8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3. Thực trạng cơng tác tổ chức, điều hành văn phịng
2.3.2. Tổ chức quản lý thông tin
Thơng tin có vai trị quan trọng đối với hoạt động của văn phòng để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp Văn phòng HĐND và UBND đã tiến hành
thu thập các thông tin như tiếp nhận văn bản đến, trao đổi trực tiếp qua điện thoại, khai thác thông tin trên mạng nội bộ…nhưng chủ yếu là qua văn bản.
Cơ quan đã xây dựng hệ thống Văn phòng điện tử Eoffice là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế độ làm việc hàng ngày của UBND huyện. Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ của cán bộ công chức làm việc tại các phịng chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn sẽ được thực hiện trên hệ thống văn phòng điện tử.
Vào sổ văn bản đi
Vào sổ văn bản đến
Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo của văn phòng thường xuyên được duy trì thực hiện tốt. Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý
văn phịng đều có báo cáo gửi các cơ quan cấp trên và Thường trực HĐND, UBND huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác của Thường trực HĐND, UBND huyện, giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện xây dựng lịch công tác và theo dõi tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn. Giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện kịp thời nắm bắt thông tin để lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn. Chất lượng báo cáo được nâng lên, công tác xử lý thông tin cơ bản đảm bảo kịp thời.
Sự phối hợp trong thực hiện chế độ thơng tin báo cáo giữa Văn phịng HĐND và UBND huyện với Văn phòng huyện ủy, các phòng ban, nghành, đoàn thể, xã, thị trấn, thuộc huyện tiếp tục được duy trì.
