Trong những năm qua, cụng tỏc tập hợp và theo dừi doanh thu do bộ phận kế toỏn của Cụng ty thực hiện trờn cơ sở cỏc hồ sơ, chứng từ theo quy
định. Trong khi đú nhiệm vụ chớnh của bộ phận kế toỏn là ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh lờn sổ sỏch kế toỏn, thực hiện lập bỏo cỏo tài chớnh theo quy định vỡ vậy cụng tỏc quản trị doanh thu và tiờu thụ sản phẩm hàng hoỏ ở Cụng ty cần được bố trớ lại cho hợp lý hơn. Trờn cơ sở khỏch hàng truyền thống, năng lực tài chớnh, vũng quay vốn lưu động dự tớnh cho năm kế hoạch, Cụng ty thực hiện lập kế hoạch doanh thu trong năm để giao cho cỏc phũng kinh doanh thực hiện.
Bờn cạnh đú, Cụng ty phải kết hợp xõy dựng kế hoạch bỏn hàng trờn cơ sở nghiờn cứu thị trường; quy mụ và cầu thị trường, nhu cầu của từng đối tỏc khỏch hàng trong và ngoài nước, dự đoỏn xu hướng biến đổi của thị trường để cú phương ỏn kinh doanh đỳng đắn, cú hiệu quả. Trong thời gian tới, việc nghiờn cứu thị trường trở nờn hết sức cần thiết đối với Cụng ty. Để thực hiện tốt cụng việc này, bộ phận nghiờn cứu thị trường nờn chia làm 5 nhúm chớnh:
Nhúm 1: Về hàng hoỏ là nguyờn liệu đầu vào cho sản xuất trong nước Nhúm 2: Về sản phẩm dệt may đầu ra trong nước
Nhúm 3: Về mỏy múc và thiết bị cụng nghệ cao Nhúm 4: Về nghiờn cứu thị trường Mỹ
Nhúm 5: Về nghiờn cứu thị trường EU, Nhật Bản và cỏc nước khỏc Trong mỗi nhúm lại chia ra thành cỏc tổ để nghiờn cứu nhu cầu của khỏch hàng về từng nhúm hàng. Mỗi nhúm cú nhiệm vụ nghiờn cứu cầu về sản phẩm của Cụng ty. Sau đú tập trung ý kiến và bỏo cỏo cho Trưởng phũng kế hoạch và phỏt triển thị trường của Cụng ty. Trờn cơ sở bỏo cỏo của cỏc nhúm, Trưởng phũng kế hoạch thị trường đề xuất ý kiến trỡnh Giỏm đốc Cụng ty quyết định. Cỏch phõn chia này sẽ trỏnh tỡnh trạng cụng việc chồng chất, phõn bổ trỏch nhiệm từng người và bao quỏt được ở mọi thị trường. Cụ thể, giao nhiệm vụ về cỏc phũng kinh doanh thực hiện cỏc khõu tiếp theo trong việc tiờu thụ hàng hoỏ như đàm phỏn, ký kết hợp
đồng. Trong hợp đồng cần quy định chặt chẽ cỏc điều khoản liờn quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cỏc bờn để thuận tiện trong việc triển khai thực hiện và hạn chế đến mức thấp nhất tranh chấp cú thể xảy ra.
Về cụng tỏc quản trị doanh thu: Hiện nay Cụng ty mới chỉ theo dừi doanh thu chi tiết do từng phũng kinh doanh thực hiện, đồng thời chi tiết theo từng nhúm hàng, việc theo dừi như vậy mới chỉ cung cấp cho Ban giỏm đốc về doanh số bỏn của từng nhúm hàng hoỏ mà chưa cung cấp được cỏc thụng tin cho việc phõn tớch tài chớnh ở cỏc cụng tỏc quản trị tiếp theo, đặc biệt là rất khú cho việc phõn bổ và theo dừi chi phớ đến từng thương vụ. Để khắc phục tỡnh trạng này, Cụng ty cần đầu tư một hệ thống trang thiết bị, phần mềm quản trị doanh nghiệp nối mạng với tất cả cỏc phũng ban trong cơ quan, cú phõn định chức năng của từng phũng/từng người trong việc truy cập hệ thống. Như vậy ở bất kỳ bộ phận nào khi thực hiện nhập hàng hoặc xuất hàng, số liệu sẽ luõn chuyển trong hệ thống thay vỡ kế toỏn cụng ty là người nhập số liệu từ hồ sơ, chứng từ ban đầu như trước đõy. Trờn hệ thống mạng điện tử, cỏc cỏn bộ kế toỏn cú thể bổ sung định khoản kế toỏn và thực hiện quản trị doanh thu theo nhiều tiờu thức khỏc nhau, cung cấp thụng tin nhiều chiều phục vụ cụng tỏc điều hành của Ban lónh đạo tại bất kỳ thời điểm nào. Ban giỏm đốc Cụng ty chỉ cần nhấp chuột vào hệ thống là cú thể nắm bắt được diễn biến tỡnh hỡnh thực hiện doanh thu tức thời của toàn bộ Cụng ty hay của từng phũng theo từng loại hàng hoỏ…. Cụng ty cần triển khai thực hiện bỏo cỏo nhanh một số chỉ tiờu về doanh thu phục vụ cho cụng tỏc chỉ đạo, điều hành kinh doanh của Ban giỏm đốc như sau:
CễNG TY CP SX-XNK DỆT MAY
BÁO CÁO NHANH DOANH THU Từ ngày…/…./…. đến ngày…./…./….
Đơn vị tớnh: ……
STT Tờn phũng/loại hàng Doanh số bỏn Giỏ vốn Lói gộp 1 2 … Phũng KD XNK may - Quần ỏo - Mũ …… Phũng KD XNK Dệt
- Khăn bụng xuất khẩu - Len xuất khẩu
……..
Cộng
Ngày…thỏng…năm……
Thực hiện bỏo cỏo trờn, Ban giỏm đốc Cụng ty cú thể nắm bắt được diễn biến doanh thu của từng phũng được chi tiết theo từng loại hàng hoỏ, cú thể so sỏnh với kế hoạch được giao của phũng trong từng thời kỳ nhất định để từ đú cú những chỉ đạo chung kịp thời đến từng bộ phận trong cơ quan.
Mẫu 3.2: Bỏo cỏo chi tiết bỏn hàng
BÁO CÁO CHI TIẾT BÁN HÀNG Từ ngày…/…./…. đến ngày…./…./….
TấN HÀNG HOÁ……….. Phương ỏn kinh doanh số:………ngày……….
Chứng từ Diễn giải Trị giỏ bỏn (cú thuế) Doanh số bỏn Giỏ vốn Thanh toỏn Chi phớ Kết quả Số Ngày … … Xuất bỏn ### ### ### … … Khỏch trả tiền ### … … Chớ phớ….. ### … … …… Kết quả ### ### ### ### ### ### Ngày…thỏng…năm……
Thực hiện bỏo cỏo này cho phộp Ban lónh đạo và người quản trị nắm bắt được kết quả kinh doanh theo từng phương ỏn kinh doanh cụ thể để từ đú cú những chỉ đạo cần thiết, tức thời đối với cỏn bộ phụ trỏch để phương ỏn kinh doanh đạt hiệu quả như mong muốn, trỏnh được những chi phớ khụng đỏng cú phỏt sinh như chi phớ lói vay, chờnh lệch tỷ giỏ… Trong quỏ trỡnh triển khai chỉ đạo cần bỏm sỏt với kế hoạch doanh thu đó được duyệt cho từng thỏng, quý, năm. Cú so sỏnh, đỏnh giỏ tỡnh tỡnh thực hiện so với kế hoạch được giao để cú chế độ động viờn hay nhắc nhở kịp thời.
Thực hiện giải phỏp trờn sẽ giỳp cho cụng tỏc quản trị doanh thu và tiờu thụ hàng hoỏ của Cụng ty cú hiệu quả hơn, gúp phần tớch cực trong cụng tỏc quản trị vốn lưu động của Cụng ty.