Quỏ trỡnh giao kết hợp đồng núi chung là quỏ trỡnh mà trong đú cỏc bờn chủ thể bày tỏ ý chớ với nhau bằng cỏch trao đổi ý kiến để đi đến thỏa thuận trong việc cựng nhau làm xỏc lập những quyền và nghĩa vụ dõn sự đối với nhau. Thực chất, đú là quỏ trỡnh mà hai bờn “mặc cả” về những điều khoản trong nội dung của hợp đồng. Quỏ trỡnh này diễn ra thụng qua hai giai đoạn: đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng.
Đề nghị giao kết hợp đồng là việc một bờn biểu lộ ý chớ của mỡnh trước người khỏc bằng cỏch bày tỏ cho phớa bờn kia biết ý muốn tham gia giao kết với người đú một hợp đồng dõn sự. Để người mà mỡnh muốn giao kết hợp đồng với họ cú thể hỡnh dung được hợp đồng đú như thế nào, người đề nghị phải đưa ra những điều khoản của hợp đồng một cỏch cụ thể và rừ ràng.
Người đề nghị cú thể trực tiếp (đối mặt) với người được đề nghị để trao đổi thỏa thuận hoặc cú thể thụng qua điện thoại, văn bản…[34, 31, tr. 109-110].
Chấp nhận giao kết hợp đồng là việc bờn được đề nghị nhận lời đề nghị và đồng ý tiến hành việc giao kết hợp đồng với người đó đề nghị.
Quỏ trỡnh giao kết hợp đồng BHNT cũng được thực hiện thụng qua hai giai đoạn núi trờn. Quỏ trỡnh này được bắt đầu từ việc doanh nghiệp bảo hiểm trực tiếp hoặc thụng qua đại lý bảo hiểm tư vấn sản phẩm bảo hiểm, giải thớch về quyền, nghĩa vụ cú liờn quan và hướng dẫn khỏch hàng hoàn tất GYCBH theo mẫu do doanh nghiệp bảo hiểm thiết kế, nộp phớ bảo hiểm tạm thời (cũn gọi là phớ bảo hiểm ước tớnh).
Tuy nhiờn, để đưa ra quyết định chấp nhận bảo hiểm hay khụng doanh nghiệp bảo hiểm cần một khoảng thời gian nhất định để xem xột, đỏnh giỏ rủi ro từ những thụng tin mà bờn mua bảo hiểm cung cấp. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp bảo hiểm vẫn giữ khoản phớ bảo hiểm tạm thời mà bờn mua bảo hiểm đó nộp và vỡ vậy, đổi lại doanh nghiệp cung cấp cho khỏch hàng một Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời. Trờn thực tế, Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời mà cỏc doanh nghiệp bảo hiểm đang sử dụng là một loại hỡnh bảo hiểm chết và thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạn cú thời hạn trựng với thời gian bảo hiểm tạm thời. Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời sẽ chấm dứt hiệu lực khi sự kiện bảo hiểm xảy ra trong thời gian bảo hiểm tạm thời hoặc khi doanh nghiệp bảo hiểm phỏt hành hợp đồng bảo hiểm cho bờn mua bảo hiểm.
Sau thời gian xem xột, đỏnh giỏ rủi ro trờn, nếu đồng ý bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm ra quyết định chấp nhận bảo hiểm (chấp nhận giao kết hợp đồng bảo hiểm) và yờu cầu khỏch hàng nộp phớ bảo hiểm đầu tiờn. Như vậy, hợp đồng BHNT phỏt sinh hiệu lực kể từ ngày doanh nghiệp bảo hiểm nhận
được số phớ bảo hiểm đầu tiờn theo quy định trong biểu phớ (nếu nộp phớ theo năm thỡ đú là số phớ của năm đầu tiờn, nếu theo thỏng thỡ đú là phớ của thỏng đầu tiờn) [35, 32, tr. 315]. Lỳc này hợp đồng BHNT mới được coi là đó giao kết, nghĩa là quyền và nghĩa vụ của cỏc bờn mới phỏt sinh theo Điều 15 LKDBH- “Trỏch nhiệm bảo hiểm phỏt sinh khi hợp đồng bảo hiểm đó được giao kết hoặc khi cú bằng chứng doanh nghiệp bảo hiểm đó chấp nhận bảo hiểm và bờn mua bảo hiểm đó đúng phớ bảo hiểm, trừ trường hợp cú thỏa thuận khỏc trong hợp đồng”.
í chớ giao kết hợp đồng BHNT của bờn mua bảo hiểm thể hiện ở việc họ là người trực tiếp kờ khai cỏc thụng tin trờn GYCBH và nộp phớ bảo hiểm. GYCBH thực chất là đề nghị giao kết hợp đồng của bờn mua bảo hiểm chứa đựng tất cả cỏc thụng tin cơ bản về nhõn thõn (tờn, ngày thỏng năm sinh, địa chỉ, nghề nghiệp…), sức khỏe và một số thụng tin khỏc của NĐBH và/hoặc bờn mua bảo hiểm cú liờn quan đến việc yờu cầu mua bảo hiểm do đớch thõn hoặc đại diện hợp phỏp của Bờn mua bảo hiểm cung cấp cho doanh nghiệp bảo hiểm. GYCBH ghi nhận sự chấp thuận giao kết hợp đồng của bờn mua bảo hiểm thụng qua việc điền đầy đủ cỏc thụng tin núi trờn, ký và ghi rừ họ tờn của mỡnh và của NĐBH (nếu cú). Thụng thường, cỏc doanh nghiệp bảo hiểm lưu lại bản gốc của GYCBH trong bộ hồ sơ hợp đồng của mỡnh và gửi bản sao cho khỏch hàng để cú tài liệu đối chiếu khi cần thiết.
GYCBH là một bộ phận khụng thể thiếu của hợp đồng BHNT và cú giỏ trị vụ cựng quan trọng bởi nú chứa đựng cỏc thụng tin quan trọng về NĐBH và NTGBH mà doanh nghiệp bảo hiểm dựa vào cỏc thụng tin đú để đỏnh giỏ rủi ro và ra quyết định chấp nhận bảo hiểm (bao gồm chấp nhận bảo hiểm với mức phớ tiờu chuẩn, chấp nhận với điều kiện: tớnh thờm phớ phụ trội, thay đổi điều kiện hợp đồng…), trỡ hoón chấp nhận bảo hiểm hay từ chối chấp nhận bảo hiểm. Điều đỏng lưu ý ở đõy, hợp đồng BHNT phải dựa trờn nguyờn tắc
“trung thực tuyệt đối” - doanh nghiệp bảo hiểm hoàn toàn tin tưởng và căn cứ vào cỏc thụng tin mà NTGBH cung cấp trong đú cú thụng tin về tuổi và sức khỏe của NĐBH để giao kết và thực hiện hợp đồng. Do vậy, khi mua bảo hiểm, nếu NTGBH kờ khai thụng tin khụng đầy đủ (bỏ sút) hoặc kờ khai khụng trung thực về cỏc thụng tin mà doanh nghiệp bảo hiểm đưa ra tại GYCBH thỡ họ cú thể sẽ phải gỏnh chịu hậu quả bất lợi là hợp đồng bảo hiểm do họ đứng tờn sẽ bị đỡnh chỉ thực hiện và doanh nghiệp bảo hiểm cú quyền khụng hoàn trả lại số phớ bảo hiểm mà họ đó nộp. Ngoài ra, nếu NTGBH khụng ký tờn hoặc để cho người khỏc ký hộ tờn mỡnh trờn GYCBH thỡ hợp đồng bảo hiểm đú cú thể sẽ bị Toà ỏn tuyờn là vụ hiệu do vi phạm điều kiện về mặt hỡnh thức được quy định tại Điều 570 BLDS 2005 (Hỡnh thức của hợp đồng bảo hiểm) núi trờn. Trường hợp này đó xảy ra trờn thực tế.
í chớ giao kết hợp đồng BHNT của doanh nghiệp bảo hiểm được thể hiện ở hành vi chấp nhận bảo hiểm bằng việc phỏt hành cho bờn mua bảo hiểm Giấy chứng nhận bảo hiểm hay Đơn bảo hiểm. Trờn thực tế, cỏc doanh nghiệp bảo hiểm phỏt hành Giấy chứng nhận bảo hiểm (cũng cú thể được thể hiện dưới hỡnh thức Bỡa hợp đồng): được phỏt hành sau khi doanh nghiệp bảo hiểm nhận được GYCBH của bờn mua bảo hiểm, tiến hành đỏnh giỏ rủi ro và chấp nhận bảo hiểm. Văn bản này là một chứng chỉ phỏp lý thường cú chữ ký của người đại diện hợp phỏp của doanh nghiệp bảo hiểm và con dấu của doanh nghiệp, là cơ sở phỏp lý ghi nhận giới hạn phạm vi trỏch nhiệm của doanh nghiệp bảo hiểm trong việc thực hiện cỏc cam kết của hợp đồng. Chẳng hạn, trong cỏc hợp đồng BHNT của Bảo Việt đều cú nội dung ghi:
“Bảo Việt cam kết đảm bảo cỏc quyền lợi bảo hiểm đó được quy định trong Điều khoản hợp đồng chớnh, điều khoản riờng (nếu cú) và Phụ lục kốm theo của hợp đồng bảo hiểm này. GYCBH, điều khoản bảo hiểm (tờn sản
phẩm), cỏc điều khoản riờng (nếu cú), Phụ lục kốm theo ở cỏc trang sau là bộ
phận của Hợp đồng này”.