Quản lý tốt doanh thu, chi phớ, cụng nợ sẽ đem đến cho Cụng ty một dũng tiền vào, tiền ra hợp lý. Quan sỏt trờn số liệu bỏo cỏo tài chớnh hàng năm cho thấy, dũng ngõn quỹ của Cụng ty rất lớn, biến động thất thường, đặt ra yờu cầu phải cú một sự tớnh toỏn duy trỡ vốn dự trữ tiền mặt là rất cần thiết trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh. Song dự trữ bao nhiờu vốn tiền mặt sẽ được coi là hợp lý? Cụng ty cần căn cứ vào những hoạt động thực tiễn, vào quy mụ kinh doanh của mỡnh để dự toỏn một mức dự trữ hợp lý nhất. Tại thời điểm nhất định, lượng tiền mặt cú thể thõm hụt hoặc dư thừa, căn cứ vào bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và dự đoỏn thu - chi tiền tệ, Cụng ty sẽ xỏc định được quy mụ, thời gian và những nguyờn nhõn của số tiền bội thu hoặc thõm hụt. Trong những năm qua, Cụng ty mới chỉ cú bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ cũn dự toỏn chi tiền tệ thỡ gần như chưa cú. Thời gian tới, Cụng ty cần tổ chức quản trị tốt vốn bằng tiền, mà quan trọng nhất là việc dự đoỏn thu, chi tiền tệ để từ đú xỏc định mức dự trữ tối thiểu mà vẫn duy trỡ hoạt động bỡnh thường của Cụng ty
Tại Cụng ty, lượng tiền nhập xuất quỹ hàng năm chủ yếu là thu tiền hàng và thanh toỏn cụng nợ. Do vậy việc dự đoỏn nhu cầu thu chi tiền liờn quan chặt chẽ đến cụng tỏc nhập, xuất hàng. Căn cứ vào kế hoạch doanh thu hàng thỏng, kế hoạch trả nợ cỏc khoản tiền vay và tiền mua hàng. Để thực hiện cú hiệu quả nhất cụng tỏc dự bỏo tiền mặt thỡ tất cả cỏc bộ phận cú liờn quan trong Cụng ty cần phải tham dự vào quỏ trỡnh dự bỏo, từ bộ
phận sản suất, kinh doanh, nhõn sự, tiếp thị, mua hàng… trong đú Giỏm đốc tài chớnh hoặc phụ trỏch phũng Tài chớnh sẽ chủ trỡ cụng việc dự bỏo.
Mục tiờu của dự bỏo tiền mặt cần phải được cụng bố. Vớ dụ, mức độ sai lệch giữa dự bỏo khụng quỏ 10% so với thực tế chẳng hạn. Ngoài tớnh chớnh xỏc của dự bỏo, mục tiờu khỏc của dự bỏo là hướng đến tổng thể, tốc độ cập nhật dữ liệu, tớnh linh hoạt và cỏc cơ sở chứng từ sử dụng.. Việc dự bỏo vỡ thế rất cần sự tham gia của nhà quản trị cấp cao nhất để điều khiển cỏc nguồn lực trong Cụng ty một cỏch nhanh chúng. Tốt nhất nhà quản trị cấp cao nhất của Cụng ty phải xem xột quỏ trỡnh dự bỏo tiền mặt là một bộ phận khụng thể tỏch rời của quản trị tài chớnh, cũng như quản trị doanh nghiệp núi chung, chứ khụng phải là một hoạt động riờng rẽ của một ai. Một nhà quản trị cú kiến thức thực sự sẽ ưu tiờn cho dự bỏo, điều động nguồn lực cần thiết, theo sỏt tiến trỡnh và cập nhật những gỡ mới nhất cho quỏ trỡnh dự bỏo tiền mặt. Ban giỏm đốc Cụng ty cần nhận thức rất rừ điều này để triển khai kế hoạch dự bỏo một cỏch đồng bộ.
Bảng dự bỏo tiền mặt được thực hiện theo mẫu sau: Mẫu 3.6: Dự toỏn thu - chi tiền vốn
Thỏng 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 … - Thu: + Lượng tiền bỏn hàng + Lượng tiền cấp + Tiền thu khỏc Tổng thu - Chi: + Tiền lương + Tiền vay + Tiền mua hàng + Chi khỏc …… Tổng chi Cõn đối Thu-Chi (+/-)
Trờn cơ sở dự toỏn thu chi tiền vốn được lập đầu kỳ vào bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ được lập vào cuối kỳ, Cụng ty sẽ cú được thực trạng vốn dự trữ tiền mặt của mỡnh. Trong trường hợp dư thừa vốn tiền mặt, bội thu ngắn hạn (chỉ vài thỏng) Cụng ty sẽ đầu tư ngắn hạn để tăng lợi nhuận, khi cần
cú thể chuyển ngay thành tiền mặt. Vớ dụ, như những chứng nhận dự trữ thuế; mua thương phiếu, tớn phiếu kho bạc, trỏi phiếu Cụng ty, trỏi phiếu chớnh phủ ngắn ngày…chấp nhận chiết khấu để trả trước cho những người cung ứng nờn lói suất hàng năm cao hơn mức cú thể thu được từ những nguồn đầu tư tài chớnh. Nếu xảy ra tỡnh trạng thõm hụt tiền tệ, để duy trỡ hoạt động doanh nghiệp cần phải đỏp ứng bằng giải phỏp ngược lại với giải phỏp về thặng dư vốn hoặc cú thể đi vay.
Việc xỏc định mức dự trữ tiền vốn hợp lý, Cụng ty cần căn cứ vào mức xuất quỹ trung bỡnh hàng ngày nhõn với số ngày dự trữ ngõn quỹ.
Theo thống kờ số liệu qua 5 năm thỡ số tiền xuất quỹ bỡnh quõn 1 ngày của Cụng ty là 1,7 tỷ đồng; số ngày dự trữ ngõn quỹ của Cụng ty được dự tớnh là 5 ngày.
Như vậy Cụng ty cần bảo đảm lượng tiền dự trữ thường xuyờn là 1,7 tỷ x 5 ngày = 8,5 tỷ đồng, đõy là mức dự trữ bỡnh quõn hợp lý của Cụng ty. Trong quỏ trỡnh điều hành ngõn quỹ, Cụng ty cần bỏm sỏt mức dự trữ này để trỏnh tỡnh trạng thõm hụt hay thặng dư ngõn quỹ ở mức khụng cần thiết. Bảo đảm mức dự trữ như trờn cho phộp Cụng ty bảo đảm cú đủ lượng tiền thanh toỏn cho những nhu cầu chi tiờu thường xuyờn với mức chi phớ dự trữ tiền là thấp nhất.
Trong quỏ trỡnh điều hành ngõn quỹ sẽ cú những thời điểm Cụng ty cú lượng tiền dự trữ rất lớn do khỏch hàng thanh toỏn tiền mua hàng, trong tỡnh huống này Cụng ty cần cú giải phỏp phự hợp để giải phúng lượng tiền tồn quỹ, trong đú cần hướng đến nghiệp vụ mua ngoại tệ thanh toỏn tiền nhập khẩu để trỏnh những rủi ro về sự biến động tỷ giỏ cú xu hướng tăng hay trả nợ vay để hạn chế đến mức thấp nhất chi phớ lói vay. Đối với trường hợp thõm hụt ngõn quỹ do phải thanh toỏn những khoản nợ vay lớn đến hạn thỡ Cụng ty cần cú biện phỏp huy động vốn như thu hồi cụng nợ bỏn hàng, vay ngắn hạn với thời hạn rất ngắn…
Cụng tỏc xử lý thặng dư, hay thõm hụt ngõn quỹ nhằm hướng tới một chế độ dự trữ hợp lý đũi hỏi cần cú sự phối hợp nhịp nhàng giữa cỏc phũng ban, bộ phận trọng Cụng ty mà trọng tõm, đầu mối là bộ phận Tài chớnh
cựng với sự quyết định kịp thời của Ban lónh đạo. Thực hiện thành cụng giải phỏp này sẽ đem lại cho Cụng ty những kết quả tớch cực trong bảo đảm cỏc hệ số thanh toỏn và nõng cao hiệu quả kinh doanh, nhất là hiệu quả về hoạt động tài chớnh.