Việc sắp xếp khu vực làm việc trước khi vào ca giúp tiết kiệm thời gian sau đó, hãy luôn dành ra vài phút đầu ca để kiểm tra các thiết bị cần thiết và các vật dụng, đồ dùng có đầy đủ hay chưa. Luôn đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức.
5.3.1. Khu vực sảnh
Sảnh khách sạn thường được thiết kế với các gam màu, cách trang trí nhằm mục đích tạo ra bầu không khí ấm cúng và môi trường thư thái để chào đón khách. Một số yếu tố ảnh hưởng đến khu vực này cần được lễ tân kiểm tra bao gồm: ánh sáng, nhiệt độ, sự thoáng khí, nhạc nền phát trong khách sạn, cây cảnh trang trí. Nhân viên luôn cần có sự quan sát để điều chỉnh các yếu tố này phù hợp với từng thời điểm phục vụ khách, mục đích giúp khách luôn ở trạng thái thoải mái khi bước vào khách sạn.
5.3.2. Khu vực quầy lễ tân
Quầy lễ tân có thể được ví như khu vực đáp ứng tất cả nhu cầu của khách, và để làm được điều đó luôn cần có sự chuẩn bị phân thành các nhóm sau:
Trang thiết bị
Các trang thiết bị chuẩn ở quầy lễ tân bao gồm máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy cà thẻ tín dụng, máy tạo chìa khoá từ, con dấu ngày tháng, máy fax. Cần chú ý giữ gìn và kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các trang thiết bị luôn hoạt động tốt.
37
Biểu mẫu, văn phòng phẩm Thông tin, tài liệu
Một số thông tin chủ yếu mà nhân viên lễ tân cần nắm được vào đầu ca làm việc là:
o Danh sách khách dự kiến đến (kèm hồ sơ đặt phòng) o Danh sách khách dự kiến rời khách sạn
o Danh sách khách đang lưu trú o Danh sách phòng trống o Danh sách bố trí phòng
o Danh sách các hội thảo, sự kiện diễn ra trong khách sạn…
Với những thông tin trên, nhân viên lễ tân cần phải biết cách tìm kiếm và lập các thông tin này như thế nào, cần để làm gì, khi nào cần đến và bộ phận nào cần chúng. Có như vậy, việc sử dụng thông tin phục vụ cho công việc mới diễn ra được hiệu quả.
Câu hỏi ôn tập
1. Phân tích tầm quan trọng của diện mạo cá nhân và những chuẩn bị khác trước khi vào ca làm việc
2. Xác định những thiết bị, văn phòng phẩm, biểu mẫu và các thông tin cần thiết phải chuẩn bị trước khi vào ca
38
BÀI6–KỸNĂNGSỬDỤNGĐIỆNTHOẠI
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, người học có thể giải thích được tầm quan trọng của hình ảnh nhân viên tổng đài chuyên nghiệp, áp dụng được những điều cơ bản để sử dụng điện thoại một cách hiệu quả đồng thời ý thức được việc sử dụng hệ thống đánh vần quốc tế là cần thiết.
NỘI DUNG