8. Cấu trúc của đề tài
2.2 Thực trạng công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
2.2.1 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch thường kỳ
2.2.1.1 Chương trình, kế hoạch công tác năm
Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La
Bước 1: Văn phòng HĐND - UBND thông báo các đơn vị thuộc UBND huyện dự kiến khối lượng công việc của đơn vị;
Bước 2: Xác định mục tiêu công tác năm của UBND;
Bước 3: Đánh giá lại nguồn lực của UBND huyện :về kinh phí, con người, trang thiết bị phục vụ chương trình, kế hoạch
Bước 4: Dự thảo kế hoạch;
Bước 5: Tổ chức đóng góp ý kiến bằng hình thức họp hoặc bằng văn bản;
Bước 6: Hoàn thành dự thảo và trình Lãnh đạo duyệt; Bước 7: Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành; Bước 8: Thanh tra, kiểm tra, giám sát, báo cáo.
Chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND do Văn phòng chủ trì xây dựng, trong kế hoạch thể hiện các nội dung bao gồm: thời gian, Lãnh đạo tham dự, nội dung, địa điểm và đơn vị chủ trì. Các chương trình, kế hoạch này có tính ổn định các công việc diễn ra đều, không biến động hay có sự khác biệt quá lớn giữa năm này với năm khác mọi hoạt động đều thực hiện gần tương tự với năm trước như sơ kết, tổng kết, công tác năm có thay đổi thì cũng chỉ thay đổi phần nào đấy trong nội dung, đối với các quy trình tổ chức, xây dựng và thực hiện thì vẫn thực hiện như thường. Hàng năm việc xây dựng kế hoạch công tác của UBND bao gồm các nội dung là công việc thường xuyên của bộ máy, các đơn vị là hội họp, hội nghị và đó cũng là nội dung công việc chính được thể hiện trong kế hoạch công tác năm của UBND.
Những biến động trong việc xây dựng kế hoạch xảy ra khi có các chương trình sơ kết 5 năm hoặc 10 năm, khi đến giai đoạn mốc 5 năm, 10 năm thì thực hiện còn những năm khác thì không có. Đối với những mốc thời gian 5 năm, 10 năm nằm trong năm nào thì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm đó mới có sự biến động là thêm sự kiện đó vào. Một nội dung khác làm cho kế hoạch công tác khác thường là các hoạt động liên quan đến việc nghiên cứu các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng nông thôn mới của các Phòng, Ban. Ví dụ như hiện tại Văn phòng HĐND - UBND đang xây dựng kế hoạch cho năm 2022, ngoài những kế hoạch thường xuyên còn có các kế hoạch dài hạn hơn hoặc đột xuất nằm trong kế hoạch công tác năm liên quan đến các vấn đề trên từ đó Văn phòng HĐND - UBND thực
hiện thống kê, để xuất, thông báo các đơn vị có nhu cầu tham gia thực hiện kế hoạch hay không sau đó Văn phòng tổng hợp và đưa vào nội dung kế hoạch hoạt động của UBND các sự kiện này mang tính đột xuất làm cho kế hoạch công tác giữa năm này và năm khác có sự khác biệt.
Phòng Chuyên viên - Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La thực hiện công việc giúp cho Lãnh đạo VP thực hiện chức năng tham mưu trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch.
Căn cứ để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của HĐND - UBND:
Sau đây là một số căn cứ chủ yếu để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La, để xây dựng một kế hoạch có hiệu quả thì không chỉ căn cứ vào những căn cứ dưới đây, khi thực hiện cần phải căn cứ vào nhiều vấn đề khác do xây dựng kế hoạch là một nội dung rất phức tạp do tính chất đặc thù trong các lĩnh vực của HĐND - UBND huyện Mường La.
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung của cơ quan, tránh trường hợp xây dựng chương trình, kế hoạch trái với thẩm quyền;
- Căn cứ vào chủ trương của cấp trên đó có thể là chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước theo quy định;
- Căn cứ chương trình, kế hoạch và dự toán ngân sách sử dụng cho hoạt động của địa phương;
- Căn cứ vào chỉ đạo, chương trình, kế hoạch của Lãnh đạo HĐND - UBND huyện;
- Căn cứ vào kế hoạch công tác của các năm trước và kế hoạch hàng năm của HĐND -UBND huyện;
- Căn cứ vào tình hình thực tế về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, phương tiện, máy móc, thiết bị của cơ quan;
huyện và của Văn phòng HĐND - UBND huyện;
- Căn cứ vào tình hình thực tế công việc của HĐND - UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện.
Yêu cầu đối với kế hoạch công tác năm:
- Những đề án, công việc đăng ký trong chương trình, công tác năm của UBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi công việc cần xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ tri, đơn vị phối hợp cấp trình và thời hạn trình từng cấp.
- Các đơn vị trong UBND phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình hoặc đơn vị kiến nghị đưa vào chương trình công tác của UBND.
Trách nhiệm của các đơn vị trong việc xây dựng kế hoạch công tác: Ngoài việc Văn phòng UBND là đơn vị chủ trì thì tất cả các đơn vị, cá nhân trong UBND có trách nhiệm phối hợp, tổ chức xây dựng và thực hiện.
- Trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thuộc về Văn phòng HĐND - UBND, Văn phòng HĐND - UBND chịu trách nhiệm là đơn vị chủ trì và phối hợp cùng Ban Pháp chế, các đơn vị liên quan thuộc UBND xây dựng kế hoạch công tác năm của UBND. Đối với kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của UBND thì Ban Pháp chế chịu trách nhiệm là đơn vị chủ trì.
- Đối với các danh mục công việc, các đề án cần xây dựng, triển khai của các đơn vị để đăng ký vào kế hoạch công tác năm của UBND phải gửi về Văn phòng HĐND - UBND và Ban Pháp chế trước ngày 01 tháng 11 hàng năm. Đối với danh mục các đề án văn bản quy phạm pháp luật cần trình trong năm sau của Ban Pháp chế chậm nhất vào ngày 11 tháng 11 hàng năm phải gửi về Văn phòng HĐND - UBND. Sau khi các cá nhân, đơn vị gửi danh sách
đăng ký công việc thì Văn phòng HĐND - UBND thực hiện trách nhiệm tổng hợp trình Lãnh đạo UBND ký gửi Văn phòng HĐND -UBND tỉnh đăng ký những công việc của UBND huyện đưa vào chương trình công tác trình cấp tỉnh theo như thời hạn yêu cầu cầu của Văn phòng HĐND – UBND tỉnh .
- Chậm nhất 5 ngày làm việc sau khi Văn phòng HĐND - UBND tỉnh gửi chương trình công tác năm của UBND tỉnh và Chủ tịch tỉnh, Văn phòng HĐND - UBND huyện phối hợp với Ban Pháp chế cụ thể hóa thành văn bản dự thảo chương trình công tác của UBND huyện gửi các đơn vị liên quan để xin ý kiến bổ sung hoặc tham gia ý kiến. Khi các đơn vị nhận được công văn xin ý kiến cho dự thảo, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng các văn bản trả lời gửi đến Văn phòng HĐND - UBND, trong trường hợp đặc biệt không có điều kiện tổ chức thảo luận tập thể, Văn phòng HĐND - UBND lấy ý kiến các Trưởng phòng sau đó Văn phòng tổng hợp, xin ý kiến của Lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng HĐND - UBND trình Chủ tịch UBND ký ban hành chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND huyện và gửi thủ trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện để thực hiện.
- Việc cấp kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đã được phê duyệt trong kế hoạch công tác của UBND huyện được căn cứ trên cơ sở nguồn phân bổ kinh phí do Phòng Tài chính - Kế hoạch quản lý và đơn vị liên quan thực. Khi kế hoạch công tác năm của UBND được hoàn thiện sẽ được Văn phòng HĐND – UBND huyện đăng ký và ban hành. Việc ban hành kế hoạch công tác năm được thực hiện bằng công văn ban hành kế hoạch công tác năm của UBND.
2.2.1.2 Chương trình, kế hoạch công tác quý
Yêu cầu đối với kế hoạch công tác quý:
- Căn cứ vào kế hoạch công tác năm của UBND các cá nhân, đơn vị xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp Văn phòng HĐND - UBND huyện tổng hợp trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện quyết định và xác định thời hạn trình đối với chương trình, kế hoạch công tác quý.
Về thời gian: chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối quý, các đơn vị trong UBND phải gửi chương trình công tác quý tiếp theo cho Văn phòng HĐND - UBND huyện và Phòng Tài chính - Kế hoạch. Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, Văn phòng HĐND - UBND huyện phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác quý sau của UBND huyện, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định. Đối với những vấn đề trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh nếu có sự thay đổi về thời gian, Văn phòng Văn phòng HĐND - UBND huyện và Phòng Tài chính - Kế hoạch phải có văn bản trình Lãnh đạo UBND huyện ký đề nghị UBND tỉnh cho điều chỉnh. Sau khi văn bản xin điều chỉnh đó được UBND tỉnh cho phép điều chỉnh thì các đơn vị mới được thực hiện theo sự thay đổi. Ngoài chương trình, kế hoạch công tác quý của cơ quan Văn phòng căn cứ vào kế hoạch công tác năm để triển khai và xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo UBND trong quý.
2.2.1.3. Chương trình, kế hoạch công tác tháng
Đối với chương trình, kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Mường La được xây dụng căn cứ trên những công việc cần bổ sung trong tháng, chương trình, kế hoạch công tác quý và kế hoạch công tác năm do nội dung kế hoạch công tác năm của UBND được thể hiện theo thời gian các tháng. Đối với những chương trình, kế hoạch công tác tháng nếu chậm tiến độ thực hiện các đơn vị đó phải báo cáo Chủ tịch UBND huyện trước ngày 20 hàng tháng.
Trong chương trình, kế hoạch công tác tháng Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác tháng sau của UBND huyện, trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định sau đó gửi và thông báo cho các đơn vị thuộc UBND để thực hiện.
Ngoài chương trình, kế hoạch công tác tháng của cơ quan Văn phòng căn cứ vào kế hoạch công tác năm và quý để triển khai và xây dựng kế hoạch
công tác tháng cho Lãnh đạo UBND.
2.2.1.4 Lịch công tác tuần
Lịch công tác tuần là một loại kế hoạch chi tiết nhất, chỉ rõ thời gian, địa chỉ, người thực hiện và nội dung công việc.
Cũng tương tự như các chương trình, kế hoạch công tác nêu trên, lịch công tác tuần của UBND huyện Mường La được xây dụng, triển khai dựa trên các chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng củng sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND – UBND huyện thực hiện việc phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng lịch công tác tuần và gửi các đơn vị qua hệ thống quản lý văn bản điện tử và chuyển trực tiếp thông qua văn thư đối với các đơn vị, cá nhân không sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử.
Kế hoạch hay lịch công tác tuần của UBND huyện là lịch công tác của Lãnh đạo UBND huyện bao gồm thời gian; trách nhiệm hay người thực hiện, tham dự; nội dung; địa điểm; đơn vị chuẩn bị, tham dự.
Đối với những kế hoạch nằm trong lịch công tác tuần của Lãnh đạo UBND huyện khi có sự thay đổi về thời gian hay bất kỳ nội dung gì liên quan, Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND - UBND có trách nhiệm cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị liên quan biết qua hệ thống thư điện tử của UBND huyện.
Văn phòng HĐND - UBND huyện lập dự kiến Lịch công tác tuần của Lãnh đạo UBND huyện và trình Lãnh đạo UBND huyện để xin ý kiến, nếu có sự điều chỉnh Văn phòng HĐND - UBND huyện có trách nhiệm khẩn trương hoàn thiện Lịch công tác tuần theo sự chỉ đạo và gửi Lãnh đạo UBND huyện sau họp giao ban đồng thời đưa lên hệ thống quản lý văn bản điện tử của UBND.
các văn bản nhắc việc tuần tiếp theo trong tháng cho các đơn vị thuộc UBND trong đó thể hiện các nhiệm vụ mà các đơn vị thuộc UBND cần phải thực hiện theo ý kiến chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND hay nói cách khác văn bản đó là Kết luận của Lãnh đạo UBND huyện sau cuộc họp, làm việc.