Bộ phận Tiền sảnh là lĩnh vực chính của khối Lưu trú, đảm nhiệm những vai trò quan trọng trong công việc kinh doanh của khách sạn và việc điều phối hoạt động giữa các bộ phận.
Đây là bộ phận được ví như “Trung tâm thần kinh” của khách sạn bởi mọi hoạt động của khách sạn cũng như khách lưu trú đều có liên quan đến bộ phận Tiền sảnh. Tại đây, khách đến đặt phòng, đăng ký lưu trú, trao đổi thông tin, trả phòng, thanh toán... và lễ tân cũng sẽ làm nhiệm vụ thu nhận tất cả các thông tin và chuyển phát mọi thông tin có liên quan đến các bộ phận trong khách sạn.
Bộ phận này sẽ đại diện khách sạn để tiếp xúc đầu tiên và cuối cùng với khách, tạo ra những ấn tượng ban đầu cho khách về chất lượng dịch vụ của khách sạn đồng thời giữ ấn tượng đó cho đến khi khách rời khỏi khách sạn, quyết định việc khách có quay trở lại trong những lần tiếp theo.
Trong quá trình khách lưu trú, một lần nữa có thể thấy được vai trò quan trọng của bộ phận Tiền sảnh bởi đây là nơi tiếp xúc chính của khách trong việc tiếp nhận và giải quyết mọi thắc mắc của khách, nắm rõ thị hiếu của khách hàng từ đó tạo thành cầu nối chuyển tải thông tin đến các bộ phận có liên quan hoặc ban quản lý, nhằm đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách.
Ngoài ra, đây là bộ phận có vai trò hỗ trợ torng việc giúp ban quản lý vạch ra các chiến lược để hoàn thiện sản phẩm dịch vụ và hướng đến các thị trường mục tiêu.
27