh cấp 1 thì đòi hỏi người mua phải mua với một số lượng lớn, đã xác định rõ, đàm phán mạnh mẽ và yêu cầu trợ giúp lắp đặt hướng dẫn sử dụng.
* Kênh phân phối gián tiếp
Xí nghiệp XDQN Cửa hàng bán lẻ XD Khách hàng công nghiệp nghiệp Người tiêu dùng Xí nghiệp Tổng đại lý Khách hàng Công nghiệp
Để có thể hoàn thiện được hệ thống kênh phân phối gián tiếp, Xí nghiệp cần:
- Đánh giá lại năng lực phân phối, khả năng tài chính của những đại lý hiện tại.
- Sử dụng tiêu chuẩn về tài chính, năng lực phân phối uy tín để lựa chọn các đại lý vào hệ thống.
- Phân các đại lý thành từng cấp: Cấp 1, Cấp 2,…. để có thể lựa chọn khuyến khích hay loại bỏ cho phù hợp với hệ thống.
Tại các kênh này, hàng hoá của Xí nghiệp được thông qua Tổng đại lý rồi mới đến tay hộ tiêu dùng.
Các Tổng đại lý và đại lý tự hạch toán kinh doanh , có thể tự quảng cáo và tự tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở chịu sự quản lý giá trần của Xí nghiệp quy định.
Những kênh này được Xí nghiệp trợ cước vận chuyển, được thanh toán trả chậm hoặc thanh toán ngay, hoa hồng đại lý được hưởng theo cơ chế hạ giá bán của Xí nghiệp, đại lý hưởng chiết khấu bán hàng.
Kênh phân phối này có mục đích đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng ở nông thôn, vùng sâu, vùng xa hải đảo…. những nơi Xí nghiệp chưa có điều kiện đặt điểm kinh doanh mặt hàng của mình. Người tiêu dùng chỉ cần đến các đại lý, của hàng xăng dầu tại địa phương để mua hàng.
* Ưu điểm:
Đại lý
Trên kênh này có ưu điểm là các mặt hàng được bán ở khắp nơi: Từ Tổng đại lý, đại lý, lượng mặt hàng tiêu thụ ở kênh này tuy không lớn nhưng bao phủ được thị trường, giúp chi việc lưu thông hàng hoá và phát triển nhu cầu tiêu dùng, tạo đà cho sự phát triển kinh tế xã hội. Thông qua kênh này, Xí nghiệp có thể nắm bắt những thông tin phản hồi về nhu cầu, chất lượng, giá cả của từng vùng khác nhau để có thể có những chính sách kinh doanh phù hợp.
* Nhược điểm:
Việc quản lý các kênh này gặp nhiều khó khăn, phải thông qua các Tổng đại lý và đại lý qua nhiều khâu trung gian, khó nắm bắt về tình hình kinh doanh của đại lý. Do thông tin phản hồi quá rộng, thu nhận qua nhiều cấp, chất lượng thông tin không cao. Thời gian lưu thông kéo dài chi phí lớn, chiếm nhiều vốn của Xí nghiệp.
1.2. Quản lý các yếu tố của mạng bán hàng
Với những thuận lợi về uy tín ngành hàng, cơ sở vật chất của một đơn vị trực tiếp kinh doanh xăng dầu trong điều kiện kinh doanh luôn bất lợi cả về giá cả và cơ chế kinh doanh, Xí nghiệp đã tập trung đánh giá cụ thể khả năng và mức độ chiếm lĩnh thị trường của đơn vị, từ đó tổ chức ký kết các hợp đồng với khách hàng theo nhiều phương thức khác nhau, tăng cường công tác tiếp thị phát triển tìm kiếm khách hàng mới, xây dựng chính sách bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng trên từng khu vực thị trường.
1.2.1: Về bán buôn trực tiếp:
Xí nghiệp vẫn duy trì chính sách bán hàng ổn định, chú trọng công tác chăm sóc khách hàng và dịch vụ sau bán hàng, thực hiện triệt để các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chí: Giá bán, thù lao, chất lượng hàng hoá dịch vụ, điều tra nắm bắt thị trường, thu thập và sử lý thông tin khách
hàng theo hướng ngày càng phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, gắn sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp với mọi diễn biến của thị trường.
1.2.2: Về bán hàng qua hệ thống Đại lý, Tổng đại lý:
Xí nghiệp xác định đây là kênh tiêu thụ quan trọng trong mạng lưới kinh doanh xăng dầu, Xí nghiệp đã tổ chức ký kết và ký kết lại các hợp đồng đại lý, Tổng đại lý theo đúng trình tự, quy định của nhà nước, ngành và Công ty. Tiếp tục ưu tiên thực hiện các dịch vụ hỗ trợ bán hàng cho đại lý, Tổng đại lý như: Hỗ trợ, điều chỉnh cước phí vận tải, lắp đặt biển hiệu, sơn vạch 3 màu, lắp biểu trưng PETROLIMEX tại tất cả các cửa hàng thuộc hệ thống đại lý, Tổng đại lý; Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng, trang bị bảo hộ lao động, kiểm tra và sửa chữa thường xuyên cột bơm và các trang thiết bị bán hàng tại các đại lý, Tổng đại lý, tư vấn trong công tác thiết kế xây dựng cửa hàng, quản lý hàng hoá. Đặc biệt Xí nghiệp đã chia xẻ lợi nhuận kinh doanh bằng việc trả thù lao vòng 2 mặt hàng xăng cho đại lý, Tổng đại lý một cách phù hợp.
Năm 2008, Xí nghiệp tiếp tục phát triển và ký hợp đồng đại lý mới tăng tổng số đại lý kinh doanh xăng dầu lên 26 đại lý với trên 40 điểm bán hàng trải dài từ Uông Bí đến Móng Cái. Bước sang các tháng cuối năm sản lượng xuất bán tăng nhanh nhất là các đại lý khu vực Uông Bí, Cẩm Phả, Hạ Long. Tuy nhiên do sự ảnh hưởng của yếu tố ngành Than giảm sản lượng khai thác kết hợp với chính sách biên mậu của Trung Quốc đã làm giảm số phương tiện vận tải ra biên giới, vì vậy sản lượng xuất bán của các đại lý khu vực miền đông không đạt sản lượng đăng ký như các đại lý Đầm Hà, Tiên Yên, Ba Chẽ, Bình Liêu và thị xã Móng Cái...
1.2.3: Về hệ thống bán lẻ và cửa hàng của Xí nghiệp:
Năm 2006 là năm hoạt động của ngành than có nhiều tăng trưởng, hoạt động quảng bá du lịch Tuần Châu - Hạ Long đã thu hút được rất nhiều khách tham quan du lịch, dẫn đến sản lượng bán lẻ của các cửa hàng trên các trục lộ
lớn đều tăng trưởng nhanh và ổn định. Công tác kinh doanh tại các cửa hàng tiếp tục chú trọng, các cửa hàng trưởng ngày càng năng động hơn trong quản lý, tiếp thị phát triển khách hàng mới vượt ra ngoài địa bàn hoạt động của cửa hàng tới cả các vùng lân cận Xí nghiệp tiếp tục ký kết nhiều hợp đồng mới giao cho cửa hàng thực hiện với khối lượng tiêu thụ đáng kể kèm theo các dịch vụ như: Cho mượn cột bơm, bể chứa đồng thời đầu tư sửa chữa nâng cấp một số cửa hàng tạo lợi thế thương mại cho các cửa hàng thu hút ngày càng nhiều khách hàng mua lẻ với số lượng lớn góp phần nâng cao sản lượng xuất bán.
Trong công tác xúc tiến bán hàng cần xây dụng chế độ thông báo, các đơn hàng, các thủ tục giao tiếp với khách hàng sao cho nhanh chóng, thuận tiện, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng, trong khi đó cần tăng cường chất lượng công tác, thông tin liên lạc qua điện thoại, Fax... để kịp thời nắm bắt được những biến động của thị trường.
- Xí nghiệp cần thiết kế và xây dựng các công cụ giao tiếp khuyếch trương sao cho phù hợp với thị trường và tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. Trong những năm tới công cụ chính mà Xí nghiệp sử dụng là xúc tiến bán hàng, quảng cáo.
- Các công tác thông tin, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và các tạp chí chuyên ngành để nâng cao doanh thu bán hàng hơn nữa.
- Quan tâm nhiều đến công tác chào hàng, mở rộng thêm chính sách hỗ trợ sau bán hàng như hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm cũng như cách bảo quản an toàn cháy nổ đối với sản phẩm.
- Tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ giới thiệu sản phẩm nhằm tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng với nhãn hiệu sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh của Xí nghiệp trên thị trường.