8. Cấu trúc của đề tài
2.2 Thực trạng cơng tác xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tại Văn
2.2.2 Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Văn phòng HĐND - UBND huyện là đơn vị trực tiếp thực hiện các khâu hậu cần chuẩn bị, lập kế hoạch cho việc tổ chức cuộc họp, hội nghị Ngoài Nội quy, quy định của cơ quan về tổ chức cuộc họp, hội nghị việc tổ chức cuộc họp hội nghị đảm bảo tuân thủ theo Quyết định số: 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Trong đó quy định các cuộc họp của Chủ tịch UBND cấp huyện gồm: Họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch UBND cấp huyện với các Phó Chủ tịch UBND cùng cấp; Họp giải quyết công việc để xử lý công việc thường xuyên và những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực; Họp giải quyết công việc với người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc UBND cùng cấp, Chủ tịch UBND cấp dưới; Họp tham mưu, tư vấn với cơ quan chủ trì đề án và đại diện các cơ quan liên quan để nghe báo cáo, ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc; Họp chuyên đề; Tập huấn, triển khai khi có chủ trương, chính sách mới; Họp sơ kết, tổng kết.
Việc tổ chức cuộc họp, hội nghị được Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La xây dựng chương trình một cách khoa học, hợp lý dựa trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định.
Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Mường La theo quan sát thực tế trung bình mỗi tháng cơ quan tổ chức trên 30 cuộc họp, hội nghị gồm: Họp giao ban hàng tuần giữa Chủ tịch UBND huyện với các Phó Chủ tịch UBND cùng cấp, cuộc họp giải quyết công việc giữa Chủ tịch UBND huyện với các xã, cuộc họp giữa Lãnh đạo UBND huyện với Ban chỉ đạo Phòng chống dịch Covid-19, họp triển khai chủ chương của UBND tỉnh,…Mỗi cuộc họp được tổ chức ở quy mơ, hình thức khác nhau, nội dung cũng như mục đích của cuộc họp cũng khác nhau.
Nội dung của chương trình, kế hoạch gồm: Tên hội nghị, nội dung hội nghị, địa điểm, thành phần tham gia,…. Ngồi ra chương trình, kế hoạch còn đảm bảo các yêu cầu về thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 của Chính Phủ Về cơng tác văn thư, đảm bảo nguyên tắc khả thi khi triển khai thực hiện. Một hội nghị do UBND huyện tổ chức có sự tham gia của rất nhiều các đơn vị khác nhau ngồi đơn vị chủ trì trong đó gồm Văn phịng HĐND -UBND huyện, Phịng Tài chính - Kế hoạch, Trung tâm Truyền thơng - Văn hóa để đưa tin. Tại UBND huyện Mường La kế hoạch tổ chức hội nghị của UBND huyện được Văn phòng HĐND - UBND huyện thực hiện như sau:
Văn phòng HĐND - UBND chịu trách nhiệm chủ trì hoặc phối hợp tổ chức, chuẩn bị nội dung và chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Lãnh đạo UBND quyết định về các nội dung như: Nội dung hội nghị bao gồm những sự kiện gì; phân cơng các đon vị, cá nhân chuẩn bị tài liệu, báo cáo; xác định thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị; xây dựng bản dự trù kinh phí trong đó bao gồm các nội
dung chi, nguồn tài chính; dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có), dự kiến các chương trình tổ chức hội nghị cũng như các vấn để về công tác hậu cần như lễ tân, trang thiết bị loa, mic, hội trường, thiết kế hội trường, chuẩn bị giấy mời, tài liệu...
Các nội dung quan trọng cần phải chú ý khi lập chương trình, kế hoạch tại Văn phịng bộ khi chủ trì hoặc phối hợp tổ chức bao gồm: tên loại hội nghị, hội họp; mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội họp; đối tượng, thành phần tham dự; thời gian, địa điểm tổ chức; các công việc cần làm trước, trong và sau hội nghị; kinh phí; phân cơng cơng việc, trách nhiệm cho các cá nhân, đơn vị tham gia tổ chức.
Quy trình xây dựng kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mường La:
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu, phương pháp tổ chức hội họp; Bước 2: Xác định nội dung các công việc cần phải thực hiện, phân công nhiệm vụ;
Bước 3: Xác định cuộc họp tổ chức ở đầu, khi nào, thành phân; Bước 4: Dự trù kinh phí cho từng hoạt động của hội họp;
Bưóc 5: Lập chương trình nghị sự cho hội họp.