3.1 .Thực trạng đăng ký hộ tịch có yếu tố tịch nước ngoài tại ViệtNam
3.1.1. Những thành tựu đạt được khi thực hiện quy định mới về đăng ký hộ tịch
Luật Hộ tịch năm 2014 được Quốc hội khóa XIII (kỳ họp thứ 8) thông qua ngày 20/11/2014. Đây là lần đầu tiên có văn bản Luật quy định riêng về lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch sau nhiều năm thực hiện các văn bản dưới luật. Luật có nhiều quy định mới mang tính đột phá, “cách mạng” về thẩm quyền đăng ký hộ tịch, phương thức đăng ký, quản lý hộ tịch, cải cách mạnh thủ tục hành chính. Để quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật Hộ tịch, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch. Nhằm bảo đảm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động đăng ký, quản lý hộ tịch được đồng bộ, thống nhất.
Luật có nhiều quy định nhằm hạn chế sai sót, vi phạm có thể xảy ra trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch như: quy định mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan hộ tịch, bỏ thẩm quyền đăng ký hộ tịch của UBND cấp tỉnh để tập trung cho công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, bổ sung quy định cấm can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch, quy định chặt chẽ hơn về tiêu chuẩn công chức làm công tác hộ tịch; bổ sung những hành vi bị nghiêm cấm và xử lý vi phạm trong đăng ký và quản lý hộ tịch, đặc biệt là nghiêm cấm người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích; quy định
Giấy tờ hộ tịch được cấp cho trường hợp đăng ký hộ tịch vi phạm quy định của Luật không có giá trị và phải thu hồi, huỷ bỏ ...
Qua gần 04 năm triển khai thi hành Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã đạt được những kết quả quan trọng như: Quy định xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân (song song với cơ sở dữ liệu giấy), đồng thời kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư từ đó thông tin hộ tịch của người dân sẽ được quản lý tập trung, thống nhất; Đây cũng đồng thời là cơ sở để tra cứu, xác minh thông tin hộ tịch của cá nhân, cấp trích lục về hộ tịch, đảm bảo quyền và nghĩa vụ trong giao dịch dân sự của người dân, là căn cứ xác định trách nhiệm của cán bộ Tư pháp hộ tịch khi có sự việc phát sinh. Do đó, đây được coi là thông tin đầu vào quan trọng của một số cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan (như cơ sở dữ liệu về lý lịch tư pháp, quốc tịch…). Cơ quan soạn thảo luật cũng khẳng định, khi dữ liệu hộ tịch điện tử đi vào vận hành, nhiều nội dung thông tin hộ tịch còn có thể phục vụ trực tiếp cho công tác tổng điều tra dân số, đảm bảo tiết kiệm đáng kể về chi phí cho công tác điều tra.Nó là tiền đề quan trọng trong việc triển khai hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch trên toàn quốc, đồng thời tiến tới cắt giảm nhiều loại giấy tờ, tạo thuận lợi cao nhất cho người dân khi tham gia thực hiện các thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó đã triển khai thí điểm phần mềm đăng ký khai sinh (ĐKKS) điện tử có kết nối với hệ thống cấp số định danh cá nhân cho trẻ em ngay khi được đăng ký khai sinh.Mã số định danh cấp cho mỗi công dân Việt Nam từ khi đăng ký khai sinh và gắn với họ đến suốt đời, không trùng lặp ở người khác.Việc sử dụng công cụ số định danh cá nhân và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vào quản lý dân cư cũng sẽ là nền tảng để phát triển và sử dụng thẻ công dân điện tử (hoặc phương tiện điện tử), mở rộng các ứng dụng để
tích hợp thông tin của nhiều ngành trên một thẻ (hoặc phương tiện điện tử), giúp giảm tải được khối lượng hồ sơ, giấy tờ hiện đang lưu trữ tại cơ quan hành chính nhà nước.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin với phần mềm đăng ký khai sinh điện tử giúp cho thủ tục đăng ký khai sinh của công dân đơn giản, nhanh chóng hơn và còn hỗ trợ nhiều tiện ích giúp cán bộ hộ tịch quản lý cơ sở dữ liệu đăng ký khai sinh tập trung, thống nhất, đồng bộ và có thể xử lý công việc dễ dàng, thuận tiện; tiêu biểu cho việc ứng dụng công nghệ trong đăng ký và quản lý hộ tịch phải kể đến thành phố Hà Nội. Hiện naytrên địa bàn Hà Nội 100% đơn vị cấp xã, cấp huyện đã triển khai áp dụng phần mềm đăng ký khai sinh có kết nối cấp mã số định danh cá nhân. Việc này không những đảm bảo thi hành một cách đồng bộ Luật Hộ tịch và Luật Căn cước công dân mà còn giúp các cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch, đăng ký khai sinh có thể theo dõi được toàn bộ quá trình thực thi của các cơ quan trực tiếp thực hiện. Ngoài ra, có thể tra cứu chéo, không để xảy ra trường hợp một công dân được đăng ký khai sinh tại nhiều nơi. Cùng với đó, từ ngày 01/8/2018, thành phố Hà Nội đã triển khai thực hiện dịch vụ công mức độ 4 đối với thủ tục cấp trích lục bản sao hộ tịch tại 17 đơn vị quận, huyện, thành phố Hà Nội đang từng bước số hóa toàn bộ sổ hộ tịch với dữ liệu của hơn 7,3 triệu người dân. Hiện ba đơn vị đã số hóa sổ hộ tịch gồm các quận: Hai Bà Trưng, Nam Từ Liêm và Long Biên, các đơn vị còn lại đang tiến hành rà soát để chuẩn bị sổ hóa. Việc khai thác, sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch đã mang lại những hiệu quả thiết thực, giảm chi phí đi lại của người dân khi thực hiện các thủ tục trong lĩnh vực Hộ tịch.
Một trong những điểm mới quan trọng nhất của Luật Hộ tịch năm 2014 là việc thay đổi về thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Theo đó, thẩm quyền về hộ tịch của Sở Tư pháp trước đây sẽ được chuyển sang cho Ủy ban nhân dân cấp
huyện. Cụ thể, Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài gồm khai sinh; kết hôn; khai tử; thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi sổ hộ tịch các nội dung hộ tịch của Công dân Việt nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài. Việc chuyển thẩm quyền về hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp huyện sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, đồng thời giảm sức ép về thủ tục hành chính hộ tịch trên cơ quan cấp tỉnh để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tập trung làm tốt chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương.
Thẩm quyền lãnh thổ về đăng ký hộ tịch cũng có sự thay đổi theo hướng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hơn. Theo đó, cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống chứ không nhất thiết phải xét theo thứ tự ưu tiên nơi đăng ký thường trú như trước đây. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện mà cá nhân đó thường trú. Hoặc như về thẩm quyền đăng ký khai sinh, Luật mới cho phép Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều thực hiện đăng ký khai sinh được thay cho quy định như trước đây về việc ưu tiên cho Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người mẹ, nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người cha mới được thực hiện. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi tiến hành đăng ký thủ tục về hộ tịch mà còn thể hiện tính chất công bằng nhất định trong quá trình cải cách tư pháp.
Hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch và đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch từ Trung ương đến cơ sở được củng cố, kiện toàn, có kế hoạch đào tạo bảo đảm tiêu chuẩn chuyên môn luật, công chức làm công tác hộ tịch được bồi dưỡng, cấp chứng chỉ theo chương trình bồi dưỡng chính
Trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch được cải cách mạnh mẽ, đơn giản hóa và cắt giảm nhiều giấy tờ không cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân như: Việc rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính về hộ tịch cũng được xem là điểm tích cực của Luật hộ tịch mới. Nguyên tắc quan trọng trong đăng ký hộ tịch được Luật mới ghi nhận là “đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày”, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Ví dụ: Việc đăng ký kết hôn trước đây theo Nghị định số 24/2013/NĐ- CP và Thông tư số 22/2013/TT-BTP ngày 31/12/2013 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 24/2013/NĐ-CP. Có quy định thời gian giải quyết hồ sơ không quá 25 ngày, kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí. Trường hợp Sở Tư pháp yêu cầu cơ quan công an xác minh theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Nghị định này thì thời hạn được kéo dài không quá 10 ngày làm việc. Trong khi đó theo quy định của Luật Hộ tịch và Điều 31 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP thời gian đăng ký kết hôn rút ngắn xuống còn “10 ngày làm việc”. Đây là một bước quan trọng trong công tác cải cách thủ tục hành chính.
Ngoài ra việc quy định giảm thiểu những giấy tờ, tài liệu, thủ tục hành chính không cần thiết cũng tạo thuận tiện cho công dân trong giải quyết các thủ tục hành chính Ví dụ: Trong thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài trước đó Nghị định 158/2005/NĐ-CP có quy định về thủ tục phỏng vấn, nhưng Luật Hộ tịch bỏ thủ tục phỏng vẫn không cần thiết mà thay vào đó là việc cơ quan đăng ký hộ tịch phải tiến hành thủ tục xác minh, biện pháp phỏng vấn được coi là rào cản pháp lý để đảm bảo hôn nhân lành mạnh, kiểm tra các bên có thật sự hiểu nhau không. Tuy nhiên quá trình kiểm khai cho thấy biện pháp này chưa mang lại hiệu quả thiết thực còn mang tính hình thức
và nảy sinh tình trạng tiêu cực vì vậy việc bỏ thủ tục “phỏng vấn” trong đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài được coi là bước cải cách mạnh mẽ, đảm bảo quyền con người trong việc thực hiện quyền kết hôn.
Theo đó, trừ giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn là cá nhân được cấp bản chính thì khi thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh các sự kiện hộ tịch, các sự kiện hộ tịch đó sẽ được ghi vào sổ hộ tịch và cá nhân chỉ được cấp trích lục sổ hộ tịch. Mọi thông tin dữ liệu về hộ tịch của công dân sẽ được lưu giữ đầy đủ nhất trong sổ hộ tịch và cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. Điều này không chỉ giảm thiểu được thủ tục hành chính trong việc cấp các văn bản gốc, chi phí cấp bản gốc mà còn tạo thuận lợi nhanh chóng cho công dân khi có nhu cầu cần các thông tin hộ tịch.
Việc cải tiến phương thức nộp hồ sơ để người dân lựa chọn - nộp trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến khi điều kiện cho phép; giảm thời hạn giải quyết đối với hầu hết các việc hộ tịch, khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và liên thông với nhau thì việc giải quyết các vấn đề hộ tịch qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ đảm bảo việc nhanh chóng, gọn nhẹ và giảm thiểu chi phí, thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch.
Luật hộ tịch mới cũng quy định việc miễn phí đăng ký hộ tịch cho một số đối tượng như người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật
Bên cạnh việc ban hành Luật Hộ tịch thì việc ban hành Luật nuôi con nuôi còn thể hiện sự tôn trọng các cam kết quốc tế của Việt Nam đã đưa ra khi tham gia Công ước quốc tế về quyền trẻ em, bảo đảm việc nuôi con nuôi được tiến hành trên nguyên tắc nhân đạo, vì lợi ích tốt nhất của trẻ em, hài
hòa với tinh thần Công ước Lahaye ngày 29-5-1993 về bảo vệ trẻ em và hợp tác trong lĩnh vực nuôi con nuôi quốc tế mà Việt Nam sẽ tham gia. Chính vì vậy, việc ban hành một đạo luật riêng về nuôi con nuôi nhằm tạo khung khổ pháp lý thống nhất, ổn định, có giá trị áp dụng lâu dài để thu hút sự quan tâm, giúp đỡ và trách nhiệm của toàn xã hội đối với công tác bảo vệ, chăm sóc và nuôi dưỡng trẻ em, bảo đảm quyền của trẻ em là hết sức cần thiết.
3.1.2. Khó khăn, vướng mắc trong việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài
Mặc dù Luật Hộ tịch đã nhanh chóng được triển khai, áp dụng đồng bộ, thống nhất trên cả nước và thực tế đã đạt được những kết quả tích cực, nhưng thực tiễn giải quyết cho thấy, các việc hộ tịch luôn phát sinh hết sức đa dạng, phức tạp, nhiều trường hợp tuy là các sự kiện hộ tịch thường xuyên xảy ra như việc sinh, việc xác nhận tình trạng hôn nhân, việc tử, việc thay đổi họ, tên… nhưng lại có nhiều tình tiết phức tạp mà Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành chưa dự liệu được như sau:
Thứ nhất, về thẩm quyền đăng ký hộ tịch
Luật Hộ tịch chưa quy định cụ thể như thế nào là “định cư ở nước ngoài” nên đã gây khó khăn trong việc phân định thẩm quyền giữa UBND cấp xã và cấp huyện. Cụ thể, Luật Hộ tịch quy định về thẩm quyền đăng ký kết hôn của UBND huyện như sau: “Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài” và theo Khoản 3 Điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008 quy định "Người Việt Nam định cư ở nước ngoài là công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngoài".Vậy thế nào là “sinh sống lâu dài ở nước ngoài”, hiện
nay Luật Quốc tịch, và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa hướng dẫn cụ thể vấn đề này.
Ví dụ: Nguyễn Văn A đi lao động tại nước Đức từ 2013 và được nước Đức cấp thẻ cư trú và có giấy tờ nhà đất ở bên nước Đức. Nhưng hiện tại anh A vẫn có tên trong hộ khẩu gia đình. Đầu năm 2018 anh Nguyễn Văn A đến UBND xã K đăng ký kết hôn, bởi vì anh Nguyễn Văn A không khai báo việc anh đi lao động tại Đức và UBND xã K đã đăng ký kết hôn cho anh Nguyễn