2.1. Thực trạng pháp luật và thực tiễn thực hiện pháp luật về
2.1.3. Hồ sơ và thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm
2.1.3.1. Thực trạng pháp luật về hồ sơ và thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm - Hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm
Trên cơ sở các quy định tại Nghị định số 83/2010/NĐ-CP và Nghị định số 05/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 83, hồ sơ đăng ký các giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, tàu bay và tàu biển có thể khái quát bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:
(i) Đơn yêu cầu đăng ký;
(ii) Hợp đồng bảo đảm (thế chấp, cầm cố,…);
(iii) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bảo đảm; (iv) Trường hợp người yêu cầu đăng ký là người được uỷ quyền thì phải có Văn bản uỷ quyền và;
(v) Một số giấy tờ khác như: Giấy phép xây dựng, Quyết định phê duyệt dự án đầu tư,…
Các giao dịch bảo đảm bằng động sản khác thì người yêu cầu đăng ký chỉ cần nộp Đơn yêu cầu đăng ký và Văn bản uỷ quyền trong trường hợp
Có thể thấy sự thay đổi theo hướng loại bỏ những giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm như: người yêu cầu đăng ký chỉ cần nộp 01 đơn yêu cầu đăng ký thay vì phải nộp 02 đơn như quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2005/TTLT-BTP-BTNMT và các Thông tư sửa đổi; quy định cụ thể thành phần, số lượng các loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký đối với mỗi loại việc đăng ký cụ thể; ngoài ra, đối với các loại giấy tờ là bản chính, bản sao hay bản sao có chứng thực cũng được quy định rõ nhằm tạo thuận lợi cho người yêu cầu đăng ký và cán bộ thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký.
Bên cạnh đó Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT cũng có quy định mở rộng hơn đối với các trường hợp Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần chữ ký, con dấu của một bên ký kết hợp đồng thế chấp hoặc người được uỷ quyền (mà không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký, con dấu của tổ chức, cá nhân là các bên ký kết hợp đồng thế chấp hoặc người được uỷ quyền) ngoài những trường hợp quy định trước đó tại Thông tư liên tịch số 06/2010/TTLT- BTP-BTNMT hướng dẫn việc đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất, đó là: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp nhà ở, hợp đồng thế chấp tài sản khác gắn liền với đất hoặc hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai đã có công chứng, chứng thực hoặc xác nhận theo quy định của pháp luật;…
- Thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm
Trình tự, thủ tục chung áp dụng đói với đăng ký các loại giao dịch bảo đảm được quy định tại Nghị định số 83 có thể khái quát thành bao gồm các bước sau đây:
* Nộp hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm
Hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm có thể được nộp theo một trong các phương thức sau đây: (i) Nộp trực tiếp tại trụ sở của cơ quan đăng ký; (ii) Gửi
qua đường bưu điện; (iii) Gửi qua fax hoặc gửi qua thư điện tử đối với đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản tại các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản với điều kiện người yêu cầu đăng ký đã đăng ký khách hàng thường xuyên tại Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp; (iv) Gửi qua hệ thống đăng ký trực tuyến.
* Tiếp nhận hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm
Các cơ quan có thẩm quyền trong việc tiến hành đăng ký giao dịch bảo đảm thực hiện tiếp nhận những hồ sơ xin đăng ký hợp lệ. Khi tiếp nhận người thực hiện đăng ký ghi thời điểm nhận hồ sơ đăng ký (giờ, phút, ngày, tháng, năm) vào Đơn yêu cầu đăng ký và Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký theo đúng thứ tự tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đăng ký được nộp trực tiếp thì người thực hiện đăng ký cấp cho người yêu cầu đăng ký phiếu hẹn trả kết quả đăng ký, trừ trường hợp giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ đăng ký.
* Giải quyết hồ sơ đăng ký
Cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm có trách nhiệm giải quyết hồ sơ đăng ký, đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản bảo đảm, sửa chữa sai sót về đăng ký giao dịch bảo đảm, xóa đăng ký giao dịch bảo đảm. Về thời hạn giải quyết các trường hợp đăng ký được áp dụng thống nhất đối với tất cả các loại tài sản bảo đảm (tàu bay, tàu biển, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, các tài sản khác,…) là trong ngày nhận hồ sơ đăng ký hợp lệ; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ, thì hoàn thành việc đăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo; trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký thì cũng không quá 03 ngày làm việc.
Có thể thấy quy định này một mặt thể hiện sự tiến bộ trong công tác giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan đăng ký, mặt khác tạo sự minh bạch trong công tác giải quyết Đơn yêu cầu đăng ký, rang buộc và nâng cao trách nhiệm của cơ quan đăng ký trong việc thụ lý hồ sơ đồng thời tạo thuận lợi cho
người đăng ký trong việc theo dõi quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ của cơ quan đăng ký. Qua đó, phần nào đáp ứng được nhu cầu thực tế, đảm bảo tính khoa học, hiệu quả cho các ngân hàng và tổ chức, cá nhân có nhu cầu đăng ký.
* Trả kết quả đăng ký giao dịch bảo đảm
Kết quả đăng ký giao dịch bảo đảm được cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm trả cho người yêu cầu đăng ký trực tiếp tại cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, hoặc gửi qua đường bưu điện, hoặc phương thức khác do cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm và người yêu cầu đăng ký thoả thuận.
2.1.3.2. Thực tiễn thi hành pháp luật về hồ sơ và thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm
- Về hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm
Đối với việc đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, trên thực tế tại một số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không có sự thống nhất trong việc yêu cầu người đăng ký cung cấp thêm các giấy tờ, hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm ngoài những tài liệu pháp luật quy định như: yêu cầu ngân hàng/bên bảo đảm phải cung cấp thêm tài liệu là Biên bản định giá tài sản bảo đảm, Hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng và khách hàng,… khi thực hiện đăng ký. Hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng và khách hàng,… khi thực hiện đăng ký. Điều này ít nhiều đã ảnh hưởng đến việc hưởng thứ tự ưu tiên thanh toán cao nhất của các ngân hàng khi phải mất thêm thời gian cung cấp văn bản này [32].
Bên cạnh đó, trong hồ sơ đăng ký giao dịch bảo đảm bằng tàu biển tại Sổ đăng ký tàu biển quốc gia Việt Nam đang sử dụng tại cơ quan đăng ký tàu biển Việt Nam, hiện mới chỉ có phần ghi về “đăng ký cầm cố, thế chấp, xoá đăng ký” mà chưa có phần ghi các nội dung về đăng ký thay đổi đăng ký văn bản thong báo về việc xử lý tài sản bảo đảm. Do đó, nếu thực tế các ngân hàng thương mại và bên bảo đảm có yêu cầu đăng ký thay đổi, hoặc yêu cầu
đăng ký văn bản thong báo xử lý tài sản bảo đảm là tàu biển sẽ không có phần để ghi nội dung này. Đồng thời pháp luật hiện hành cũng chưa có hướng dẫn cụ thể về hồ sơ đăng ký thế chấp tàu biển hình thành trong tương lai. Nghị định số 83 quy định nội dung đăng ký thay đổi, đăng ký văn bản thong báo xử lý tài sản bảo đảm là tàu biển nhưng hiện chưa có mẫu đơn đăng ký đối với các loại việc này. Do vậy đã gây ra khó khăn cho các ngân hàng và bên vay vốn khi nhận bảo đảm và thế chấp loại tài sản này.
- Thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm
Ngoài những kết quả đạt được, thời gian qua quy định về thủ tục đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trong một số trường hợp cụ thể hiện vẫn còn nhiều bất cập, vướng mắc, gây khó khăn cho các ngân hàng thương mại và bên bảo đảm trong quá trình thực hiện đăng ký như sau [32]:
Thứ nhất, về thủ tục đăng ký thế chấp đối với tài sản gắn liền với đất
Liên quan đến việc đăng ký thế chấp đối với tài sản gắn liền với đất, theo quy định của pháp luật, để đăng ký giao dịch bảo đảm trong trường hợp này thì tài sản đó phải được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu. Trong thực tế nếu tài sản không được ghi nhận trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì trong một số trường hợp cơ quan đăng ký thế chấp cũng chấp nhận văn bản xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã về tài sản trên đất. Như vậy, các bên tham gia giao dịch thế chấp sẽ thuận lợi hơn khi hoàn thiện thủ tục liên quan đến tài sản thế chấp. Tuy nhiên do pháp luật chưa quy định rõ ràng về cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận về tài sản trong trường hợp này nên các ngân hàng thương mại cũng không có cơ sở pháp lý cụ thể để nhận làm tài sản bảo đảm và bảo vệ quyền lợi của mình nếu tài sản này không được Toà án công nhận khi có phát sinh tranh chấp.
BTP-BTNMT quy định rất rõ người thực hiện đăng ký phải “ghi thời điểm nhận hồ sơ (giờ, phút, ngày, tháng, năm) vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ; ký và ghi rõ họ, tên vào phần cán bộ tiếp nhận hồ sơ” [11] và cấp cho người yêu cầu đăng ký Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Nhưng thực tế, nhiều trường hợp Phiếu tiếp nhận hồ sơ không được cán bộ đăng ký ghi cụ thể về thời điểm nhận hồ sơ, làm ảnh hưởng đến việc xác định thời điểm phát sinh hiệu lực của đăng ký giao dịch bảo đảm.
Thứ hai, về thủ tục đăng ký đối với tài sản hình thành trong tương lai
Việc nhận tài sản bảo đảm là tài sản hình thành trong tương lai đã được quy định rất rõ trong BLDS và Nghị định sô 163/2006/NĐ-CP, tuy nhiên tới nay việc nhận thế chấp tài sản hình thành trong tương lai vẫn gặp nhiều khó khăn. Bởi theo quy định của Luật nhà ở 2005 thì giao dịch thế chấp nhà ở đòi hỏi phải có giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở. Hơn nữa theo Điều 5 của Luật công chứng hiện hành yêu cầu công chứng viên phải chứng nhận “đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật” đã dẫn tới việc nhận thế chấp tài sản hình thành trong tương lai bị từ chối công chứng trong nhiều trường hợp do bị hiểu là “không có thật” hoặc “chưa có thật”. Mặc dù Luật nhà ở năm 2005 không yêu cầu thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai bắt buộc phải công chứng nhưng hiện nay việc không công chứng được hợp đồng thế chấp đồng nghĩa với việc không được đăng ký giao dịch bảo đảm, Ngân hàng sẽ không giải ngân được và do đó khách hàng cũng không thể vay được vốn.
Ngoài ra, việc đăng ký giao dịch bảo đảm là nhà ở hình thành trong tương lai hiện nay được thực hiện tại Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản của Cục đăng ký quốc gia về giao dịch bảo đảm thuộc Bộ tư pháp dưới hình thức là quyền tài sản phát sinh từ Hợp đồng mua bán nhà ở. Tuy nhiên, sau khi tài sản hình thành trong tương lai đã hình thành, thì Hợp đồng thế chấp được các
bên xác lập để ghi nhận các thông tin về tài sản đã hình thành lại được đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Hai hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm hiện nay là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Trung tâm đăng ký là riêng biệt, độc lập với nhau. Nếu quyền tài sản phát sinh từ các Hợp đồng thế chấp nhà ở mà đăng ký giao dịch bảo đảm tại các Trung tâm đăng ký thì không thể biết được trước đó toàn bộ quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất của cả dự án đã được thế chấp hay tham gia một giao dịch khác từ trước đó hay chưa bởi vì chỉ có các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất mới lưu giữ các thông tin này. Từ đó, sẽ rất bất lợi cho các ngân hàng thương mại nếu nhận tài sản này làm tài sản bảo đảm cũng như không đảm bảo được quyền lợi của mình khi có tranh chấp phát sinh.
Thứ ba, về việc đăng ký một tài sản bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 83 và Điều 5 Nghị định số 163/2006/NĐ-CP thì một tài sản có thể được dung để bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ khác nhau và các bên có thể thoả thuận dung tài sản có giá trị nhỏ hơn, bằng hoặc lớn hơn tổng giá trị nghĩa vụ được bảo đảm. Trong trường hợp một tài sản được dung để bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ thì khi yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm tiếp theo, người yêu cầu đăng ký không phải xoá đăng ký đối với giao dịch bảo đảm đã đăng ký trước đó. Tuy nhiên, trên thực tế, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đát ở một số địa phương đã không thực hiện và áp dụng đúng các quy định của pháp luật về đăng ký giao dịch bảo đảm, không đăng ký thế chấp đối với quyền sử dụng đất được dung để bảo đảm cho hai khoản vay của khách hàng (cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm yêu cầu ngân hàng phải xoá đăng ký thế chấp của khoản vay cũ trước khi đăng ký thế chấp cho khoản vay mới). Điều này đã gây khó khăn cho hoạt động của các ngân hàng và hạn chế khả năng tiếp cận vốn của khách hàng.
Thứ tư, đối với thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm bằng động sản, trừ tàu bay, tàu biển [24].
Điều 33 Nghị định số 83 quy định trường hợp tài sản bảo đảm là phương tiện giao thông cơ giới đường bộ và tài sản này không phải là hang hoá luân chuyển trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc tài sản hình thành trong tương lai thì người yêu cầu đăng ký mô tả chính xác số khung của phương tiện giao thong cơ giới đó. Tuy nhiên Điều 20.1.b Nghị định số 163 quy định nếu không mô tả số khung và số máy của phương tiện giao thong cơ giới, thì bên nhận thế chấp có thể bị mất quyền thu hồi tài sản thế chấp trong trường hợp bên thế chấp bán, trao đổi tài sản thế chấp. Như vậy, có thể thấy sự khác nhau giữa hai văn bản quy định cùng một nội dung. Sự không thống nhất này có thể dẫn đến những băn khoăn và e ngại cho Bên bảo đảm, ngân hàng thương mại khi thực hiện kê khai đơn yêu cầu đăng ký giao dịch bảo đảm.