mọi khâu mọi công đoạn của quá trình sản xuất :
Với đặc điểm của quá trình sản xuất t-ơng đối dài và phức tạp, ng-ời lao động ch-a nhận thức rõ vai trò của chất l-ợng và ch-a tự giác trong công việc của mình nhà máy thuốc lá Thăng Long nên áp dụng ph-ơng pháp kiểm tra chất l-ợng trên tất cả các công đoạn của quá trình sản xuất để đảm bảo chất l-ợng sản phẩm làm ra thoả mãn nhu cầu đa dạng của thị tr-ờng. Biện pháp này hoàn toàn có thể thực hiện đ-ợc bởi vì nhà máy đã phân công rõ nhiêm vụ kiểm tra chất l-ợng sản xuất cho phòng KCS và phòng kỹ thuật công nghệ. Cán bộ kiểm tra của hai phòng này luôn có mặt ở các phân x-ởng, moị lúc, mọi nơi. Ngoài ra các tiêu chuẩn kiểm tra ở mỗi giai đoạn đã đ-ợc nhà máy xây dựng rõ ràng và phù hợp. Ví dụ nh- trong giai đoạn hấp chân không thì phải hấp làm hai lần mới đảm bảo thuỷ phân sau khi hấp tăng từ 2-4 % nếu nhiệt độ sau khi hấp nhỏ hơn 600C thì đó là sợi thuốc tốt còn nhỏ hơn 65 0C là loại sợi trung bình và xấu. Trong giai đoạn tr-ơng nở cuộng thì phải dùng hơi n-ớc nóng làm cuộng lá tr-ơng xốp lên và mềm ra để tiến hành thái sợi. Nếu nhiệt độ không nằm trong khoảng từ 102- 1050C thì hơi n-ớc nóng không thể đủ làm biến từ cuộng lá cứng thành cuộng lá mềm, cuộng lá sẽ bị dai, và khi tiến hành thái cuộng sợi thuốc rất to và thô chứ không nhỏ và mảnh.
Từ những thuận lợi này nhà máy cần quán triệt hơn nữa quy trình kiểm tra chất l-ợng sản phẩm trên tất cả các công đoạn của quá trình sản xuất. Nội dung của công tác này có thể đ-ợc tiến hành nh- sau :
Tr-ớc tiên nhà máy phải phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng ng-ời đối với việc kiểm tra từng khâu, từng công đoạn phù hợp với khả năng, năng lực và kinh nghiệm của cán bộ kiểm tra giám sát. Sự phân công càng chặt chẽ càng tránh đ-ợc bộ phận thì có quá nhiều kiểm tra, bộ phận thì chẳng có ai giám sát và giải quyết khi có những trục trặc xảy ra. Nhìn một cách tổng quát thì phòng KCS kiểm tra về mặt sản phẩm còn phòng kỹ thuật công nghệ chịu trách nhiệm về máy móc thiết bị.
Khi đã Khi có sự phân công chi tiết cụ thể thì cán bộ kỹ thuật phải có nhiệm vụ : + Kiểm tra th-ờng xuyên trên dây chuyền sản xuất mà mình đ-ợc phân công.
+ Phát hiện các yếu tố làm ảnh h-ởng đến chất l-ợng sản phẩm, tiến hành phân tích và giải quyết. Đây mới là ý nghĩa thiết thực của kiểm tra, bởi vì kiểm tra không sẽ chẳng làm chất l-ợng sản phẩm tốt hơn mà còn làm tăng áp lực về phía ng-ời công nhân. Kiểm tra là phải gắn liền với công việc giải quyết các yếu tố ảnh h-ởng đến sự sai hỏng của sản phẩm, nếu cán bộ đ-ợc phân công không có khả năng giải quyết thì phải thông tin ng-ợc về phòng KCS và phòng kỹ thuật công nghệ để cùng phối hợp.
+ Kiểm tra không có nghĩa là cứ phải tìm ra một sự sai hỏng nào đó điều này thật vô lý, mà qua việc kiểm tra cán bộ phải ghi nhận các kết quả đạt đ-ợc trong khu vực của mình.Từ đó phổ biến kinh nghiệm cho toàn bộ nhà máy phải làm nh- thế nào sản phẩm sẽ đạt chất l-ợng cao.
Để thực hiện đ-ợc giải pháp này có hiệu quả nhà máy thuốc lá Thăng Long cần đào tạo và bổ sung thêm cán bộ và công nhân kiểm tra chất l-ợng sản phẩm ở một số khâu còn xảy ra nhiều khuyết tật và một số khâu quan trọng có tính quyết định tới chất l-ợng sản phẩm ví dụ nh- khâu gia h-ơng nhằm tăng phẩm chất sợi, khâu cuốn điếu còn bị lăn nhiều, điếu co, rỗ nhiều ở phân x-ởng Bao Mềm, khâu đóng bao ở phân x-ởng Bao Cứng còn nhiều bẹp đáy, bong hồ…nh- chúng ta đã biết ở phần phân tích thực trạng chất l-ợng sản phẩm của nhà máy.
Ngoài ra nhà máy cũng cần phải xây dựng một chế độ th-ởng phạt nghiêm ngặt đối với công nhân sản xuất cũng nh- bộ phận quản lý trực tiếp trong việc đảm bảo chất l-ợng sản phẩm .
5.Tăng c-ờng công tác nghiên cứu thị tr-ờng để định h-ớng nâng cao chất l-ợng sản phẩm
Nhu cầu thị tr-ờng luôn thay đổi nên yêu cầu về chất l-ợng sản phẩm cũng biến động theo. Nếu doanh nghiệp luôn tuân thủ chất l-ợng cố định nào đó, sản phẩm của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh sẽ bị tụt hậu, mặc dù sản phẩm của doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn chất l-ợng kỹ thuật nh-ng ng-ời tiêu dùng không chấp nhận.
Để tránh mắc phải tình trạng này nhà máy thuốc lá Thăng Long nên tăng c-ờng hơn nữa công tác điều tra nghiên cứu thị tr-ờng. Điểm rất thuận lợi của nhà máy là cán bộ công nhân viên nhà máy đã nhận biết đ-ợc vai trò quan trọng của thị tr-ờng đối với chất l-ợng sản phẩm qua việc tách phòng Tiêu thụ ra làm hai phòng đó là phòng Thị Tr-ờng và phòng Tiêu Thụ nh- chúng ta đã biết ở sơ đồ tổ chức của nhà máy. Một trong những nh-ợc điểm của nhà máy
thuốc lá Thăng Long là phòng Tiêu Thụ chỉ có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm còn những vấn đề sau khi bán hàng, những yêu cầu của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm lại không đ-ợc để ý tới. Nhà máy cho rằng mọi sản phẩm bị trả lại không phải do những trục trặc về chất l-ợng mà là do không hợp gu với thị tr-ờng điạ lý. Nhà máy cũng không để ý rằng vì sản phẩm thuốc lá qúa nhỏ, giá trị không lớn nh- các loại hàng hoá khác nên ng-ời tiêu dùng rất ngại việc khiếu nại và phản hồi với ng-ời cung cấp. Nhiệm vụ của nhà máy là phải khai thác hết những gì mà khách hàng không hài lòng khi sử dụng sản phẩm thuốc lá của nhà máy. Công việc này thuộc phòng Tiêu Thụ nh-ng phòng Tiêu Thụ đã l-ớt qua.Vì vậy để cho công việc nghiên cứu thị tr-ờng đạt hiệu quả cao, các nhiệm vụ chức năng của các phòng có thể đ-ợc quy định nh- sau :
Phòng Thị Tr-ờng nghiên cứu đặc điểm của từng vùng thị tr-ờng, tổng hợp các thông tin về chất l-ợng mẫu mã, sản phẩm, yêu cầu thị hiếu, phản ánh lại cho nhà máy để xây dựng kế hoạch sản xuất đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu thị tr-ờng. Bên cạnh đó phòng Thị Tr-ờng cũng luôn nghiên cứu những tính năng mới để cùng phòng Công Nghệ cải tiến chất l-ợng sản phẩm và cho ra đời sản phẩm mới. Còn phòng Tiêu Thụ ngoài việc đảm bảo chất l-ợng trong khi tiêu thụ còn phải kiểm tra sản phẩm bị trả lại, phân tích các điều phân vân và kháng nghị của khách hàng. Tất cả những thông tin từ hai phòng lại đ-ợc phản hồi tới phòng kỹ thuật công nghệ để nghiên cứu ra những sản phẩm mới, sản xuất thử, đ-a sản phẩm chế thử, đ-a các sản phẩm mẫu ra thăm dò thị tr-ờng; nếu thành công sẽ đi vào sản xuất hàng loạt.
Nghiên cứu thị tr-ờng tiêu thụ Phân tích thông tin về chất l-ợng Sp Nghiên cứu sp có chất l-ợng cần thiết Đảm bảo chất l-ợng trong khi tiêu thụ Thu thập thông tin phản hồi từ ng-ời mua Nghiên cứu sản phẩm mới Thiét kế chế thử sản xuất hàng loạt P.Thị tr-ờng P. Tiêu Thụ P.kỹ thuật công nghệ
Để giải pháp này có hiệu quả nhà máy cần phải xây dựng đ-ợc đội ngũ nghiên cứu thị tr-ờng có kiến thức marketing, có khả năng thu thập và xử lý thông tin, có khả năng sáng tạo, năng động trong công việc, có kinh nghiệm, có khả năng tạo ra các kiểu dáng, mẫu mã, chất l-ợng sản phẩm mới … cùng với phòng kỹ thuật Công nghệ hình thành sản phẩm.
Nh-ng có lẽ điều quan trọng nhất là t- t-ởng của ng-ời lãnh đạo. Nếu ban giám đốc nhận thức đ-ợc vai trò quan trọng của công tác nghiên c-ú thị tr-ờng đối với sự phát triển của nhà máy nói chung và của công tác cải tiến chất l-ợng sản phẩm nói riêng thì việc tăng c-ờng hơn nữa cho công tác thị tr-ờng sẽ gặp nhiều thuận lợi. Ban giám đốc phải xây dựng đ-ợc những quy định cụ thể về mục tiêu chính sách ph-ơng h-ớng hoạt động đồng thời tạo điều kiện vật chất cũng nh- tinh thần cho cán bộ nghiên cứu thị tr-ờng làm tốt nhiệm vụ. Phát huy hơn nữa công tác khen th-ởng sáng kiến mà nhà máy vẫn đang thực hiện.
6.áp dụng hệ thống ISO 9000 vào quản lý chất l-ợng sản phẩm
ISO 9000 là ph-ơng tiện đảm bảo cho hoạt động quản lý thực hiện các yêu cầu về chất l-ợng sản phẩm có hiệu quả mà lại tiết kiệm đ-ợc chi phí ,đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Do công đoạn sản xuất thuốc lá t-ơng đối dài nhà máy nên áp dụng ISO 9002 vào công tác quản lý chất l-ợng sản phẩm của mình. Để thực hiện việc này nhà máy Thuốc lá Thăng Long cần làm những công việc cơ bản sau:
Công việc mở đầu có vai trò quan trọng nhất là lãnh đạo nhà máy phải trực tiếp xây dựng chính sách chất l-ợng, cam kết bằng văn bản việc triển khai chính sách chất l-ợng và hệ thống quản lý chất l-ợng ISO 9000. Sau đó thông báo một cách rộng rãi cho tất cả mọi thành viên trong nhà máy đồng thời phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để việc thực hiện đạt kết quả cao.
*Thành lập ban chỉ đạo và chỉ định các thành viên: chủ tịch ban chỉ đạo nên là phó giám đốc sản xuất, các thành viên là tr-ởng phòng các phòng ban.Điều cần thiết là nhà máy phải xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch hành động có kèm theo h-ớng dẫn cụ thể.
*Nhà máy phải lựa chọn cho mình chuyên gia t- vấn phù hợp: tuỳ vào khả năng mà có thể đi thuê bên ngoài hoặc tự nghiên cứu. Nh-ng đối với thực trạng vốn, khoa học công nghệ của nhà máy cộng với những nhận thức còn
ch-a toàn diện về ISO của cán bộ công nhân viên thì nhà máy nên thuê chuyên gia t- vấn n-ớc ngoài chứ không nên tự lực cánh sinh. Tuy nhiên chuyên gia t- vấn chỉ là ng-ời định h-ớng còn nhà máy vẫn phải chủ động thực hiện là chính.
Ba b-ớc ở trên thực ra nhà máy Thuốc lá Thăng Long đã tiến hành, trong đó phụ trách chính nhà máy giao cho phòng KCS. Hiện nay nhà máy đang lựa chọn t- vấn và dừng lại ở b-ớc này. Nhìn chung mặc dù đã có kế hoạch áp dụng ISO 9000 nh-ng việc thực thi còn rất chậm trễ và hầu nh- không đ-ợc xúc tiến thêm. Để có một hệ thống quản lý chất l-ợng hoàn hảo nhà máy nên tăng c-ờng hơn nữa cho kế hoạch này. Ban giám đốc phải chỉ định cho một bộ phận chuyên nghiên cứu về ISO để nhanh chóng lựa chọn một tổ chức t- vấn phù hợp còn thực hiện tiếp các b-ớc sau.
*Tiếp theo nhà máy phải xây dựng và tổ chức những ch-ơng trình giáo dục đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn về chất l-ợng cho các thành viên. Ch-ơng trình phải bắt đầu từ những kiến thức chung nhất cho đến các kỹ năng cụ thể và mỗi ch-ơng trình phải có mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng.
*Khảo sát đánh giá tình trạng của nhà máy: về cơ cấu tổ chức quản lý và mối quan hệ giữa các phòng ban, đành giá việc tuân thủ các tiêu chuẩn, các qui trình, chỉ ra đ-ợc các ph-ơng pháp quản lý và thói quen làm việc. Mục tiêu của b-ớc này là chỉ ra những thiếu sót và vấn đề cần giải quyết khi áp dụng ISO 9000. Công việc này đ-ợc tiến hành th-ờng xuyên ở nhà máy Thuốc lá Thăng Long định kỳ 6 tháng một lần, tiến tới sẽ là một quý 1 lần. Cho nên khi chuẩn bị cho việc áp dụng ISO 9000 nhà máy sẽ đi qua b-ớc này một cách nhanh chóng mà vẫn hiệu quả.
*Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể: từ những -u điểm của từng bộ phận nhà máy phải xác định đ-ợc thời gian biểu, những công việc cần tiến hành, những nhiệm vụ và các chỉ tiêu cần hoàn thành của từng bộ phận của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Kế hoạch càng đ-ợc chia nhỏ bao nhiêu thì càng dễ dàng thực hiện bấy nhiêu.
*Triển khai xây dựng hệ thống tài liệu chất l-ợng: thể hiện việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của ISO 9000 đó là văn bản hoá tất cả các công việc cần làm và làm tất cả những gì đã đ-ợc văn bản hoá.
*Tổ chức thực hiện theo tài liệu đã xác định .
*Xem xét lại công tác quản lý những hoạt đọng áp dụng ISO 9000. *Đánh giá chất l-ợng nội bộ.
*Mời một chuyên gia t- vấn khác có t- cách tới nhà máy để đánh giá xem nhà máy đã có đầy đủ tiêu chuẩn tr-ớc khi xin cấp chứng chỉ ISO 9000.
*Khi đã có đầy đủ điều kiện nhà máy Thuốc lá Thăng Long sẽ tiến hành đăng ký chứng chỉ phù hợp .
Để thực hiện các b-ớc này nhà máy Thuốc lá Thăng Long cần phải chuẩn bị những vấn đề sau:
+Tính đ-ợc chi phí cho việc áp dụng hệ thống ISO 9000 và xác định đ-ợc các nguồn mà nhà máy có thể huy động đ-ợc nh- từ quỹ đầu t- phát triển , lợi nhuận để lại, quỹ khấu hao…
+Chọn ra một cán bộ kỹ thuật ở vị trí cao để làm ng-ời chỉ đạo. Đó phải là ng-ời có kinh nghiệm, am hiểu về chất l-ợng và về tình hình sản xuất kinh doanh của nhà máy, đặc biệt phải có uy tín để chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận có liên quan.
+Bồi d-ỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các thành viên trong ban chỉ đạo.
+Tạo đ-ợc sự ủng hộ đông đảo của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong nhà máy.