thành phố Hà Nội hiện nay
Theo Điều 23 LCC 2006 về Hình thức tổ chức HNCC thì có hai hình thức tổ chức HNCC đó là Phòng công chứng và VPCC. Sau đây, tác giả sẽ đi vào phân tích về hoạt động của Phòng công chứng và VPCC trên địa bàn Hà Nội trong thời gian qua.
Trong những năm qua hoạt động công chứng của các Phòng công chứng diễn ra sôi nổi trên khắp địa bàn cả nước, nhất là các tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh… Theo thống kê của Bộ tư pháp tại Báo cáo tổng kết năm năm thi hành Luật công chứng thì trên cả nước tính tới năm 2012 có 138 Phòng công chứng, các thành phố lớn số lượng các Phòng công chứng được thống kê lại như sau: Hà Nội có 10 Phòng công chứng, thành phố Hồ Chí Minh có 7 Phòng công chứng, thành phố Đà Nẵng có 3 Phòng công chứng, Hải phòng có 5 Phòng công chứng, thành phố Cần Thơ có 2 Phòng công chứng được thành lập và cấp phép hoạt động [3].
Trước khi có Luật công chứng, Phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo Nghị định số 75/NĐ-CP của Chính phủ. Cụ thể, Phòng công chứng là cơ quan hành chính Nhà nước thuộc Sở tư pháp có trụ sở riêng, tài khoản riêng và có con dấu riêng. CCV làm việc trong Phòng công chứng được hưởng lương theo hệ số ngạch, bậc mà không phụ thuộc vào khối lượng công việc của CCV đó thực hiện. LCC 2006 ra đời là bước ngoặt trong hoạt động công chứng, mở ra thời kỳ xã hội hóa hoạt động công chứng, chức năng, nhiệm vụ của các Phòng công chứng cũng thay đổi. Các việc chứng nhận bản sao, bản dịch, chứng nhận chữ ký của Phòng công chứng không còn nữa, chứng thực bản sao được phân cấp về cho cấp xã thực hiện, Phòng tư pháp cấp huyện thực hiện việc chứng thực chữ ký của người dịch và chứng thực bản sao bằng tiếng nước ngoài. Tổ chức HNCC theo Luật công chứng chỉ chứng nhận các Hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của người công chứng.
Sau khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành, tháng 9/2011, trước yêu cầu bức thiết về công chứng tại các huyện ngoại thành UBND thành phố Hà Nội đã chỉ đạo Sở Tư pháp xin ý kiến Bộ Tư pháp cho phép thành lập các tổ chức HNCC ở các huyện ngoại thành nơi chưa có tổ chức HNCC. Riêng tại huyện Ba Vì, một huyện xa trung tâm thành phố, có diện tích lớn, UBND thành phố đã quyết định cho phép thành lập Phòng Công chứng số 10 để kịp
thời đáp ứng nhu cầu công chứng của người dân. Theo thống kê mới nhất, đến cuối năm 2012, thành phố Hà Nội có 10 Phòng Công chứng, với tổng số 62 CCV [51].
Theo quy định của LCC 2006 và các văn bản hướng dẫn, các Phòng công chứng trên địa bàn thành phố chuyển sang đơn vị sự nghiệp. Về tài chính, được thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính Phủ quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị công lập và Thông tư 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP. Các Phòng công chứng phải thực hiện tự chủ về tài chính, lấy thu bù chi. Việc chi tiêu như trả lương cho cán bộ, viên chức, chi thường xuyên như trả tiền điện nước, văn phòng phẩm, lập các quỹ… đều phụ thuộc vào nguồn thu phí của phòng, nếu thu không đủ bù chi thì nhà nước sẽ xem xét cấp bù cho một phần kinh phí để hoạt động, nếu số thu đã đủ để chi phí cho các hoạt động thì nhà nước không cấp kinh phí nữa (gọi là đơn vị tự chủ hoạt động). Đồng thời, do không còn chức năng chứng nhận bản sao, bản dịch như trước đây nên công việc đã giảm hẳn đối với Phòng công chứng. Nếu như trước đây bình quân hàng ngày, các phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội phải tiếp và chứng nhận hàng trăm lượt người thì nay chỉ còn tiếp và giải quyết với số lượng rất ít, khoảng vài chục người một ngày. Các yêu cầu công chứng ngày nay hầu hết là hợp đồng giao dịch, tuy số lượng ít nhưng đòi hỏi phải có thời gian nghiên cứu, xác minh hồ sơ một cách thận trọng, lượng công việc phải làm cho một hợp đồng, giao dịch sẽ nhiều hơn so với thời gian chứng nhận bản sao, bản dịch. Cán bộ công chứng đòi hỏi phải chuyên sâu hơn trong các lĩnh vực dân sự, kinh tế, hôn nhân gia đình mới có thể thực hiện tốt công việc. Với những đặc điểm nêu trên các Phòng công chứng đã tổ chức, sắp xếp lại công tác tổ chức cán bộ, cơ sở vật chất lẫn chế độ tài chính để hoạt động của Phòng được vận hành một cách tốt nhất [31].
Điển hình trong số các Phòng công chứng ở trên địa bàn Hà Nội là Phòng công chứng số 1. Thành lập năm 1989, là Phòng công chứng đầu tiên được thành lập tại thành phố Hà Nội. Trước khi LCC 2006 ra đời, Phòng phải tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu công chứng với số lượng rất lớn, nhất là chứng nhận bản sao, bản dịch… với số lượng 700 đến 800 lượt người một ngày đã dẫn đến tình trạng quá tải cho hoạt động công chứng. Sau khi LCC 2006 có hiệu lực, Phòng công chứng số 1 đã chuyển sang đơn vị sự nghiệp theo Quyết định số 1639/QĐ-UBND ngày 08/08/2008 của UBND thành phố Hà Nội. Do không còn chức năng chứng nhận bản sao, bản dịch như trước nên Phòng công chứng số 1 chỉ còn tiếp và giải quyết với số lượng rất ít, chỉ vài chục người một ngày. Đáp ứng xu hướng xã hội hóa hoạt động công chứng, Phòng công chứng số 1 đã có những cải cách trong bộ máy quản lý, trong chế độ tài chính để phù hợp với yêu cầu của hoạt động công chứng. Cụ thể:
+ Về công tác tổ chức cán bộ, Phòng đã phát triển được đội ngũ nhân viên đều có trình độ cử nhân luật và thạc sỹ, có thâm niên công tác lâu năm.
+ Cơ sở vật chất được đầu tư, các trang thiết bị như máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, bàn ghế làm việc tương đối đầy đủ và rất thuận tiện cho việc soạn thảo, công chứng hợp đồng giao dịch theo đề nghị của người công chứng.
+ Về chế độ tài chính, đáp ứng yêu cầu của Nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/04/2006 và Thông tư 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006, sau khi chuyển sang đơn vị sự nghiệp Phòng công chứng số 1 đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ để thực hiện các vấn đề liên quan đến tài chính, nhằm công khai, công bằng trong chi trả lương và các khoản phí khác theo quy định trên nguyên tắc: người nào làm nhiều, đóng góp nhiều trong việc tạo nguồn thu, người chịu trách nhiệm cao trong hoạt động công chứng được hưởng lợi ích nhiều hơn. Nhờ đó mà tất cả các thành viên trong phòng đều xác định được mình cần phải làm tốt việc công chứng để có thêm thu nhập. Tất cả nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng đối với khách hàng của mình [31].
Cùng với quá trình xã hội hóa công chứng, trên địa bàn Hà Nội ngày càng nhiều VPCC được thành lập mới. Với sức cạnh tranh lớn về chất lượng phục vụ từ các VPCC, các Phòng Công chứng đều chủ động rà soát, đơn giản hóa một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng nhằm phục vụ người dân tốt hơn, giảm bớt được vấn đề quan liêu, cửa quyền như trước đây. Các giấy tờ, quy trình giải quyết cũng như phí, thù lao đối với từng loại việc công chứng được niêm yết công khai. Các Phòng đều ban hành nội quy, quy chế làm việc, chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc. Với đội ngũ CCV nhiều kinh nghiệm cộng với uy tín đã được tích lũy qua nhiều năm, các Phòng công chứng vẫn giữ được số lượng hợp đồng, giao dịch đều đặn, đặc biệt là các hợp đồng có giá trị lớn như chuyển nhượng mua bán bất động sản, thế chấp bảo lãnh …; bảo đảm giải quyết nhanh chóng, đúng pháp luật đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng hợp pháp, chính đáng của tổ chức và công dân.
Qua thực tiễn hoạt động, có thể nhận thấy những yếu tố khách quan ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công chứng của các Phòng công chứng trên địa bàn Hà Nội hiện nay bao gồm:
- Các giao dịch kinh doanh thương mại sụt giảm: Khủng hoảng tài chính toàn cầu trong những năm qua làm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển kinh tế thế giới, Việt nam cũng không nằm ngoài ảnh hưởng đó, trong đó ngành Tài chính ngân hàng chịu ảnh hưởng lớn khi hàng loạt Ngân hàng, Công ty tài chính, Công ty bảo hiểm trên toàn thế giới sụp đổ, tình hình lạm phát gia tăng, lãi suất ngân hàng tăng quá cao, nhu cầu vay vốn để kinh doanh, đầu tư vào chứng khoán, bất động sản giảm sút, khả năng giải ngân của các ngân hàng trong nước giảm đáng kể dẫn đến nhu cầu công chứng các hợp đồng thế chấp để vay vốn ngân hàng, các hợp đồng mua bán, chuyển nhượng liên quan đến bất động sản cũng giảm theo.
- Tính cạnh tranh cao trong nội bộ ngành công chứng: Thực hiện xã hội hóa công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, đến đầu năm 2013, UBND
thành phố Hà Nội đã cho phép thành lập và cấp phép hoạt động cho 90 VPCC, điều này đã có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của các Phòng công chứng. Các VPCC lại rất “mạnh tay” chi cho các hoạt động ngoại giao, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút khách hàng cũng đã gây khó khăn cho hoạt động của các phòng công chứng. Các phòng công chứng so với trước đây, công việc đã giảm đi rất nhiều, nhưng số cán bộ lại chưa thể giảm, mà càng nhiều cán bộ thì việc tăng thu nhập cho cán bộ lại càng gặp khó khăn. Nếu đời sống của CCV không bảo đảm thì CCV có kinh nghiệm cũng không thể gắn bó mãi với Phòng mà sẽ tìm hướng ra mở VPCC, lúc đó chất lượng dịch vụ đối với khách hàng sẽ giảm, uy tín của Phòng công chứng cũng sẽ giảm theo.
Trước đây chỉ có các Phòng công chứng hoạt động thì người dân, tổ chức kinh tế không có nhiều sự lựa chọn nơi công chứng theo ý muốn của mình, tuy nhiên hiện nay, khách hàng có thể đến bất kỳ tổ chức HNCC nào mà họ muốn. Rõ ràng, về phía người yêu cầu công chứng, họ có lợi thế hơn, họ được phục vụ tốt hơn; còn về phía tổ chức HNCC cần phải thay đổi phong cách làm việc để chuyên nghiệp hơn, lịch sự hơn, vui vẻ hơn trong giao tiếp với khách hàng.
Thực tế, các số liệu nêu trên cho thấy rằng, nhiều người dân vẫn tin tưởng vào “Phòng công chứng nhà nước”, nhiều tổ chức, đặc biệt là các tổ chức tín dụng vẫn đặt niềm tin vào các Phòng công chứng, nên đã yêu cầu phải công chứng các Hợp đồng thế chấp, cầm cố tại các Phòng công chứng. Các tổ chức tín dụng này cho rằng, tại các Phòng công chứng, CCV có kinh nghiệm, có trách nhiệm và thường kiểm tra, “phản bác” lại các hồ sơ của tổ chức tín dụng cho vay khi thấy hồ sơ chưa rõ ràng, không đảm bảo pháp lý trước khi công chứng hợp đồng, đồng thời, với suy nghĩ “Phòng công chứng là của Nhà nước, nên khả năng rủi ro thấp, và nếu có phát sinh tranh chấp thì cũng có Nhà nước đảm bảo”. Do đó, các tổ chức tín dụng cũng như người dân vẫn tin tưởng vào các Phòng công chứng trong thời điểm hiện nay là điều dễ hiểu.
Sự tồn tại của các Phòng công chứng trong thời điểm hiện nay là không thể phủ nhận được đặc biệt là với tâm lý của người dân ở Việt Nam. Việc đến các cơ quan nhà nước thường đem đến cho người dân một sự an tâm, tin tưởng. Với cơ chế, chính sách tài chính như hiện nay, các Phòng công chứng đã chuyển sang đơn vị sự nghiệp cần có những thay đổi tích cực hơn nữa về tác phong, về thái độ làm việc, nâng cao đạo đức nghề nghiệp thì chắc chắn người yêu cầu công chứng vẫn sẽ tin tưởng vào các Phòng công chứng [31].
2.2.2.2. Hoạt động công chứng của VPCC
Luật Công chứng với ý nghĩa to lớn là thực hiện chủ trương xã hội hóa và trả lại đúng tính chất của hoạt động công chứng, nên ngay từ khi triển khai thi hành luật đã thu hút được sự quan tâm rất lớn của xã hội. Ban đầu cũng có hai luồng ý kiến khác nhau. Một luồng ý kiến thận trọng muốn hạn chế tốc độ phát triển về số lượng của các VPCC vì lo ngại về chất lượng và hậu quả từ các văn bản công chứng kém chất lượng. Một luồng ý kiến khác mong muốn các quy định và tinh thần thông thoáng của Luật Công chứng được sớm đi vào cuộc sống. Trước tình hình đó, sau những cân nhắc đầy trách nhiệm, đồng thời, có tham khảo mô hình tổ chức, hoạt động công chứng của một số nước phát triển về công chứng trên thế giới, cộng với yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của Thủ đô, UBND thành phố đã chỉ đạo Sở Tư pháp thống nhất nhận thức về việc triển khai thực thi Luật Công chứng với phương châm là phát triển bền vững phải đi đôi với hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với các tổ chức HNCC [51].
Sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành với chủ trương xã hội hóa, cùng với tốc độ phát triển kinh tế xã hội, tốc độ đô thị hóa và việc chuyển giao chứng thực từ UBND sang công chứng, nhu cầu thành lập các VPCC trên địa bàn thành phố Hà Nội rất lớn. UBND thành phố đã giao Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, kiểm tra thực tế, trình các hồ sơ đủ điều kiện để UBND thành phố xem xét, quyết định cho phép thành lập VPCC. Số lượng tổ chức HNCC trên địa bàn thành phố tăng nhanh qua các năm, cụ thể là: năm 2007
có 9 tổ chức, năm 2008 có 26 tổ chức, năm 2009 có 51 tổ chức, năm 2010 có 50 tổ chức, năm 2011 có 68 tổ chức, năm 2012 có 96 tổ chức. Tính đến ngày 01/11/2012, toàn thành phố có 86 VPCC, trong đó 80 văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, 06 văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Tổng số CCV đang hành nghề công chứng tại các VPCC là 220. Và đến tháng 4 năm 2013, số lượng các VPCC đã tăng lên là 90 Văn phòng với gần 300 CCV [51].
Việc thành lập một loạt các VPCC đã góp phần giải quyết triệt để tình trạng chen lấn, xô đẩy, xếp hàng chờ đến lượt công chứng tại các Phòng công chứng trước đây. Tuy các VPCC khi mới thành lập cũng gặp một số khó khăn về vốn, trụ sở, nhân viên, khách hàng, xây dựng thương hiệu, chuyên môn nghiệp vụ ... nhưng hầu hết đều đã cố gắng khắc phục những khó khăn, trở ngại ban đầu. Đến nay, đa số VPCC đã dần khẳng định được vị trí, vai trò của mình, hoạt động theo hướng ngày càng chuyên nghiệp, đảm bảo cho các giao dịch của người dân được nhanh chóng, thuận tiện. Người yêu cầu công chứng được hướng dẫn, phục vụ công chứng tận tình, nhiều VPCC đã đưa ra những dịch vụ hỗ trợ như công chứng ngoài trụ sở khi khách hàng ốm đau, hay phối hợp cùng Ngân hàng trực tiếp đi kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của tài