đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Thanh Hóa (Đến trước khi sáp nhập thành Văn phòng Đăng ký đất đai)
3.1.1. Về tổ chức và công tác cán bộ
Thứ nhất: Về công tác tuyển dụng nhân sự của Văn phòng đăng ký, Ủy ban nhân dân nên trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế cho đơn vị sự nghiệp của nhà nước, Văn phòng đăng ký tự bảo đảm chi phí hoạt động, được tự quyết định biên chế. Đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, nhu cầu công việc thực tế, định mức chỉ tiêu biên chế và khả năng tài chính của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm gửi cơ quan chủ quản trực tiếp để tổng hợp, giải quyết theo thẩm quyền. Lâu nay việc tuyển dụng cán bộ đều do Ủy ban nhân dân trực tiếp ấn định cho Văn phòng đăng ký mà không cần biết là con người đó, cán bộ đó vào làm việc tại Văn phòng đăng ký có phù hợp với chuyên môn được đào tạo hay không, tại thời điểm đó nhu cầu công việc có cần thiết phải bổ sung thêm con người hay không hay (chỉ cần có quan hệ và có tiền là được nhận vào làm việc), cũng chính vì vậy dẫn đến việc lãnh đạo đơn vị khó khăn trong việc sắp xếp, bố trí công việc, và trả lương.
Thứ hai: Đối với những cán bộ có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành, đạt hiệu quả trong quá trình làm việc, có kinh nghiệm nên đề nghị với cấp trên xem xét cho ký hợp đồng dài hạn (chức danh viên chức) để tạo tâm lý làm việc ổn định, có trách nhiệm trong công việc mình làm (hầu hết cán bộ
của Văn phòng đăng ký là lao động hợp đồng 12 tháng một, hết 12 tháng thì ký lại hợp đồng lao động với Văn phòng).
Thứ ba: Xây dựng đội ngũ cán bộ mạnh về số lượng và tốt về chất lượng. Tăng cường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức về chuyên môn và cả về công nghệ thông tin. Mục tiêu của công tác đào tạo cán bộ là kiến thức chuyên sâu, có tinh thần trách nhiệm, linh hoạt trong xử lý tình huống, đồng thời đội ngũ này thường xuyên thực hiện công tác tổng kết, đánh giá, phê bình và tự phê bình. Đề xuất cái mới và có kế hoạch cụ thể nâng cao hiệu quả trong công việc.
3.1.2. Giải pháp về cơ sở vật chất, kỹ thuật
Hiện nay thành phố đang trong quá trình hoàn thiện hồ sơ địa chính nên cơ sở dữ liệu địa chính vẫn đang phải lưu trữ ở dạng giấy, phòng lưu trữ thì đã quá tải vì qua thời gian hồ sơ, sổ sách quá nhiều. Chính vì vậy đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố tạo điều kiện bố trí, sắp xếp thêm phòng dành cho lưu trữ hồ sơ, đề xuất mua một máy scan phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về đất đai nói chung và công tác xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính nói riêng.
3.1.3. Về chính sách pháp luật
Tăng cường phổ biến các văn bản pháp luật có liên quan đến người sử dụng đất. Đồng thời nâng cao nhận thức, hiểu biết về chính sách pháp Luật Đất đai đối với đội ngũ cán bộ, công chức và lao động công tác tại VPĐK thông qua việc bồi dưỡng, đào tạo, cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật, chủ trương, đường lối, chính sách mới của Đảng và Nhà nước.
Sửa đổi bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật cho phù hợp với nhau, tránh chồng chéo, ban hành không kịp thời giữa văn bản của UBND tỉnh ban hành, Ủy ban nhân dân thành phố với pháp Luật Đất đai hiện hành của Trung ương. Để thực hiện được điều này thì yêu cầu cấp thiết là UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Quyết định thay thế cho Quyết định số 2012/2009/QĐ –UBND
43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính Phủ và Thông tư số 23/2014/TT- BTMT ngày 19 tháng 05 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản khác gắn liền với đất... để UBND thành phố làm căn cứ ban hành Quyết định thay thế Quyết định số 3789/2008/QĐ- UBND ngày 05 tháng 12 năm 2008. Thống nhất trình tự, thủ tục, thời gian, thành phần hồ sơ của các thủ tục hành chính về lĩnh vực đất đai theo quy định chung của pháp luật hiện hành.
3.1.4. Giải pháp về tổ chức, phối hợp làm việc giữa các đơn vị
Hoàn thiện mô hình tổ chức của văn phòng đăng ký, trong đó phải quy định rõ vai trò, trách nhiệm của văn phòng đăng ký và các đơn vị liên quan.
Cụ thể phân định rõ chức năng, nhiệm vụ giữa Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Chi cục thuế, các Văn phòng công chứng, các phòng ban khác có liên quan để nâng cao tinh thần, trách nhiệm trong quá trình xử lý hồ sơ, tránh trường hợp tham gia quá sâu vào công việc của nhau gây ách tắc công việc chung, phiền hà cho công dân khi thực hiện các thủ tục về đất đai, nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất.
3.1.5. Giải pháp về công nghệ
Trong thời kỳ hiện đại, tất cả công việc đều phải sử dụng máy móc công nghệ, phần mềm tin học hóa mà hầu hết cán bộ của đơn vị đang còn rất hạn chế về tin học, tiếng anh chuyên ngành (nhất là đối với số cán bộ đã có tuổi làm việc lâu năm trong ngành) do vậy Văn phòng đăng ký phải thường xuyên tổ chức tập huấn, cử cán bộ chủ chốt tham gia các lớp đào tạo về công nghệ thông tin để đáp ứng cho nhu cầu công việc.