8. Cấu trúc của đề tài
2.3 Vai trò chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp việc hậu cần của Văn phòng
phòng HĐND – UBND huyện trong việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
Đối với chức năng tổng hợp, chức năng này được thực hiện khi Văn phòng HĐND - UBND tổng hợp, báo cáo trình Lãnh đạo UBND những thơng tin quản lý, kết quả thực hiện kế hoạch, mục tiêu đã để ra. Mà những thông tin trong báo cáo là thông tin đã được thu thập, xử lý. Khi thông tin cung cấp cho Lãnh đạo kịp thời và chính xác giúp cho việc ra quyết định chỉ đạo của Lãnh đạo UBND được đúng đắn và hiệu quả.
Khi Văn phòng xây dựng kế hoạch phù hợp giúp Lãnh đạo UBND quản lý, tổ chức, kiểm tra, giám sát được hoạt động của UBND và các công việc được thực hiện theo như mục tiêu đã đề ra hoặc kết quả có thể vượt qua cả mục tiêu để ra thì Văn phịng HĐND - UBND đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp của mình. Văn phòng HĐND - UBND huyện làm nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin của cơ quan qua đó thực hiện chức năng tham mưu giúp cho Lãnh đạo cơ quan điều hành công việc một cách hiệu quả. Thông qua việc xây dụng kế hoạch để thực hiện chức năng của văn phòng điều này giúp cho UBND, Văn phòng HĐND - UBND xác định được phương hướng hoạt động.
Thông qua kế hoạch được lập Văn phòng HĐND - UBND giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND theo đúng chương trình, kế hoạch của UBND huyện đã đặt ra.
Chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND – UBND huyện là tham mưu về chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, thông qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tham mưu của Văn phịng HĐND - UBND huyện Mường La được thể hiện rõ nét hơn.
Kết quả quản lý của UBND huyện phụ thuộc vào công tác tham mưu của VP về xây dựng chương trình, kế hoạch và việc theo dõi tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng của UBND huyện.
Đội ngũ cán bộ làm cơng tác Văn phịng gồm 26 cán bộ, trong đó có 17 cán bộ thuộc biên chế và 09 cán bộ hợp đồng, có 03 chun viên chính, 14 chuyên viên và tương đương, về trình độ chuyên mơn căn cứ vào bảng cơ cấu về trình độ chuyên mơn của Văn phịng HĐND - UBND huyện Mường La gồm cơ cấu, 04 thạc sỹ chiếm 15% cơ cấu, 17 cử nhân chiếm 81% cơ cấu, trình độ khác chiếm 4% vì vậy những cán bộ tham gia trong lĩnh vực tham mưu - tổng hợp của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La là những người có trình độ, kinh nghiệm, đã qua các lớp đào tạo để có thể đảm nhận được chức năng đã quy định. Đối với chức năng giúp việc đảm bảo cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND - UBND, thơng qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch của UBND để đảm bảo cho hoạt động quản lý, sử dụng và cung cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất của UBND luôn được ổn định, không làm ảnh hưởng đến q trình giải quyết và thực hiện cơng việc của cả cơ quan.
Như vậy, giữa chức năng tham mưu tổng hợp và hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ, tác động lẫn nhau. Vừa là cơ sở để xây dựng, áp dụng đồng thời dùng để kiểm tra, báo cáo và đánh giá kết quả. .
2.4 Đánh giá về cơng tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Mƣờng La
2.4.1 Ưu điểm
Việc xây dựng kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của đường lối, chính sách, pháp luật.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La khi xây dựng kế hoạch đảm bảo thực hiện theo đúng yêu cầu việc áp dụng và thực hiện theo các nguyên tắc, căn cứ giúp cho các công việc trong kế hoạch được thực hiện tuần tự giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, cơng sức...Q trình tổ chức triển khai và thực hiện các hoạt động đã bám sát theo kế hoạch đã đề ra.
HĐND - UBND trong đó quy định rõ các yêu cầu, nguyên tắc, thủ tục và trách nhiệm phối hợp, thực hiện của các đơn vị trong UBND việc này thể hiện trách nhiệm của Lãnh đạo UBND đối với chức năng, nhiệm vụ của Bộ đối với vai trị quan trọng của cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch được thực hiện theo quy định, quy chế làm việc của UBND huyện, thực hiện theo đúng quy định của cơ quan do đó chương trình, kế hoạch mà Văn phịng HĐND - UBND huyện đã xây dựng mang đầy đủ tính pháp lý.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La thực hiện xây dựng kế hoạch đạt kết quả tốt trong hoạt động của UBND, trong các hội nghị, hội họp, các chuyến đi công tác cũng như trong đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị của UBND, hoàn thành tốt chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ Lãnh đạo UBND, góp phần đảm bảo hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chu đáo nội dung xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác của Lãnh đạo UBND, thực hiện đều đặn việc xây dụng các báo cáo tháng, tổng kết công tác chỉ đạo, điều hành của UBND gửi UBND tỉnh, văn phòng HĐND - UBND tỉnh... Xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơng tác quản trị thiết bị, cơ sở vật chất đã tập trung vào việc đảm bảo điều kiện và nhu cầu cho quá trình làm việc của Lãnh đạo UBND cũng như các đơn vị trong UBND huyện. Quá trình tổ chức và thực hiện kế hoạch được Văn phòng HĐND – UBND huyện quản lý, giám sát chặt chẽ bằng sự quan sát và các văn bản, kịp thời điều chỉnh, khắc phục khi xảy ra sự cố. Văn phịng HĐND - UBND huyện ln nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo trong cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch nói riêng. Hàng năm Văn phòng HĐND - UBND huyện thường tổ chức các lớp học bồi dưỡng về cơng tác VP, trong đó có xây dựng chương trình, kế hoạch nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch của các cán UBND huyện Mường La, công chức của Văn phòng
HĐND - UBND huyện.
Cán bộ tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế hoạch, ln có tinh thần, trách nhiệm cao. Nội dung lập kế hoạch còn là vấn đề quan trọng được đưa vào các cuộc họp để bàn bạc và thống nhất nội dung.
Như đã nói ở trên, việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác đã được quan tâm nhiều hơn và được thực hiện từ rất sớm theo một cách chủ động. Việc lập báo cáo thường kỳ công tác được các cán bộ VP thực hiện theo đúng yêu cầu, quy định. Đối với kế hoạch cho việc tổ chức chuyến đi công tác hay tổ chức hội nghị, hội họp Văn phịng HĐND - UBND ln thực hiện tốt, đảm bảo các chuyến đi được diễn ra theo đúng lịch trình, các hội nghị, hội họp của UBND, Văn phòng HĐND - UBND được tổ chức theo đúng như dự kiến gặp ít sai sót.
Đối với Văn phòng HĐND - UBND huyện trong việc thực hiện các chức năng: Văn phòng HĐND - UBND đã thực hiện đưa những công việc mang tính chất sự vụ tách ra khỏi chức năng của VP trở thành các dịch vụ giảm bớt gánh nặng chức năng của VP.
2.4.2 Hạn chế
Ngoài những ưu điểm đã nói ở trên thì cơng tác xây dựng Chương trình, kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La cịn có những hạn chế như sau:
Do việc ảnh hưởng của cơ chế quản lý hiện nay, tương lai là sự bất định nên việc đặt ra các kế hoạch cụ thể từ đầu năm thường bị thay đổi, đôi khi trong công tác triển khai và thực hiện kế hoạch Văn phòng HĐND - UBND rơi vào bị động.
Nguồn lực của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La chưa đồng đều. Nguồn nhân lực căn cứ theo trình độ chun mơn, kinh nghiệm cịn thiếu. Nguồn lực về tài chính cịn hạn chế dẫn đến việc sử dụng ngân sách cho
các nội dung trong kế hoạch không thực hiện được, làm lệch định hướng ban đầu đã xây dựng trong kế hoạch.
Do sự tác động từ các yếu tố nằm bên ngoài kế hoạch, phải thường xun giải quyết các cơng việc nằm ngồi dự kiến vì vậy VP phải điều chỉnh lại các hoạt động sao cho phù hợp với kế hoạch, nguồn kinh phí đã được đặt ra từ trước dẫn đến việc tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến q trình thực hiện và giải quyết các cơng việc. Việc phổ biến các kế hoạch, hướng dẫn xây dụng kế hoạch chưa được thể hiện trên hệ thống cổng thông tin điện tử của Bộ dẫn đến khi các cá nhân, tổ chức muốn tìm hiểu thì khơng nhận được thơng tin phản hồi.
Trong thực tiễn việc xây dụng kế hoạch là một nội dung phức tạp có nhiều cá nhân, đơn vị tham gia dẫn đến có nhiều quan điểm, nhu cầu khác nhau, đơi khi làm ảnh hưởng đến q trình phối hợp trong quá trình xây dựng, triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch.
Sự phân công công việc hoặc chỉ đạo phối hợp cịn chưa hợp lý, một cơng việc có thể có 2 đơn vị cùng thực hiện nhưng có những cơng việc thì cịn đùn đẩy, thiếu trách nhiệm dẫn đến sự không thống nhất, gián đoạn hay chồng chéo giữa các cơng việc với nhau. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phịng HĐND - UBND chưa được chú trọng, các nội dung chưa được thể hiện rõ ràng, về thực tế các công việc, nhiệm vụ theo chức năng của VP vẫn được diễn ra tuy nhiên, qua phỏng vấn một số cán bộ có trách nhiệm trong VP thì cơng tác xây dựng kế hoạch chưa thể hiện được nhiệm vụ cụ thể bằng các văn bản hoặc việc xây dựng chương trình, kế hoạch khơng được diễn ra đều đặn...Q trình báo cáo thơng tin của các đơn vị về VP chưa được hoàn thiện như không thực hiện không đúng với u cầu về thời gian gây khơng ít khó khăn cho Văn phịng UBND trong việc tổng hợp, xây dựng báo cáo. Việc tạo phương tiện hỗ trợ xây dụng kế hoạch tuy có tiến bộ về cơng nghệ thơng tin nhưng mức độ tiến bộ còn chưa cao.
Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là do ảnh hưởng của cơ chế quản lý, hạn chế về nguồn vật lực, do cán bộ, công chức chưa nhận thức được sự tác động của kế hoạch đối với việc thực hiện cơng việc và do thói quen làm việc và phương pháp xây dựng, thực hiện, trong q trình xây dựng và thực hiện cơng việc.
Như vậy, các nội dung trên đã đưa ra được thực trạng những vấn đề về cơng tác xây dựng kế hoạch tại Văn phịng HĐND - UBND huyện Mường La bao gồm nội dung xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện , những kế hoạch về tổ chức hội nghị, hội họp, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo UBND, trong quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn tồn tại những hạn chế trong quá trình tổ chức và xây dựng kế hoạch. Từ những kết quả thu được sẽ là căn cứ để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La.
* Tiểu kết
Trong chương 2, tôi đã trình bày lịch sử hình thành HĐND - UBND huyện Mường La cũng như Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La; Thực trạng cơng tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch và đưa giá đánh giá chung về cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phịng HĐND - UBND huyện Mường La. Những nội dung tơi trình bày tại chương 2 là cơ sở để tơi triển khai chương 3 một cách thuận lợi nhất.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÁC XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÕNG HĐND - UBND HUYỆN
MƢỜNG LA
Để cơng tác Văn phịng của cơ quan được hoạt động một cách thơng suốt thì cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch là một hoạt động khơng thể thiếu của các cơ quan tổ chức nói chung và của HĐND - UBND huyện Mường La, Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La nói riêng. Qua việc tìm hiểu thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Văn phịng HĐND - UBND huyện Mường La, tôi xin đưa đề xuất một số ý kiến như sau:
3.1 Hoàn thiện về thể chế công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
Cụ thể hóa chính sách, chủ trương của Đảng, Nhà nước trong công tác chỉ đạo, điều hành để xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định về xây dựng chương trình, kế hoạch, cũng như các quy chế để thống nhất giữa các VP cơ quan, giữa các đơn vị, cá nhân tham gia vào xây dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch đặc biệt là các cơ quan cấp thuộc HĐND -UBND huyện giúp cho việc xây dựng có hiệu quả, thực hiện được dễ dàng hơn. Việc xây dựng kế hoạch phải được thực hiện thống nhất từ Trung ương xuống các địa phương, từ cấp tỉnh xuống cấp huyện vì vậy cần có những văn bản hướng dẫn để thống nhất mơ hình chung cho các cơ quan, tổ chức.
Hướng dẫn, tạo điều kiện cho VP các cơ quan có sự thống nhất, thuận lợi...trong quy trình xây dựng hay tổng hợp kế hoạch, thuận lợi cho công tác thanh tra, kiểm tra và đánh giá kết quả.
Qua khảo sát thực tế hiện nay tại UBND huyện Mường La chưa có Văn bản nào hướng dẫn chi tiết về việc lập chương trình, kế hoạch tại cơ quan, các chương trình, kế hoạch được lập chỉ dựa trên kinh nghiệm, cũng như theo yêu cầu của cấp trên đề ra.
3.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo trong công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch
Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch là yếu tố quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, công tác tác xây dựng chương trình, kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện công việc và nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng thì yếu tố đầu tiên đó là nhận thức của Lãnh đạo VP.
Lãnh đạo VP cần nhận thấy được tầm quan trọng và vai trị của cơng tác VP đối với hoạt động của cơ quan thông qua việc hoạch định chương trình, kế hoạch cơng tác hoạch định xây dựng, ban hành và quản lý văn bản liên quan đến việc thực hiện chương trình kế, hoạch,.. Các hoạt động trên là cơ sở cho việc tổ chức thực hiện các công tác chuyên môn của Văn phòng HĐND - UBND huyện.
Lãnh đạo VP ban cần ban hành thêm các quy chế về cơng tác cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch và quy chế làm việc hay quy chế tổ chức hoạt động của văn phịng. Bên cạnh đó, phải thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản liên quan đến cơng tác thực hiện chương trình, kế hoạch các đơn vị, phịng ban, đặc biệt là Văn phòng HĐND - UBDND huyện Mường La.
3.3 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá công tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch chƣơng trình, kế hoạch
Tiến hành kiểm tra, đánh giá thực hiện cơng tác thực hiện chương trình, kế hoạch. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá giúp cho lãnh đạo cơ quan lấy đó làm cơ sở để thực hiện thi đua, khen thưởng từ đó giúp cho các hoạt động của cơ quan có sự tích cực thúc đẩy các hoạt động của cơ quan. Những tấm gương, điển hình tiên tiến để nhân rộng. Kết quả kiểm tra đánh giá phải được báo cáo trong chương trình thi đua, xếp loại hàng tháng.