2.3.9 .Công tác cải cách hành chính
2.3.14.Tổ chức công tác lễ tân
Bất cứ một cơ quan đơn vị nào dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay tổ chức kinh tế, xã hội… đều phải có giao dịch làm việc với khách; do đó lễ tân là cơng việc khơng thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ quan. Họat động lễ tân cơ quan là rất quan trọng, vì nó thể hiện bộ mặt của cơ quan mình trước cơng chúng.
Cơng tác lễ tân được chú trọng. Khi tổ chức hội nghị, đón tiếp đồn khách thì vai trị của lễ tân được thể hiện:
Tổ chức tiếp đón khách tại cơ quan
- Trang bị: Lễ tân sẽ mặc áo dài đứng ở cửa chính của cơ quan để đón khách, trang phục đồng bộ, có thể cầm sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác.
- Phân loại khách: Khách nội bộ hay khách ngồi cơ quan để có ứng xử phù hợp.
- Đón tiếp khách: Sau khi chào hỏi, ghi tên lễ tân sẽ dẫn khách đến văn phòng. Trong trường hợp đặc biệt, sự kiện quan trọng lãnh đạo sẽ ra tận nơi đón khách vào.
- Chảo hỏi khách: Khách đến cơ quan được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự.
- Sắp xếp khách làm việc với lãnh đạo, hướng dẫn khách ngồi ở sảnh chính của cơ quan trong thời gian chờ báo cáo với lãnh đạo.
- Tiễn khách rời khỏi cơ quan.
Văn phòng là bộ mặt của cả cơ quan, vừa thể hiện văn hóa cơng sở: Quy định về trụ sở làm việc, cách ăn mặc, giờ giấc làm việc, văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức trong công sở.
=> Tuy nhiên hiện tại Văn phòng vẫn chưa xây dựng được quy chế văn hóa cơng sở của cơ quan. Do đó, trong thời gian tới, cán bộ cơng chức của Văn phịng có thể đề xuất với lãnh đạo xây dựng quy chế văn hóa cơng sở của cơ quan, giúp cơ quan thực hiện tốt.