I Một số đặc điểm cơ bản ảnh hởng tới tổ chức bộ máy của công ty
3. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý của công ty
4.1 Ban Giám Đốc
+Giám đốc công ty:
Là ngời có quyền lực cao nhất trong công ty với những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nh sau:
- Quyết định phơng hớng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và chủ trơng lớn của công ty.
- Quyết định việc hợp tác đầu t, liên doanh kinh tế của công ty.
- Phê chuẩn quyết định việc phân chia lợi nhuận, và các quỹ của công ty. - Quyết định việc chuyển nhợng, mua bán, cầm cố các loại tài sản chung của công ty, theo quy định của nhà nớc.
- Quyết định về việc đào tạo cán bộ, cũ cứ cán bộ đi học ở trong nớc và nớc ngoài các biện pháp bảo vệ môi trờng và môi trờng sản xuất kinh doanh, tổ chức thanh tra và sử lý các vi phạm điều lệ của công ty.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua đại hội công nhân viên chức hàng năm, thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo tỷ lệ thành phố giao.
Các phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc, đợc giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về phần việc đợc phân công.
- Phó giám đốc kỹ thuật đợc giám đốc phân công chịu trách nhiệm phối hợp hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công việc của các kỹ s thiết kế kỹ thuật, quy trình công nghệ của các mặt hàng sản phẩm theo hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết với khách hàng, xem xét, điều phối nguồn lực để đảm bảo tiến bộ thi công công trình đúng thời hạn.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh là ngời điều hoà kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức sản xuất kinh doanh, mở rộng liên doanh liên kết để tạo đủ công ăn việc làm cho ngời lao động, dựa vào điều kiện và khả năng thực tế của công ty để đề ra kế hoạch đầu t nâng cấp máy móc thiết bị, điều kiện làm việc cho ngời lao động, bồi dỡng kiến thức để nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ ng- ời lao động, thực hiện cải chính sách xã hội một cách đầy đủ để khuyến khích sự đóng góp của ngời lao động cho công trình.
+Trợ lý giám đốc:
Là ngời giúp việc cho giám đốc, giúp giám đốc thực hiện các công việc của mình có hiệu quả hơn và việc truyền lệnh từ giám đốc tới các đối tợng khác trong công ty trở nên dễ dàng hơn.
Biểu 7:
Cơ cấu trình độ của ban Giám Đốc
ST
T Chức danh Trình độ chuyên môn Tuổi Trình độ văn hoá
1 Giám đốc KS Đờng 11 ĐH
2 Phó GĐ- Trởng phòng KCS KS Cầu 40 ĐH
3 Phó GĐ- Quản đốc thiết kế I KS Cầu 40 ĐH
4 Phó Giám đốc KS Công trình máy 43 ĐH
5 Trợ lý Giám đốc CN Ngoại ngữ 28 ĐH
Nguồn: Phòng nhân chính
Ban giám đốc là cơ quan đầu vào của bộ máy quản lý, là nơi đa ra các quyết định cuối cùng, là nơi quy định cơ cấu hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy và cũng là nơi góp phần quyết định sự tồn tại của bộ máy quản lý.
+Sự sắp xếp bố trí lao động trong ban giám đốc
Việc bố trí lao động trong ban giám đốc với cơ cấu nh vậy là hợp lý, trình độ văn hoá của ban giám đốc đều đã đạt đến trình độ đại học. Điều đó cho ta thấy có sự phù hợp tơng đối giữa chức danh công việc và trình độ đào tạo. Tuy nhiên trong cơ chế hiện nay, để nâng cao hiệu quả lãnh đạo thì đòi hỏi giám đốc và các phó giám đốc cần phải đợc trang bị thêm kiến thức về quản lý kinh tế. Nhng để đánh giá đúng chất lợng lãnh đạo thì ta không chỉ nhìn vào ngành nghề đào tạo và trình độ chyên môn mà phải đợc thể hiện bằng hiệu quả công tác quá quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
* Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ.
Thực tế trong công ty giám đốc luôn tranh thủ ý kiến của các bộ phận tham mu trong các lĩnh vực thuộc chức năng của mình. Mặc dù mới đợc chuyển về công ty và nhận chức trách này trong năm 2001 nhng giám đốc công ty rất hăng hái tham gia xây dựng các tiêu chuẩn viên chức danh, nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc công việc. Các định mức kinh tế kỹ thuật, lao động, đơn giá, tiền lơng, tiền thởng, an toàn bảo hộ lao động ... đều có các cán bộ chuyên trách xây dựng rồi đa ra thảo luận trong ngạch chuyên môn của mình rồi trình giám đốc duyệt và đa ra quyết định. Nh vậy từ thực tế ta thấy các quy chế xây dựng vốn cha xuất phát hoàn toàn từ thực tế, không lấy thực tế làm nền tảng cơ sở mà chỉ dựa vào chức danh chung của các doanh nghiệp nhà nớc thuộc lĩnh vực liên quan. Đối với các phó giám đốc đã đợc quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể, giúp giám đốc trong các hoạt động thuộc chức năng của giám đốc, nhng chỉ trong phạm vi quyền hạn đợc giao. Về cơ bản các phó giám đốc đã thực hiện công việc của mình một cách có hiệu quả và đem lại thành công nhất định trong qúa trình hoạt động của công ty.
4.2 Phòng tài chính kế toán.
*Chức năng nhiệm vụ:
Chức năng chung của phòng tài chính kế toán là tham mu giúp việc cho giám đốc, phòng đảm nhiệm mảng tài chính, kế toán, thống kê... hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là nơi giám sát chặt chẽ nhất việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn đảm bảo cho công ty trong việc ký kết hợp đồng, khả năng trúng thầu hay việc rót ngân sách cho các công trình đang đợc thi công. Đồng thời thông qua việc kiểm tra vốn một cách có khoa học, xây dựng nghiên cứu tính khả thi của mỗi công trình để công ty có thể thi công hoặc ký kết hợp đồng. Trong hoạt động quản lý, phòng tài chính kế toán là một mắt xích không thể thiếu đợc trong tiến trình ra quyết định quản lý của công ty.
Biểu 8:
Cơ cấu lao động phòng tài chính kế toán
STT Chức danh Giới TĐchuyên
Nam Nữ <30 30-50 >50
1 KT Trởng - TP 1 KSKTXD ĐH 1
2 KT Tổng hợp 1 KTLĐ ĐH 1
3 KT Ngân hàng 1 Kế Toán ĐH 1
4 KT Thanh toán 1 Kế Toán ĐH 1
5 Kế toán viên 2 Kế Toán ĐH 1 1
6 Kế toán viên 1 Kế Toán TC 1
7 Thủ quỹ 1 Kế Toán TC 1
Nguồn: Phòng nhân chính
*Về bố trí lao động:
Nhìn chung ta thấy trong phòng tài chính kế toán đã có sự bố trí lao động phù hợp giữa chức danh và trình độ chuyên môn của ngời lao động. Chất lợng nguồn nhân lực cao, trong 7 ngời của phòng thì có 5 ngời có trình độ đại học chiếm 71% và tất cả họ đều có chuyên ngành đào tạo là kế toán. Tuy nhiên với quy mô của công ty cha phải là lớn nên số lợng cán bộ với chức danh kế toán nh vậy là nhiều làm ảnh hởng đến chi phí và hiệu quả công việc trong công ty.
Hầu hết họ còn trẻ, độ tuổi chủ yếu từ 30-50 tuổi, đây là đội tuổi mà con ngời Nhng đây là công việc phức tạp, đòi hỏi ngời quản lý phải có chuyên sâu phải nhiệt huyết trong công việc của mình.
*Kết quả thực hiện chức năng nhiệm vụ:
Trong phòng, mỗi nhân viên đều thực hiện những nhiệm vụ khác nhau và đảm bảo nhiệm vụ của phòng đợc thực hiện tốt. Trong đó nhân viên kế toán thanh toán đòi hỏi đôi lúc phải xuống các công trình để duyệt thanh toán quyết toán, trích chi phí giá thành cho từng hạng mục, tổng hợp số liệu báo cáo cho trởng phòng cũng nh kế toán trởng để từ đó báo cáo cho giám đốc nên công việc có phần vất vả hơn và tiến độ thực hiện công việc cha đợc đảm bảo.
Thực tế ở công ty trởng phòng kiêm luôn kế toán trởng nên việc thực hiện công việc cần phải có sự cố gắng nỗ lực bản thân, biết sắp xếp thời gian để thực hiện công việc một cách có khoa học và phải có tinh thần trách nhiệm cao thì mới có thể hoàn thành tốt chức danh nhiệm vụ của mình.
4.3 Phòng kinh doanh.
*Chức năng, nhiệm vụ của phòng :
Phòng kinh doanh của công ty đợc xây dựng với những chức năng nhiệm vụ cụ thể:
- Lập kế hoạch tiến hành các hoạt động t vấn thi công công các công trình xây dựng trong những thời gian cụ thể: Tháng, quý, năm, thực hiện các báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
-Tiếp xúc và quan hệ giao dịch với các đối tác trong ngoài nớc để mở rộng mối quan hệ, học hỏi, tìm kiếm, ký kết các hợp đồng xây dựng để tạo việc làm cho ngời lao động.
-Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng về t vấn và thi công công trình xây dựng.
- Cùng với phòng tài chính kế toán lập các phiếu giá thu tiền thanh toán các hợp đồng với các đối tác, lập dự toán thiết kế và dự toán thi công của các công trình, giao nhận các tài liệu và hồ sơ kỹ thuật kinh tế với các bên liên quan, phối hợp với xởng thiết kế trong việc trình duyệt, bảo vệ các dự toán với khách hàng lập và điều chỉnh các định mức lao động, đơn giá tiền lơng, định mức tiền tiêu hao vật t, lu trữ các tài liệu dự toán công trình, làm thủ tục, theo dõi xuống nhập kho vật t thiết bị, quản lý kho vật t của công ty. Để đảm bảo cho các hoạt động của công ty đợc đảm bảo trong điều kiện cạnh tranh ngày nay.
*
Sự sắp xếp bố trí lao động trong phòng kinh doanh.
Cơ cấu lao động trong phòng kinh doanh là tơng đối cồng kềnh, số lợng lao động làm công tác dự toán thanh toán chiếm quá lớn. Có sự bố trí không hợp lý giữa chức danh và trình độ chuyên môn đợc đào tạo của ngời lao động. Chất lao động của phòng kinh doanh cao, 89% ngời lao động trình độ lao động đại học và 11% ng- ời lao động có trình độ văn hoá cao đẳng và công nhân. Hầu hết họ đều ở độ tuổi rất trẻ, 56% lao động có độ tuổi nhỏ hơn 30 tuổi, 33% ngời lao động có độ tuổi 30-50, điều này có một lợi thế là họ là lực lợng trẻ khoẻ, nhiệt huyết trong công việc, năng động, khả năng tiếp thu cái mới tốt tuy nhiên có một bất lợi là họ cha có nhiều kinh nghiệm, và tính tình nhiều khi còn nông nổi.
Biểu 9:
Cơ cấu lao động của phòng kinh doanh
S T T Chức danh Giới TĐ chuyên môn TĐ văn Độ tuổi Nam Nữ <30 30-50 >50 1 Trởng phòng 1 KSĐ Sắt ĐH 1 2 Dự toán + PP 1 KSKT vận tải biển ĐH 1
4 Dự toán thanh toán 1 KTế Xây
dựng ĐH 1
5 Dự toán thanh toán 1 KS Cơ khí ĐH 1
6 Dự toán thanh toán 1 ĐH 1
7 Dự toán thanh toán 1 KS Cầu ĐH 1
8 Dự toán thanh toán 1 CĐ 1
9 Thủ kho 1 TC 1
Nguồn: Phòng nhân chính
*Kết quả thực hiện ch c năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh.
Mỗi ngời trong phòng đều đợc phân công đảm nhiệm một khối lợng công việc cụ thể căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời điểm và có sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các cán bộ. Điều này có nghĩa khi một cán bộ chuyên tâm về một công việc nào đó nên các công việc khác không thể thực hiện đ- ợc sẽ đợc các cán bộ khác trong phòng thực hiện. Vì vậy trong phòng đã có sự phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện nhiệm vụ, chức năng của phòng đợc công ty giao cho và đạt đợc kết quả tốt.
4.4 Phòng Nhân chính
*Chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Trởng phòng Nhân Chính có nhiệm vụ lập kế hoạch việc mua sắm thiết bị văn phòng hàng tháng, quý, các vật t sản xuất, bảo hộ lao động và an toàn lao động giải quyết các thủ tục pháp lý và các giấy phép cần thiết tham mu cho giám đốc về công tác khen thởng kỷ luật, lập kế hoạch về thực thi sửa chữa các thiết bị máy móc của công ty, xây dựng góp ý, sửa chữa các quy chế của công ty, báo cáo lao động tăng giảm hàng quý, năm, xây dựng các chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ cấp bậc trong công ty, quản lý tổ xe và bố trí phơng tiện đi công tác.
-Kỹ s tin học, sửa chữa máy móc tin học trong công ty để đảm bảo vận hành tốt, đáp ứng đợc nhu cầu thực hiện công việc của công ty, lu trữ hồ sơ nhân sự trong máy tính.
-Nhân viên phô tô: phô tô, đóng gói các tài liệu thiết kế theo mẫu riêng của công ty đã quy định.
-Nhân viên văn th: Nhận và giữ các thông tin, th từ, công văn tài liệu với các đối tác, lu trữ lập hồ sơ công văn đến và đi, sử dụng và tính để có thể tìm thấy ngay đợc những thông tin cần thiết, quản lý hệ thống điện thoại, máy Fax, quản lý dấu và đóng dấu tài liệu, lu trữ và tìm kiếm thông tin về lịch sử.
-Nhân viên phục vụ: Quản lý công tác điện nớc của công ty, tổ chức phục vụ hội nghị, tiếp khách và nớc uống cho cán bộ và nhân viên của công ty tại văn phòng chính.
-Nhân viên lái xe: Thực hiện nhiệm vụ lái xe cho giám đốc và các cán bộ nhân viên khác trong công ty đi công tác đợc kịp thời và đảm bảo.
Biểu 10:
Cơ cấu lao động trong phòng nhân chính
S T T Chức danh Giới TĐ chuyên môn TĐ văn hóa Độ tuổi Nam Nữ <30 30-50 >50 1 Trởng phòng 1 CN Luật ĐH 1 2 Kỹ s Tin Học 1 KS Tin Học ĐH 1
3 Nhân viên phô tô 1 TC 1
4 Nhân viên văn th 1 TC 1
5 Nhân viên phục vụ 1 TC 1
6 Lái xe 3 CN 1 2
Nguồn: Phòng nhân chính
Trong tổng số 8 thành viên trong phòng thì có tới 6 ngời không có chuyên môn nghiệp vụ nh 3 lái xe, 1 nhân viên văn th, 1 nhân viên phô tô và 1 nhân viên phục vụ. Họ thực hiện các công việc đơn giản, mang tính ổn định, ít thay đổi theo quá trình vận động của công ty. Mặc dù công việc đơn giản nhng nó lại chia nhỏ và phân cho từng ngời lao động đối với những chức danh khác nhau tạo nên sự nhàm chán trong công việc.
Nh vậy xét về cơ cấu bố trí lao động là cha hợp lý, tạo nên một sự cồng kềnh trong bộ máy quản lý, làm tăng chi phí tiền lơng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Trong khi đó trong phòng lại có một chức danh quan trọng cần thiết bị khuyết mà hiện tại trởng phòng phải đảm nhiệm đó là chức danh lao động tiền lơng. Việc thực hiện khối lợng công việc lớn nh vậy sẽ gây cho trởng phòng sự mệt mỏi trong công việc và hoàn thành công việc trở nên khó khăn hơn.
Lực lợng lao động trong phòng còn trẻ, tỷ lệ lao động < 30 tuổi chiếm 25% và còn lại là ở trong độ tuổi 30-50, không ai có độ tuổi >50 tuổi.
Nh vậy việc bố trí lao động trong phòng nh vậy là cha hợp lý vừa thiếu lại vừa thừa. Trong đó còn khuyết chức danh phó phòng bởi thế nên việc quản lý hoạt động lao động của phòng trở nên khó khăn mỗi khi trởng phòng phải đi vắng vì lý do công việc chung của công ty.
*Kết quả thực hiện chức danh nhiệm vụ của phòng nhân chính:
Công tác tổ chức là việc phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong hệ